2.1. Công tác tổ chức kho mở tại Thư viện Trường Đại Học Xây Dựng
2.1.1. Đặc điểm vốn tài liệu
Vốn tài liệu trong kho luôn được xem là một trong 4 yếu tố quan trọng, là cơ sở tiền đề cho sự ra đời và phát triển của thư viện. Hiện nay, nguồn tài liệu của Thư viện bao gồm các sách, báo, sách tham khảo, chuyên khảo, tài liệu tra cứu, các cơng trình nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn, giáo khoa, giáo trình…
Trong giai đoạn hiện nay, khi mà CNTT đang phát triển hết sức mạnh mẽ, kéo theo nó là khối lượng thơng tin ngày càng to lớn và phong phú hơn. Đứng trước tình hình đó, thư viện trường ĐHXD HN ln phải chú trọng đến công tác bổ sung, phát triển vốn tài liệu đặc biệt là đối với kho mở. Ngay từ 2003 Thư viện đã hoàn thiện việc tổ chức kho mở với sự đón nhận hân hoan lớn từ phía độc giả, tuy nhiên do điều kiện hạn chế về phịng ốc, nguồn nhân lực cũng như tài chính nên kho mở chỉ dừng lại đọc tại chỗ ở phòng đọc ngoại văn và phòng đọc báo, tạp chí và kho mở đang được chuẩn bị triển khai ở phòng đọc quốc văn trong thời gian gần đây.
Một thư viện, dù lớn hay nhỏ, để hoạt động phát triển tốt, khai thác có hiệu quả, thì tài liệu trong kho nói chung và kho mở nói riêng phải thường xuyên được bổ sung. Nhưng muốn tài liệu được bổ sung có chất lượng thì trước tiên phải xác định được loại hình, tính chất thư viện, nghiên cứu đặc điểm, tính chất, mơi trường mà thư viện phục vụ, thành phần và nhu cầu hứng thú của bạn đọc hiện tại cũng như trong tương lai. Trên cơ sở đó định hướng để phát triển vốn tài liệu.
Bảng 7: Số tài liệu trong các kho mở của Thư viện
STT Dạng tài liệu Đầu ấn phẩm Bản ấn phẩm
SL (Đầu bản) Tỉ lệ % SL (bản) Tỷ lệ %
1 Sách Ngoại văn 12796 37.1 38389 63.4
3 Báo, tạp chí 120 0.3 129 0.2
4 Tạp chí đóng quyển 11849 34.3 18149 19.6
5 Tài liệu tra cứu 212 0.6 637 1.1
6 Tài liệu điện tử 4760 13.8 4790 7.9
7 Luận văn 4480 13 4480 7.4
8 Luận án 160 0.5 160 0.3
9 Atlat 148 0.4 148 0.2
Tổng số 34525 100% 66882 100%
Nhu cầu sử dụng tài liệu của NDT là cơ sở quan trọng để xây dựng vốn tài liệu của thư viện cho phù hợp. Việc xây dựng vốn tài liệu trong kho mở, đòi hỏi cán bộ trong thư viện phải nắm được nhu cầu sử dụng tài liệu của bạn đọc dựa trên sự theo dõi và thống kê nhu cầu đọc hằng ngày, hàng tháng của bạn đọc đối với loại hình tài liệu hay lĩnh vực mà bạn đọc quan tâm, từ đó có kế hoạch định hướng bổ sung vào kho mở những tài liệu có giá trị nhất về mặt nội dung, tư tưởng và hình thức, đáp ứng tối đa nhu cầu bạn đọc hằng ngày, trách tình trạng để “sách chết” khơng được ln chuyển, lãng phí tiền của, diện tích kho mà nhu cầu thực sự của NDT không được đáp ứng. Thông thường sách trong kho mở thường là những sách mới xuất bản, có giá trị thơng tin cao, hay loại sách bạn đọc thường xuyên sử dụng.
Hàng năm thư viện bổ sung vốn tài liệu bằng các cách: - Đặt mua từ những nhà xuất bản hoặc nhà sách là đầu mối; - Trực tiếp mua lẻ ở các nhà xuất bản, cơng ty phát hành sách…
- Ngồi việc bổ sung ngân sách từ Trường, thư viện còn nhận được một lượng lớn sách báo biếu tặng từ các cơ quan và cá nhân khác. Tính đến nay, vốn tài liệu trong kho mở của TV Trường ĐHXD HN khá lớn, phong phú.
Biểu đồ 3: Cơ cấu tài liệu kho mở
63,34% 0,20% 19,58% 7,89% 7,39% 0,30% 1,10% 0,20% Sách Ngoại văn Báo, tạp chí Tạp chí đóng quyển Tài liệu tra cứu Tài liệu điện tử Luận văn Luận án Atlat
Kho mở Ngoại văn:
Tại phòng đọc ngoại văn, bạn đọc có thể tìm đọc, tham khảo các loại sách bằng tiếng Nga, Anh, Đức, Pháp, Trung Quốc…và luận văn, luận án cũng như các CSDL CD-ROM về mọi lĩnh vực chuyên môn mà trường và các nước đang đào tạo trong ngành xây dựng. Tài liệu được sắp xếp theo môn loại và trong từng môn loại chúng lại xếp theo trật tự ngôn ngữ: tiếng Anh, tiếng Đức, tiếng Pháp và trật tự ABC, với tổng tài liệu 12796 đầu sách, tương đương với 38389 bản.
Phòng đọc ngoại văn từ trước, chỉ phục vụ cán bộ nghiên cứu, cán bộ giảng dạy và học viên sau đại học, nhưng từ tháng 4 năm 2010 lãnh đạo đạo mới đã chỉ đạo mở rộng cho tất cả các đối tượng NDT trong trường ngay sau khi tiếp quản thư viện của trường. Có thể thấy từ khi có quy định mới mở rộng đối tượng NDT, bạn đọc đến với kho mở Ngoại văn đông hơn nhưng chủ yếu là sinh viên năm cuối, các cán bộ giảng dạy và nghiên cứu sinh. Họ đến phòng này để đọc, tham khảo và nghiên cứu sách ngoại văn, luận văn, luận án...
Bảng 8: Số lượng tài liệu tại phịng đọc mở Ngoại văn.
STT Loại hình tài liệu Số lượng đầu sách Số lượng cuốn
1 Sách 38389 12796
2 Luận văn 4480 4480
Luận án 160 160
3 Tài liệu điện tử (Băng,
đĩa) 4760
4790
Tổng 47789 22226
Hiện tại do chưa đủ điều kiện để tổ chức được kho mở cho phòng Quốc văn nên tài liệu kho mở Ngoại văn hiện vẫn còn số lượng sách luận án và luận văn khá lớn. Dự kiến trong thời gian gần đây sẽ chuyển số luận án, luận văn cũng như các CSDL điện tử CD-ROM về kho Quốc văn (khi tổ chức kho mở) để phục vụ cho bạn đọc một cách thuận tiện nhất.
Biểu đồ 4: Cơ cấu tài liệu phòng đọc mở Ngoại văn 9,96% 0,33% 9,37% 80,33% Sách Luận văn Luận án
Tài liệu điện tử (Băng, đĩa)
Nhu cầu sử dụng tài liệu của bạn đọc là cơ sở quan trọng để xây dựng và phát triển vốn tài liệu của Thư viện. Tùy theo nhu cầu tài liệu của độc giả mà điều chỉnh vốn tài liệu của thư viện cho phù hợp với nhu cầu đó.
Phịng báo - tạp chí:
Hiện thư viện đang lưu giữ một số lượng khá lớn với nhiều loại khác nhau. Hiện tại thư viện có 120 đầu báo, tạp chí bằng tiếng Việt, từ báo Trung ương đến báo ngành, thoả mãn nhu cầu bạn đọc trong mọi lĩnh vực chuyên mơn, thể thao, văn hố, giải trí…báo và tạp chí được sắp xếp ở một khu vực riêng.
Độc giả vào sử dụng tài liệu ở phòng này với số lượng khá đông, chủ yếu là các thầy và trò trong Trường, họ đến đây tìm đọc các loại báo giải trí hàng ngày cùng với các tạp chí chuyên ngành khác nhau trong trường.
Song với vốn tài liệu hiện có ở phịng đọc mở Báo- tạp chí vẫn cịn nhiều hạn chế. Số lượng báo tạp chí nước ngồi gần như không được bổ sung do nguồn tài chính hạn chế. (sở dĩ, trước đây, số lượng tạp chí nước ngồi có chủ yếu là nhờ vào sự tài trợ, biếu tặng từ các cơ quan khác)
Bên cạnh đó, số báo và tạp chí từ trước cho đến nay cũng khơng được chú trọng để lưu giữ hay phát triển VTL lâu dài. Chỉ đáp ứng nhu cầu NDT trong một thời gian nhất định bởi việc đóng quyển cho báo và tạp chí hầu như khơng có và cũng khơng được cán bộ chú trọng tới công tác này.