3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của kho mở
3.2.1. Ưu tiên đầu tư kinh phí thích hợp cho tổ chức và hoạt động
Tại Nghị định số 72/2002/NĐ-CP ngày 6/8/2002, Quy định chi tiết thi hành pháp lệnh TV tai điều 14- Chương IV quy định chính sách đầu tư của Nhà nước đối với hoạt động bằng ngân sách Nhà nước như sau:
Đảm bảo kinh phí cho các thư viện phát triển vốn tài liệu, xây dụng cơ sở vật chất kỹ thuật theo hướng hiện đại hóa, từng bước thực hiện điện tử hóa, tự động
hóa, xây dựng thư viện điện tử và phát triển thư viện kỹ thuật số, mở rộng hoạt động thư viện, tạo cảnh quan, mơi trường văn hóa nhằm nâng cao chất lượng phục vụ người đọc; tổ chức khai thác, sử dụng vốn tài liệu thông tin và các hoạt động khác của thư viện theo đúng chỉ tiêu, kế hoạch đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt.
Cơng tác tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động của các kho mở tại Thư viện ĐHXD HN hiện nay còn gặp nhiều khó khăn mà hướng giải quyết phải bắt đầu từ điểm xuất phát từ chính sách của Nhà trường, cơng tác lãnh đạo, chỉ đạo ngành và công tác quản lý về mặt tổ chức, cơ chế, kinh phí, trang thiết bị cũng như đào tạo…Công tác đầu tư phát triển cho các kho mở phải được nhìn nhận và xem xét như một hoạt động nghiệp vụ thường xuyên của thư viện.
Thư viện Trường ĐHXD HN cũng được xem là một trong những thư viện chuyên ngành lớn của Hà Nội vì vậy, cũng cần có sự quan tâm hơn nữa trong việc đầu tư kinh phí hoạt động của thư viện tăng mức đầu tư lên 3 tỉ mỗi năm, tạo điều kiện thuận lợi cho thư viện phân bổ, thực hiện tốt các công việc, hoạt động phát triển chung của Thư viện cũng như thúc đẩy mọi hoạt động và tổ chức phát triển của kho mở mạnh hơn nữa.
Ở bất cứ kho tài liệu nào cũng vậy, muốn tổ chức tốt, nhất là trong hệ thống kho mở thì phải có một nguồn lực thơng tin đầy đủ cả về lượng lẫn chất, việc xây dựng nguồn lực thông tin phong phú, đa dạng là việc cần thiết. Để TV Trường ĐHXD HN có được hiệu quả phục vụ tốt, ngay từ bây giờ nên chú trọng đầu tư, bởi nguồn lực thông tin ln đóng vai trị quan trọng trong hoạt động phát triển thông tin. Để làm tốt công tác này, Thư viện cần:
Tăng cường ngân sách và xây dựng chiến lược, các kế hoạch và chính sách bổ sung tài liệu cụ thể cho kho mở như: các định mức, các tỉ lệ, các tiêu chuẩn, các thể chế có liên quan đến chính sách bổ sung và bảo quản tài liệu.
Xác định rõ diện ưu tiên tài liệu cần bổ sung để có thể bổ sung được đúng những tài liệu thiết yếu cho NDT sử dụng, tránh sự bổ sung thừa, dàn trải, thiếu quan tâm đến chất lượng tránh sự lãng phí diện tích trong kho mở.
Quan tâm đúng mức hơn đến việc khảo sát nhu cầu tin của các đối tượng NDT trước khi bổ sung tài liệu
Cần lập kế hoạch cụ thể hàng năm, đảm bảo nguồn kinh phí ổn định cho cơng tác tổ chức và hoạt động của các kho mở. Nguồn kinh phí này bao gồm: Kinh phí bổ sung tài liệu; kinh phí sửa chữa, phát triển, mở rộng kho, kinh phí nâng cấp, mua sắm các trang thiết bị cho kho mở: Phần mềm, cổng từ, mở rộng phòng ốc, chi phí bảo dưỡng máy móc, trang thiết bị; kinh phí cho việc bảo quản tài liệu, chống bụi, ẩm, mối mọt…và vấn đề cần làm ngay đó chính là số báo và tạp chí hàng ngày cần được lựa chọn, đóng quyển để lưu giữ, phục vụ đông đảo NCT của NDT sau này khi cần (từ trước tới nay chưa được cán bộ phục vụ thực sự chú trọng công tác này).
Cần chú trọng hơn đến công tác thanh lọc tài liệu. Tài liệu trong kho mở hiện nay có số lượng khá lớn, song nội dung lại chưa đầy đủ, thiếu cập nhật và chưa được tổ chức một cách hợp lý. Trước mắt Thư viện cần thanh lọc các tài tiệu vốn có, bỏ đi những tài liệu khơng cịn giá trị thơng tin, hoặc khơng cịn phù hợp với giai đoạn mới, phải đề ra các tiêu chí về nội dung, loại hình, ngơn ngữ, thời gian, số lượng bản giữ lại … Làm tốt công tác thanh lọc, kho tài liệu của TV không những khơng chỉ giảm đi về chất lượng, mà cịn tạo điều kiện tăng diện tích cho kho mở.
Cần đầu tư, đa dạng hóa các loại hình tài liệu, tăng cường bổ sung các dạng tài liệu hiện đại (tài liệu điện tử, tài liệu số hóa..) như các CD-ROM, CSDL, sách điện tử, usb…
Có giải quyết tốt những giải pháp trên mới đa dạng hóa các loại hình tài liệu trong thư viện, bởi VTL càng phong phú và đa dạng càng dễ dàng, thuận tiện, tạo động lực cho việc triển khai các hoạt động trong kho mở phát triển.
Hiện nay, tại kho mở phòng đọc ngoại văn số lượng sách tiếng Đức, tiếng Nga cũng như một số sách khác đã quá lâu và quá mục nát, trong khi đó, đã từ rất lâu NDT lại khơng có nhu cầu sử dụng đến vốn sách đó. Việc thanh lý sách cũng là việc mà cán bộ thư viện cần làm thường xuyên trong thời gian tới và chỉ cần giữ lại một bản khi cần thiết.