- Với nhu cầu của các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp, các tổ chức khác
2.2.2.2.Quy trình và hệ thống các chứng từ bán hàng
Hình 2.4. Quy trình và hệ thống các chứng từ bán hàng
(Nguồn: Phòng tổ chức sự kiện)
Đơn đặt hàng (hợp đồng): do phòng kế hoạch kinh doanh phát hành, gồm có
các chữ ký:
- Người lập (ký nháy các chân trang)
- Giám đóc kinh doanh (ký nháy chỗ Giám đốc kinh doanh) - Giám đốc công ty
- Khách hàng Gồm có 4 bộ:
- 02 bộ giao cho khách hàng (bản gốc) - 01 bộ giao cho phòng kế toán (bản gốc)
Biên bản bàn giao nghiệm thu
Hình ảnh nghiệm thu
Thanh lý hợp đồng
Hoá đơn tài chính Phiếu xuất kho
Maquette thực hiện (nếu có) Đơn đặt hàng (hợp đồng)
- 01 bộ giao cho ban kiểm soát nội bộ (bản gốc)
Maquette thực hiện (nếu có): bộ phận triền khai phát hành phải có chữ ký
xác nhận của khách hàng. Gồm có 2 bộ:
- 01 giao cho khách hàng (bản gốc) - 01 bộ giao cho phòng kế toán (bản gốc)
- 01 bộ giao cho ban kiểm soát nội bộ (bản sao) đồng thời gửi qua mail hoặc đĩa DVD
Phiếu xuất kho: do phòng kế toán phát hành, gồm có đầy đủ chữ ký của:
- Người lập (ký để xác nhận lập phiếu)
- Kế toán trưởng (ký để kiểm tra bán đúng, bán đủ, bán kịp thời, đúng số tiền) - Ban kiểm soát nội bộ
- Giám đốc công ty (ký để phê duyệt việc xuất bán) - Thủ kho (ký để xác nhận việc xuất kho)
- Người nhận (ký để xác nhận việc đã nhận đúng và đủ hàng) Gồm có 03 liên:
- 01 liên giao tại phòng kế hoạch kinh doanh để làm cơ sở thanh lý hợp đồng (bản gốc)
- 01 liên giao cho thủ kho giữ lại như là lệnh xuất kho (bản gốc)
- 01 liên chuyển cho kế toán để theo dõi doanh thu, công nợ, hàng tồn kho.. (bản gốc)
Biên bản bàn giao nghiệm thu: do phòng kế hoạch kinh doanh phát hành,
gồm có các chữ ký:
* Nếu đơn hàng (hợp đồng) có giá trị nhỏ và tuỳ thuộc vào nội dung của đơn hàng (hợp đồng):
- Đại điện của công ty (chủ dự án) - Đại diện khách hàng
* Nếu đơn hàng có giá trị lớn và tuỳ thuộc vào đặc thù nội dung của đơn hàng (hợp đồng): (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Người lập (ký nháy các chân trang)
- Giám đốc kinh doanh (ký nháy vào chổ giám đốc công ty ký) - Giám đốc công ty
- Khách hàng Gồm có 03 bộ:
- 01 bộ giao cho khách hàng (bản gốc) - 01 bộ giao cho kế toán (bản gốc)
- 01 bộ giao cho ban kiểm soát nội bộ (bản sao)
Hình ảnh nghiệm thu: khách hàng yêu cầu thì sẽ gửi cho khách hàng.
Thanh lý hợp đồng: do phòng kế hoạch kinh doanh phát hàng, gồm có các
chữ ký:
- Người lập (ký nháy các chân trang)
- Giám đốc kinh doanh (ký nháy vào chổ giám đốc công ty ký) - Giám đốc công ty
- Khách hàng Gồm có 04 bộ:
- 02 bộ giao cho khách hàng (bản gốc) - 01 bộ giao cho kế toán (bản gốc)
- 01 bộ giao cho ban kiểm soát nội bộ (bản gốc)
Hoá đơn tài chính: do phòng kế toán phát hành, gồm có 03 chữ ký:
- Giám đốc công ty (ký và đóng dấu để phe duyệt (xác nhận) việc bán hàng) - Khách hàng (ký để xác nhận việc mua hàng)
Gồm có 03 liên:
- 01 liên gốc (liên tím) và 01 liên (liên xanh) lưu tại bộ phận kế toán để theo dõi doanh thu và công nợ phải thu (kế toán thuế) (bản gốc)
- 01 liên (liên đỏ) giao cho khách hàng (bản gốc)
Phiếu thu: do phòng kế toán phát hành, gồm có các chữ ký:
- Người lập phiếu (ký để xác nhận việc lập phiếu)
- Kế toán trưởng (ký để kiểm tra phiếu thu : thu đúng, thu đủ và thu kịp) - Ban kiểm soát nội bộ
- Giám đốc công ty
- Khách hàng (ký để xác nhận việc trả tiền – giúp công ty có căn cứ xác minh công ty thu tiền đúng đối tượng)
Gồm có 3 liên:
- 01 liên gốc lưu tại phòng kế toán để hoạch toán giảm công nợ phải thu (bản gốc)
- 01 liên thủ quỹ giữ để xem đây như là lệnh thu tiền (bản gốc)
- 01 liên giao cho khách hàng để thay cho giấy biên nhận đã nhận tiền (bản gốc)