3.1. Các giải pháp chủ yếu
3.1.1.1. Hoàn thiện và nâng cao chất lượng sản phẩm thông tin-thư
Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và truyền thông đã tác động lớn tới hoạt động của TT TTTL. Tuy đã tạo lập được một số SP TT-TV như đã trình bày tại Chương II, các sản phẩm hiện có của TT TTTL cần được hoàn thiện và nâng cao chất lượng nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu tin của NDT Nhà trường.
a/ Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến
Để nâng cao chất lượng của mục lục truy nhập trực tuyến công cộng, cần phải thường xuyên kiểm tra việc tra cứu OPAC có cho ra kết quả nhanh chóng và thuận tiện hay không. Đồng thời hỗ trợ thêm công cụ tra cứu trên OPAC như hỗ trợ từ khóa, hỗ trợ chỉ số phân loại... giúp bạn đọc có thể dựa vào những từ khoá, chỉ số phân loại có sẵn trên OPAC để nhanh chóng tìm được tài liệu mình cần. Cần bổ sung thêm một số điểm truy cập để tra cứu như: ISBN, ISSN, giá tiền...giúp cho NDT có thể tiếp cận được với mọi thông tin của tài liệu.
Hiện tại, việc tra cứu qua cổng Z39.50 trên OPAC của Trung tâm đôi khi không tra cứu được, Trung tâm cần phải nhanh chóng kết hợp với công ty Tinh Vân
chỉnh sửa để nhanh chóng đưa vào tra cứu, giúp bạn đọc có thể tra cứu thông tin từ các thư viện khác trong nước và các thư viện ở trên thế giới.
b/ Thƣ mục của Trung tâm Thông tin - Tƣ liệu
Hiện nay, sản phẩm thư mục của TT TTTL còn nghèo nàn về loại hình, chủ yếu là Thư mục thông báo sách mới, thư mục chuyên đề nhưng chất lượng thư mục không cao.
Thư mục thông báo sách mới của TT TTTL không được biên soạn theo một định kỳ mà theo cách mỗi khi Tổ Bổ sung và Biên mục thực hiện biên mục xong một đơn sách sẽ tiến hành làm thư mục giới thiệu sách mới để giới thiệu cho bạn đọc trên Website của Trung tâm. Theo cách này có khi 1 tuần hoặc 2 tuần có một thư mục giới thiệu sách mới đưa lên trang Web. Vì vây, Trung tâm cần đưa ra một chính sách thống nhất trong việc biên soạn thư mục giới thiệu sách mới và đưa lên trang Web ( 2 tuần/lần hay 1tháng/lần...) như vậy bạn đọc sẽ thuận tiện trong việc theo dõi những tài liệu mới có ở TT TTTL. Bên cạnh đó, trong thư mục giới thiệu sách mới cần bổ sung thêm thông tin như chủ đề, từ khóa...nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng tìm kiếm thông tin được nhanh chóng và dễ dàng.
Thư mục chuyên đề của TT TTTL từ năm 2006-2009 có biên soạn nhưng hiện nay không biên soạn nữa vì vậy TT TTTL cần phối hợp với các khoa để tiếp tục biên soạn các thư mục chuyên ngành phục vụ các ngành đào tạo và nghiên cứu khoa học trong trường. Trong phần chính của thư mục gồm các biểu ghi có tóm tắt nội dung và ký hiệu xếp giá ở các kho. Trong thư mục cần có mục lục, lời giới thiệu, các bảng tra cứu bổ trợ tạo điều kiện thuận tiện cho người dùng tra cứu thư mục.
c/ Cơ sở dữ liệu của Trung tâm Thông tin - Tƣ liệu
Đối với cơ sở dữ liệu (CSDL thư mục, CSDL toàn văn) cần phải hiệu đính lại các biểu ghi chưa chính xác về lỗi chính tả và lỗi biên mục và phải cập nhật thường xuyên những tài liệu mới. Bên cạnh đó trong CSDL còn tồn tại rất nhiều biểu ghi trùng dẫn đến tình trạng nhiễu tin, gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu. Do vậy cần hiệu đính lại toàn bộ CSDL, loại bỏ các biểu ghi trùng, tránh nhiễu tin khi tra cứu. Việc đánh từ khóa cần dựa theo bộ từ khóa có kiểm soát. Cần tiến hành rà soát và thay thế các từ khóa chưa chuẩn xác.
Đối với CSDL toàn văn cần hoàn chỉnh các loại CSDL toàn văn đặc biệt quan trọng đối với học chế tín chỉ như CSDL toàn văn về giáo trình, bài giảng, đề cương chi tiết các môn học. Cần bổ sung thêm trường tóm tắt để bạn đọc có thể đọc qua nội dung tóm tắt của tài liệu trước khi quyết định đọc toàn văn tài liệu.
Đối với CSDL trực tuyến Proquest Central, STD, Trung tâm cần lựa chọn những nội dung phù hợp với nhu cầu của NDT để tạo lập các chỉ dẫn thích hợp, phát huy hết hiệu quả của CSDL Proquest Central và STD để có thể bổ sung được nguồn thông tin thực sự có giá trị, đáp ứng NCT của NDT và góp phần nâng cao chất lượng bộ sưu tập CSDL của Trung tâm.
d/ Trang Web của Trung tâm Thông tin - Tƣ liệu
Trang Web của Trung tâm có giao diện đẹp, dễ sử dụng và thân thiện với NDT. Tuy nhiên, bố cục của Trang Web chưa hợp lý, việc truy cập chậm, thông tin không được cập nhật thường xuyên vì vậy cần phải nâng cấp và hoàn thiện Trang Web ở một số mục trên trang Web cần phải thiết kế lại và ưu tiên như: mục giới thiệu sách mới nên đưa ra ở bên ngoài trang chủ. Các tin về chuyên ngành TT-TV hay những bài viết về chuyên ngành nên được tách ra khỏi mục tin tức và để ở một mục riêng ngay ở trang chủ để bạn đọc không mất công tìm kiếm và tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Ngoài những nội dung, thông tin được đưa lên trang Web, Trung tâm cần bổ sung thêm những nội dung mới, tổ chức các địa chỉ liên kết đến nguồn tin, giới thiệu các địa chỉ có nguồn tài liệu miễn phí và hướng dẫn bạn đọc cách khai thác tài liệu đó. Tạo lập các công cụ tra cứu trên trang Web như tra cứu từ điển, tra cứu từ Google...
Để trang Web là công cụ có thể trao đổi thông tin với các thư viện trong nước và trên thế giới, Trung tâm cũng cần phải đa dạng hóa ngôn ngữ tìm kiếm, ngoài ngôn ngữ tiếng Việt cần tổ chức thêm ngôn ngữ khác, đặc biệt là tiếng Anh.