2.1. Tổ chức phục vụ ngƣời dùng tin tại Thƣ viện Hà Nội
2.1.1. Tổ chức phục vụ người dùng tin theo hình thức kho đóng
Căn cứ vào thành phần NDT, nhu cầu tin của NDT, TVHN tổ chức phục vụ NDT theo hình thức kho đóng tại các phòng: Phòng đọc tổng hợp, phòng địa chí và phòng khiếm thị.
Do đặc thù các tài liệu được sử dụng trong các phòng này là các tài liệu quý, hiếm và có giá trị cần được lưu giữ và bảo quản tốt, vốn tài liệu trong kho lớn, tổ chức kho đóng giúp tiết kiệm giá sách và diện tích kho.
Tài liệu trong kho đóng được sắp xếp theo số đăng ký cá biệt, tài liệu được sắp xếp theo trình tự thống nhất từ trong ra ngoài, từ trên xuống dưới, từ trái qua phải. Phương pháp sắp xếp kho đóng này có ưu điểm là đơn giản, tiết kiệm diện tích kho, tra tìm nhanh, rất thuận tiện cho cán bộ thư viện khi lấy sách cho NDT và trong quá trình bảo quản tài liệu.
Tuy nhiên lại không phản ánh được thành phần của kho theo các ngành khoa học. Cách sắp xếp này không cho phép người sử dụng nhìn lướt hay chọn tài liệu trực tiếp trên giá. Nên nếu không tìm được tài liệu mình cần thì cũng không thể tìm được những tài liệu có nội dung liên quan đến vấn đề đang cần tìm. Hạn chế khả năng nảy sinh nhu cầu tìm tin.
Với hình thức kho đóng Thư viện phục vụ NDT qua hệ thống mục lục, thư mục, CSDL. Hiện nay, NDT thường tìm tài liệu qua CSDL của thư viện, Quy trình tìm tin kho đóng là NDT sau khi tìm thông tin tài liệu mình cần thông qua hệ thống mục lục truyền thống hoặc CSDL, ghi thông tin cần tìm vào phiếu yêu cầu, gửi phiếu tới cán bộ thư viện và chờ cán bộ thư viện tìm tài liệu đáp ứng yêu cầu.
Hình thức phục vụ kho đóng có ưu điểm vượt trội là tránh được những mất mát về tài liệu và không gây xáo trộn trong kho. Do mọi yêu cầu về tài liệu đều phải thông qua cán bộ thư viện. Họ lấy lài liệu cho NDT xong lại tự tay cất vào vị trí cũ. Vì vậy, vai trò của cán bộ thư viện rất quan trọng trong việc tìm tài liệu phục vụ NDT, việc tìm tài liệu trên giá nhanh hay chậm phụ thuộc rất nhiều vào cán bộ thư viện.
Phục vụ ngƣời dùng tin tại phòng đọc tổng hợp
Tổ chức phục vụ NDT tại các phòng đọc là tổ chức việc cung cấp tài liệu và các nguồn tin khác cho NDT tại phòng đọc. Phòng đọc là không gian được trang bị chuyên biệt dùng để phục vụ NDT các ấn phẩm và các nguồn thông tin khác theo yêu cầu của NDT ngay tại thư viện. Trong các phòng đọc Thư viện tạo nên các điều kiện thuận lợi nhất có thể để NDT tiếp cận, làm việc với tài liệu và thường xuyên giúp đỡ tư vấn cho NDT.
Ngày 10/10/2008 TVHN được tiếp nhận tòa nhà mới 9 tầng khang trang, diện tích sử dụng rộng rãi. Phòng đọc tổng hợp được thiết kế trong điều kiện tốt nhất, cơ sở vật chất được trang bị mới hoàn toàn. Hội trường bố trí tại tầng 5 với gần 200 chỗ ngồi, được lắp điều hòa, ánh sáng đầy đủ, bàn ghế phục vụ NDT cũng như trang thiết bị bàn quầy, tủ tài liệu của cán bộ thư viện được đầu tư mới, đồng bộ. Bên cạnh hệ thống mục lục truyền thống, phòng được lắp đặt các hệ thống tra cứu mục lục hiện đại và máy tính nối mạng để phục vụ tối đa nhu cầu của NDT. Phòng đọc tổng hợp có 4 cán bộ đều tốt nghiệp đại học chuyên ngành thư viện rất yêu nghề và thân thiện với NDT,
với công tác phục vụ như : quản lý, sắp xếp và hướng dẫn, giúp người dùng tin tiếp cận với tài liệu một cách hiệu quả nhất.
Kho sách của phòng đọc tổng hợp không ngừng phát triển cả về số lượng và chất lượng tài liệu. Đây là phòng lưu trữ tài liệu lớn nhất của Thư viện Hà Nội, sách được bổ sung vào kho tính từ ngày thư viện được thành lập (1956). Theo số liệu thống kê đến tháng 10 năm 2014 phòng đọc tổng hợp có số vốn tài liệu khoảng 397.184 bản sách tiếng việt và 35.413 bản tiếng nước ngoài. Tổng cộng 432.597 bản với đầy đủ các môn loại tri thức khoa học xã hội, khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật, khoa học ứng dụng, sách ngoại văn chủ yếu là tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga, tiếng Trung Quốc...phần nào đã đáp ứng được nhu cầu tìm tin của người dùng tin.
Tài liệu trong kho đọc tổng hợp được tổ chức thành 3 kho: 2 kho tài liệu tiếng Việt và 1 kho tài liệu Ngoại văn. Sách tiếng Việt được phân loại theo khổ sách nhằm tiết kiệm diện tích kho, giá và thuận lợi cho việc sắp xếp, bảo quản kho. Như vậy, căn cứ vào kích thước, sách tiếng Việt được chia làm ba nhóm: Việt lớn (VL), Việt vừa (VV) và Việt nhỏ (VN):
Sách tiếng Việt khổ lớn ký hiệu là VL có khổ sách từ 27cm trở lên . Mấy năm gần đây loại sách này rất phát triển, khổ sách lớn dễ trình bày và minh họa, tập trung chủ yếu các môn loại sách khoa học ứng dụng, khoa học kỹ thuật. Kho tiếng Việt lớn được bố trí tại tầng 5 cùng tầng với hội trường của phòng đọc tổng hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ thư viện lấy sách. Kho VL có số vốn tài liệu lớn nhất vào khoảng 49.988 bản sách.
Sách tiếng Việt khổ vừa ký hiệu là VV có khổ sách từ 19cm đến dưới 27cm. Sắp xếp sách theo khổ rất thuận lợi cho tổ chức khi, vừa tiết kiệm diện tích giá, vừa giữ được giá trị thẩm mỹ cho kho sách. Rất nhiều Thư viện đã đến tham quan và đánh giá cao cách tổ chức và sắp xếp kho phòng đọc tổng hợp của TVHN. Tổng số vốn tài liệu trong kho VV có tới 73.655 bản. Chiếm 2/3 tổng số vốn sách trong phòng. Tài liệu tại kho VV được lưu trữ từ năm
1956 đến nay, có rất nhiều tài liệu quý hiếm, có giá trị sử dụng cao. Kho tiếng Việt vừa được đặt tại tầng 3, diện tích sử dụng hơn 100m2, có thang máy dành riêng cho vận chuyển sách trong kho, rất thuận tiện cho thủ thư lấy sách.
Sách tiếng Việt khổ nhỏ ký hiệu là VN là khổ sách từ 19cm trở xuống. Chủ yếu là sách tra cứu nhỏ, sổ tay, sách bỏ túi, nhưng giá trị sử dụng cũng rất cao. Vốn tài liệu kho VN khá hạn chế, gần 2643 bản trong kho, số tài liệu này được bố trí 3 giá tại kho tầng 5.
Căn cứ vào hình thức ngôn ngữ của tài liệu và tạo điều kiện cho NDT có khả năng nghiên cứu, học tập bằng tiếng nước ngoài, TVHN có tổ chức kho sách ngoại văn, được đặt tại tầng 6 của tòa nhà. Vốn tài liệu ngoại văn có khoảng 35.413 bản, được tổ chức sắp xếp theo ngôn ngữ của tài liệu. Chia làm 4 mảng: kho tiếng Anh, kho tiếng Pháp, kho tiếng Nga, kho các loại ngôn ngữ khác như tiếng Trung, tiếng Nhật, tiếng Đức, tiếng Tây Ban Nha.... trong kho Tiếng Anh, tiếng Pháp và tiếng Nga, sách lại được sắp xếp theo khổ sách như sách tiếng Việt nên rất quy củ và khoa học. Vốn tài liệu bao gồm nhiều lĩnh vực tri thức khác nhau, rất phong phú và đa dạng về hình thức cũng như nội dung tài liệu.
Với cách tổ chức như trên, phòng đọc tổng hợp của TVHN đã có hệ thống kho rất khoa học thuận lợi cho cán bộ thư viện lấy sách cũng như bảo quản tài liệu. Để có được vốn tài liệu hiện nay, Thư viện Hà Nội đã rất cố gắng, khắc phục nhiều khó khăn như: nguồn ngân sách hạn chế, sự bùng nổ thông tin, bùng nổ in ấn, xuất bản, sách ngoài luồng...để chọn lọc những tài liệu đáp ứng nhu cầu tin của NDT của Thư viện. Bổ sung mọi nguồn sách từ các nhà xuất bản, các trường đại học, các tổ chức để đảm bảo chất lượng, nội dung kho sách cũng như số lượng tài liệu đáp ứng nhu cầu tin của NDT. Theo số liệu thống kê của ngành phát hành sách với nguồn ngân sách của thư viện cấp tỉnh, thành phố chỉ đủ mua 12% số lượng sách phát hành trong năm.
Với mảng sách ngoại văn, Thư viện Hà Nội không ngừng mở rộng giao lưu văn hóa với các tổ chức, các hiệp hội nước ngoài cũng như các thư viện quốc tế như Thư viện Quốc hội Mỹ, thư viện Livơban của Pháp và đặc biệt là dựa vào sự tài trợ của các Quỹ, các đại sứ quán các nước như Anh, Pháp, Nga, Trung Quốc, Đan Mạch.... Hiện nay, tài liệu tại phòng ngoại văn chủ yếu là tài liệu do Hội đồng Anh, Quỹ sách Châu Á, các tổ chức như Hội hữu nghị Nhật - Việt, quỹ sách của ngân hàng ADB, các Đại sứ quán Pháp, Nga, Đan Mạch, Mỹ....cung cấp qua con đường biếu tặng (còn mua thì với số lượng rất ít). Số lượng tài liệu ngoại văn tuy chưa phải là lớn song tương đối phong phú về nội dung và chủng loại, đáp ứng phần nào nhu cầu tìm tin của NDT.
Là thư viện công cộng với đối tượng phục vụ đa dạng, nên phương thức phục vụ tại phòng đọc tổng hợp được áp dụng song song hai hình thức: truyền thống và hiện đại. Bên cạnh bộ máy tra cứu hiện đại, TVHN vẫn có hệ thống mục lục truyền thống là mục lục chữ cái và mục lục phân loại. Phích được mô tả tương đối chi tiết, ngoài 2 phích chính còn có các loại phích bổ sung khác như cho tên sách, cho tác giả thứ 2, cho người dịch...giúp NDT tra tìm tài liệu nhanh chóng, thuận tiện.
Để thỏa mãn nhu cầu tra cứu tin theo phương thức hiện đại. TVHN đã thực hiện hiện đại hóa công tác phục vụ NDT với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin. TVHN đã xây dựng hệ thống CSDL với 10 CSDL, 138.445 biểu ghi. TVHN đang áp dụng chuẩn nghiệp vụ MARC 21 và phân loại DDC để hội nhập và chia sẻ thông tin với các thư viện trong nước và quốc tế. Ứng dụng CNTT vào công tác biên mục để tạo các điểm truy cập và khả năng tìm kiếm thông tin. Mục lục máy tính (CSDL) đã phát huy rất nhiều so với mục lục truyền thống. Mục lục máy tính gọn nhẹ, khả năng truy cập cho một tài liệu rất rộng như: tên sách, tên tác giả, từ khóa, năm xuất bản.... NDT có thể tìm được thông tin chính xác nhanh chóng về tài liệu qua một trong số các
yếu tố thông tin trên để gửi yêu cầu tới cán bộ thư viện. Với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, NDT sẽ có tài liệu trong kho đóng nhanh chóng hơn.
STT CSDL Nội Dung Số biểu ghi
1 SACH 71.184 2 DCHI 5.187 3 THNHI 10.949 4 NGVAN 17.438 5 PHAP 4.852 6 HNOM 1.806 7 TCUU 5.079 8 THMUC 18.845 9 VBIA 1.684 10 WOW 1.921 TỔNG 138.445
Bảng 2.1: Danh mục cơ sở dữ liệu và số lượng biểu ghi tại Thư viện Hà Nội (tính đến đầu 2014)
Do cơ sở mới của TVHN có trang thiết bị hiện đại, không gian phục vụ thoáng mát, đã thu hút được số lượng NDT đến thư viện, trung bình một ngày phòng Đọc tổng hợp phục vụ từ 300 đến 500 lượt NDT. Vào mùa thi lượt NDT tăng cao 600 đến 800 lượt NDT, đối tượng NDT chủ yếu là học sinh sinh viên.
Khác với báo, tạp chí và các loại hình tài liệu khác, đặc điểm nổi bật của sách là tính hệ thống, đầy đủ, tương đối ổn định và thống nhất trong nội dung nhưng hạn chế về tính thời sự, nên NDT đến sử dụng tài liệu tại phòng đọc tổng hợp phần lớn là người làm công tác nghiên cứu, giảng dạy và đặc biệt là số lượng sinh viên lớn. Họ thường quan tâm đến những tài liệu phục vụ
cho việc học tập, nghiên cứu nhằm nâng cao kiến thức về ngành nghề đang theo học. Ngoài ra, họ thường có nhu cầu hiểu biết về lĩnh vực khác nhau. Do đó nhu cầu tài liệu của đối tượng này rất đa dạng và phong phú. Để phục vụ tốt, cán bộ thư viện phải nắm vững kho sách, có kiến thức rộng và nhiều kinh nghiệm nghề nghiệp.
Qua khảo sát thực tế cho thấy vẫn còn một số NDT đến thư viện tìm chỗ ngồi yên tĩnh để nghiên cứu, học tập mà chưa quan tâm hoặc chưa biết cách sử dụng tài liệu thư viện. Đây cũng là điều cán bộ thư viện cần quan tâm, tìm hiểu để định hướng nhu cầu tin cho NDT đáp ứng NCT của họ nhằm nâng cao hiệu quả công tác phục vụ NDT được tốt hơn.
Phục vụ ngƣời dùng tin tại phòng Địa chí và thông tin tra cứu
Là cơ quan văn hóa của thủ đô, TVHN có trách nhiệm bảo tồn và phát huy những giá trị văn hóa đặc trưng riêng của Hà Nội . Theo quyết định số 178/CP ngày 16/9/1970 của Hội đồng chính phủ, năm 1973 Ban giám đốc Sở Văn hóa Hà Nội quyết định thành lập phòng địa chí tại TVHN quy định rõ chức năng: Là một thư viện phổ thông, phục vụ đại chúng, đồng thời tiến dần lên phục vụ khoa học kỹ thuật bằng công tác địa chí và tư liệu.
Phòng địa chí không chỉ với mục đích bảo tồn những giá trị văn hóa mà còn phục vụ đông đảo NDT có nhu cầu nghiên cứu tìm hiểu thông tin về Hà Nội. Xác định được vai trò và nhiệm vụ quan trọng của công tác địa chí đối với công cuộc xây dựng và phát triển của thủ đô Hà Nội, phòng đã được ban giám đốc TVHN quan tâm và đầu tư phát triển, phòng có đặc thù riêng cũng là thế mạnh của TVHN.
Vốn tài liệu địa chí hiện có tại Thư viện được sưu tầm thu thập từ năm 1973 đến nay khá phong phú và đa dạng với hơn 18.800 tư liệu địa chí. Nguồn bổ sung vốn tài liệu địa chí thông qua nhiều hình thức: mua bằng ngân sách nhà nước, trao đổi với các cơ quan thông tin thư viện, các cơ quan, ban
ngành có tài liệu liên quan đến Hà Nội, hoặc nhận biếu tặng những tư liệu của tư nhân, phô tô, sao chụp những tài liệu về Hà Nội.
Với đặc thù là kho lưu trữ, bảo quản tài liệu quý hiếm, đồng thời với đặc điểm tra cứu thông tin địa chí thường xuyên cần sự hỗ trợ tư vấn của cán bộ thư viện, vì vậy TVHN tổ chức sắp xếp tài liệu địa chí dưới hình thức kho đóng. Kho tư liệu địa chí gồm nhiều loại hình tài liệu như: sách, báo, tạp chí, ảnh, bản đồ, bản dập văn bia...các loại tài liệu được chia kho căn cứ vào đặc thù của chúng cho tiện việc bảo quản, quản lý và phục vụ NDT.
Kho tài liệu tiếng Việt: 10.396 bản, trong đó có hơn 200 cuốn được xuất bản trước năm 1954, chủ yếu là tiểu thuyết, phóng sự, bút ký, truyện ngắn...về thủ đô Hà Nội. Sách được sắp xếp theo khổ sách tiếng Việt lớn( ký hiệu HVL), Việt vừa(kỳ hiệu HVV), Việt nhỏ (ký hiệu HVN), trong đó H là ký hiệu về tài liệu địa chí Hà Nội.
Kho tài liệu ngoại văn: hơn 1.130 bản, được tổ chức sắp xếp theo ngôn ngữ tài liệu Anh, Pháp, Nga, trong từng loại ngôn ngữ sách được sắp xếp theo khổ. Chủ yếu là tài liệu tiếng Pháp được chuyển từ UBND thành phố về từ năm 1957. Đây là những tài liệu vô cùng quý giá đề cập đến lịch sử, kinh tế, giáo dục, y tế, văn hóa... của Thủ đô Hà Nội. Hiện nay, do kinh phí có hạn nên việc bổ sung sách ngoại văn về địa chí gần như không có.
Kho tư liệu địa chí Hán Nôm: 2.900 bản, được sắp xếp theo số đăng ký cá biệt, ký hiệu tài liệu: HHN. Tài liệu được viết dưới dạng chữ Hán cổ, chữ Nôm(có chú giải), chữ Quốc ngữ (Bản dịch). Chủ yếu là tài liệu phô tô, nội dung viết về sự tích các thần hoàng làng, thần tích, thần sắc, được thờ ở các đình đền, chùa miếu, được lưu truyền trong dân gian, hương ước của các làng, xã...thuộc Hà Nội xưa. Đây là mảng tư liệu được các nhà nghiên cứu đánh giá cao.
Kho tư liệu thác bản văn bia Hà Nội: Khoảng 4.000 bản. Ký hiệu là HVB, đây là những bản dập văn bia của các đình chùa Việt Nam được khắc