1.2. Cơ sở lý luận để xây dựng mô hình tổ chức,quản lý công tác lưu trữ các
1.2.3. nghĩa, giá trị của tài liệu
“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ” [34; 01]. Như vậy, ngay từ đầu Luật Lưu trữ năm 2011 và các văn bản luật quy định về công tác lưu trữ trước đây đều đã khẳng định giá trị to lớn của tài liệu lưu trữ đối với sự phát triển của nền kinh tế xã hội đất nước. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp cũng vậy, nó mang giá trị to lớn đối với hoạt động của chính doanh nghiệp và với quốc gia. Trong phạm vi đề tài, chúng tôi cũng đề cập đến những giá trị mà tài liệu lưu trữ DNTN mang lại. Cụ thể:
- Đối với hoạt động của chính doanh nghiệp:
+ Thứ nhất, tài liệu lưu trữ hình thành trong các DNTN phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý, điều hành của chính các doanh nghiệp.
Trong nền kinh tế thị trường, nhu cầu thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo doanh nghiệp rất đa dạng như: thông tin pháp lý, thông tin khoa học – kỹ thuật, thông tin thị trường… Do đó, tài liệu lưu trữ là một căn cứ quan trọng phục vụ cho công tác lãnh đạo điều hành quản lý doanh nghiệp cho lãnh đạo doanh nghiệp. Ví dụ các báo cáo tổng kết năm, báo cáo
công tác quý, tháng đều có giá trị đưa ra những con số, minh chứng về kết quả hoạt động của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định
Hơn nữa trong thời kỳ cạnh tranh như hiện nay, tài liệu lưu trữ sẽ giúp chính bản thân doanh nghiệp và chủ doanh nghiệp có nguồn thông tin chính xác, có căn cứ cơ sở để tham khào, phân tích các đối thủ cạnh tranh cũng như tâm lý người tiêu dùng trong và ngoài nước. Đồng thời nhờ tài liệu lưu trữ lãnh đạo doanh nghiệp có thể nghiên cứu ra các chiến lược kinh doanh, đầu tư thuận lợi và có tính khả thi cao. Ví dụ Hồ sơ khách hàng khu vực Hà Nội của doanh nghiệp tư nhân Hùng Cường năm 2012 bao gồm các Báo cáo về phản hồi của khách hàng, của đối tác về sản phẩm điện lạnh do công ty cung cấp, phân phối; các phiếu feedback phản hồi chất lượng sản phẩm và thời gian giao hàng của công ty cho đối tác; danh sách các cá nhân đến từ các doanh nghiệp trong và ngoài nước (bao gồm email, số điện thoại, danh thiếp)... Đây chính là những tài liệu có vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu định hướng kinh doanh mới, đúc kết kinh nghiệm và mở rộng buôn bán kinh doanh với các đối tác cũ – mới...
Không những thế, tài liệu lưu trữ của các DNTN còn là kho kinh nghiệm quý giá đối với bản thân doanh nghiệp đó, là nguồn thông tin phong phú giúp lãnh đạo doanh nghiệp đúc rút được nhiều bài học trong tổ chức, quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình và đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác. Tài liệu lưu trữ chính là công cụ ghi chép lại diễn biến tất cả các dự án đầu tư, quá trình thực hiện các hợp đồng kinh tế, các thương vụ... Cho nên, nghiên cứu tài liệu lưu trữ, doanh nghiệp có thể nhận biết mình đang đứng ở vị trí nào trên thương trường, đội ngũ lãnh đạo doanh nghiệp cần phải trang bị thêm những kiến thức, kỹ năng gì trong bối cảnh thương mại không biên giới. Từng doanh nghiệp biết tận dụng tiềm năng, thế mạnh của mình, trong đó có tài liệu lưu trữ để phát triển vững chắc cũng đồng nghĩa với việc kinh tế đất nước luôn phát triển [04; 03]
+ Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp là kho bí mật bảo vệ những bí quyết thành công của doanh nghiệp. Bởi vì tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp chứa đựng nhiều thông tin liên quan đến kỹ thuật công nghệ mới được áp dụng trong quá trình sản xuất, những sáng kiến cải tiến kỹ thuật nâng cao năng suất chất lượng sản phẩm, nghệ thuật kinh doanh [23; 13]. Nhiều chủ trương mang tính chiến lược còn chưa được công bố, các số liệu điều tra và các biện pháp xử lý còn
chưa được công khai, nhiều thông tin nội bộ cần được giữ kín để đảm bảo bất ngờ cho đối thủ cạnh tranh. Trong cơ chế hình thành nền kinh tế thị trường có nhiều biến động, cạnh tranh giữa các nhà sản xuất kinh doanh hết sức gay gắt thì việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác để đưa ra các quyết định đúng đắn nhằm mang lại hiệu quả kinh tế to lớn cho doanh nghiệp là luôn cần thiết. Ngược lại, tính thụ động, trông chờ thời cơ và việc thu thập, xử lý thông tin không chính xác sẽ đưa ra những quyết định sai lầm thì hậu quả đối với doanh nghiệp nhiều khi không lường trước được.
+ Tài liệu lưu trữ DNTN nếu được lựa chọn bảo quản tốt sẽ là những chứng cứ đáng tin cậy để giải quyết các tranh chấp về lợi ích giữa người lao động với doanh nghiệp. Tài liệu lưu trữ còn liên quan chặt chẽ đến quyền lợi của từng cá nhân trong doanh nghiệp. Đó là các hồ sơ nhân sự, các quyết định nhân sự về tăng lương, thưởng, ngạch bậc, tiếp nhận, điều động… nhân sự. Tất cả những điều đó đều liên quan đến chế độ và quyền lợi của người lao động, đặc biệt khi nghỉ chế độ hoặc thôi việc… Ví dụ hồ sơ về chế độ lương bảo hiểm của cán bộ, nhân viên bao gồm toàn bộ Hợp đồng lao động đóng bảo hiểm cho cán bộ, Cam kết và thỏa thuận đóng Bảo hiểm cho cán bộ nhân viên theo một bảng hệ thống lương khác so với lương thực nhận hàng tháng của người lao động. Đáng lẽ theo quy định của Nhà nước thì các cơ quan, tổ chức phải đóng bảo hiểm cho công – nhân viên theo đúng lương họ được nhận. Nhưng các doanh nghiệp lợi dụng kẽ hở của pháp luật, nhằm giảm khoản kinh phí đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên nên đã xây dựng hệ thống bảng lương khác phục vụ mục đích khai báo với cơ quan chức năng. Nếu không lập và lưu hồ sơ trên, khi tiến hành thanh tra kiểm tra chắc chắn doanh nghiệp sẽ không thể nào bảo vệ được chính mình trước pháp luật, mặc dù bản chất việc làm này của doanh nghiệp hoàn toàn sai.
+ Ngoài ra, tài liệu lưu trữ doanh nghiệp còn chứa đựng những bằng chứng xác thực trong quá trình hoạt động, hợp tác thực hiện các hợp đồng kinh tế giữa các doanh nghiệp với nhau hay các tài liệu thể hiện mối quan hệ giữa doanh nghiệp với các cơ quan nhà nước có liên quan. Các thông tin của tài liệu lưu trữ sẽ giúp các cơ quan chức năng điều tra, xét xử những vi phạm xảy ra trong doanh nghiệp, truy cứu trách nhiệm các cá nhân vi phạm pháp luật, lừa đảo chiếm đoạt tài sản, trốn thuế của nhà nước… góp phần ổn định an ninh kinh tế đất nước, tạo môi trường kinh doanh lành mạnh cho các doanh nghiệp.
+ Tài liệu lưu trữ giúp cho đội ngũ lãnh đạo, nhân viên trong doanh nghiệp củng cố thêm được những kinh nghiệm quản lý sau thời gian làm việc trực tiếp với các nhà đầu tư trong và ngoài nước. Qua việc nghiên cứu các văn bản nhận được của các đối tác được lưu giữ một cách có khoa học, doanh nghiệp sẽ học được kinh nghiệm quản lý và từ đó có thể vận dụng vào doanh nghiệp mình. Ví dụ những kiến thức trong việc xây dựng thương hiệu cho sản phẩm hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp mình trước sự cạnh tranh mãnh liệt của các thương hiệu nổi tiếng của các nhà đầu tư nước ngoài. Những kiến thức trong lĩnh vực này thì các doanh nghiệp có thể học tập kinh nghiệm qua việc tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu lưu trữ về các đối tác liên doanh là những nhà đầu tư nước ngoài.
Ngoài ra, các quy định trong quản lý kinh doanh hay các tiêu chuẩn, mẫu mã hàng hóa cũng là các căn cứ pháp lý để phòng tránh và phát hiện ra các loại sai phạm. Ví dụ như các tài liệu: Quy trình bán hàng, Quy chế về việc xuất bán và giao nhận hàng hóa của Công ty Bách Khoa, Quy trình sản xuất ống đồng của Công ty Ống đồng Toàn Phát... chính là cơ sở để các nhà quản lý của những doanh nghiệp này đối chiếu và xử lý vi phạm trong quy trình chế tạo sản phẩm mang thương hiệu của doanh nghiệp mình hoặc những sai phạm trong giao dịch mua bán với đối tác, khách hàng.
+ Qua hệ thống tài liệu lưu trữ, doanh nghiệp có thể phục dựng lại truyền thống của mình, xây dựng được hình ảnh doanh nghiệp mình với nhiều thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh để mở rộng quan hệ với các đối tác trong và ngoài nước. Trên thực tế, hình ảnh của các doanh nghiệp được quảng cáo và tiếp thị rộng rãi trong các hội chợ, triển lãm lớn. Đặc biệt là tài liệu lưu trữ về các hoạt động tham gia xây dựng, ủng hộ quỹ từ thiện, tài trợ cho các hoạt động văn hóa – xã hội góp phần quảng bá, củng cố vị trí và uy tín của doanh nghiệp trong toàn xã hội. Hiện nay nhiều doanh nghiệp đã xây dựng và giới thiệu với khách hàng truyền thống phát triển của doanh nghiệp mình thông qua TLLT.
Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp còn có thể dùng để xuất bản các ấn phẩm kỷ niệm: Các sự kiện, mốc phát triển của doanh nghiệp, các số liệu, hình ảnh về sản phẩm hay hoạt động sản xuất kinh doanh có thể được đưa vào các ấn phẩm hay các vật kỷ niệm như: bưu thiếp, lịch năm, áp phích quảng cáo… Các sự kiện hay số liệu, hình ảnh đó làm tăng thêm tình đoàn kết trong nội bộ doanh nghiệp tăng năng xuất lao động đồng thời quảng cáo cho hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tạo hình ảnh đẹp về doanh nghiệp trong dư luận xã hội
với khách hàng, đối tác nước ngoài. Trong xu hướng cạnh tranh, hội nhập hiện nay hình ảnh đẹp về một đất nước hay một doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Hiện nay, đã có không ít cơ quan tổ chức hay doanh nghiệp khi tổ chức lễ kỷ niệm ngày thành lập không tìm được văn bản quyết định thành lập. Hoặc để chuẩn bị cho các hoạt động nhân ngày thành lập, một số sự kiện diễn biến hay số liệu thống kê nếu không có tài liệu lưu trữ thì không thể xác minh được một cách chính xác. Đây là bài học bổ ích cho việc quản lý, thống kê và sắp xếp tài liệu lưu trữ.
Tóm lại, tài liệu lưu trữ của DNTN có giá trị hết sức to lớn đối với quá trình
hoạt động của chính doanh nghiệp và nó trở thành công cụ không thể thiếu được cho hoạt động kinh doanh. Mỗi doanh nghiệp đều có mục tiêu, kế hoạch chiến lược thực hiện kế hoạch để đạt mục tiêu đó. Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng cho việc xây dựng mục tiêu, kế hoạch và chiến lược của một doanh nghiệp. Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin cho doanh nghiệp nghiên cứu và phát triển sản xuất sản phẩm mới, phát triển kinh doanh, giúp cạnh tranh giành thắng lợi với các đối thủ trên thị trường. Tài liệu lưu trữ còn giúp doanh nghiệp xây dựng được hình ảnh và uy tín tốt của mình trong ký ức xã hội và thậm chí của cả đối thủ cạnh tranh. Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các DNTN còn là bằng chứng, chứng minh sự tồn tại, phát triển của doanh nghiệp.
Hiện nay, ở các nước Tư bản phát triển, người ta coi việc tổ chức và lưu trữ tài liệu là một trong những thước đo để đánh dấu sự tổn tại và phát triển cũng như trình độ quản lý của doanh nghiệp đó. Và khi lựa chọn đối tác người ta cũng lựa chọn các doanh nghiệp có hệ thống lưu trữ tốt. Vì vậy, trong tương lai với xu thế hội nhập kinh tế như hiện nay các DNTN càng phải nhận thức đúng đắn về giá trị tài liệu lưu trữ và có những điều chỉnh trong cơ chế quản lý tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ của mình để thu hút các nhà đầu tư, các đối tác ở các nước trên thế giới. Như vậy, ngoài những chức năng, vai trò như mọi tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước thì tài liệu của các DNTN còn có thêm vai trò thúc đẩy phát triển kinh doanh, đóng góp tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp và giúp doanh nghiệp phát triển.
- Đối với Quốc gia:
Trên phương diện Quốc gia, tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp chính là nguồn thông tin phản ánh khách quan đường lối đổi mới cũng như những chính
sách kinh tế của Đảng và Nhà nước Việt Nam trong thời gian qua. Đối với một số doanh nghiệp nắm giữ những ngành kinh tế đặc biệt quan trọng, nó còn là kho báu lưu giữ những thông tin, số liệu, những bí quyết trong việc sản xuất kinh doanh một số hàng hóa, sản phẩm vốn đang là thế mạnh của Việt Nam. Là nguồn tư liệu có giá trị, tài liệu lưu trữ còn giúp các cơ quan pháp luật xác minh, làm rõ các hành vi gian lận thương mại, tham nhũng, các vụ làm ăn phi pháp trong lĩnh vực kinh tế, nhằm đảm bảo an ninh Quốc gia và trật tự an toàn xã hội. [37; 127].
+ TLLT của các DNTN nói chung chứng minh sự đúng đắn về đường lối, chủ trương, chính sách đổi mới kinh tế của Đảng và Nhà nước ta trong thời gian qua. Trong Nghị quyết Đại hội Đảng lần thứ VI năm 1986 đã xác định: sự tồn tại của nhiều thành phần kinh tế trong nền kinh tế nước ta là một tất yếu khách quan. Đảng và Nhà nước ta đã có nhiều chủ trương, chính sách nhằm giải phóng mọi năng lực sản xuất, phát huy khả năng của mọi thành phần kinh tế, khuyến khích mọi người đưa vốn vào sản xuất kinh doanh. Sau khi chuyển sang nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần và tổ chức các hình thức sản xuất kinh doanh đa dạng, các hình thức doanh nghiệp ngoài quốc doanh ngày càng nhiều và có những đóng góp quan trọng đối với đất nước. Từ những chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về đổi mới và phát triển kinh tế qua từng thời kỳ đến tình hình triển khai thực hiện và kết quả đạt được đều được phản ánh đầy đủ qua TL hình thành trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp nói chung và của các DNTN kể tên nói trên. Do vậy, các TLLT của các doanh nghiệp, đặc biệt là các DNTN có vai trò quan trọng, khẳng định đường lối đúng đắn của Đảng và Nhà nước ta.
+ TLLT của các DNTN có vai trò quan trọng trong sự nghiệp phát triển khoa học – kỹ thuật – công nghệ thông qua quá trình hợp tác với các doanh nghiệp nước ngoài trong việc chuyển giao công nghệ, đẩy nhanh quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Hiện nay nước ta tuy có nhiều tiến triển, nhưng nền kinh tế phát triển chưa cao, trình độ khoa học công nghệ còn thấp so với rất nhiều nước. Để hòa nhập với thế giới trong xu thế toàn cầu hóa hiện nay, chúng ta cần rất nhiều sự giúp đỡ từ bên ngoài, bằng cách kêu gọi đầu tư nước ngoài. Thông qua các dự án hợp tác trong và ngoài nước, nhiều công nghệ hiện đại đã được nhập vào nước ta tạo ra bước ngoặt quan trọng trong việc phát triển một số ngành kinh tế mũi nhọn của đất nước.
Nghiên cứu tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp sẽ cho chúng ta thấy một bức tranh của nền kinh tế cũng như từng doanh nghiệp đang hoạt động dưới sự quản lý của Nhà nước. Những tài liệu này trước hết phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử: Lịch sử Việt Nam thời kỳ đổi mới, hội nhập, lịch sử các ngành kinh tế, lịch sử doanh nghiệp, từng công trình, lịch sử đẩu tư nước ngoài vào Việt Nam,