So với công tác lưu trữ tài liệu ở các cơ quan hành chính nhà nước hoặc các doanh nghiệp nhà nước, thì công tác lưu trữ các DNTN về cơ bản cũng phải được xây dựng dựa trên những lý luận chung về công tác lưu trữ, nhưng nó cũng có những điểm khác biệt mang tính đặc thù của doanh nghiệp. Do đó, DNTN và các cá nhân trong DN đều phải được hướng dẫn chi tiết về nghiệp vụ lưu trữ. Để các DNTN có cơ sở thực tiễn triển khai mô hình tổ chức, quản lý CTLT, chúng tôi nghiên cứu thực trạng tình tình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại một số DNTN để từ đó đưa ra các định hướng cho DNTN trong quá trình xây dựng và hoàn thiện mô hình tổ chức, quản lý CTLT của mình. Cụ thể:
2.2.1. Thu thập và bổ sung tài liệu
Một trong những nội dung chính của công tác lưu trữ là thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến việc: thu thập và bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu lưu
trữ; xác định giá trị tài liệu lưu trữ; tổ chức công cụ tra cứu và thống kê khoa học tài liệu; bảo quản tài liệu; tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu.Theo lý luận công tác lưu trữ thì bổ sung tài liệu là hệ thống các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu thuộc thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, lựa chọn, chuẩn bị và chuyển giao tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định [01; 130].
Như vậy, thu thập và bổ sung tài liệu là công việc thường xuyên của lưu trữ cơ quan, góp phần hoàn thiện và tối ưu hóa thành phần tài liệu của Phông lưu trữ cơ quan. Làm tốt công tác thu thập và bổ sung tài liệu vừa tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các nghiệp vụ của công tác lưu trữ lại vừa thực hiện tốt nguyên tắc tập trung thống nhất tài liệu. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu được tiến hành thường xuyên và đúng thời hạn sẽ tránh được tình trạng mất mát tài liệu, giúp cho phông lưu trữ cơ quan ngày càng hoàn thiện. Nếu công tác bổ sung tài liệu không được thực hiện tốt dẫn đến tình trạng tài liệu quan trọng không được thu thập đầy đủ, từ đó sẽ gây ra những tổn hại lớn cho cơ quan.
Thực tế, hiện nay nhiều doanh nghiệp hầu như không tiến hành thu thập tài liệu từ khi thành lập đến bây giờ. Hình thức tổ chức tài liệu của các DNTN hiện nay chủ yếu là phân tán, nghĩa là lưu trữ theo bộ phận chức năng. Vì thế, hầu hết tài liệu của phòng ban, bộ phận nào thì do phòng ban, bộ phận đó tự quản lý. Các cán bộ, nhân viên trong quá trình giải quyết công việc đều sản sinh ra những văn bản, tài liệu nào thì tự thu thập và lưu giữ tài liệu của mình. Đối với các văn bản đến từ các nguồn khác nhau, nhân viên văn thư hoặc nhân viên kiêm nhiệm sẽ tiến hành đăng ký sổ văn bản đến, sau đó trình lãnh đạo doanh nghiệp phê duyệt, phân công cán bộ giải quyết văn bản. Sau khi có ý kiến của lãnh đạo, văn bản đến này được chuyển tới cho cán bộ được giao nhiệm vụ xử lý công việc. Như vậy, văn bản đến thuộc phạm vi và thẩm quyền giải quyết của cá nhân nào thì cá nhân, bộ phận đó tự giải quyết và lập – lưu hồ sơ công việc tại các tủ tài liệu trong phòng mình. Thực tế này đang diễn ra ở hầu hết các DNTN mà chúng tôi khảo sát. Do đó, trong quá trình tổng hợp chúng tôi cũng chưa thể nắm được một cách chính xác tài liệu, hồ sơ đang được lưu trữ tại các phòng ban trong doanh nghiệp có khối lượng bao nhiêu mà chỉ có thể thống kê số lượng văn bản đi – đến doanh nghiệp thông qua sổ đăng ký văn bản.
Nguyên nhân khiến các DNTN chưa tổ chức thu thập được tài liệu vào lưu trữ trước hết là do các cán bộ, phòng ban trong quá trình giải quyết công việc sẽ
thường xuyên phải tra cứu nội dung tài liệu trong các hồ sơ, nhất là hồ sơ các đối tác nên việc lưu hồ sơ trên giá tủ trong phòng mình sẽ thuận tiện hơn. Nguyên nhân thứ hai là hiện nay hầu hết các DNTN hiện nay không có kho lưu trữ cũng chưa bố trí cán bộ chuyên trách thực hiện công tác lưu trữ, cho nên gần như toàn bộ tài liệu của các doanh nghiệp được lưu giữ phân tán tại các phòng ban, đơn vị hoặc trong hồ sơ giải quyết công việc của các cá nhân được phân công giải quyết văn bản. Do vậy, trong quá trình khảo sát chúng tôi chỉ thống kê được số lượng văn bản đi, đến của các doanh nghiệp mà chưa thể thống kê chính xác số lượng hồ sơ, tài liệu hiện được bảo quản ở từng phòng ban, đơn vị. Trong khi nguyên tắc của công tác lưu trữ là phải quản lý tập trung thống nhất tài liệu trong kho lưu trữ chung của cơ quan, doanh nghiệp chứ không phải mỗi phòng ban là một kho lưu trữ riêng như tình trạng ở các DNTN hiện nay. Do đó, cán bộ đảm nhận công tác văn thư lưu trữ trong các doanh nghiệp hầu như không nắm được thực tế tình hình tài liệu của các phòng ban đơn vị đang lưu giữ có số lượng như thế nào? nội dung ra sao? văn bản tài liệu trong hồ sơ có hoàn thiện hay không? hồ sơ có được biên mục, ghi chứng từ kết thúc, mục lục văn bản, đánh số tờ hay không?..
Tóm lại: Đối với công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ của các DNTN hiện nay về cơ bản là chưa thực hiện được ở hầu hết các doanh nghiệp. Mặc dù theo quy định của Nhà nước là sau khi kết thúc công việc 1 năm thì tài liệu phải được lập hồ sơ và đưa vào lưu trữ cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực tế khảo sát chúng tôi cũng nhận thấy không nhiều DNTN thực hiện được quy định này. Ở một số doanh nghiệp lớn hoạt động có bài bản hơn thì tài liệu ở các phòng ban chuyên môn, cán bộ sau khi giải quyết công việc đã lập hồ sơ sơ bộ: cho tài liệu vào bìa hồ sơ và biên mục bên ngoài. Những hồ sơ này về cơ bản đã đảm bảo tính thống nhất và gắn kết về mặt nội dung, phản ánh quá trình giải quyết công việc. Nhưng hầu hết ở các doanh nghiệp có quy mô hoạt động vừa và nhỏ thì ở các phòng ban, tài liệu chủ yếu được lưu giữ ở trong các file kẹp tài liệu và để vào trên giá hoặc trong tủ thường, không kiểm soát được tài liệu thừa hay thiếu. Vì vậy nhiều khi công tác thu thập, bổ sung tài liệu tại các DNTN không đủ cơ sở để tiến hành. Thực trạng này dẫn đến hệ quả là tài liệu bị mất hoặc hư hỏng rất nhiều gây ảnh hưởng không nhỏ tới việc chỉnh lý tài liệu và công tác khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ cơ quan. Do đó, trong thời gian tới các doanh nghiệp cần có những bước quan tâm hơn nữa đến công tác lưu trữ. Nếu các doanh nghiệp không tiến hành thu thập bổ sung tài liệu để
thống nhất quản lý và bảo quản thì ít nhất bộ phận đảm trách công tác này cũng phải nắm được tình hình hồ sơ, tài liệu lưu giữ trong các đơn vị, phòng ban thông qua việc yêu cầu các phòng ban báo cáo hàng năm.
2.2.2. Phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu là việc dựa vào các đặc trưng chung (tức là những điểm giống nhau) của tài liệu để phân chia chúng thành các nhóm nhằm tổ chức khoa học và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó [01; 37]. Phân loại giúp cho việc tìm kiếm thông tin được nhanh chóng, thuận lợi cho công tác bảo quản tài liệu và tạo cơ sở khoa học cho công tác thống kê, kiểm tra tình hình tài liệu trong kho được tiện lợi
Nếu như đối với tài liệu thông thường thuộc Phông lưu trữ Quốc gia thì việc phân loại tài liệu được tiến hành theo ba bước là: phân loại tài liệu để xác định mạng lưới các kho lưu trữ; phân loại tài liệu trong các kho để xác định các phông lưu trữ; phân loại tài liệu trong phông. Cũng giống như công tác xác định giá trị tài liệu, chúng tôi nhận thấy công tác phân loại cũng mang những đặc điểm khác nhau giữa các doanh nghiệp có quy mô hoạt động, lĩnh vực hoạt động khác nhau.
Thực tế cho thấy, do tính chất hoạt động của các DNTN hiện nay là không lớn nên hầu như việc tổ chức công tác lưu trữ cũng như việc thực hiện hoạt động nghiệp vụ như phân loại tài liệu cũng chưa tốt và được chú trọng. Bản thân mỗi phòng ban, đơn vị trong doanh nghiệp chưa thống nhất được phương án phân loại tài liệu chung. Mỗi phòng ban, đơn vị tự lưu giữ và phân loại tài liệu theo cách của riêng mình sao cho phù hợp với công việc của mình nhất. Những doanh nghiệp này chúng tôi cũng chỉ khảo sát được tại bộ phận văn phòng, vốn chỉ có tài liệu hành chính thông thường liên quan đến quá trình giải quyết công việc của văn phòng. Còn các phòng ban khác chúng tôi không tiếp cận được tài liệu nên phần nào hạn chế đối với việc đánh giá công tác phân loại chung của các doanh nghiệp này.
Tuy nhiên khi khảo sát công tác lưu trữ tại văn phòng các doanh nghiệp này, chúng tôi nhận thấy phần lớn bộ phận đảm nhận công tác lưu trữ tài liệu đều tiến hành phân loại tài liệu theo phương án: Thời gian – mặt hoặt động.
Ví dụ: Tài liệu của Phòng Hành chính – Nhân sự Công ty Ống đồng Toàn Phát năm 2013 được phân nhóm như sau:
II. Tài liệu tổ chức cán bộ; III. Tài liệu lao động tiền lương; IV. Tài liệu hợp tác nước ngoài;
V. Tài liệu thanh tra và kiểm tra chất lượng lao động sản xuất; VI. Tài liệu thi đua khen thưởng;
VII. Tài liệu hành chính, quản trị công sở; VIII. Tài liệu pháp chế;
XI. Tài liệu đăng ký bản quyền và sở hữu doanh nghiệp II. Tài liệu tổ chức, cán bộ
1. Tài liệu hướng dẫn, chỉ đạo về công tác nhân sự 2. Đào tạo và bồi dưỡng nhân sự
3. Tuyển dụng nhân sự 4. Bổ nhiệm nhân sự...
Từ các nhóm này, tài liệu lại tiếp tục được chia nhỏ thành các đơn vị bảo quản là hồ sơ. Ví dụ:
- Tập quyết định về việc điều động nhân sự năm 2012;
- Hồ sơ về việc cử các kỹ sư điều khiển lò đúc đồng tham gia khóa đào tạo ngắn hạn tại Đài Loan và học hỏi kinh nghiệm sản xuất của Công ty Hailang năm 2012...
Trong số các doanh nghiệp tư nhân chúng tôi tiến hành khảo sát thì có nhiều doanh nghiệp do quy mô hoạt động không lớn, số lượng lao động không nhiều nên không cơ cấu thành các phòng ban cụ thể mà chỉ bố trí các nhân sự thực hiện các nhiệm vụ khác nhau. Trong quá trình giải quyết công việc, lãnh đạo doanh nghiệp trực tiếp giám sát và yêu cầu nhân viên lập, lưu hồ sơ chứng từ theo các công việc mà mình đảm nhận.
Ví dụ như tại Công ty Thương mại và Truyền thông Việt Mỹ, tài liệu được phân loại như sau:
I. Năm 2010 II.Năm 2011 III.Năm 2012 IV.Năm 2013 1. Quảng cáo 2. Thiết kế Website 3. Tổ chức sự kiện
5. Hành chính – nhân sự 6. Hạch toán kế toán
1. Quảng cáo
1.1 Quảng cáo phụ tùng, kỹ thuật 1.2 Quảng cáo ẩm thực
1.3 Quảng cáo thời trang
1.4 Quảng cáo đồ da dụng, điện lạnh 1.5 Quảng cáo đồ thủ công mỹ nghệ 1.6 Quảng cáo khác....
Trái ngược lại với các DNTN, chúng tôi khảo sát thêm một số doanh nghiệp lớn như: Tập đoàn FPT, Tập đoàn EuroHoliing, CTCP Thạch Bàn, Tập đoàn Lã Vọng và Công ty CP Jpower... thì nhận thấy các nghiệp vụ lưu trữ trong đó có công tác phân loại tài liệu được thực hiện khá thống nhất chung đối với việc lựa chọn phương án để lưu trữ tài liệu. Thông thường phương án được các doanh nghiệp này lựa chọn là Thời gian – Cơ cấu tổ chức. Tức là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của phòng ban nào thì được phân loại theo năm công tác, mỗi phòng là 1 nhóm lớn, trong đó tài liệu lại được chia thành các nhóm nhỏ hơn tương ứng với các nhiệm vụ mà phòng ban đó đảm nhận.
Như vậy, đối với các DNTN hiện nay dù có quy mô hoạt động vừa và nhỏ hay siêu nhỏ thì về cơ bản vẫn đang phân loại tài liệu một cách tự phát mà chưa có sự thống nhất bằng văn bản về phương án phân loại mà mình lựa chọn sao cho phù hợp với doanh nghiệp mình.
2.2.3. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các giá trị khác, từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị cho Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam [01; 92]
Việc xác định giá trị tài liệu cần được tiến hành theo các nguyên tắc và phương pháp khoa học dựa trên những quan điểm đúng đắn. Đồng thời cũng phải có các tiêu chuẩn đánh giá tài liệu một mặt để loại hủy các tài liệu hết giá trị, một mặt là kiểm tra tài liệu để bổ sung các tài liệu còn thiếu. Vì vậy, khi xác định giá trị tài liệu người cán bộ cần hết sức cẩn trọng và vững vàng về chuyên môn nghiệp vụ. Do chưa có hệ thống lý luận riêng dành cho công tác lưu trữ
các DNTN, nên hiện tại công tác xác định giá trị tài liệu cũng như các khâu nghiệp vụ khác đều căn cứ vào lý luận chung của công tác lưu trữ, dựa trên đặc điểm tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của DNTN và kinh nghiệp của cán bộ chuyên trách. Công tác này được tiến hành cũng trên cơ sở những phương pháp, nguyên tắc và tiêu chí xác định chung của công tác lưu trữ.
Hiện nay, trong xác định giá trị tài liệu hầu hết các doanh nghiệp đang vận dung tiêu chí nội dung làm căn cứ để đánh giá thời hạn bảo quản của tài liệu. Theo đó, những hồ sơ mang tính quan trọng, phản ánh chủ trương, đường hướng, lộ trình phát triển của doanh nghiệp; hồ sơ liên quan đến thành lập doanh nghiệp; hồ sơ phản ánh kết quả thực hiện các chiến lược kinh doanh, các đề án, dự án; hồ sơ liên quan đến bí quyết kinh doanh, công nghệ sản xuất... được đưa vào bảo quản và lưu trữ vĩnh viễn hoặc lâu dài. Các hồ sơ sự vụ chứng minh cho quá trình giải quyết công việc thường ngày thường được định thời hạn bảo quản ngắn hơn với mức độ bảo quản phổ biến là 15 – 20 năm. Còn các hồ sơ liên quan đến tài chính, kế toán đã tất toán thì được tiến hành lưu giữ khoảng 5 – 10 năm. Qua khảo sát, chúng tôi nhận thấy sự mâu thuẫn đối với việc định xác định giá trị và thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của các doanh nghiệp hiện nay đang nổi lên. Đó là tình trạng hồ sơ của các phòng ban chuyên môn lập trong quá trình giải quyết công việc rất nhiều văn bản, tài liệu là bản sao có đóng dấu sao y của doanh nghiệp hoặc bản photo vốn không có giá trị về mặt pháp lý, trong khi đó nội dung của hồ sơ được đánh giá là có giá trị và thời hạn bảo quản được xác định là vĩnh viễn. Ngược lại, tất cả các tài liệu bản chính hoặc chứng từ gốc đều được lưu giữ trong hồ sơ của phòng Kế toán trong