doanh nghiệp tư nhân
Tại Điều 38 của Luật Lưu trữ 2011 cũng chỉ mới đặt ra đối với các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội trách nhiệm về quản lý lưu trữ. Tuy nhiên với TLLT của các DNTN thì hầu như chưa được đề cập đến một cách trực tiếp. Do đó, vấn đề tổ chức, quản lý TLLT của các doanh nghiệp nói chung cần được đề cập một cách thỏa đáng trong các văn bản quy phạm pháp luật ở Việt Nam để quản lý hiệu quả nguồn tài liệu hình thành trong các DNTN. Từ đây đặt ra các yêu cầu với công tác quản lý tài liệu. Cụ thể:
Thứ nhất, cần xác định rõ ràng tài liệu lưu trữ của các DNTN khi hoạt động sản xuất kinh doanh trên lãnh thổ Việt Nam đều chịu sự điều chỉnh của pháp luật Việt Nam, trong đó có pháp luật về lưu trữ. Do đó, công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các DNTN cũng là đối tượng quản lý của các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ. Vì vậy, trong quá trình từng bước xây dựng và hoàn thiện các quy định về lưu trữ, chúng ta cần quan tâm đến các chế tài, trách nhiệm lưu giữ và bảo vệ nguồn di sản của doanh nghiệp nhằm phục vụ các mục đích lâu dài của quốc gia và của doanh nghiệp...
Thứ hai, chúng ta cần quan tâm đến phương thức tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp sao cho phù hợp với từng đối tượng doanh nghiệp. Nếu các doanh nghiệp nhà nước thì tài liệu lưu trữ hình thành trong các doanh nghiệp này phải chịu sự quản lý thống nhất của nhà nước và thuộc sở hữu nhà nước. Nếu là các DNTN hoặc doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, tài liệu lưu trữ được coi là tài sản riêng của doanh nghiệp, thuộc sở hữu của doanh nghiệp nên Nhà nước cũng không thể áp dụng các chế tài quản lý tài liệu lưu trữ như đối với các doanh nghiệp nhà nước, cơ quan hành chính nhà nước. Do đó, yêu cầu đặt ra đối với công tác tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ của các DNTN phải linh hoạt, đảm bảo mục đích bảo quản được đầy đủ tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp nhằm phục vụ cho lợi ích của bản thân các doanh nghiệp nói riêng và xã hội nói chung [24; 16].
Thứ ba, Nhà nước cần quy định rõ mức độ, phạm vi quản lý của Nhà nước đối với tài liệu lưu trữ của các DNTN, quy định tiêu chuẩn cán bộ làm công tác
văn thư lưu trữ đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp, quy định về chế độ tiêu hủy, chuyển, bán tài liệu ra bên ngoài, quy định về chế độ kiểm tra, đánh giá thực hiện công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp của Nhà nước... Ngoài ra, đối với một số lĩnh vực chuyên môn như kế toán, thuế, sở hữu trí tuệ... cần có sự phối hợp với ngành lưu trữ để thống nhất các loại văn bản, tài liệu cần phải lưu giữ đối với doanh nghiệp trong quá trình sản xuất, kinh doanh.
Thứ tư, trong quá trình xây dựng hệ thống pháp lý về quản lý tài liệu lưu trữ của DNTN, nhà nước cần quy định cụ thể về các loại tài liệu mà doanh nghiệp cần lưu trữ. Ở trên chúng tôi đã trình bày về các loại tài liệu mà doanh nghiệp phải lưu trữ được quy định tại điều 12 của Luật Doanh nghiệp 2005. Tuy nhiên theo chúng tôi những tài liệu trên cũng chưa phải là toàn bộ tài liệu của doanh nghiệp mà doanh nghiệp cần phải lưu giữ. Tất cả những tài liệu được quy định giữ lại trong luật doanh nghiệp chủ yếu là những tài liệu cơ bản có giá trị chứng minh cho hoạt động của doanh nghiệp, phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra, tài chính, kế toán doanh nghiệp và thu thuế của nhà nước [24; 32].
Thứ năm, Nhà nước cần có những hướng dẫn và hỗ trợ doanh nghiệp trong quản lý tài liệu lưu trữ và tổ chức công tác lưu trữ như: Đào tạo nguồn nhân lực làm công tác văn thư lưu trữ đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp; tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn, hội thảo khoa học chuyên đề về lưu trữ cho doanh nghiệp; nghiên cứu, biên soạn các chuyên đề về tổ chức và nghiệp vụ lưu trữ doanh nghiệp... Những hướng dẫn và hỗ trợ ít nhiều mang lại hiệu quả thiết thực cho lưu trữ các DNTN. Đồng thời thể hiện được vai trò và trách nhiệm của nhà nước trong quản lý lưu trữ đối với các doanh nghiệp này.
Thứ sáu, trong quá trình hoạt động của DNTN, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước nên tổ chức những cuộc kiểm tra, hướng dẫn, đánh giá tình hình thực hiện công tác văn thư lưu trữ trong các doanh nghiệp này nhằm tìm ra những hạn chế để có biện pháp, hỗ trợ và định hướng tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ cho doanh nghiệp được hiệu quả.
Như vậy, công tác lưu trữ của các DNTN được xem là đối tượng điều chỉnh của nhiều văn bản pháp luật của Việt Nam, trong đó có pháp luật về lưu trữ. Tuy nhiên hiện nay hầu hết các nội dung của các văn bản pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam chưa có quy định cụ thể đối với việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp đặc biệt là khối DNTN. Trong các văn bản này hầu như cũng chưa đề cập đến quyền sở hữu, cơ chế kiểm soát và hướng dẫn cụ thể về
các nghiệp vụ lưu trữ đối với công tác lưu trữ mang tính đặc thù của doanh nghiệp.
Trong quá trình xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản Luật quy định về công tác lưu trữ của các DNTN, Nhà nước ta có thể tham khảo các quy định của các nước trên thế giới đối với TLLT của doanh nghiệp. Hiện nay, ở nhiều nước như Anh, Pháp, Đức, Trung Quốc, Nhật, Nga... người ta quan niệm TLLT hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp đều được điều chỉnh bởi văn bản luật quy định về lưu trữ. TLLT hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp được xác định thuộc thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia. Để quản lý hiệu quả công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong doanh nghiệp, luật pháp lưu trữ các nước đều công nhận quyền sở hữu tài liệu của doanh nghiệp song song với việc quy định cụ thể về phương thức quản lý tài liệu lưu trữ của nhà nước và quy định cụ thể về việc chuyển nhượng, bán, xác định giá trị tài liệu hoặc xuất khẩu tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp ra nước ngoài.
Hầu hết các nước đều công nhận quyền sở hữu tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp đồng thời quy định cụ thể về các trường hợp doanh nghiệp phải nộp tài liệu vào lưu trữ nhà nước, vấn đề bảo quản và xuất khẩu, bán, cho, tặng tài liệu của doanh nghiệp với một pháp nhân thứ hai phải có sự đồng ý của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền. Những tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng đối với quốc gia hoặc địa phương được lưu trữ nhà nước xếp hạng và thực hiện các biện pháp bảo quản, thu mua để bảo quản trong các kho lưu trữ nhà nước. Ngoài ra họ cũng quy định các quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với việc tặng, ký gửi vào lưu trữ nhà nước đặc biệt là quyền cho phép hay không cho phép các cá nhân, cơ quan, tổ chức khác kể cả cơ quan nhà nước trong tiếp cận, khai thác thông tin trong tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp. Nhất là các tài liệu chứa bí mật thương mại và dây chuyền sản xuất, công nghệ. Đặc biệt nhiều nước trong luật pháp lưu trữ còn quy định rõ quyền và nghĩa vụ của lưu trữ doanh nghiệp công với lưu trữ doanh nghiệp tư [44; 42]. Vì vậy, trong tương lai gần ngành Lưu trữ Việt Nam cũng cần tích cực hơn nữa trong nghiên cứu và tham mưu cho Nhà nước trong ban hành các quy định cụ thể hơn có liên quan công tác lưu trữ của doanh nghiệp, đến quản lý tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp cũng như các tổ chức tư nhân.
Tiểu kết chương 1
DNTN là các tổ chức kinh tế ngoài quốc doanh có đóng góp khá lớn cho sự phát triển của nền kình tế đất nước. Do vậy, những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp này cũng có vai trò quan trọng trong thành phần của Phông lưu trữ quốc gia
Mặc dù được cơ cấu của các doanh nghiệp gọn nhẹ và có nhiều điều khác biệt so với các cơ quan hành chính nhà nước, nhưng về cơ bản tổ chức bộ máy của chúng cũng có nhiều nét tương đồng với các phòng ban chức năng phổ biến và chuyên môn. Điều này dẫn đến những nét chung về đặc điểm cũng như loại hình tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của DNTN
Trong quá hoạt động của các doanh nghiệp hình thành một khối tài liệu cũng tương đối lớn, đa dạng và khá phong phú về nội dung. Những tài liệu này có giá trị nhiều mặt không chỉ về kinh tế mà còn đối với sự sống còn của chính doanh nghiệp, hay có ý nghĩa hơn đối với Quốc gia trên các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, giáo dục… Những giá trị đó của tài liệu đặt ra yêu cầu chúng phải được lựa chọn, bổ sung vào lưu trữ và bảo quản lâu dài.
Mặc dù trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư lưu trữ chưa có quy định cụ thể nào dành cho doanh nghiệp đặc biệt là DNTN song trước những đòi hỏi của yêu cầu quản lý, điều hảnh doanh nghiệp cũng như giá trị tài liệu lưu trữ mang lại công tác văn thư lưu trữ DNTN đang dần nhận được sự quan tâm, chú trọng của bản thân lãnh đạo doanh nghiệp và Nhà nước. Điều đó thể hiện ở nhiều doanh nghiệp nói chung và DNTN nói riêng đã ban hành được một số quy định có liên quan đến việc tiếp nhận, xử lý văn bản, quản lý lưu trữ tài liệu, quy định khai thác sử dụng tài liệu… Tuy nhiên, để đẩy mạnh công tác lưu trữ DNTN, các cán bộ đảm nhận công tác văn thư lưu trữ phải xây dựng và gìn giữ mối liên hệ với các cơ quan lưu trữ để tăng cường trao đổi, học hỏi, đề nghị hướng dẫn, giúp đỡ để giải quyết các khâu nghiệp vụ lưu trữ. Đây cũng được coi là một trong những biện pháp hữu hiệu để tổ chức và quản lý công tác lưu trữ DNTN.
CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
CÁC DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN (KHẢO SÁT THỰC TẾ TẠI MỘT SỐ
DOANH NGHIỆP TRÊNĐỊA BÀN THÀNH PHỒ HÀ NỘI) 2.1 Sự chỉđạo của lãnh đạo doanh nghiệp đối với công tác lưu trữ
Trong hoạt động chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo doanh nghiệp tư nhân đối với công tác lưu trữ của DN sẽ bao gồm những vấn đề cụ thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của công tác này: nhận thức của lãnh đạo - nhân viên về hoạt động lưu trữ, ban hành các văn bản chỉ đạo, tổ chức cán bộ chuyên trách, đầu tư cơ sở vật chất và tổ chức kiểm tra hoạt động lưu trữ…
Có thể nói, con người luôn ở vị trí trung tâm và là nhân tố quan trọng quyết định cho sự thành công của bất cứ lĩnh vực gì. Do vậy, nhận thức của lãnh
đạo và cán bộ nhân viên trong các doanh nghiệp về một số lĩnh vực nhất định
cũng có ý nghĩa quyết định đối với sự phát triển và thành công của lĩnh vực đó trong mỗi doanh nghiệp. Nếu lãnh đạo nhận thức đúng đắn và đầy đủ về tầm quan trọng cũng như ý nghĩa của công tác lưu trữ trong doanh nghiệp mình thì công tác này sẽ có điều kiện phát triển thuận lợi, đi vào nề nếp. Ngược lại nếu không có sự nhận thức, quan tâm đúng mức thì việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ sẽ được tiến hành một cách tự phát, thiếu thống nhất và khoa học... Đây cũng được coi là một thành tố quan trọng trong mô hình tổ chức, quản lý CTLT cho các DNTN mà chúng tôi sẽ xây dựng ở chương 3.
Từ thực tế khảo sát chúng tôi nhận thấy lãnh đạo một số DNTN cũng như người lao động đều đã có những nhận thức cơ bản về giá trị và vai trò của tài liệu lưu trữ, hoạt động lưu trữ trong quá trình làm việc. Điều này có thể nhìn thấy thông qua việc một số doanh nghiệp đã nghiên cứu và ban hành các văn bản quy định về hoạt động lưu trữ, đã đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị, phòng kho cho lưu trữ như: giá tủ, két sắt để bảo quản tài liệu mật, tài liệu về công nghệ, dây chuyền sản xuất; tài liệu đăng ký kinh doanh...
Nhiều doanh nghiệp tư nhân hiện nay cũng bắt đầu ý thức về hiệu quả CTLT nên họ đã tổ chức phòng ban, bộ phận chuyên trách và tuyển dụng các cán bộ được đào tạo chính ngành Văn thư Lưu trữ hoặc ngành Quản trị văn phòng để đảm nhận các công việc liên quan đến tổ chức nghiệp vụ.
Một số DNTN có quy mô nhỏ và siêu nhỏ cũng đã bố trí cán bộ kiêm nhiệm công tác này. Thực tế này cho chúng ta thấy các doanh nghiệp cũng đã bắt đầu
nhìn ra giá trị của các “di sản”, về sự cần thiết phải tổ chức và quản lý hoạt động lưu trữ của doanh nghiệp mình. Qua quá trình làm việc với các đối tác nước ngoài, các chủ DN cũng nhận ra tầm quan trọng của hoạt động lưu trữ nên đã học hỏi kinh nghiệm từ các đối tác, từ đó chủ trương đầu tư mua các phần mềm quản lý văn bản, quản lý cơ sở dữ liệu của các nước tiên tiến như: Nhật Bản, Đức, Pháp...
Tuy nhiên cũng có DNTN còn chưa nhận thức rõ vai trò CTLT và giá trị TLLT nên chưa có những chỉ đạo và đầu tư thích đáng cho CTLT. Do vậy đây cũng là một nội dung mà trong nghiên cứu để đưa ra mô hình tổ chức, quản lý CTLT có tính hợp lý tương đối với các DNTN ở chương 3 chúng tôi phải lưu ý.
Trong việc tổ chức bộ phận lưu trữ và bố trí cán bộ lưu trữ: Hiện nay trong quá trình hoạt động của các DN nói chung và của các DNTN nói riêng, bộ phận đảm nhận CTLT của DN được tổ chức theo nhiều mô hình khác nhau tùy theo điều kiện của mỗi DN. Có nhiều DNTN thành lập phòng Hành chính, có DN thành lập phòng Hành chính – Nhân sự hoặc phòng Hành chính – Tổng hợp trong đó bố trí bộ phận VTLT. Ví dụ: Công ty Ống đồng Toàn Phát thành lập phòng Hành chính – Nhân sự có 1 cán bộ chuyên trách về văn thư lưu trữ, Công ty Bách Khoa thành lập phòng Hành chính – Tổng hợp trong đó cũng có bố trí 1 cán bộ VTLT...
Bên cạnh đó, ở nhiều DNTN khác lại không tổ chức bộ phận VTLT nằm trong các phòng (với các tên gọi như trên) mà chỉ bố trí 1 cá nhân kiêm nhiệm thêm công tác VTLT cho toàn DN. Đây là thực tế phổ biến ở nhiều DNTN cũng như các CTCP, các Công ty TNHH khác mà chúng tôi đến khảo sát. Ví dụ: DNTN Hùng Cường, DNTN Thương mại và Sản xuất Hà An, Công ty Truyền thông Việt Mỹ... Tuy nhiên, với nhịp độ phát triển kinh tế xã hội hiện nay, để DN có thể bắt nhịp và hội nhập được thì lãnh đạo các DNTN này cần phải quan tâm và chú trọng hơn nữa đến CTLT của DN nói chung và với nhân sự làm lưu trữ nói riêng. Bởi vì thành công trong sản xuất kinh doanh của DN còn có sự góp mặt tích cực của CTLT và giá trị TLLT mang lại.
Thực tế trong các DNTN chủ yếu cán bộ kiêm nhiệm công tác văn thư lưu trữ đều không được đào tạo đúng chuyên môn về văn thư lưu trữ. Hiện nay, ở các doanh nghiệp này hầu như chỉ có 01 nhân viên kiêm nhiệm được giao thêm