2.1. Công tác tổ chức kho mở tại Thư viện Trường Đại Học Xây Dựng
2.1.3. Phương pháp định ký hiệu xếp giá
Việc tổ chức được kho sách một cách khoa học và đi vào hoạt động là vấn đề không đơn giản, để tổ chức kho sách mở lại càng khó hơn. Tổ chức kho tài liệu tại các cơ quan TT-TV trước hết cần phải quy định một hệ thống kho nhất định, phải phân chia kho thống nhất thành nhiều kho riêng biệt nhưng có liên quan đến nhau và tiến hành tổ chức kho thế nào để chúng có thể được sử dụng một cách hiệu quả nhất.
Vốn tài liệu thư viện là yếu tố quan trọng thúc đẩy thư viện phát triển. Nhưng khi có tài liệu rồi thì việc tổ chức và sắp xếp sao cho khoa học, sao cho bạn đọc có thể biết và tiếp cận nhanh chóng với tài liệu là cả một vấn đề quan trọng cần phải bàn đến. Đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay, khi mà xã hội thông tin ngày càng chiếm vai trị lớn, có sự phát triển cao như hiện nay thì khối lượng tài liệu tăng nhanh cả về chất và lượng là điều tất yếu.
Tại nhiều cơ quan thông tin - thư viện, hiện nay đã và đang có nhiều ý kiến đánh giá khác nhau về vấn đề tổ chức kho tài liệu sao cho đúng đắn nhất, khoa học nhất. Tổ chức kho tài liệu không tốt tất yếu sẽ dẫn đến hiệu quả phục vụ bạn đọc không cao, dẫn đến mức độ sử dụng tài liệu bị hạn chế. Vì lẽ đó các cơ quan TT-TV đều nhận thức được ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác tổ chức kho tài liệu trong quá trình tổ chức và hoạt động của mình.
Tổ chức kho tài liệu nghiên cứu việc phân bổ, sắp xếp tài liệu để có thể bảo quản giữ gìn lâu dài và thuận tiện cho việc sử dụng. Cơng việc này có ý nghĩa rất lớn đối với tất cả các hoạt động của thư viện. Việc phân bố tài liệu, quy định trật tự sắp xếp trong kho tài liệu được tiến hành với mục đích là để tận dụng, sử dụng đến mức tối đa vốn tài liệu trong thư viện.
Tài liệu sau khi được chọn lọc, bổ sung vào thư viện sẽ được xử lý qua các khâu công tác nghiệp vụ: Mô tả, phân loại, vào sổ đăng ký, dán nhãn, xếp lên giá và đưa ra phục vụ bạn đọc. Việc tổ chức sắp xếp tài liệu được căn cứ dựa trên ký hiệu xếp giá của từng tài liệu. Như vậy công đoạn đầu tiên trong việc tổ chức kho mở là tiến hành xây dựng kí hiệu xếp giá cho tài liệu. Ký hiệu xếp giá của Thư viện ĐHXD HN hiện nay được cấu tạo bởi ba phần:
- Ký hiệu phân loại - Ký hiệu tác giả - Năm xuất bản
* Kí hiệu phân loại:
Là dạng ngơn ngữ tư liệu được các nhà Thư viện học, thư mục học quy ước để biểu đạt cho các khái niệm, các vấn đề. Ký hiệu phân loại được sử dụng để đánh các chỉ số cho các tài liệu theo môn ngành tri thức. Ký hiệu phân loại trong nhãn xếp giá chi tiết, cụ thể đến mức độ nào, còn tùy thuộc vào khối lượng tài liệu có trong từng đề mục, chuyên ngành khoa học nói riêng.
Với loại hình kho mở, tạo điều kiện cho NDT trực tiếp tiếp cận với tài liệu mình cần và có thể xem kỹ nội dung, chủ đề từng tài liệu. Việc tổ chức loại hình kho này phải thơng qua một hệ thống phân loại để tổ chức sắp xếp tất cả các tài liệu
theo môn loại tri thức đúng trật tự khung phân loại. Sau nhiều nghiên cứu và thử nghiệm thực tế, từ năm 2001 Thư viện đã quyết định chuyển đổi bảng phân loại từ BBK sang sử dụng bảng phân loại DDC để phân loại và sắp xếp kho tài liệu. Khởi đầu với việc sử dụng DDC21 (bản rút gọn lần thứ 13) được dịch từ tiếng Pháp, đến đầu năm 2007 Thư viện đã chính thức áp dụng DDC22 (bản rút gọn lần thứ 14) do Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn. Vì vậy trong kho mở các môn loại tri thức sẽ được sắp xếp theo số thứ tự từ 0-9 theo đúng trật tự của DDC, bao gồm 10 lớp cơ bản sau: 000 Tổng loại 100 Triết học 200 Tôn giáo 300 Các khoa học xã hội 400 Ngôn ngữ 500 Các khoa học tự nhiên 600 Các khoa học kỹ thuật 700 Nghệ thuật 800 Văn học. Tu từ học 900 Địa lí. Lịch sử
Khi dùng kí hiệu phân loại để xây dựng KHXG, cán bộ biên mục căn cứ vào số lượng dựa vào tên sách để quyết định lấy cấp phân chia cần thiết cho từng môn loại cụ thể, nhưng cấp phân chia tối thiểu là cấp thứ 3. Kí hiệu phân loại được đặt
phía trên cùng của nhãn sách (phần tử số).
* Kí hiệu tên tác giả
Hầu hết ở các kho mở tại các thư viện khác đầu sắp xếp tài liệu trong kho mở căn cứ vào ký hiệu xếp giá. Ký hiệu xếp giá được tạo ra bằng cách sử dụng ký hiệu phân loại (rút ra từ khung phân loại thư viện đang sử dụng) kết hợp với ký hiệu tác giả hay còn gọi là số Cutter.
Theo định nghĩa trong Đại từ điển của nhà Random, xuất bản năm 1993, số Cutter là một mã kết hợp các số thập phân với các chữ cái lấy từ họ tác giả, được sử dụng trong một hệ thống sắp xếp theo chữ cái.
Tuy nhiên, tại TV Trường ĐHXD HN không áp dụng chỉ số Cutter vào KHXG mà cán bộ Thư viện đã xây dụng chỉ số tên tác giả/tên tài liệu (book number) theo bảng ký hiệu tác giả của Thư viện Quốc gia (Bảng ký hiệu tác giả của TVQG có ba bảng dành cho các ngơn ngữ: Tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Nga), kết hợp với sắp xếp theo ngôn ngữ trong kho mở. Cho tới nay, cán bộ xử lý chỉ cần mã hóa tên tác giả/ tên tài liệu bằng cách sử dụng ngay những chữ cái nằm trong các tên đó. Cách xây dựng kí hiệu tên tác giả/ tên tài liệu như trên về cơ bản dựa vào qui tắc mô tả thư mục tài liệu theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD, cụ thể như sau:
Tác giả cá nhân: áp dụng cho tài liệu có từ 1 đến 3 tác giả
- Tác giả Việt Nam: Họ của tác giả và 1 chữ cái đầu của tên tác giả để cấu
tạo kí hiệu tác giả, ở giữa có dấu gạch ngang.
Ví dụ: Nguyễn Thành Long: NG-L
Nguyễn Huệ Ninh: NG-N
- Tác giả nước ngoài:
+ Tác giả Âu- Mỹ: Lấy 3 chữ cái đầu của họ tác giả. Ví dụ: Jea- Michel Desribats: DES
Laurie schneider Adams: ADA
Nếu tên tác giả được dịch ra tiếng Việt, khi định kí hiệu tác giả khơng lấy dấu. Ví dụ: V.I Lênin: LEN
+ Tác giả Phương Đơng: (chữ tượng hình: Hàn Quốc, Trung Quốc, Triều Tiên, Nhật Bản...): Phiên âm họ tên tác giả ra chữ La tinh và định kí hiệu tác giả như với tác giả Âu- Mỹ (lấy 3 chữ cái đầu của họ tác giả)
Ví dụ: Lâm Đại Vân: LAM
Nếu tên tác giả Phương Đơng đã được dịch ra tiếng Việt mà có dấu, khi định kí hiệu tác giả cũng khơng lấy dấu (bỏ dấu).
Lưu Tiến Đông: LUU
Tác giả tập thể:
Lấy 3 chữ cái đầu ở từ đầu tiên của tên tác giả tập thể. Ví dụ: Đảng cộng sản Việt Nam: ĐAN
Đối với các tên tác giả tập thể đã quen dùng tên viết tắt như tên các cơ quan của Liên Hợp Quốc (ví dụ như: FAO, WTO, EU...) thì được giữ ngun khi định kí
hiệu xếp giá. o Kí hiệu tên tài liệu
Kí hiệu tên tài liệu được áp dụng cho tài liệu không ghi tên tác giả (tác phẩm khuyết danh) hoặc tài liệu có từ 4 tác giả trở lên.
- Tên tài liệu tiếng Việt:
+ Lấy 3 chữ cái đầu của từ đầu tiên trong tên tài liệu và bỏ dấu. Ví dụ: “Thế giới trẻ thơ”: THE
“Truyện đời thường”: TRU
- Nếu từ đầu tiên của tài liệu là chữ số, thì khi định kí hiệu xếp giá phải phiên chữ số đó ra chữ cái và áp dụng cách làm như trên.
Ví dụ: “464 mẹo vặt khi sử dụng máy tính”: “4” = “Bốn”: BON
“121 kế kiếm tiền trong cuộc sống hiện đại”: “1” = “Một”: MOT
- Tên tài liệu chữ Latinh, Slavơ:
+ Áp dụng như tài liệu tiếng Việt.
+ Đối với tên tài liệu có từ đầu tiên bắt đầu bằng quán từ, mạo từ (ví dụ như: a, an, the, la, le...) thì khơng được lấy qn từ, mạo từ đó để làm căn cứ định kí hiệu xếp giá mà lấy từ tiếp theo trong tên tài liệu.
Ví dụ: “The front garden”
Bỏ mạo từ “The” và mã hóa 3 chữ cái đầu của từ “front”: FRO
Phiên âm tên tài liệu sang chữ Latinh, sau đó áp dụng như đối với tên tài liệu tiếng Việt.
* Kí hiệu tên tác giả/ tên tài liệu được ghi ở phần dưới của nhãn sách (phần mẫu số).
o Số tập, phần của tài liệu
- Đối với những tài liệu có nhiều tập hoặc nhiều phần khác nhau, để tạo điều kiện cho việc sắp xếp trên giá hợp lí và khoa học, Thư viện đã qui định chi tiết việc ghi thứ tự số tập/ phần của tài liệu.
- Số tập/ phần của tài liệu được ghi ngay sau khi kí hiệu tên tác giả/ tên tài liệu và được đặt trong dấu ngoặc đơn.
Ví dụ: TUY (1) KIM (2) * Năm xuất bản
Năm xuất bản của tài liệu được đưa vào trong kí hiệu xếp giá nhằm mục đích sắp xếp tài liệu theo thứ tự năm ra đời khi 2 yếu tố bên trên là kí hiệu phân loại và kí hiệu tên tác giả/ tên tài liệu đã trùng lặp nhau.[14]
Năm xuất bản của tài liệu được ghi ngay dưới kí hiệu tên tác giả/ tên tài liệu. Đối với các tài liệu không rõ năm xuất bản, có thể lấy năm bản quyền hoặc năm nộp lưu chiểu để tạo lập chỉ số.
* Sau đây là kí hiệu về xếp giá tài liệu kho mở của Thư viện:
Ví dụ 1: Tài liệu “Building facades” của tác giả Ernest Burden, xuất bản năm 2003 sẽ có kí hiệu xếp giá:
TRƯỜNG ĐHXD-HN PHÒNG TT-TL-THƯ VIỆN
721.2 BUR 2003
→ Kí hiệu phân loại → Kí hiệu tác giả → Năm xuất bản AL 410 → Ngôn ngữ và khổ cỡ → Đăng ký cá biệt
Ví dụ 2: Tài liệu “Winmax crash course” của tác giả Steven Shepard, xuất bản năm 2006 sẽ có kí hiệu xếp giá:
TRƯỜNG ĐHXD-HN PHÒNG TT-TL-THƯ VIỆN
004.65 SHE 2006
→ Kí hiệu phân loại → Kí hiệu tác giả → Năm xuất bản AV 2308 → Ngôn ngữ và khổ cỡ → Đăng ký cá biệt