2.2.1. Công tác phục vụ
Thực tế đã cho thấy, với phương thức phục vụ bằng kho mở đã thu hút được nhiều đối tượng NDT đến với thư viện nhiều hơn, hiệu quả phục vụ cao hơn và vòng quay của sách đồng thời cũng tăng hơn trong những năm gần đây.
* Thời gian phục vụ: của kho mở cũng như thời gian phục vụ chung của Thư viện
trường ĐHXD HN:
Chiều: Từ 13h30 - 17h
* Đối tượng phục vụ: Tất cả các cán bộ, giảng viên, học viên và sinh viên…hiện
đang công tác và học tập tại Trường ĐHXD HN đều được làm thẻ thư viện và sử dụng các dịch vụ của thư viện.
Với sự khó khăn, bất tiện mà kho đóng đem lại, hình thức phục vụ mới bằng kho mở lại mở ra sự tiện lợi, thoải mái, thu hút được bạn đọc đến với thư viện đông và sôi động hơn, nhưng chủ yếu tập chung ở phịng báo- tạp chí. Ngược lại, phịng Ngoại văn bạn đọc sử dụng phịng đọc này rất ít, trung bình mỗi ngày chỉ có từ 6 đến 10 độc giả đến phòng để đọc tài liệu với các thứ tiếng khác nhau, đặc biệt là tài liệu tiếng Anh. Đây là vấn đề và cũng là câu hỏi đặt ra cho lãnh đạo cũng như cho tất cả các cán bộ thư viện, tại sao và làm thế nào, để ngày càng thu hút, phục vụ bạn đọc ngày một tốt hơn nữa?
*Cán bộ phục vụ: Việc phục vụ tại các kho mở là khó khăn, vất vả, do việc phải
thường xuyên quan sát bạn đọc, sắp xếp tài liệu lên giá, kiểm tra các tài liệu sai vị trí và trả lời yêu cầu của bạn đọc. Chính vì vậy, tại các kho mở, cán bộ phục vụ
thường được bố trí từ 2 đến 3 người trong một phòng.
Tại phịng đọc báo- tạp chí hàng ngày có 3 cán bộ được giao nhận, xử lý và trưng bày báo, tạp chí.
Phịng đọc Ngoại văn chỉ có 1 cán bộ đảm nhiệm phục vụ độc giả đến hàng ngày.
* Phương thức phục vụ:
Sau khi bạn đọc vào phịng, phải xuất trình thẻ, thủ thư sẽ đưa chìa khóa gửi đồ cho bạn đọc. Bạn đọc khơng được mang gì vào ngồi bút, giấy hoặc vở ghi chép. Bạn đọc tự chọn tài liệu trên giá mà không cần đến thủ thư, mỗi lần chỉ lấy tối đa 1 cuốn tài liệu để đọc. Để giảm tình trạng sắp xếp lộn xộn trong kho tài liệu, mỗi lần sử dụng xong, bạn đọc phải mang tài liệu lại bàn cán bộ làm việc, cán bộ thư viện sẽ có trách nhiệm sắp xếp lại kho, đưa sách lên giá thay cho độc giả. Trong trường hợp bạn đọc có nhu cầu sử dụng tài liệu đó vào ngày hơm sau thì có thể đăng ký giữ lại tại bàn với thủ thư để ngày sau có thể sử dụng tiếp. Nhờ vào sự tiện dụng, vì vậy
với hình thức kho mở đã thu hút phần lớn NDT trong toàn trường đến với phịng đọc báo- tạp chí và phịng ngoại văn.
* Việc sắp xếp tài liệu:
Tài liệu của kho mở sau khi bạn đọc đã sử dụng, trả về nơi quy định. Việc phân chia, sắp xếp tài liệu lên giá để tiếp tục phục vụ bạn đọc, được cán bộ thư viện thực hiện, trung bình một buổi hai lần vào lúc nhiều sách và vắng bạn đọc. Công việc chấn chỉnh giá sách thì vào đầu và cuối của ngày phục vụ, đây cũng là thời điểm thuận lợi nhất vì bạn đọc thường vắng hơn. Cách này thuận tiện cho việc quản lý bạn đọc và tài liệu của thư viện, đảm bảo sách được sắp xếp về đúng vị trí trên giá nhanh hơn, đáp ứng tốt hơn nhu cầu thường xuyên của bạn đọc và lượt tài liệu luân chuyển cao hơn.
2.2.2. Công tác bảo quản tài liệu
Công tác bảo quản vốn tài liệu (VTL) có ý nghĩa vơ cùng quan trọng trong mỗi cơ quan thông tin thư viện. Bảo quản tốt tài liệu là góp phần làm tăng số lượng và phong phú nội dung VTL, giữ gìn di sản văn hố của dân tộc và nhân loại, tăng tuổi thọ của tài liệu, tiết kiệm ngân sách Nhà nước.
Tại điều 2 – Chương 1 – Pháp lệnh Thư viện năm 2000 có nêu “Thư viện có chức năng, nhiệm vụ, gìn giữ di sản thư tịch của dân tộc; thu thập, tàng trữ, tổ chức việc khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu, cơng tác và giải trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa học cơng nghệ, kinh tế, văn hóa, phục vụ cơng cuộc cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước”. [3]
Kho mở đối với nhiều bạn đọc đang cịn là hình thức mới nên ý thức của bạn đọc chưa được phát huy trong việc giữ gìn tài liệu, việc mất mát, hao hụt tài liệu cũng là điều khó tránh khỏi.
Để tổ chức kho mở thành cơng và đem lại hiệu quả tốt thì cơng tác bảo quản tài liệu là việc không thể thiếu. Công việc này giúp kéo dài tuổi thọ của vốn tài liệu, hạn chế tới mức tối đa sự lão hóa và xuống cấp của chúng, do vậy các hoạt động
bảo quản như: vệ sinh, tu bổ và sắp xếp lại sách vở tài liệu là một việc phải làm hàng ngày của mỗi thư viện.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc bảo quản tài liệu, Thư viện nói chung và kho mở nói riêng của trường ĐHXD HN đã được trang bị hệ thống các bình xịt, quạt và phương tiện phịng chống cháy nổ cần thiết để xử lý kịp thời khi sảy ra sự cố.
Với diện tích kho tương đối rộng, đảm bảo đủ chỗ chứa tài liệu trong khoảng thời gian nhất định, ngay cả khi bổ sung nhiều tài liệu, tránh phải dồn giãn kho thường xuyên, tạo điều kiện cho người đọc tìm kiếm tài liệu và truy cập tới các dịch vụ của thư viện.
Toàn bộ các giá, kệ trong kho mở đều được trang bị đồng bộ giá sắt quét sơn. Khoảng cách giữa các cửa sổ và giá sách đều cách xa nhau 70 cm, các rèm che cho tất cả các cửa sổ đều có, tránh tình trạng sách bị ánh nắng/ sáng chiếu trực tiếp làm sách dễ bị giòn. Hệ thống đèn chiếu sáng được lắp đặt đầy đủ. Hàng tuần kho mở của thư viện đều được vệ sinh một buổi vào cuối ngày trong tuần.
Sách trong kho mở được xếp theo trật tự từ trên xuống dưới, cuối mỗi đề mục đều để trống một khoảng nhằm mục đích bổ sung sách cho các lần tiếp theo. Tài liệu trong kho mở đều được sắp xếp ngay ngắn trên giá, không để nghiêng, không xếp chật, không để sai trật tự, đảm bảo sách không bị rách, nát đồng thời sách cũng được sắp xếp cách xa trần và nền tránh tình trạng nấm mốc phát triển.
Khoảng cách của các giá sách được cách xa nhau nên cán bộ và máy camera dễ dàng bao quát được kho sách cũng như NDT. Tránh tình trạng bạn đọc cắt, xé tài liệu ngay trong kho. Thủ thư là người luôn nêu cao tinh thần, trách nhiệm, ý thức nghề nghiệp, trân trọng, yêu quý tài liệu và không ngừng nâng cao về mặt nghiệm vụ. Họ được trang bị kiến thức về bảo quản tài liệu cũng như kiến thức về phòng cháy, chữa cháy trong thư viện. Bên cạnh đó việc kiểm kê được các cán bộ thường xuyên tiến hành vào hàng quý để biết và tránh được tình trạng thiếu hụt tài liệu.
Nếu như kho đóng kiểm kê tài liệu bằng cách đối chiếu số đăng ký cá biệt với sách trên giá thì kho mở lại hồn toàn ngược lại. Trong kho mở có hộp phích
mục lục cơng vụ dành riêng cho cán bộ thư viện kiểm kê tài liệu. Hộp phích mục lục cơng vụ bao gồm tên các tài liệu và đăng ký cá biệt của tài liệu.
Với những giờ cao điểm, lượng độc giả thường đơng đúc, hệ thống các máy móc, cổng từ, camera…ln hoạt động trong giờ phục vụ tránh tình trạng thất thốt tài liệu ra bên ngoài. Song, trên thực tế, hiện nay hệ thống giám sát, cổng từ camera đang bị hỏng nặng và chưa được nâng cấp trong kho mở, đây cũng là vấn đề gây nhiều nhức nhối cho hoạt động của Thư viện cũng như cho mỗi cán bộ nơi đây nói chung.
2.2.3. Hoạt động hướng dẫn người dùng tin
Tất cả mọi hoạt động của thư viện đều hướng về người dùng tin, đây là hoạt động quan trọng không thể thiếu của bất kỳ hệ thống thông tin thư viện nào. Hoạt động thông tin- Thư viện càng phát triển khi nhu cầu tin của NDT càng được thỏa mãn và nó thực sự có chất lượng khi những kỹ năng sử dụng khai thác nguồn thông tin đạt hiệu quả. NDT chính là những người sử dụng và đánh giá chất lượng hiệu quả của các sản phẩm và dịch vụ TT-TV.
Nguồn lực TTTV sẽ được sử dụng một cách có hiệu quả hơn khi người dùng tin am hiểu về tổ chức thư viện và các phương pháp tra cứu, tìm kiếm thơng tin. Để công tác phục vụ tại kho mở ngày càng hiệu quả, việc hướng dẫn, đào tạo người dùng tin đóng vai trò rất quan trọng. Thư viện Trường ĐHXD HN xác định được vấn đề này và đều có những hướng dẫn cho bạn đọc trước khi sử dụng kho mở bằng các bảng nội quy và hướng dẫn sử dụng kho một cách chi tiết. Ngoài ra tại các đầu giá sách đều có bảng tiêu đề giá với những hướng dẫn cụ thể.
Người dùng tin phải nắm được nội quy chung của phòng đọc mở Ngoại văn như:
1. Khi vào phịng đọc, độc giả phải xuất trình thẻ thư viện 2. Không được sử dụng thẻ của người khác để vào phòng đọc
3. Sách và đồ dùng cá nhân khơng được phép mang vào phịng đọc mà phải để vào tủ có khố. Độc giả phải tự bảo quản chìa. Khi ra khỏi phịng phải trả chìa khố đúng nơi quy định
4. Sách và tài liệu trong phịng đọc chỉ được đọc tại chỗ, khơng được mượn về nhà, mỗi lần chỉ được mượn 02 cuốn để đọc.
5. Tài liệu, sách, báo khi đọc xong phải trả, không được phép mang ra khỏi phòng.
6. Nghiêm cấm độc giả cắt, xé, đánh dấu vào sách
7. Thực hiện nếp sống văn minh, không hút thuốc lá, không làm mất trật tự trong phịng đọc, khơng sử dụng phịng đọc để làm những việc khác.
8. Độc giả phải tự giác chấp hành nội quy trên. Ai vi phạm sẽ chịu kỉ luật của nhà trường.
Nội quy phịng báo tạp chí:
- Mỗi lần chỉ lấy tối đa 2 tờ báo hoặc một loại tạp chí về chỗ ngồi.
- Sau khi đọc xong, bạn đọc gấp báo, tạp chí về trang đầu tiên và sắp xếp trở lại đúng giá.
Cán bộ thư viện ln hướng dẫn bạn đọc biết tìm sách trên giá, đọc kỹ mục đầu giá để biết cách tìm. Nhờ những nội quy mà bạn đọc có ý thức sử dụng cũng như bảo quản tài liệu trong kho mở nói riêng và thư viện nói chung. Nhìn chung hiện nay hầu hết bạn đọc đều có ý thức bảo vệ tài sản và tài liệu của thư viện, tuy nhiên vẫn còn một số người do ý thức về bảo quản tài liệu chung kém nên vẫn có hiện tượng cắt, xén làm thiếu hụt, hư hỏng đến một số tài liệu. Việc hướng dẫn, đào tạo NDT là việc làm cực kỳ cần thiết và mang tính cấp bách hiện nay của Thư viện ĐHXD HN, đặc biệt là đối với tình trạng kho mở.