1.1. Những vấn đề chung về sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện
1.1.2.3. Yếu tố cơ quan thông tin-thư viện
Có 4 yếu tố chính của cơ quan TT-TV tác động đến sự phát triển của SP&DV TT-TV.
a/ Nguồn thông tin
Nguồn thông tin là yếu tố rất quan trọng đối với sự phát triển hệ thống SP&DV TT-TV. Nguồn tin được xây dựng và tổ chức khoa học là nền tảng để tạo
ra những SP&DV TT-TV tốt. Nguồn thông tin ngày càng phong phú và đa dạng cả về nội dung và hình thức. Với mỗi đối tượng thông tin khác nhau thì có những biện pháp cụ thể để tạo ra các SP&DV TT-TV khả dĩ thoả mãn được nhu cầu thông tin đặt ra.
b/ Ngƣời dùng tin và nhu cầu tin
NDT và NCT là điều kiện đủ để thực hiện SP&DV TT-TV. Nghiên cứu NDT là một trong những nhiệm vụ quan trọng của bất kỳ cơ quan TT-TV nào với mục tiêu là không ngừng nâng cao khả năng thỏa mãn NCT của NDT. NDT và NCT của cơ quan TT-TV đã trở thành một cơ sở thiết yếu định hướng cho hoạt động của các cơ quan này nói chung, trong đó đặc biệt là trong quá trình tạo ra các SP&DV TT- TV nói riêng. NDT là một bộ phận quan trọng không thể tách rời một hệ thống thông tin nào, là yếu tố tương tác hai chiều với các đơn vị TT-TV
NDT tác động đến sự phát triển của SP&DV TT-TV ở các yếu tố sau:
+ Nội dung của thông tin được cung cấp: đối tượng sử dụng khác nhau thì nhu cầu thông tin được cung cấp cũng khác nhau, tức là nhu cầu về SP&DV TT-TV cũng khác.
+ Hình thức thông tin được cung cấp: đối với những người làm việc tại những vị trí, môi trường khác nhau thì tâm lý và thói quen sử dụng thông tin cũng khác nhau nên khi thông tin được cung cấp cũng khác nhau về hình thức bao gói.
+ Hình thức cung cấp thông tin: trực tiếp tại cơ quan TT-TV, thông qua bưu điện, Fax, email, truy cập trực tuyến…
NDT là yếu tố tác động trực tiếp tới sự sống còn của các cơ quan TT-TV. NDT và NCT của họ trở thành cơ sở thiết yếu định hướng cho hoạt động của các cơ quan TT-TV đặc biệt là trong quá trình tạo ra các SP&DV TT-TV.
c/ Trang thiết bị kỹ thuật, công cụ công nghệ hỗ trợ
Thông tin ngày càng trở nên quá tải, nhu cầu thông tin của NDT càng ngày càng đòi hỏi nhiều hơn và ở mức độ chất lượng cao hơn. Chỉ có trang thiết bị hiện đại và công cụ công nghệ hỗ trợ mới có thể thực hiện việc truyền tải thông tin và các thiết bị được trang bị đó trong các cơ quan TT-TV phải đòi hỏi mang tính đồng bộ.
Trang thiết bị kỹ thuật và công cụ công nghệ hỗ trợ rất quan trọng trong quá trình thực hiện các công đoạn tạo ra SP&DV TT-TV.
Trang thiết bị và công nghệ hỗ trợ phát triển và hoàn thiện các loại hình SP&DV TT-TV đã có, hình thành nhiều loại SP&DV TT-TV mới: cơ sở dữ liệu toàn văn, tìm tin online, diễn đàn điện tử…; cho phép xây dựng và thực hiện các SP&DV TT-TV vượt ra ngoài phạm vi cơ quan TT-TV, không giới hạn về mặt thời gian và không gian; giúp cho việc chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các cơ quan TT- TV; cho phép người sử dụng SP&DV TT-TV của một hay nhiều cơ quan TT-TV khác nhau ở mọi nơi.
d/ Cán bộ thông tin
Cán bộ thông tin là người trực tiếp tiến hành các khâu tạo ra SP&DV TT-TV nên có ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển SP&DV TT-TV. Năng lực chuyên môn của người thực hiện dịch vụ có ý nghĩa quyết định tới chất lượng của nó. Có thể hiểu một cách đơn giản đó là các kỹ năng mà người thực hiện cung cấp thông tin phải có, như:
+ Trình độ chuyên môn nghiệp vụ: tin học, ngoại ngữ là một yếu tố không thể thiếu;
+ Kỹ năng mềm: biết giao tiếp với khách hàng (khả năng hiểu đầy đủ và chính xác nhu cầu của NDT); khả năng tư vấn, hướng dẫn…;
+ Xây dựng đội ngũ cộng tác viên là các nhà khoa học, chuyên gia đầu ngành, thực hiện một số SP&DV TT-TV có giá trị gia tăng cao;
+ Có khả năng sử dụng trang thiết bị hiện đại để khai thác các nguồn tin….