2.1. Công tác tổ chức kho mở tại Thư viện Trường Đại Học Xây Dựng
2.1.2. Điều kiện cơ sở vật chất
Sau khi Thư viện Trường ĐHXD HN được tách ra từ Thư viện Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, trụ sở trang thiết bị những ngày đầu còn khá nghèo nàn, gần như chưa có gì, các phịng đọc tổ chức dưới dạng kho đóng, diện tích khơng đủ cho sinh viên sử dụng, phương thức sử dụng cịn lạc hậu. Chính vì sự nghèo nàn, thiếu thốn của thư viện đã ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng dạy và học của cả thầy và trò trong trường ĐHXD HN. Muốn thay đổi được điều đó, trước tiên phải thay đổi bắt đầu từ thư viện. Thư viện buộc phải được cải tiến và trang bị đầy đủ sẽ hỗ trợ cho q trình dạy và học mới, cũng như góp phần nâng cao hiệu quả phương pháp đào tạo theo tiến chỉ.
Nhận thức được tầm quan trọng của Thư viện, bắt đầu từ năm 2000 Thư viện Trường ĐHXD HN đã nhận được sự quan tâm đặc biệt từ phía Nhà trường, Thư viện đã bắt đầu đi vào xây dựng và đến 2003 hoàn thành với tổng diện tích trên 3000m2gồm 5 tầng, phân bố cho các phòng: Phòng và kho mượn sách giáo trình, phịng đọc sách báo- tạp chí và sách quốc văn, phòng đọc sách quốc văn, phòng Internet, phòng đa phương tiện, phịng đọc trên máy, phịng tra cứu tìm tin, phịng nghiệp vụ, phịng bổ sung và biên mục, phòng sinh viên tự học.
Diện tích mặt bằng là cơ sở cần thiết và cũng là yếu tố đầu tiên cần xem xét khi quyết định yếu tố kho mở, bởi đặc thù của việc tổ chức và phục vụ trong kho mở có những cái khác biệt cơ bản so với kho đóng. Kho mở cần một diện tích tương đối rộng nhằm:
- Đủ chỗ chứa tài liệu của thư viện trong một khoảng thời gian nhất định, ngay cả khi được bổ sung nhiều thông tin/tài liệu, tránh phải dồn giãn kho thường xuyên.
- Tạo điều kiện thuận tiện cho người đọc tìm kiếm tài liệu và truy cập tới các dịch vụ của thư viện (như tra cứu máy tính, từ điển, đĩa CD, sao chụp tài liệu...)
- Tạo điều kiện làm việc cho cán bộ, đủ chỗ cho sinh viên, cán bộ nghiên cứu, học tập, tham quan…
Nhận thức được điều này, TV đã có những nghiên cứu và tính tốn về diện tích mặt bằng trên cơ sở diện tích hiện có để đảm bảo triển khai tổ chức kho mở một
cách hữu hiệu nhất. Việc tính tốn được căn cứ vào tổng số liệu hiện tại và dự kiến lượng tài liệu phát triển trong tương lai; tổng số chỗ ngồi của bạn đọc; lưu lượng luân chuyển bạn đọc và tần suất phục vụ tài liệu. Trên cơ sở đó thư viện đã xây dựng các phương án sơ đồ bố trí khác nhau để có sự đánh giá, so sánh và lựa chọn phương án tối ưu để phân bố diện tích cho các khu vực sau:
* Diện tích khu vực giá sách
* Diện tích cho khu vực đọc tài liệu * Diện tích cho khu vực tiếp bạn đọc
* Diện tích khác (khu vực để túi, cặp; khu vực tra cứu; khu vực trưng bày tài liệu; khu vực cổng kiểm soát…)
Tuy nhiên hiện nay ở nước ta chưa có tiêu chuẩn cụ thể và chi tiết về định mức chuẩn để tổ chức các bộ phận làm việc trong thư viện. Căn cứ mục 2, điểm II
trong Thông tư số: 56/2003TT-BVHTT ngày 16/9/2003 của Bộ Văn Hóa – Thơng
tin (nay là Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) hướng dẫn chi tiết về thành lập thư viện và thủ tục đăng kí hoạt động của thư viện đã quy định:
+ “Diện tích kho sách đáp ứng yêu cầu lưu giữ cho vốn tài liệu ban đầu và vốn tài liệu phát triển sau 15 năm theo định mức: 2,5m2 /1000 đơn vị tài liệu”.
+ “Diện tích phịng đọc đảm bảo tỉ lệ 2,5m2 / chỗ ngồi đọc”
+ “Diện tích nơi làm việc của nhân viên thư viện theo định mức 6m2 / người” [7] Do những định mức trên chưa qui định chi tiết cho từng loại hình kho tài liệu cụ thể nên chỉ mang tính chất tham khảo cho q trình tổ chức kho mở tại thư viện trường ĐHXD HN. Ngoài ra trên thực tế diện tích các khu vực của thư viện không được mở rộng, trong khi số lượng tài liệu cũng như lượng người dùng tin của thư viện hàng năm đều tăng. Chính vì vậy thư viện đã áp dụng nhiều giải pháp khác nhau để đảm bảo diện tích kho mở như: Thiết kế trang thiết bị theo từng khu vực kho tự chọn; tận dụng thêm diện tích phụ; sắp xếp tổ chức lại chỗ ngồi phục vụ cho độc giả …
Thực tế diện tích kho mở của 2 phịng báo, tạp chí và ngoại văn với tổng diện tích là 550 m2 được đặt tại tầng 3 của TV Trường ĐHXD HN.
Kinh nghiệm chuẩn bị, đảm bảo diện tích bố trí kho mở tại Thư viện được thể hiện qua bảng số liệu diện tích dưới đây:
(số liệu thể hiện dưới đây khi tính tốn đã bao gồm:
+ Khoảng cách tối thiểu giữa các dãy giá sách: 60-70 cm + Khoảng cách tối thiểu giữa đầu hồi các giá sách và tường: 45-55 cm + Khoảng cách trong điều kiện lối đi đến bàn từ 2 phía: 60-70 cm + Khoảng cách đầu hồi giữa các bàn: 60 cm)
Bảng 9: Số liệu bố trí diện tích các khu vực trong kho mở Thư viện STT Nội dung Diện tích Đơn vị
tính Số lượng TL (Bản) Ghi chú 1. Giá sách KT:100x50x200cm 1.8-2m 2 01 giá 350- 400 2. Bàn bạn đọc KT:120x60x75cm 1.8-2m 2 01 bộ 3. Nơi tiếp bạn đọc (Bàn cán bộ) 10-15m 2 01 bàn quầy Phòng đọc 50- 60 chỗ 4.
Nơi để túi cặp, tra cứu, khu vực kiểm soát
20-30m2 01 kho Phòng đọc 50-
60 chỗ
Cơ sở vật chất và trang thiết bị
Được xây dựng trong khuôn viên Thư viện Trường ĐHXD HN với vị trí rất đẹp và rất thuận tiện cho NDT trong trường. Với tổng diện tích lên tới trên 3000m2 gồm có 5 tầng, trong đó phịng đọc mở chiếm
Nhằm đảm bảo cho chất lượng hoạt động cho kho mở, ngay từ những ngày đầu tổ chức kho, Thư viện đã đầu tư trang thiết bị cơ sở vật chất tương đối đồng bộ và đầy đủ như hệ thống chiếu sáng, hệ thống phịng chống cháy nổ, quạt…Bên cạnh đó thư viện cịn tính tốn đến các yếu tố liên quan khác như độ lưu thơng của khơng khí, tận dụng ánh sáng tự nhiên tại các khu vực trong kho, tầm quan sát của thủ thư đối với kho tài liệu và bạn đọc.
Trong kho mở, vì lượng người hàng ngày tiếp xúc với tài liệu rất lớn nên tài liệu có nhiều nguy cơ bị xâm hại và mất mát hơn kho đóng. Để bảo quản tài liệu, kho mở phải được trang bị khá tốn kém.
Tại kho mở, sách không xếp theo khổ cỡ mà xếp theo ngành khoa học, nên giá kệ phải được tính tốn để xếp được các loại sách mà khơng tốn diện tích kho. Việc trừ lại diện tích kho cho sự phát triển tài liệu từng ngành cũng phải được xem xét dựa vào chính sách/chủ trương bổ sung của thư viện. Hệ thống trang thiết bị của thư viện đầu tư cho kho mở tại Thư viện bao gồm:
Trang thiết bị nội thất:
Hệ thống giá đựng tài liệu có 230 giá sách
Bàn ghế bạn đọc có 100 bàn, 200 ghế và bàn quầy thủ thư
30 tủ trưng bày
Tủ gửi túi, cặp bạn đọc, bàn tra cứu, tủ trưng bày sách mới
Các trang thiết bị nội thất khác (xe đẩy sách, trạm sách…) Trang thiết bị tin học:
- Có 2 máy tính tra cứu
- Hệ thống mạng nội bộ (Mạng LAN), mạng Internet
- Máy tính nghiệp vụ
- Đầu đọc mã vạch
Các thiết bị ngoại vi khác (máy in, máy in mã vạch…) Trang thiết bị an ninh:
Cổng an ninh:
Bộ nhận
Bộ nguồn cho hệ thống cổng
Tay kiểm tra tính năng của tem
Tem an ninh (có mã vạch), thanh từ
Máy nạp từ, khử từ
Màn hình chuyên dụng
Bảng 10: Các trang thiết bị nội thất khác STT Trang thiết bị nội thất Số lượng (Cái)
Máy Vẽ A0 1 cái
Máy Photo copy 5 cái
Máy hút bụi 1 cái
Ổ áp 3 cái
Lưu điện 8 cái
Quạt Công nghiệp 4 cái
Bàn làm việc 2 cái
Ghế xoay cần hơi loại lớn 4 cái Tủ ghỗ đựng tài liệu 3 ngăn 2 cái
Phòng đọc tự chọn sách ngoại văn; báo tạp chí; luận văn luận án được bố trí ở tầng 3 Thư viện trường ĐHXD HN với diện tích gần 550 m2 và trên 200 chỗ ngồi cho bạn đọc.