2.1. Công tác tạo lập sản phẩm và tổ chức dịch vụ thông tin - thƣ viện tại Trƣờng Đại học Hàng hải Việt Nam Trƣờng Đại học Hàng hải Việt Nam
2.1.1. Tạo lập các sản phẩm thông tin - thư viện
Các SP TT-TV tại ĐHHHVN do tổ Bổ sung và Biên mục của TT TTTL thực hiện. Công tác tạo lập SP TT-TV của Trung tâm được thực hiện theo đúng quy trình công tác kỹ thuật nghiệp vụ theo chuẩn ISO.9001:2000 từ năm 2005 và đang được cải tiến để phù hợp với tiêu chuẩn ISO.9001:2008.(Sơ đồ 2.1)
Tài liệu nhập về TT TTTL, sau khi được xử lý sở bộ (vào sổ tổng quát và sổ đăng ký cá biệt, đóng dấu vào trang tên sách và trang 17 nếu là sách) sẽ được đưa vào xử lý nghiệp vụ theo một qui trình khép kín: phân loại, định từ khóa, tóm tắt, nhập dữ liệu vào máy tính thông qua phân hệ biên mục của phần mềm Libol 5.5, dữ liệu sẽ được lưu trong ổ cững của hệ thống máy chủ và được sử dụng để in ấn theo các yêu cầu khác nhau như: in phiếu để xây dựng mục lục phiếu, in thư mục thông báo sách mới một cách dễ dàng và thuận tiện.
OPAC chính là cầu nối giữa nguồn tin của TT TTTL với NDT. Để phục vụ tra cứu một cách hiệu quả, Trung tâm đã giao diện Web. Giao diện Web hiển thị tất cả các chức năng để NDT có thể dễ dàng trong việc tra tìm tài liệu.
Đối với việc xây dựng CSDL, Trung tâm đã xây dựng được CSDL Thư mục và CSDL toàn văn. Trước đây CSDL thư mục được xây dựng trên phần mềm quản lý tư liệu CDS/ISIS nhưng từ năm 2005, Trung tâm đã chuyển sang sử dụng phần mềm Libol 5.5 để xây dựng CSDL và dùng hệ quản trị CSDL SQL để quản lý. Hệ thống các máy trạm phục vụ tra cứu không lắp ổ cứng mà sử dụng bootrom từ máy chủ nên rất thuận tiện cho việc bảo trì và nâng cao an toàn dữ liệu.
Qua tìm hiểu, TT TTTL đã ứng dụng CNTT và truyền thông vào trong toàn bộ các hoạt động nghiệp vụ như bổ sung, biên mục, xây dựng tổ chức bộ máy tra cứu, lưu thông tài liệu… để xây dựng, tổ chức và quản lý SP TT-TV một cách khoa học đem lại hiệu quả cao trong công tác phục vụ NDT.
Các SP TT-TV được xây dựng và quản lý trên cơ sở sử dụng phân hệ bổ sung, phân hệ biên mục của phần mềm quản lý thư viện Libol 5.5 theo đúng các tiêu
chuẩn nghiệp vụ như Marc21, AACR2 …Các SP TT-TV truyền thống cũng đã được sự hỗ trợ của máy tính trong việc soạn thảo và in ấn. Các SP TT-TV hiện đại ra đời và hoạt động trên nền tảng của máy tính và mạng máy tính nên bản thân mỗi sản phẩm đều đã thể hiện sự can thiệp mạnh của CNTT. Các sản phẩm này tại Trung tâm hiện vẫn đang hoạt động tốt và không ngừng được cập nhật, bổ sung thông tin thường xuyên, tốc độ trao đổi xử lý thông tin cao, đủ năng lực phục vụ nhiều loại hình dịch vụ đặc biệt là các dịch vụ đa phương tiện trong tương lai.
Trách nhiệm Quy trình hoạt động Ứng dụng CNTT Giám đốc TT TTTL, thủ trưởng các Khoa, Bộ môn Modul Bổ sung
Ban Giám hiệu
Giám đốc TT TTTL, Bộ phận Bổ sung Modul Bổ sung Bộ phận biên mục; Bộ phận bổ sung Modul Biên mục;OPAC, Bổ phận Bổ sung, Thủ thư các phòng phục vụ, Trung tâm mạng Modul Quản lý Thủ thư phòng đọc, mượn và máy
Modul Lưu hông, Modul Bạn đọc
GD TT TTTL, Cán bộ quản lý trung tâm mạng
Modul Quản lý
Sơ đồ 2.1: Quy trình hoạt động của TT TTTL
Yêu cầu bổ sung tài liệu
Xem xét/phê duyệt
Bổ sung tài liệu
Biên mục tài liệu
P. Bán tài liệu
Số hóa tài liệu XD bộ máy tra
cứu
Nhập kho Trung tâm mạng
Lưu thông tài liệu
Phòng đọc tài liệu Phòng đọc điện tử Phòng mượn tài liệu
2.1.2. Tổ chức các dịch vụ thông tin - thư viện
Công tác tổ chức DV TT-TV tại Trung tâm qua tìm hiểu là phương thức của một thư viện khoa học chuyên ngành theo kiểu truyền thống kết hợp với hiện đại, với mục tiêu:
- Cung cấp thông tin, tài liệu cho 4 nhóm NDT trong ĐHHHVN; - Góp phần nâng cao và mở rộng hệ thống kiến thức cho NDT;
- Phục vụ hiệu quả cho nhiệm vụ giáo dục, đào tạo trong thời kỳ hội nhập. Trung tâm đã triển khai nhiều loại hình DV TT-TV: dịch vụ cung cấp tài liệu, dịch vụ tra cứu tin, dịch vụ tra cứu internet, dịch vụ đào tạo người dùng tin...với phương châm coi NDT là “khách hàng” nên những thủ tục hành chính trong công tác phục vụ NDT ngày càng được đơn giản hóa, tự đông hóa các công đoạn.
Hệ thống những văn bản về nội qui, qui định tại Trung tâm được ban hành đầy đủ: nội qui phòng đọc sinh viên, nội qui phòng đọc điện tử, nội qui phòng mượn giáo trình, nội qui phòng đọc sau đại học, ngoại văn, đọc báo tạp chí ...
Công tác tổ chức DV TT-TV tại TT TTTL đều được ứng dụng CNTT và trạng thiết bị hiện đại để điều hành và quản lý như việc triển khai dịch vụ mượn, trả tài liệu đã được thay thế hoàn toàn từ thủ công sang hiện đại thông qua modul lưu thông của phần mềm quản lý thư viện Libol 5.5. Các thao tác phục vụ, tra cứu…của NDT và Cán bộ thư viện trong quá trình triển khai và sử dụng DV TT-TV được quản lý nhanh chóng, thuận tiện, chặt chẽ và chính xác trên máy tính tiết kiệm được thời gian và công sức của cán bộ thư viện và NDT, nâng cao chất lượng phục vụ NDT và tạo điều kiện thuận lợi trong việc xuất hiện những nhu cầu thông tin mới.
Công tác tạo lập sản phẩm và tổ chức dịch vụ TT-TV tại TT TTTL bước đầu đã có những kết quả. Tuy nhiên, sản phẩm tạo ra chưa thực sự phát huy hết những ưu điểm và chưa thỏa mãn triệt để nhu cầu của NDT cũng như việc tổ chức các dịch vụ chưa phong phú để NDT có thể tiếp cận và khai thác có hiệu quả các nguồn lực thông tin có trong thư viện. Trung tâm có SP&DV TT - TV nhưng NDT không sử dụng thường xuyên hoặc không sử dụng bởi công tác tổ chức dịch vụ chưa tốt và ngược lại. Đây là điều cần được TT TTTL quan tâm và có kế hoạch, giải pháp cải thiện để các SP&DV TT-TV phát huy được sức mạnh vốn có của nó.