trữ tới từng phòng ban, đơn vị, cá nhân trong DN. Việc phổ biến, hướng dẫn này có thể lựa chọn một trong hai hình thức mà chúng tôi đã nhắc đến ở trên. Tuy nhiên, theo chúng tôi DNTN nên kết hợp cả 2 hình thức hướng dẫn: phổ biến văn bản và mời chuyên gia về bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ. Điều này sẽ tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên trong DN được hiểu hơn về lý luận CTLT, pháp luật lưu trữ Việt Nam... cũng như các chuyên gia sẽ nắm bắt được thực tiễn lưu trữ của DN và có tư vấn phù hợp cho DN trong tổ chức, quản lý CTLT nhằm phục vụ có hiệu quả cho hoạt động của DN.
3.1.6. Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong doanh nghiệp. nghiệp.
Kiểm tra là đo đường và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo rằng các mục tiêu và các kế hoạch vạch ra để thực hiện các mục tiêu này đã và đang được hoàn thành. Công tác kiểm tra, giám sát sẽ bảo đảm cho kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức; bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu hiệu; xác định và dự đoán những biến động và những chiều hướng chính; phát hiện kịp thời các sai sót và bộ phận chịu trách nhiệm để chấn chỉnh. Như vậy, để công tác lưu trữ đi vào nề nếp, ổn định và phục vụ có hiệu quả cho có quá trình làm việc của các cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp thì phải tiến hành các đợt kiểm tra đánh giá kết quả công tác lưu trữ của doanh nghiệp đó.
Để thực hiện công tác kiểm tra, giám sát theo sự phân cấp của lãnh đạo doanh nghiệp, thì bộ phận văn thư lưu trữ chuyên trách có nhiệm vụ:
+ Xây dựng các tiêu chuẩn làm căn cứ để tiến hành kiểm tra.
+ Tổ chức triển khai kiểm tra về việc thực hiện các khâu nghiệp vụ văn thư lưu trữ: soạn thảo và ban hành văn bản, lập hồ sơ, xây dựng công cụ tra
cứu…
+ Tổng hợp, báo cáo kết quả kiểm tra và đề xuất ý kiến, phương hướng giải quyết lên lãnh đạo doanh nghiệp
Có thể không tiến hành kiểm tra thường xuyên nhưng ít nhất hàng năm phải có một đợt kiểm tra đánh giá toàn bộ tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong các phòng ban trong toàn doanh nghiệp đó. Và để công tác lưu trữ thực sự được các cá nhân, các phòng ban phải tuân thủ và thực hiện theo đúng các quy định đề ra cũng như để đảm bảo tính thống nhất trong các khâu nghiệp vụ, các doanh nghiệp nên đưa vào trong quy chế văn thư lưu trữ hoặc trong chương trình công tác hàng năm về nội dung kiểm tra đánh giá và thi đua khen thưởng về công tác lưu trữ đối với các tập thể trong doanh nghiệp. Đây cũng là một đề xuất có tính khả thi và thiết thực trong quá trình xây dựng mô hình tổ chức, quản lý thống nhất công tác lưu trữ cho DNTN.
Do các DNTN chủ yếu là các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, siêu nhỏ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp thường không nhiều nhưng ít nhất hàng năm cũng phải có một cuộc đánh giá về quá trình thực hiện công tác văn thư lưu trữ cũng như các công tác khác trong toàn doanh nghiệp. Nghĩa là doanh nghiệp phải đưa công tác văn thư lưu trữ vào danh mục các nội dung kiểm tra đánh giá hàng năm của mình. Điều này sẽ giúp lãnh đạo các doanh nghiệp nắm được tổng quan tất cả các nội dung hoạt động của doanh nghiệp mình qua các năm, từ đó sẽ đánh giá được hiệu quả của từng lĩnh vực công tác, cũng như sẽ nhìn ra vai trò của công tác văn thư lưu trữ trong quá trình hoạt động, phát triển của doanh nghiệp. Ví dụ Năm 2013 Công ty Ống đồng Toàn Phát có đợt kiểm tra đánh giá về công tác hành chính văn phòng của doanh nghiệp trong đó có đánh giá về công tác văn thư lưu trữ. Trong bản báo cáo tổng hợp doanh nghiệp này cũng đưa ra các con số khá cụ thể về ưu – nhược điểm trong quá trình thực hiện các khâu nghiệp vụ. Ví dụ tổng hợp sổ đăng ký mượn hồ sơ, văn bản, chứng từ từ phòng Hành chính – Nhân sự của doanh nghiệp đã đưa ra con số là 312 lượt khai thác sử dụng tài liệu của các
lãnh đạo, cán bộ, nhân viên trong toàn doanh nghiệp trong đó chủ yếu mượn hồ sơ về đối tác, hồ sơ nhân sự và các hợp đồng kinh tế...
Như vậy, với lượng khai thác như thế này, chúng ta hoàn toàn có cơ sở để khẳng định rằng, hiện nay các DNTN không phân biệt doanh nghiệp quy mô lớn hay nhỏ, nếu tổ chức, quản lý tốt công tác văn thư lưu trữ sẽ là bước đệm vững chắc cho những thành công tiếp theo của doanh nghiệp trên con đường mở rộng thị trường sản xuất, kinh doanh.