Việc xây dựng cơ sở dữ liệu có ý nghĩa rất lớn trong việc tìm tin nhanh chóng của NDT do vậy đã nhận được sự quan tâm rất lớn của Trung tâm. Từ tháng 8 năm 2005, TT TTTL đã triển khai khá đầy đủ, toàn diện các phân hệ của phần mềm Quản lý thư viện Libol 5.5.
Hiện nay, TT TTTL đã áp dụng phần mềm quản lý thư viện Libol 5.5 vào trong hầu hết các hoạt động TT-TV đặc biệt là trong hoạt động xây dựng CSDL cho toàn bộ nguồn tài nguyên thông tin tại Trung tâm. Toàn bộ CSDL của Trung tâm sau khi xây dựng xong được đưa lên máy chủ và cổng thông tin của Nhà trường để bạn đọc có thể tra cứu tại Trung tâm hoặc bất cứ ở đâu có máy tính nối mạng Internet.
Hiện nay, CSDL của Trung tâm gồm 2 loại chính là CSDL do Trung tâm xây dựng và CSDL nhập từ bên ngoài.
2.2.3.1. Cơ sở dữ liệu do Trung tâm Thông tin - Tư liệu xây dựng
Cơ sở dữ liệu thƣ mục
CSDL thư mục của TT TTTL chứa các thông tin để có thể tra cứu đến tài liệu gốc, giúp NDT có thể lựa chọn sơ bộ về tài liệu gốc. Đối tượng xử lý thông tin để tạo nên CSDL thư mục là tài liệu tham khảo, giáo trình, tạp chí, bài trích báo – tạp chí, kỷ yếu hội nghị - hội thảo, luận văn, luận án, báo cáo khoa học...
Nội dung của CSDL bao gồm tất cả các loại tài liệu liên quan đến các lĩnh vực khoa học cơ bản, các ngành đào tạo của Nhà trường hiện có trong kho tài liệu của TT TTTL nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và sinh viên.
Mục đích xây dựng CSDL này nhằm giúp cho bạn đọc trong Trung tâm có thể tra cứu tài liệu được nhanh chóng và thuận tiện, do đó nó cũng được xây dựng trên những tiêu chí cụ thể sau:
- Thân thiện, dễ sử dụng, dễ khai thác; - Tìm tin hiệu quả, chính xác;
- Dễ dàng tạo lập các CSDL khi có nhu cầu phát sinh; - Quản lý được nhiều loại hình tài liệu;
- Có thể khai thác trực tuyến trên mạng;
Cho đến nay TT TTTL đã xây dựng được 04 CSDL thư mục: + CSDL sách : 5.284 biểu ghi
+ CSDL Luận án, luận văn: 10.156 biểu ghi + CSDL bài trích : 314 biểu ghi
* Ưu điểm của CSDL thư mục
- Có thể tìm kiếm thông tin về các đối tượng trong các CSDL; - Quá trình tìm tin trong các CSDL rất nhanh chóng;
- Thông tin có thể được cập nhật một cách thường xuyên.
* Nhược điểm của CSDL thư mục
- CSDL còn một số sai sót chưa được hiệu đính thường xuyên; - Còn có những biểu ghi trùng lặp trong CSDL gây đến nhiễu tin;
- Một số biểu ghi thiếu chính xác, thiếu nhất quán, nhất là phần từ khóa (do chưa có bộ từ khoá kiểm soát để sử dụng)
Cơ sở dữ liệu toàn văn
CSDL toàn văn của TT TTTL được xây dựng nhằm mục đích cung cấp những thông tin gốc của tài liệu, giúp bạn đọc có thể tra cứu và truy cập tới bản thân thông tin được phản ánh, đáp ứng NCT ngày càng cao của NDT trong ĐHHHVN.
Hiện tại, TT TTTL đã xây dựng được 03 CSDL toàn văn bao gồm: CSDL bài trích báo, tạp chí với trên 320 biểu ghi; CSDL sách quí hiếm với trên 500 biểu ghi; CSDL toàn văn mã nguồn mở Dspace bao gồm các bài giảng của 21 chuyên ngành, Tạp chí Khoa học công nghệ hàng hải, Tạp chí Giao thông, Tạp chí Hàng hải Việt Nam với trên 900 biểu ghi. Do chưa có modul quản lý tài liệu số hóa chuyên dụng nên Trung tâm đã gắn toàn bộ đường link tài liệu toàn văn vào các biểu ghi tài liệu đã được số hóa, NDT có thể đọc được toàn văn tài liệu đó qua mạng LAN tại Trung tâm.
* Ưu điểm của CSDL toàn văn:
- Hiện tại các CSDL toàn văn do Trung tâm xây dựng đã bao quát được nguồn tin mà CSDL phản ánh;
- Giao diện thân thiện với NDT, giúp NDT dễ dàng sử dụng và tìm tin được nhanh chóng và có thể tìm tin được cả ở dưới dạng thư mục và toàn văn;
* Nhược điểm của CSDL toàn văn:
- Chưa có modul quản lý nguồn tài liệu số hóa;
- Đôi khi do lỗi đường truyền gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu, có thể không tìm được tài liệu;
- Do sử dụng từ khóa tự do nên đôi khi tìm tin thiếu chính xác hoặc không đầy đủ;
- Hình thức trình bày tài liệu trên trang Web còn đơn giản.
Việc xây dựng các CSDL toàn văn luôn là tiền đề quan trọng để xây dựng và phát triển kho tài liệu số hóa của Trung tâm. Công việc này đòi hỏi phải có chiến lược đầu tư rõ ràng, có chương trình, kế hoạch cụ thể và lâu dài. Qua khảo sát, tác giả nhận thấy:
- TT TTTL đã có sự đầu tư lớn cả về kinh phí và sức lực cho việc xây dựng các CSDL toàn văn này;
- Định hướng về nội dung thông tin tương đối rõ ràng, chủ yếu tập trung vào các ngành mũi nhọn, những tài liệu xám của ĐHHHVN.
Kết quả điều tra NDT cho thấy, 80,37% NDT sử dụng CSDL một cách thường xuyên để tra tìm tài liệu và 18,38 % thỉnh thoảng sử dụng và chỉ có 1,25% NDT cho biết là họ không sử dụng CSDL. (Biểu đồ 2.10)
0 20 40 60 80 100
Thường xuyên Thỉnh thoảng Không bao giờ
80.37
18.38
1.25
Biểu đồ 2.10: Tần suất sử dụng Cơ sở dữ liệu
Về chất lượng của CSDL toàn văn do Trung tâm tạo lập qua điều tra cho thấy, có 18,69% NDT cho rằng chất lượng CSDL là rất tốt và 44,55% là tốt. Tuy nhiên số
NDT đánh giá chất lượng CSDL ở mức độ trung bình vẫn còn cao (31,46%) và chưa tốt (5,30% ) (Biểu đồ 2.11). 18.69 44.55 31.46 5.3 0 10 20 30 40 50 Rất tốt Tốt Trung bình Chưa tốt
Biểu đồ 2.11: Đánh giá chất lƣợng Cơ sở dữ liệu
Qua đánh giá của NDT cho thấy mức độ đáp ứng nhu cầu của CSDL của TT TTTL cho việc tra tìm tài liệu là 50,47% NDT đánh giá CSDL tương đối đáp ứng nhu cầu và 38,01% là đáp ứng tốt. Tuy nhiên việc CSDL chưa đáp ứng nhu cầu của NDT vẫn còn cao chiếm tới 11,53%. (Biểu đồ 2.12).
0 10 20 30 40 50 60 Đáp ứng tốt Tương đối đáp ứng Không đáp ứng 38.01 50.47 11.53
Biểu đồ 2.12: Mức độ đáp ứng của Cơ sở dữ liệu
2.2.3.2. Cơ sở dữ liệu nhập từ bên ngoài
Từ năm 2011, Trường đại học Hàng hải Việt Nam chính thức trở thành thành viên Liên hiệp thư viện Việt Nam về các nguồn tin điện tử (Vietnam Library Consortium) do Cục Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia (NASATI) chủ trì tổ chức và phát triển. Theo đó phía NASATI đã cài đặt, cấu hình, duy trì kết nối và tích hợp với mạng Intranet của Nhà trường để phục vụ tra cứu, tìm kiếm và khai thác trực tuyến các nguồn tin điện tử 24/7 thông qua các máy tính kết nối tại Trung
tâm Thông tin tư liệu và hệ thống mạng WIFI của Nhà trường. NASATI cung cấp thông tin thư mục và toàn văn từ các tạp chí, tập san, luận án, luận văn, kỷ yếu hội nghị, hội thảo khoa học, báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học trong nước và quốc tế về các lĩnh vực khoa học, công nghệ, kinh tế, xã hội, giáo dục, đào tạo, y tế… với các cơ sở dữ liệu như:
* CSDL Khoa học và Công nghệ Việt Nam (gọi tắt là STD) có hơn 135.000
biểu ghi với hơn 70.000 biểu ghi có bài toàn văn, bao quát hầu hết các tạp chí khoa học xuất bản trong nước. Trung bình mỗi năm, STD cập nhật thêm khoảng 12.000 tài liệu mới.
* CSDL ProQuest Central do các thành viên Liên hiệp Thư viện Việt Nam
về các nguồn tin điện tử cùng tham gia đóng góp mua quyền truy cập. ProQuest Central là một Bộ Cơ sở dữ liệu (CSDL) trực tuyến với 25 CSDL khác nhau với trên 19.000 tạp chí thế giới, trong đó hơn 13.000 tạp chí khoa học và công nghệ toàn văn, bao quát trên 160 lĩnh vực khoa học và công nghệ khác nhau. Đặc biệt, Proquest Central còn cung cấp trên 20.000 luận văn về các lĩnh vực khoa học và công nghệ.
CSDL STD và Proquest Central đưa vào sử dụng đã và đang giúp cho cán bộ, giảng viên, các nhà khoa học và sinh viên ĐHHHVN có thêm sự lựa chọn về nguồn tài liệu tra cứu bên cạnh rất nhiều các CSDL thư mục và toàn văn của Trung tâm
* Ưu điểm của CSDL Trực tuyến:
- Nội dung thông tin phong phú, đa ngành, đa lĩnh vực;
- Nguồn tài liệu khoa học và công nghệ tiếng Việt, nhất là các bài trích toàn văn từ hàng trăm tạp chí, kỷ yếu hội nghị, hội thảo khoa học có chiều sâu hồi cố lớn, được cập nhật thường xuyên, rất thiết thực đối với NDT của Nhà trường;
- Tra cứu, tìm kiếm thông tin thuận tiện, dễ dàng và hiệu quả do áp dụng công nghệ tìm kiếm tiên tiến với một giao diện, xuyên xuốt các nguồn tin khác nhau, tốc độ tìm kiến nhanh và chính xác;
- Chi phí thấp – hiệu quả cao. Linh hoạt trong cài đặt và kết nối mạng trên quy mô cả nước và quốc tế.
- Phụ thuộc vào chất lượng băng thông kết nối Internet và năng lực mạng nội bộ;
- Hàng rào ngôn ngữ (tiếng Anh) còn khó vượt đối với nhiều NDT;
- Cần được hướng dẫn nhiều hơn về kỹ năng tìm kiếm, khai thác thông tin trong các CSDL khổng lồ, đa ngành, đa lĩnh vực và nhiều loại hình tài liệu;
- Còn hạn chế về mảng tài liệu chuyên sâu về các lĩnh vực kỹ thuật công nghệ đóng tàu và kinh tế biển, những chuyên ngành đào tạo chính của Nhà trường.
Kết quả điều tra NDT cho thấy, rất nhiều NDT đã và đang sử dụng CSDL trực tuyến phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu khoa học của mình. Đối với CSDL Tài liệu khoa học và công nghệ, kết quả điều tra cho thấy tuyệt đại đa số NDT (90,34%) sử dụng (trong đó sử dụng thường xuyên là 30,22%, thỉnh thoảng sử dụng là 60,12%) và chỉ có 9,66% NDT cho biết họ chưa bao giờ sử dụng CSDL này. Còn đối với CSDL Proquest Central, có tới 94,08% NDT sử dụng (thường xuyên là 41,12%, thỉnh thoảng là 52,96%), chỉ có 5,92% NDT cho biết họ không bao giờ sử dụng CSDL này.(Biểu đồ 2.13). 30.22 41.12 60.12 52.96 9.66 5.92 0 10 20 30 40 50 60 70
Thường xuyên Thỉnh thoảng Không bao giờ
Tần suất sử dụng CSDL Trực tuyến
CSDL TL KH&CN CSDL Proques Central
Biểu đồ 2.13: Tần suất sử dụng CSDL trực tuyến
Về mức độ đáp ứng của CSDL trực tuyến, đa số NDT đánh giá hai CSDL đã đáp ứng và tương đối đáp ứng nhu cầu tin của NDT tại Trung tâm. Đối với CSDL STD, có tới 71,65% NDT cho biết nhu cầu tin của họ được đáp ứng (12,77% đáp ứng rất tốt và 58,88% được đáp ứng tương đối tốt). Trường hợp CSDL Proquest Central tương ứng là 64,8% NDT được đáp ứng (10,59% đáp ứng rất tốt, 54,21% đáp ứng tương đối tốt). Tuy nhiên vẫn còn không ít NDT đánh giá hai CSDL trực tuyến này chưa đáp ứng nhu cầu tin của họ: đối với CSDL STD, không đáp ứng là
28,35%; trường hợp CSDL Proquest Central, không đáp ứng là 35,20%. (Biểu đồ 2.14) 12.77 10.59 58.88 54.21 28.35 35.2 0 10 20 30 40 50 60
Đáp ứng tốt Tương đối đáp ứng Không đáp ứng
Mức độ đáp ứng của CSDL trực tuyến
CSDL TL KH&CN CSDL Proques Central
Biểu đồ 2.14: Mức độ đáp ứng của CSDL trực tuyến 2.2.4. Trang Web của Trung tâm Thông tin - Tư liệu
Trang Web được coi như một cẩm nang bách khoa giới thiệu về các thông tin và cách truy cập tới thông tin về một thực thể nào đó (cơ quan, tổ chức, cá nhân, đơn vị hành chính...) trên mạng máy tính [21, tr. 101)
Trang Web của TT TTTL là phương tiện quan trọng để thực hiện nhiều hoạt động tác nghiệp và nghiệp vụ khác nhau như hướng dẫn sử dụng Trung tâm, tra cứu tài liệu của Trung tâm, tổ chức diễn đàn trao đổi với bạn đọc, thông báo bạn đọc các thông tin về thư viện, quảng bá các sản phẩm – dịch vụ, liên kết tới các thư viện trong nước và nước ngoài, truy cập tới các nguồn tin điện tử và các nguồn tin khác,...(Ảnh 2.3).
Ảnh 2.3: Minh họa giao diện trang Web của TT TTTL
Qua khảo sát trang Web của TT TTTL ĐHHHVN có những ưu và nhược điểm sau:
* Về ưu điểm:
- Trang Web của Trung tâm đã đáp ứng được tiêu chí bao quát nguồn tin phản, ánh phong phú các nội dung hoạt động của Trung tâm và các thông tin hoạt động chung.
- Nội dung tích hợp tương đối đầy đủ
* Nhược điểm:
- Lượng thông tin còn hạn chế, chưa phong phú; - Bố cục các mục chưa rõ ràng và thống nhất;
- Trình bày thông tin còn một số bất cập như mục giới thiệu sách mới vừa nằm ở phần thông báo vừa nằm ở phần sản phẩm và dịch vụ;
- Thường xuất hiện lỗi trong quá trình truy nhập do đường truyền mạng của Trung tâm không ổn định;
- Lượng người truy cập hàng ngày còn chưa nhiều, tần suất sử dụng thường xuyên trang Web không cao chỉ có 19,31%, thỉnh thoảng 32,40%, không bao giờ 48,29%.
Theo đánh giá của NDT, trang Web của Trung tâm có tỷ lệ đánh giá chưa tốt 45,17%, trung bình 38,63%, tốt là 12,15% và rất tốt là 4,05% (Biểu đồ 2.15) 4,05 12,15 38,63 45,17 0 20 40 60 Rất tốt Tốt Trung bình Chưa tốt
Biểu đồ 2.15: Đánh giá chất lƣợng trang Web của TT TTTL
Do nhu cầu sử dụng không cao và chất lượng của Trang web còn nhiều hạn chế, mức độ đáp ứng của Trang web cho nhu cầu của NDT cũng không cao chỉ đạt 6,85%, tương đối đáp ứng là 27,10%, không đáp ứng rất cao 66,04% (Biểu đồ 2.16)
6,85 27,1 66,04 0 20 40 60 80 Đáp ứng tốt Tương đối đáp ứng Không đáp ứng
Biểu đồ 2.16: Mức độ đáp ứng của Trang web của TT TTTL
Với NCT ngày càng được nâng cao về số lượng và chất lượng, TT TTTL ĐHHHVN đã tạo lập được các SP TT-TV phù hợp, đáp ứng yêu cầu của NDT ở mức độ nhất định. Tuy nhiên, trên thực tế, có thể nhận thấy rõ các SP TT-TV tại TT TTTL chưa thực sự đa dạng, phong phú, các SP TT-TV này chủ yếu mới chỉ là thông tin về tài liệu gốc, chưa có nhiều sản phẩm thông tin có giá trị gia tăng cao, khả năng cung cấp thông tin cho NDT chưa có chất lượng cao nhất, một số sản phẩm được tạo lập ít NDT sử dụng và có nhiều NDT đánh giá chất lượng SP TT- TV của Trung tâm ở mức trung bình. Những SP TT-TV có giá trị thông tin cao có vai trò rất quan trọng đối với người làm công tác quản lý và nghiên cứu khoa học vẫn chưa được triển khai thực hiện.
2.3. Thực trạng các dịch vụ thông tin - thƣ viện tại Trƣờng Đại học Hàng hải Việt Nam hải Việt Nam
TT TTTL ĐHHHVN luôn chú trọng triển khai các DV TT-TV nhằm đáp ứng một cách nhanh chóng, kịp thời, đầy đủ, chính xác và phù hợp với NCT của NDT. Hiện tại, TT TTTL ĐHHHVN đã triển khai cung cấp các dịch vụ sau:
2.3.1. Dịch vụ cung cấp tài liệu
Dịch vụ cung cấp tài liệu được TT TTL triển khai dưới các hình thức như: dịch vụ đọc tại chỗ, dịch vụ mượn về nhà, dịch vụ sao chụp tài liệu...
2.3.1.1. Dịch vụ cho mượn về nhà
Dịch vụ này giữ vai trò quan trọng trong hoạt động của Trung tâm. Đây là dịch vụ thu hút được nhiều NDT (79,75%) sử dụng thường xuyên. Tại TT TTTL,