Sự thay đổi hình thức đào tạo từ niên chế sang tín chỉ, khơng chỉ tác động, làm thay đổi phương cách quản lý đào tạo mà còn tác động thay đổi căn bản hành vi, phương pháp giản dạy của cả thầy và học tập của trò. Vậy để đáp ứng tốt hình thức, phương pháp giảng dạy và học tập mới này, buộc hình thức phục vụ tại TV phải đổi mới để có thể đáp ứng được NCT của NDT trong toàn trường, cũng từ đây kho mở trong TV Trường ĐHXD HN càng được khẳng định hơn về vai trò của mình.
TV Trường ĐHXD HN từ những năm trước vẫn phục vụ bạn đọc theo mơ hình kho đóng, nghĩa là bạn đọc muốn tìm kiếm tài liệu phải thơng qua thủ thư và
làm thủ tục mượn. Nhưng cho đến những năm gần đây, với sự thay đổi và phát triển mạnh mẽ của xã hội, nhất là khi vai trò của TV đã thay đổi, điều này lại một lần nữa khẳng định việc phục vụ theo hình thức kho đóng ngày nay khơng cịn phù hợp với xu hướng phát triển của TV hiện nay.
Như vậy kho mở được hình thành và phát triển là do nhu cầu khách quan của sự phát triển xã hội. Nhu cầu thông tin, nhu cầu tài liệu là nhu cầu cấp thiết của con người trong hoạt động nghiên cứu khoa học, học tập và sản xuất. Trong quá trình nghiên cứu, học tập họ ln có nhu cầu tìm kiếm thơng tin và rất cần những tài liệu có liên quan đến hoạt động của họ. Kho mở tạo điều kiện khắc phục hàng rào thông tin, tạo sự thuận lợi, phù hợp giữa tài liệu và NDT, rút ngắn thời gian tìm tài liệu, ln cập nhập thơng tin mới, thúc đẩy q trình phát triển khoa học và cơng nghệ nói chung trong ngành TT-TV.
Tổ chức kho tài liệu nghiên cứu việc phân bổ, sắp xếp tài liệu để có thể bảo quản, gìn giữ lâu dài và thuận tiện cho việc sử dụng. Cơng việc này có ý nghĩa đối với tất cả các hoạt động của cơ quan TT-TV. Việc phân bố tài liệu, quy định trật tự sắp xếp trong kho tài liệu được tiến hành với mục đích là để tận dụng, sử dụng đến mức tối đa vốn tài liệu có trong TV, mặt khác, tổ chức kho tài liệu chính là để phục vụ nhiệm vụ nâng cao trình độ mọi mặt của NDT, từ đó góp phần thúc đẩy sự phát triển chung của xã hội.
Qua thực tế có thể khẳng định, từ khi áp dụng đào tạo theo hình thức tín chỉ, số lượng NDT tìm đến với TV trường ngày càng lớn và đặt ra vấn đề cần được xem
xét như: làm sao tiếp quản và khai thác có hiệu quả nguồn lực thư viện? Trước
những đòi hỏi cấp thiết đó, TV ĐHXD HN đã quyết định tổ chức lại công tác phục vụ theo hướng mở, việc này tạo điều kiện cho độc giả tiếp cận và sử dụng tài liệu hiệu quả hơn, bên cạnh công tác phục vụ cũng như quản lý của cán bộ TV sẽ thuận lợi hơn nhiều. Kho mở chính là mơi trường rèn luyện và phát huy năng lực độc lập trong việc khám phá và tư duy sáng tạo của sinh viên. Kho mở cũng có thể góp phần cải tiến nội dung, chương trình giảng dạy, góp phần là cầu nối giữa NDT với nhau đặc biệt giữa người dạy và người học…cũng như phương pháp dạy kích thích tính tích cực và chủ động của người học đã đòi hỏi và nâng cao vai trị của kho mở nói riêng và cả Thư viện Trường ĐHXD HN nói chung.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC & HOẠT ĐỘNG CỦA KHO MỞ TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC XÂY DỰNG HÀ NỘI 2.1. Công tác tổ chức kho mở tại Thư viện Trường Đại Học Xây Dựng Hà Nội Đã từ lâu, mục tiêu của thư viện Việt Nam cũng như các thư viện khác trên thế giới không chỉ dừng lại ở việc lưu giữ vốn tài liệu mà quan trọng hơn là công tác tổ chức kho tài liệu sao cho khoa học nhất, thu hút khối lượng NDT ngày càng lớn. Vì thế dù ở bất kỳ cơ quan thông tin – thư viện nào cũng vậy, việc tổ chức kho tài liệu ln đóng vai trị vơ cùng quan trọng. Nó khơng những quyết định tới hiệu quả của sử dụng tài liệu, mà còn đảm bảo cho sự tồn tại và hoạt động phát triển của cơ quan thơng tin thư viện đó.
Thực tế đã cho thấy, hiệu quả phục vụ của kho mở phụ thuộc rất nhiều vào công tác tổ chức kho. Trong kho mở, tài liệu thường được xếp theo sự phân chia các ngành khoa học của một khung phân loại nhất định. Nếu ngành nào có nhiều tài liệu thì có thể chia nhỏ thêm các đề mục con trên đầu các giá kệ giúp người đọc dễ tìm tài liệu. Lựa chọn khung phân loại, thống nhất cách định ký hiệu tác giả, sắp xếp tài liệu chính xác, thường xuyên kiểm tra và chấn chỉnh kho là những việc làm mang lại hiệu quả cho kho mở.
Nhằm xây dựng Thư viện trường ĐHXD HN trở thành địa chỉ ngày một tin cậy, là nơi lý tưởng để các nhà quản lý, các nhà khoa học, cán bộ nghiên cứu giảng dạy và sinh viên, học viên tới khai thác thông tin, Thư viện đã không ngừng cải tiến mọi mặt hoạt động của mình, đặc biệt là trong công tác phục vụ thông tin tư liệu cho NDT. Bên cạnh hình thức truyền thống là phục vụ bạn đọc theo hình thức kho đóng, lãnh đạo cùng với toàn thể các cán bộ trong TV trường ĐHXD HN đã mạnh dạn từng bước tổ chức phục vụ kho mở cho từng loại hình kho tài liệu khác nhau với quyết tâm tạo điều kiện tối đa cho NDT. Kho mở phòng đọc ngoại văn và phịng báo- tạp chí đã được mở ra với sự hân hoan lớn của cả các cán bộ cùng thầy và trò trong trường ĐHXD HN. Dự kiến trong thời gian tới Thư viện vẫn đang tiếp tục triển khai mở thêm phòng đọc quốc văn để phục vụ nhu cầu đông đảo của NDT.
Hiện nay Thư viện trường ĐHXD HN mới chỉ áp dụng hình thức tổ chức kho mở cho 2 phịng với hình thức sắp xếp theo dấu hiệu nội dung, theo môn loại tri thức và theo bảng phân loại Thập tiến của Deway (Deway Decimal Classification- DDC).
2.1.1. Đặc điểm vốn tài liệu
Vốn tài liệu trong kho luôn được xem là một trong 4 yếu tố quan trọng, là cơ sở tiền đề cho sự ra đời và phát triển của thư viện. Hiện nay, nguồn tài liệu của Thư viện bao gồm các sách, báo, sách tham khảo, chuyên khảo, tài liệu tra cứu, các công trình nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn, giáo khoa, giáo trình…
Trong giai đoạn hiện nay, khi mà CNTT đang phát triển hết sức mạnh mẽ, kéo theo nó là khối lượng thông tin ngày càng to lớn và phong phú hơn. Đứng trước tình hình đó, thư viện trường ĐHXD HN ln phải chú trọng đến công tác bổ sung, phát triển vốn tài liệu đặc biệt là đối với kho mở. Ngay từ 2003 Thư viện đã hồn thiện việc tổ chức kho mở với sự đón nhận hân hoan lớn từ phía độc giả, tuy nhiên do điều kiện hạn chế về phòng ốc, nguồn nhân lực cũng như tài chính nên kho mở chỉ dừng lại đọc tại chỗ ở phòng đọc ngoại văn và phịng đọc báo, tạp chí và kho mở đang được chuẩn bị triển khai ở phòng đọc quốc văn trong thời gian gần đây.
Một thư viện, dù lớn hay nhỏ, để hoạt động phát triển tốt, khai thác có hiệu quả, thì tài liệu trong kho nói chung và kho mở nói riêng phải thường xuyên được bổ sung. Nhưng muốn tài liệu được bổ sung có chất lượng thì trước tiên phải xác định được loại hình, tính chất thư viện, nghiên cứu đặc điểm, tính chất, mơi trường mà thư viện phục vụ, thành phần và nhu cầu hứng thú của bạn đọc hiện tại cũng như trong tương lai. Trên cơ sở đó định hướng để phát triển vốn tài liệu.
Bảng 7: Số tài liệu trong các kho mở của Thư viện
STT Dạng tài liệu Đầu ấn phẩm Bản ấn phẩm
SL (Đầu bản) Tỉ lệ % SL (bản) Tỷ lệ %
1 Sách Ngoại văn 12796 37.1 38389 63.4
3 Báo, tạp chí 120 0.3 129 0.2
4 Tạp chí đóng quyển 11849 34.3 18149 19.6
5 Tài liệu tra cứu 212 0.6 637 1.1
6 Tài liệu điện tử 4760 13.8 4790 7.9
7 Luận văn 4480 13 4480 7.4
8 Luận án 160 0.5 160 0.3
9 Atlat 148 0.4 148 0.2
Tổng số 34525 100% 66882 100%
Nhu cầu sử dụng tài liệu của NDT là cơ sở quan trọng để xây dựng vốn tài liệu của thư viện cho phù hợp. Việc xây dựng vốn tài liệu trong kho mở, đòi hỏi cán bộ trong thư viện phải nắm được nhu cầu sử dụng tài liệu của bạn đọc dựa trên sự theo dõi và thống kê nhu cầu đọc hằng ngày, hàng tháng của bạn đọc đối với loại hình tài liệu hay lĩnh vực mà bạn đọc quan tâm, từ đó có kế hoạch định hướng bổ sung vào kho mở những tài liệu có giá trị nhất về mặt nội dung, tư tưởng và hình thức, đáp ứng tối đa nhu cầu bạn đọc hằng ngày, trách tình trạng để “sách chết” khơng được luân chuyển, lãng phí tiền của, diện tích kho mà nhu cầu thực sự của NDT không được đáp ứng. Thông thường sách trong kho mở thường là những sách mới xuất bản, có giá trị thơng tin cao, hay loại sách bạn đọc thường xuyên sử dụng.
Hàng năm thư viện bổ sung vốn tài liệu bằng các cách: - Đặt mua từ những nhà xuất bản hoặc nhà sách là đầu mối; - Trực tiếp mua lẻ ở các nhà xuất bản, công ty phát hành sách…
- Ngoài việc bổ sung ngân sách từ Trường, thư viện còn nhận được một lượng lớn sách báo biếu tặng từ các cơ quan và cá nhân khác. Tính đến nay, vốn tài liệu trong kho mở của TV Trường ĐHXD HN khá lớn, phong phú.
Biểu đồ 3: Cơ cấu tài liệu kho mở
63,34% 0,20% 19,58% 7,89% 7,39% 0,30% 1,10% 0,20% Sách Ngoại văn Báo, tạp chí Tạp chí đóng quyển Tài liệu tra cứu Tài liệu điện tử Luận văn Luận án Atlat
Kho mở Ngoại văn:
Tại phòng đọc ngoại văn, bạn đọc có thể tìm đọc, tham khảo các loại sách bằng tiếng Nga, Anh, Đức, Pháp, Trung Quốc…và luận văn, luận án cũng như các CSDL CD-ROM về mọi lĩnh vực chuyên môn mà trường và các nước đang đào tạo trong ngành xây dựng. Tài liệu được sắp xếp theo môn loại và trong từng môn loại chúng lại xếp theo trật tự ngôn ngữ: tiếng Anh, tiếng Đức, tiếng Pháp và trật tự ABC, với tổng tài liệu 12796 đầu sách, tương đương với 38389 bản.
Phòng đọc ngoại văn từ trước, chỉ phục vụ cán bộ nghiên cứu, cán bộ giảng dạy và học viên sau đại học, nhưng từ tháng 4 năm 2010 lãnh đạo đạo mới đã chỉ đạo mở rộng cho tất cả các đối tượng NDT trong trường ngay sau khi tiếp quản thư viện của trường. Có thể thấy từ khi có quy định mới mở rộng đối tượng NDT, bạn đọc đến với kho mở Ngoại văn đông hơn nhưng chủ yếu là sinh viên năm cuối, các cán bộ giảng dạy và nghiên cứu sinh. Họ đến phòng này để đọc, tham khảo và nghiên cứu sách ngoại văn, luận văn, luận án...
Bảng 8: Số lượng tài liệu tại phòng đọc mở Ngoại văn.
STT Loại hình tài liệu Số lượng đầu sách Số lượng cuốn
1 Sách 38389 12796
2 Luận văn 4480 4480
Luận án 160 160
3 Tài liệu điện tử (Băng,
đĩa) 4760
4790
Tổng 47789 22226
Hiện tại do chưa đủ điều kiện để tổ chức được kho mở cho phòng Quốc văn nên tài liệu kho mở Ngoại văn hiện vẫn còn số lượng sách luận án và luận văn khá lớn. Dự kiến trong thời gian gần đây sẽ chuyển số luận án, luận văn cũng như các CSDL điện tử CD-ROM về kho Quốc văn (khi tổ chức kho mở) để phục vụ cho bạn đọc một cách thuận tiện nhất.
Biểu đồ 4: Cơ cấu tài liệu phòng đọc mở Ngoại văn 9,96% 0,33% 9,37% 80,33% Sách Luận văn Luận án
Tài liệu điện tử (Băng, đĩa)
Nhu cầu sử dụng tài liệu của bạn đọc là cơ sở quan trọng để xây dựng và phát triển vốn tài liệu của Thư viện. Tùy theo nhu cầu tài liệu của độc giả mà điều chỉnh vốn tài liệu của thư viện cho phù hợp với nhu cầu đó.
Phịng báo - tạp chí:
Hiện thư viện đang lưu giữ một số lượng khá lớn với nhiều loại khác nhau. Hiện tại thư viện có 120 đầu báo, tạp chí bằng tiếng Việt, từ báo Trung ương đến báo ngành, thoả mãn nhu cầu bạn đọc trong mọi lĩnh vực chuyên môn, thể thao, văn hố, giải trí…báo và tạp chí được sắp xếp ở một khu vực riêng.
Độc giả vào sử dụng tài liệu ở phịng này với số lượng khá đơng, chủ yếu là các thầy và trò trong Trường, họ đến đây tìm đọc các loại báo giải trí hàng ngày cùng với các tạp chí chuyên ngành khác nhau trong trường.
Song với vốn tài liệu hiện có ở phịng đọc mở Báo- tạp chí vẫn cịn nhiều hạn chế. Số lượng báo tạp chí nước ngồi gần như không được bổ sung do nguồn tài chính hạn chế. (sở dĩ, trước đây, số lượng tạp chí nước ngồi có chủ yếu là nhờ vào sự tài trợ, biếu tặng từ các cơ quan khác)
Bên cạnh đó, số báo và tạp chí từ trước cho đến nay cũng không được chú trọng để lưu giữ hay phát triển VTL lâu dài. Chỉ đáp ứng nhu cầu NDT trong một thời gian nhất định bởi việc đóng quyển cho báo và tạp chí hầu như khơng có và cũng khơng được cán bộ chú trọng tới công tác này.
2.1.2. Điều kiện cơ sở vật chất
Sau khi Thư viện Trường ĐHXD HN được tách ra từ Thư viện Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, trụ sở trang thiết bị những ngày đầu còn khá nghèo nàn, gần như chưa có gì, các phịng đọc tổ chức dưới dạng kho đóng, diện tích khơng đủ cho sinh viên sử dụng, phương thức sử dụng cịn lạc hậu. Chính vì sự nghèo nàn, thiếu thốn của thư viện đã ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng dạy và học của cả thầy và trò trong trường ĐHXD HN. Muốn thay đổi được điều đó, trước tiên phải thay đổi bắt đầu từ thư viện. Thư viện buộc phải được cải tiến và trang bị đầy đủ sẽ hỗ trợ cho q trình dạy và học mới, cũng như góp phần nâng cao hiệu quả phương pháp đào tạo theo tiến chỉ.
Nhận thức được tầm quan trọng của Thư viện, bắt đầu từ năm 2000 Thư viện Trường ĐHXD HN đã nhận được sự quan tâm đặc biệt từ phía Nhà trường, Thư viện đã bắt đầu đi vào xây dựng và đến 2003 hoàn thành với tổng diện tích trên 3000m2gồm 5 tầng, phân bố cho các phòng: Phòng và kho mượn sách giáo trình, phịng đọc sách báo- tạp chí và sách quốc văn, phòng đọc sách quốc văn, phòng Internet, phòng đa phương tiện, phịng đọc trên máy, phịng tra cứu tìm tin, phịng nghiệp vụ, phịng bổ sung và biên mục, phòng sinh viên tự học.
Diện tích mặt bằng là cơ sở cần thiết và cũng là yếu tố đầu tiên cần xem xét khi quyết định yếu tố kho mở, bởi đặc thù của việc tổ chức và phục vụ trong kho mở có những cái khác biệt cơ bản so với kho đóng. Kho mở cần một diện tích tương đối rộng nhằm:
- Đủ chỗ chứa tài liệu của thư viện trong một khoảng thời gian nhất định, ngay cả khi được bổ sung nhiều thông tin/tài liệu, tránh phải dồn giãn kho thường xuyên.
- Tạo điều kiện thuận tiện cho người đọc tìm kiếm tài liệu và truy cập tới các dịch vụ của thư viện (như tra cứu máy tính, từ điển, đĩa CD, sao chụp tài liệu...)
- Tạo điều kiện làm việc cho cán bộ, đủ chỗ cho sinh viên, cán bộ nghiên cứu, học tập, tham quan…
Nhận thức được điều này, TV đã có những nghiên cứu và tính tốn về diện tích mặt bằng trên cơ sở diện tích hiện có để đảm bảo triển khai tổ chức kho mở một
cách hữu hiệu nhất. Việc tính tốn được căn cứ vào tổng số liệu hiện tại và dự kiến