1.2. Cơ sở lý luận để xây dựng mô hình tổ chức,quản lý công tác lưu trữ các
1.2.4. Sự cần thiết của việc xây dựng mô hình tổ chức,quản lý công tác lưu
lưu trữ các doanh nghiệp tư nhân
Mô hình là hình mẫu, là các biểu đạt ngắn gọn bằng ngôn ngữ những đặc trưng cơ bản nhất của đối tượng [41; 301]. Theo cách lý giải này trong cuốn Từ điển Tiếng Việt của Nhà xuất bản Văn hóa – Thông tin thì mô hình phải mang lại cho người đọc, tiếp nhận có thể nhận biết nhanh, dễ dàng áp dụng.
Quản lý hiện nay có rất nhiều cách hiểu nhưng trong phạm vi đề tài này chúng tôi xin tiếp cận khái niệm quản lý trên phương diện “quản lý là sự tác động có ý thức, bằng quyền lực theo quy trình của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức trong môi trường luôn biến động [26; 34]
Tổ chức là quy trình, thiết kế bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức [27; 28]
Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. [01; 15].
Căn cứ vào lý luận CTLT và những phân tích ở trên chúng tôi rút ra những thành tố thuộc mô hình tổ chức quản lý CTLT cho các DNTN cần phải có là:
+ Tư duy, nhận thức của doanh nghiệp về vai trò và tầm quan trọng của CTLT: Hiện nay, trong nhận thức vai trò CTLT đối với hoạt động của DNTN đang có rất nhiều quan điểm khác nhau: Có DN cho rằng CTLT có vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động của DN, có DN lại cho rằng, CTLT không quan trọng nên chưa cần thiết phải chú trọng đầu tư kinh phí, nhân lực cho công tác này. Hoặc cũng có DN đã bước đầu nhận thức được vai trò của CTLT nhưng chưa đầy đủ nên họ cho rằng công tác này có cũng được mà không có hoặc không được tổ chức bài bản cũng không ảnh hưởng gì lớn đến hoạt động của DN. Vì vậy khi xây dựng mô hình tổ chức, quản lý CTLT cho các DNTN chúng ta cần phải thống nhất cả quan điểm về tư duy, nhận thức của chủ DN đối với CTLT của DN.
+ Tổ chức bộ phận quản lý lưu trữ: Hiện nay bộ phận quản lý lưu trữ được thành lập ở hầu hết các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp nhà nước theo quy định của pháp luật. Đây là bộ phận có chức năng giúp lãnh đạo quản lý CTLT trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó. Riêng đối với các cơ quan nhà nước, bộ phận quản lý lưu trữ được xây dựng thành hệ thống cơ quan từ TW đến địa phương. Còn trong các doanh nghiệp tùy quy mô lớn hay nhỏ mà các doanh
nghiệp đầu tư hoặc chủ doanh nghiệp quyết định thành lập bộ phận hoặc bố trí cán bộ quản lý CTLT.
+ Bố trí nhân sự : Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong xây dựng mô hình tổ chức,quản lý CTLT cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan. Cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra được phương pháp phận loại và sắp xếp tài liệu cơ quan một cách khoa học, hợp lý, dễ tra tìm. Và nếu ngược lại sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu phục vụ cho quá trình làm việc của cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp. Vì vậy, chủ DNTN cần phải tuyển dụng và bố trí được cán bộ lưu trữ hợp lý là một trong những nội dung cần thiết và cần phải được sự quan tâm trực tiếp, sát sao. Để làm được điều này thì phụ thuộc nhiều vào nhận thức của lãnh đạo DN về vai trò, vị trí CTLT trong hoạt động của DN. Bởi vì hiện nay nhiều DNTN có bố trí cán bộ phụ trách CTLT, cũng có DN quy mô lớn tổ chức bộ phận lưu trữ trong phòng Hành chính, nhưng phần nhiều DNTN hiện đang bố trí cán bộ kiêm nhiệm thêm CTLT.
+ Ban hành các văn bản quy định về nghiệp vụ: Ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ là một nội dung quan trọng góp phần đưa CTLT của DN đi vào nề nếp, ổn định. Hiện nay, Nhà nước đã ban hành được hệ thống văn bản luật về lưu trữ tương đối đầy đủ, cao nhất là Luật Lưu trữ ban hành 11/11/2011 và có hiệu lực từ 01/07/2013. Tại các cơ quan, tổ chức ngoài việc tuân theo những quy định của những văn bản trên còn xây dựng các văn bản quy định cụ thể phù hợp với tình hình hoạt động của cơ quan mình. Những cơ quan, doanh nghiệp được lãnh đạo quan tâm sát sao đến CTLT thường đã ban hành được quy chế, quy định về quản lý CTLT, thực hiện nghiệp vụ lưu trữ và trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan, DN đối với CTLT.
+ Hướng dẫn thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ: Khi tổ chức CTLT việc hướng dẫn thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cũng là một nội dung mà các cơ quan, tổ chức, DN phải chú trọng. Nếu như ở các cơ quan, tổ chức Nhà nước trên cơ sở các văn bản quy định đã được ban hành, thường tổ chức hướng dẫn các phòng ban, đơn vị, cá nhân thực hiện đúng và thống nhất các quy định của văn bản đó. Việc hướng dẫn có thể thông qua các văn bản hướng dẫn hoặc có
thể tổ chức mời các chuyên gia lưu trữ về tập huấn, nói chuyện chuyên đề để trao đổi, hướng dẫn nghiệp vụ...
+ Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện CTLT: Kiểm tra, đánh giá để xử lý các vi phạm trong CTLT và để khen thưởng những đơn vị, cá nhân có thực hiện tốt các quy định về lưu trữ của Nhà nước, cơ quan. Dựa trên kết quả kiểm tra các cơ quan Nhà nước có thể đánh giá mức độ phù hợp của các quy định pháp luật đối với thực tiễn lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Từ đó có những điều chỉnh nội dụng của các văn bản pháp luật lưu trữ ngày càng phù hợp hơn với thực tiễn. Đồng thời thông qua kiểm tra, cơ quan quản lý lưu trữ có thể hướng dẫn để các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có thể twhcj hiện hiệu quả hơn CTLT của mình.
Cũng qua kiểm tra, đánh giá DNTN sẽ đánh giá được hiệu quả công việc của từng cá nhân, đơn vị trong DN thông qua kết quả hồ sơ lưu trữ được lập ở từng phòng ban. Bởi vì thông thường mỗi cán bộ chuyên môn trong quá trình giải quyết công việc đều phải tiến hành lập hồ sơ công việc mà mình được giao đảm nhận. Ngoài ra, muốn CTLT được thực hiện có tính thống nhất, nề nếp thì DNTN buộc phải tổ chức các cuộc kiểm tra, đánh giá định kỳ hàng năm.
+ Kinh phí tổ chức CTLT: Đối với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước thông thường hàng năm sẽ có nguồn kinh phí nhất định phục vụ cho việc tổ chức, quản lý CTLT: xây dựng kho tàng; mua sắm, sửa chữa trang thiết bị máy móc; giá tủ, cặp hộp, hồ sơ; chỉnh lý tài liệu, đào tạo bồi dưỡng cán bộ... Nhìn chung ở những cơ quan này hệ thống cơ sở vật chất, kinh phí cho hoạt động lưu trữ đều được lãnh đạo khá quan tâm và đầu tư nhất là ở những cơ quan nhà nước có quy mô hoạt động lớn. Bên cạnh đó, vẫn còn nhiều cơ quan nhà nước chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng nhưng họ vẫn có đầy đủ kho để lưu trữ tài liệu, đầy đủ thiết bị, giá tủ, cặp hộp, hệ thống điều hòa nhiệt độ... đảm bảo ở mức tương đối yêu cầu bảo quản tài liệu ở giai đoạn hiện hành. Tuy nhiên, đối với các tổ chức kinh tế tư nhân trong đó có các DNTN thì việc lưu trữ hiện hành tại DN lại chưa được chú trọng, nhiều DN còn không phân bổ kinh phí cho hoạt động lưu trữ bởi vì họ cho rằng CTLT không tạo ra lợi nhuận cho mình.
Như vậy, xây dựng mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ của doanh nghiệp chính là việc nghiên cứu để đưa ra mô hình có tính phù hợp cao với nhiều doanh nghiệp tư nhân. Mô hình đó có thể lựa chọn làm mô hình mẫu để các doanh nghiệp có thể tham khảo hoặc áp dụng một phần nào đó hoặc vận
dụng nguyên mô hình mẫu vào cho doanh nghiệp mình. Do đó, trong quá trình tổ chức, quản lý CTLT các DNTN cần có sự xem xét, đánh giá và lựa chọn mô hình nào phù hợp với điều kiện và tình hình hoạt động của doanh nghiệp mình.
Mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ nếu được xây dựng và áp dụng sẽ giúp các DNTN tổ chức khoa học tài liệu nhằm phát huy giá trị TLLT trong quá trình hoạt động của chính doanh nghiệp. Nguyên tắc trong quản lý công tác lưu trữ đó là đảm bảo tính thống nhất trong quản lý tài liệu và thống nhất thực hiện các nghiệp vụ một cách khoa học. Khi các doanh nghiệp thu thập được đầy đủ các thành phần, nội dung đa dạng, phong phú, hồ sơ có chất lượng cao... sẽ làm cho giá trị TLLT doanh nghiệp phát huy cao độ trong phục vụ hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của chủ doanh nghiệp và các nhu cầu thông tin khác của cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp. Đây là mục đích cao nhất để chúng ta nghiên cứu mô hình tổ chức, quản lý CTLT nhằm tổ chức chức khoa học những TLLT đưa những thông tin có giá trị ra phục vụ các nhu cầu công việc, từng bước thay đổi nhận thức CTLT của nhiều cá nhân đang làm việc tại các doanh nghiệp.
Khi tổ chức thành công mô hình này, công tác lưu trữ của doanh nghiệp sẽ được cải thiện thì thông tin trong tài liệu sẽ được kiểm soát, bảo quản chặt chẽ, giữ gìn bí mật, bảo quản an toàn. Vì vậy, có thể coi thông tin trong tài liệu lưu trữ là một nguồn lực quan trọng quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp. Do đó, càng phải có cơ chế và biện pháp quản lý chặt chẽ nguồn lực này. Như vậy, nếu mô hình được triển khai nó sẽ giúp công tác lưu trữ doanh nghiệp sẽ được quản lý thống nhất, khoa học và góp phần nâng cao hiệu quả các hoạt động kinh doanh, sản xuất của chính doanh nghiệp đó.
Xây dựng và áp dụng mô hình tổ chức, quản lý CTLT trong các doanh nghiệp sẽ tác động tích cực đến nhận thức, ý thức, trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, nhân viên trong toàn doanh nghiệp đối với CTLT nói chung, với TLLT nói riêng. Mặt khác khi nhận thức về công tác này được nâng lên, CTLT được đặt đúng vị trí thì việc triển khai mô hình tổ chức, quản lý CTLT cũng sẽ được tiến hàng theo chiều hướng thuận lợi. Từ đây, ý thức lập hồ sơ, chất lượng hồ sơ, ý thức bảo quản tài liệu phục vụ mục đích lâu dài của các cá nhân trong doanh nghiệp sẽ có những chuyển biến và cải thiện tích cực, thúc đẩy CTLT doanh nghiệp.
Thực tế nhiều doanh nghiệp hiện nay do không tổ chức khoa học tài liệu, không quản lý tập trung được tài liệu khiến cho việc tra cứu, sử dụng thông tin
trong tài liệu gặp nhiều khó khăn, mất nhiều thời gian hoặc không tìm thấy tài liệu cần khai thác do quá trình lưu giữ bảo quản không chặt chẽ tại các phòng ban... Trong khi đó, khối lượng tài liệu hình thành trong các doanh nghiệp sẽ ngày càng nhiều, nếu công tác lưu trữ thiếu đi sự quản lý thống nhất và hướng dẫn thống nhất của bộ phận hoặc cán bộ chuyên môn về lưu trữ thì hiệu quả việc khai thác thông tin trong tài liệu nhằm phục vụ cho quá trình giải quyết công việc của các cá nhân, đơn vị trong doanh nghiệp sẽ giảm đi đáng kể. Vì vậy, nếu xây dựng mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ cho doanh nghiệp thì các DNTN sẽ tổ chức được bộ phận làm công tác lưu trữ từ đây bộ phận làm công tác lưu trữ sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu trữ, quản lý thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ doanh nghiệp, đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, báo cáo hàng năm về thực hiện công tác lưu trữ hàng năm....
Cuối cùng khi tổ chức mô hình quản lý công tác lưu trữ cho doanh nghiệp, một trong những giải pháp chúng tôi đề cập đến là vai trò của nhà nước đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ của các DNTN thông qua hệ thống văn bản Luật quy định mới sẽ được ban hành và cụ thể hóa; qua hệ thống chính sách hỗ trợ của nhà nước như về chuyên gia tư vấn, về hỗ trợ xây dựng khu lưu trữ chuyên dụng làm dịch vụ lưu trữ... Khi Nhà nước thực hiện những giải pháp này, đồng nghĩa vai trò của Nhà nước trong quản lý công tác lưu trữ được nâng lên. Nhất là khi các văn bản mới được ban hành sẽ là tiền đề để các doanh nghiệp thực hiện và tuân thủ theo. Nhà nước trên cơ sở đó thể hiện vai trò quản lý xã hội, quản lý nền kinh tế của mình thông qua việc kiểm tra, đánh giá định kỳ hoặc hàng năm đối với công tác lưu trữ của doanh nghiệp. Từ đó có phương hướng xử lý vi phạm về thông tin trong tài liệu, về chế độ lưu giữ tài liệu... nhằm hướng công tác lưu trữ doanh nghiệp ngày càng đạt hiệu quả cao và có chất lượng. Bên cạnh đó, khi nhà nước thể hiện được vai trò của mình, khi có hệ thống văn bản hoặc chính sách rõ ràng thì Nhà nước cũng dễ dàng quản lý tốt các nguồn lực thông tin trong tài liệu lưu trữ các DNTN nếu cần thiết. Điều này làm cho chúng ta thống nhất tài liệu của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, bởi vì xét đến cùng bản chất doanh nghiệp có vì lợi nhuận đến đâu, tính sở hữu tư nhân cao đến đâu thì tài liệu của doanh nghiệp vẫn là những di sản có giá trị đối với quốc gia, cần được bảo quản và lưu trữ lâu dài nhằm phục vụ các lợi ích khác nhau của nhà nước, các tổ chức của Nhà nước hoặc phi Nhà nước và công dân.
Như vậy, khi tổ chức được mô hình này chúng ta sẽ cải thiện được rõ rệt công tác lưu trữ vốn đang được thực hiện thiếu đồng bộ, manh mối và tự phát ở nhiều DNTN, từ đó góp phần làm tăng hiệu quả các hoạt động của doanh nghiệp. Bởi vì công tác lưu trữ mục đích là bảo quản lâu dài tài liệu và phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng. Mà thông tin trong tài liệu chính là đối tượng để các cá nhân, đơn vị trong và ngoài doanh nghiệp muốn tìm kiếm để phục vụ quá trình làm việc của mình. Ngoài ra, khi mô hình được triển khai thì vai trò của Nhà nước trong quản lý công tác lưu trữ cũng được nâng lên.
Tuy nhiên, chúng ta cũng nhìn nhận thẳng thắn rằng sẽ có nhiều khó khăn thách thức khi mô hình tổ chức, quản lý CTLT được triển khai trong các DNTN. Ở đây chúng tôi xin xét trên cả ba phương diện đối với Nhà nước và với chính các DNTN và các cơ sở đào tạo lưu trữ