Hiện nay, chúng tôi thấy trong các DN đang tồn tại nhiều mô hình tổ chức bộ phận đảm nhận CTLT khác nhau. Dưới đây chúng tôi xin đưa ra 3 mô hình tổ chức bộ phận lưu trữ mà chúng tôi đã tiến hành khảo sát:
Sơđồ TCBM lưu trữ của các DNTN quy mô lớn Sơđồ TCBM lưu trữ của DNTN quy mô vừa và nhỏ Sơđồ TCBM lưu trữ của DNTN
quy mô siêu nhỏ
Sẽ thật khó để có thể đưa ra một mô hình chung cho tất cả các DNTN vốn hoạt động rất đa dạng và chưa thật sự ổn định như hiện nay. Tuy nhiên chúng tôi căn cứ vào tiêu chí quy mô hoạt động của doanh nghiệp để đề xuất mô hình bộ máy lưu trữ một cách tương đối cho các DNTN hiện nay. Chúng tôi căn cứ tại khoản 1, điều 3 Nghị định số 56/2009/NĐ-CP ngày 30/6/2009 của Chính phủ quy định về quy mô tổng nguồn vốn (tổng nguồn vốn tương đương tổng tài sản được xác định trong bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp) hoặc số lao động bình quân năm (tổng nguồn vốn là tiêu chí ưu tiên) để phân chia quy mô
Văn phòng Bộ phận Hành chính – Lễ tân (02 cán bộ) Phòng Hành chính – Nhân sự 01 cán bộ kiêm nhiệm văn thư lưu trữ Bộ phận Văn thư – Tổng hợp (01 cán bộ) Bộ phận Lưu trữ (02 cán bộ) 01 Cán bộ VT LT 01 Cán bộ Hành chính 01 Cán bộ Nhân sự...
của doanh nghiệp thành các doanh nghiệp có quy mô lớn, quy mô vừa và nhỏ, siêu nhỏ
Đối với các DN có quy mô lớn hay quy mô vừa và nhỏ, siêu nhỏ thì việc tổ chức bộ máy tham mưu và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ đang trở thành một trong những nội dung mang tính cần thiết và cấp bách.
Trong xu thế mở cửa nền kinh tế và hội nhập hiện nay thì DNTN cũng cần phải hội nhập và đổi mới phương pháp quản lý tài liệu của mình. Do đó, văn phòng doanh nghiệp cần được cơ cấu thành các tổ, bộ phận chuyên trách đảm nhận những nội dung công việc khác nhau của văn phòng. Với tình hình tài liệu ngày càng nhiều và nhu cầu khai thác thông tin phục vụ cho hoạt động kinh doanh buôn bán, mở rộng thị trường như hiện nay của các DNTN thì các doanh nghiệp cần bố trí ít nhất 02 cán bộ làm công tác lưu trữ.
Ở trên chúng tôi đưa ra 3 mô hình tổ chức bộ máy làm lưu trữ cho các DN. Với mô hình thứ nhất, sẽ là phù hợp để áp dụng đối với các DN có quy mô lớn như các Tập đoàn kinh tế, CTCP có quy mô nguồn vốn từ 100 tỷ và trên 200 lao động trở lên. Mô hình tổ chức bộ máy làm CTLT đối với các doanh nghiệp quy mô vừa được chúng tôi thể hiện trên sơ đồ thứ 2. Ở đây các doanh nghiệp quy mô vừa nên tổ chức ít nhất 01 cán bộ chuyên trách về văn thư lưu trữ để giúp lãnh đạo phòng Hành chính – Nhân sự và lãnh đạo doanh nghiệp quản lý toàn bộ công tác VTLT trong toàn doanh nghiệp. Còn đối với các doanh nghiệp quy mô nhỏ, siêu nhỏ do mạng lưới hoạt động không lớn nên có thể bố trí 01 cán bộ đảm nhận tất cả các công việc hành chính văn phòng nói chung. Và đây cũng là tình trạng phổ biến ở các DNTN hiện nay đang áp dụng. Trong phần khảo sát thực trạng của chương 2 chúng tôi cũng đã trình bày cụ thể về nhân sự làm lưu trữ của các doanh nghiệp này.Nguyên nhân dẫn đến thực trạng cán bộ lưu trữ ở các DNTN chủ yếu là cán bộ kiêm nhiệm là do bản chất hoạt động của doanh nghiệp là tối ưu hóa lợi nhuận và giảm thiểu tối đa các chi phí về nhân sự cũng như các chi phí quản lý khác. Tuy nhiên, với nhịp độ phát triển và hội nhập quốc tế như hiện nay các DNTN cần phải hội nhập cả về quản lý nói chung và quản lý tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ của mình nói riêng. Lúc đó, không chỉ các doanh nghiệp quy mô lớn mà các doanh nghiệp quy mô vừa, nhỏ và siêu nhỏ như DNTN cũng cần phải tổ chức bộ phận tham mưu và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ một cách quy củ và bài bản.
Tóm lại: Cơ cấu bộ máy lưu trữ này như thế nào sẽ tùy vào đặc điểm và quy mô của doanh nghiệp chúng ta sẽ điều chỉnh cho phù hợp, nhưng nhất định
phải tổ chức được bộ phận làm công tác lưu trữ chuyên trách trong đó phải có cán bộ chuyên trách lưu trữ. Việc tổ chức bộ máy làm công tác lưu trữ sẽ giúp cho doanh nghiệp thống nhất được về thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ; quản lý thống nhất được tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu nhất là những tài liệu chứa đựng những thông tin bí mật liên quan đến công nghệ, dây chuyền sản xuất của doanh nghiệp...