3.1.1. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất
Cơ sở vật chất và trang thiết bị là một trong bốn yếu tố quan trọng cấu thành và góp phần nâng cao chất lượng hoạt động thơng tin – thư viện. Việc tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị cho hoạt động thông tin thư viện cũng đồng nghĩa với việc góp phần tạo ra các giá trị thơng tin cao, phục vụ hữu ích cho NDT.
Để đáp ứng được những yêu cầu đặt ra cho thư viện trong việc điều phối, vận hành hệ thống thơng tin tồn trường, mở rộng quy mơ, chuyển đổi hình thức phục vụ từ kho đóng sang kho mở, đáp ứng nhu cầu sử dụng sản phẩm và dịch vụ thông tin chất lượng cao của NDT…thiết nghĩ với thực trạng như hiện nay, thư viện cần có sự quan tâm đúng mức, chuẩn bị chu đáo về mọi mặt của cơ quan và đơn vị, đặc biệt cần tăng cường hơn nữa việc bổ sung các trang thiết bị hiện đại đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật cũng như đẩy mạnh việc đưa và nâng cấp lại hệ thống phần mềm Libol 5.5 vào sử dụng trong hoạt động của thư viện là vấn đề thiết yếu của Thư viện Trường ĐHXD HN. Bên cạnh đó phải chú ý hơn nữa tới việc kết nối hệ thống mạng tới các phòng ban của trường, nâng cấp đường truyền online để đảm bảo tốc độ truy cập nhanh, hệ thống an ninh mạng, các thiết bị chống sét cũng như các máy điều hịa cần được lắp đặt nhanh chóng trong các phịng đọc mở.
Hệ thống máy tính phục vụ công tác tra cứu tài liệu còn thiếu nhiều và thường xuyên gặp trục trặc, do đã q cũ nên chất lượng máy tính khơng đảm bảo, chạy rất chậm và bạn đọc phải chờ đợi rất lâu. Thiết nghĩ TV cần thanh lý hàng loạt máy cũ hiện có và cần tiếp tục bổ sung thêm máy mới để phục vụ bạn đọc cũng như hoạt động của kho mở được tốt hơn nữa.
Hệ thống đèn chiếu sáng phải được lắp đặt đầy đủ, vị trí của đèn chiếu sáng đặt trên vị trí giữa hai giá sách để cung cấp đủ ánh sáng cho kho sách.
Lắp đặt hệ thống báo cháy, nổ tự động. Hệ thống điều hòa nhiệt độ cho kho sách và các thiết bị đo độ ẩm để thường xuyên kiểm tra độ ẩm của kho mở.
Các dụng cụ chặn tài liệu đến nay vẫn chưa có, các giá sách cũng cần được đầu tư thêm để đảm bảo tài liệu được sắp xếp gọn ngàng, ngăn nắp theo từng khu vực trên giá.
Nên đầu tư, kinh phí để nâng cấp, mua sắm thêm các trang thiết bị cho kho mở, hiện nay các kho mở chỉ có hệ thống camera giám sát và quạt, song hệ thống camera đang bị hỏng nặng, chưa có các hệ thống trang thiết bị hiện đại khác như: máy điều hòa, cổng từ, nẫy từ gắn vào tài liệu cũng chưa có…
Mở rộng diện tích các phịng đọc mở, tạo khơng gian thống, đáp ứng tốt cho NDT vào các giờ cao điểm trong ngày. Đồng thời, sửa chữa, khắc phục lại hệ thống cầu thang máy, hồng loạt các bóng đèn điện để hoạt động trở lại, tạo điều kiện thuận lợi cho NDT cũng như tiện lợi khi vận chuyển tài liệu trong thư viện.
Hiện tại vị trí kho có chỗ bị khuất so với chỗ ngồi của cán bộ phục vụ và hệ thống camera, do đó khơng thể quan sát hết được hành vi của mọi bạn đọc trong kho. Mặt khác, màn hình của hệ thống camera lại được đặt bên cạnh bàn làm việc của thủ thư, do đó khơng thể thường xun quan sát, phát hiện cụ thể hành vi sai trái của bạn đọc. Thiết nghĩ, Thư viện nên mua hệ thống màn hình treo, hồn tất việc khơi phục lại hệ thống hoạt động của camera và đặt màn hình đối diện với vị trí bàn làm việc của thủ thư tại phòng đọc mở ngoại văn tạo điều kiện thuận tiện cho cán bộ theo dõi, quan sát, quản lý độc giả và tài liệu tốt hơn.
3.1.2. Thống nhất phương pháp xếp giá
Kho mở là nơi lưu giữ, cung cấp thông tin trực tiếp cho bạn đọc theo dấu hiệu nội dung của tài liệu. Tổ chức tài liệu kho mở theo một khung phân loại về cơ bản cũng phải theo đúng những nguyên tắc của việc tổ chức mục lục phân loại.
Trên thực tế hiện nay phương pháp sắp xếp tài liệu tại các kho mở (kể cả kho quốc văn đang dự kiến tổ chức kho mở trong thời gian tới) chưa thực sự thống nhất.
Tại phòng đọc Quốc văn hiện nay đang trên đường tiến hành tổ chức phục vụ theo hình thức mở, song tài liệu trong kho lại sắp xếp theo khổ cỡ, kết hợp với theo đăng ký cá biệt. Đây chính là cách sắp xếp theo hình thức, chính là cách sắp xếp dựa vào đặc diểm hình thức bên ngồi của tài liệu để sắp xếp. Kiểu sắp xếp này không quan tâm đến nội dung tài liệu đề cập mà chỉ thuần túy dựa vào dấu hiệu hình thức kết hợp với thứ tự số đăng ký cá biệt của tài liệu. Đặc điểm của phương pháp sắp xếp tài liệu theo hình thức thường tiết kiệm diện tích kho tài liệu và giá sách, hình thức đẹp, gọn ngàng, sắp xếp dễ dàng. Song song nhược điểm mang lại khơng ít đó là: Tài liệu cùng chủ đề, mơn loại bị phân tán, khó thỏa mãn nhu cầu nghiên cứu chuyên sâu của độc giả, không phản ánh được nội dung kho tài liệu, hạn chế việc giới thiệu VTL cho NDT…
Khác biệt với kho quốc văn, hiện nay kho đọc mở ngoại văn đang sắp xếp theo nội dung, nghĩa là dựa vào nội dung của tài liệu để sắp xếp cho thứ tự, khoa học. Hiện nay phương pháp sắp xếp theo nội dung rất phổ biến, nhất là với kho tự chọn bởi ưu điểm sau:
Cho phép tập trung tất cả tài liệu có cùng mơn loại, cùng chủ đề, cùng đề tài vào một vị trí cố định trên giá, thuận lợi cho việc đáp ứng nhu cầu tin của NDT, đồng thời phương pháp này cũng thuận lợi cho việc tuyên truyền, giới thiệu và hướng dẫn NDT sử dụng kho tài liệu. Song, nhược điểm của phương pháp này chính là tốn diện tích kho, hình thức sắp xếp tài liệu khơng đẹp, khó đảm bảo vị trí ổn định của tài liệu trên giá. Mặc dù vậy, nếu xét về tổng thể phương pháp này lại phù hợp hơn cả và đang được nhiều thư viện trên toàn thế giới áp dụng cho hình thức phục vụ kho mở.
Đây cũng là vấn đề đặt ra cho lãnh đạo và cán bộ thư viện cần xem xét lại để đi đến thống nhất phương pháp xếp giá chung cho kho mở cũng như cho toàn kho sách khác trong thư viện. TV trường cũng nên nhanh chóng thống nhất lấy phương pháp sắp xếp theo nội dung cho kho tài liệu Quốc văn trước khi tiến hành phục vụ mở cửa theo hình thức kho mở.
Việc sắp xếp phải tuân theo đúng nguyên tắc sắp xếp chung, kho sách phải được sắp xếp từ trong ra ngoài, từ trái qua phải, từ trên xuống dưới…Trên thực tế hiện nay nguyên tắc sắp xếp trong kho mở của Thư viện chưa đúng với nguyên tắc sắp xếp sách theo nguyên tắc cơ bản chung của mỗi thư viện. Điều này có thể thấy rõ tại kho ngoại văn chỉ dừng lại ở việc sắp xếp từ trên xuống dưới, trong mỗi ô của giá sách, theo chiều đứng của cuốn sách. Điều này là một trong những bất hợp lý trong nguyên tắc xếp kho. Thiết nghĩ trong năm học tới, thư viện nên kết hợp với các nhóm sinh viên thực tập, tiến hành sắp xếp lại kho sách tạo điều kiện cho NDT dễ dàng, nhanh chóng tìm kiếm tài liệu khi cần cũng như cán bộ thư viện sẽ thuận tiện trong việc sắp xếp tài liệu.
Sau mỗi đề mục cần phải để lại những khoảng trống để tiếp nhận sách mới sẽ bổ sung vào tiếp tục mà không gây ảnh hưởng đến trật tự chung của kho sách. Việc sử dụng các cấp phân loại tổng quát hay chi tiết để phân khu vực cho các tài liệu tùy thuộc vào khối lượng tài liệu cụ thể của mỗi chuyên ngành. Nếu số lượng tài liệu trong một đề mục quá lớn (trên 50 đơn vị bản sách) thì cần chia nhỏ theo nhóm con, sử dụng cấp phân loại sâu hơn và chi tiết hơn nữa. Đồng thời cần dùng các phích tiêu đề để chỉ chỗ cho mỗi khoảng phân mục ở mỗi môn loại. Ngược lại, nếu số lượng tài liệu (số bản) trong một đề mục q ít thì có thể hợp nhất một số đề mục bằng các cấp phân loại rộng hơn.
Để việc lựa chọn sách của bạn đọc được dễ dàng, sách trên giá không nên xếp cao quá đầu người nhiều. Ở mỗi ngăn cũng không nên xếp sách quá chật để bạn đọc dễ dàng xê dịch sách khi tìm.