2.1. Tổ chức phục vụ ngƣời dùng tin tại Thƣ viện Hà Nội
2.1.2. Tổ chức phục vụ người dùng tin theo hình thức kho mở
Kho mở được tổ chức đầu tiên tại Mỹ vào những năm cuối thế kỷ XIX đầu thế kỷ XX, sau đó lan truyền sang Châu Âu và thế giới. Kho mở là kho NDT được trực tiếp vào kho chọn các tài liệu mà họ cần, không phải tra cứu qua mục lục. Ðây là hình thức NDT rất hứng thú. Ngày nay, xu thế chung trên thế giới về tổ chức kho mở để giới thiệu trực tiếp kho sách, NDT thích thú hơn, dễ thỏa mãn nhu cầu tin của NDT hơn, người dùng tin đến nhiều hơn vì dễ tìm kiếm tài liệu, được tiếp xúc trực tiếp với tài liệu không phải tra tìm qua mục lục, CSDL, không phải viết phiếu, không phải chờ đợi mất thời gian.
Ở Việt Nam các Thư viện thời Pháp thuộc đã tổ chức hình thức kho mở và từ những năm 90 trở lại đây hình thức này được quan tâm phát triển. Hiện nay kho mở được tổ chức ở nhiều loại hình thư viện khác nhau: Thư viện công cộng, Thư viện chuyên ngành, đa ngành: Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm thông tin Khoa học và Công nghệ, Trung tâm Học liệu Ðại học Thái Nguyên
Kho mở là hình thức phục vụ rất thân thiện với NDT, phương thức tổ chức kho mở mang lại nhiều lợi ích cho NDT và thư viện:
Người dùng tin được trực tiếp tiếp cận với kho tài liệu, họ có thể xem lướt để xác định tài liệu đó có cần không hoặc nếu cuốn họ biết không có, họ có thể mượn tài liệu khác có nội dung tương tự xếp cạnh đó, mà không cần phải viết lại phiếu yêu cầu, không phải chờ đợi, NDT luôn cảm thấy không mất thời gian, không phải phiền hà đến cán bộ thư viện. Cách tổ chức này dễ thỏa mãn nhu cầu tin của NDT, NDT thích thú hơn, nên đến thư viện nhiều
hơn, vòng quay của tài liệu ở kho mở lớn hơn kho đóng. Cán bộ thư viện không phải trực tiếp nhận phiếu yêu cầu, không phải vào kho lấy sách.
Tài liệu trong kho mở luôn được sắp xếp theo môn loại khoa học, theo bảng phân loại DDC để NDT dễ thỏa mãn nhu cầu nghiên cứu chuyên sâu, vì tài liệu có nội dung liên quan, giống nhau được xếp ở một chỗ, cuốn này không có sẽ mượn cuốn khác xếp cạnh đó có nội dung liên quan.
Kho mở giảm thời gian tìm tài liệu do NDT không phải chờ đợi tài liệu qua khâu trung gian như phải tra tìm trên hệ thống tra cứu và tập hợp tài liệu theo từng chuyên đề, theo các chuyên ngành khoa học...
Kho mở giúp giảm biên chế và lao động của cán bộ thư viện. Họ không phải trực tiếp đi lấy sách phục vụ NDT mà chỉ cần hướng dẫn cho NDT cách lựa chọn tài liệu phù hợp nhất.
Kho mở tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ thư viện lựa chọn tài liệu khi hoạt động nghiệp vụ như tổ chức triển lãm, biên soạn thư mục theo chuyên đề, giới thiệu thông tin...
Việc tổ chức kho mở còn mang ý nghĩa giáo dục lớn. Việc tiếp xúc trực tiếp với nguồn thông tin, tư liệu phong phú sẽ mở rộng và nâng tầm kiến thức cho bạn đọc. Ðồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm của NDT đối với kho sách của thư viện với tư cách là tài sản chung của đất nước.
Bên cạnh những thuận tiện mà kho mở mang lại vẫn tồn tại những hạn chế mà không phải thư viện nào cũng triển khai được hình thức phục vụ này:
- Tốn nhiều diện tích ở trên giá vì phải dành chỗ để phát triển kho sách, nếu tính toán sai lệch, khi các đề mục phát triển nhanh sẽ thiếu chỗ, dẫn đến phải giãn kho rất vất vả. Các giá đêu phải có ngăn rộng cỡ sách khổ lớn. Hình thức không đẹp vì quyển cao, quyển thấp cạnh tranh, mất nhiều diện tích. Bảo quản sách khó hơn nhiều so với kho đóng, dễ mất, dễ hỏng sách do NDT lấy ra vào nhiều.
- Tài liệu có liên quan đến nhiều ngành khoa học chỉ được xếp ở một ngành khoa học chủ yếu.
- Cán bộ làm việc ở kho mở hàng ngày phải sắp xếp lại kho sách, phải tập trung quan sát để tránh thất thoát nguồn tài liệu, phải tích cực hướng dẫn người dùng tin cách tìm tài liệu nhanh nhất, khoa học nhất.
- Để đảm bảo an ninh kho tốt phải đầu tư nhiều thiết bị an ninh để bảo vệ như cổng từ, chỉ từ, camera theo dõi thường xuyên....
Mặc dù có những yếu tố không thuận lợi, nhưng hình thức kho mở vẫn được áp dụng rộng rãi trong các thư viện trên thế giới và Việt Nam. Bởi hiệu quả của kho mở là việc đáp ứng tốt nhất những yêu cầu của NDT, làm tăng tính năng động của thư viện, kích thích phát triển nhu cầu tin.
Phục vụ ngƣời dùng tin tại phòng Đọc tự chọn
Tại Thư viện Hà Nội, phòng đọc tự chọn được triển khai từ năm 2005, đến nay vốn tài liệu trong kho có khoảng 20.052 ấn phẩm với nhiều dạng khác nhau: Sách tiếng Việt với nhiều môn loại tri thức khác nhau, được áp dụng phân loại theo khung phân loại DDC. Ngoài ra còn có các mảng sách tra cứu, sách tra khảo bằng tiếng Anh, tiếng Nga, tiếng Pháp được sắp xếp theo từng môn loại tri thức tương ứng. Ngoài ra phòng đọc tự chọn còn có các tử sách tài trợ như: Tủ sách của " Ngân hàng ACB", tủ sách của một tổ chức phi chính phủ : Những người bạn di sản Việt Nam"... Vốn tài liệu này được tổ chức sắp xếp tại phòng đọc tự chọn.
Giờ phục vụ tại phòng đọc tự chọn được thực hiện theo giờ hành chính: Sáng từ 8h đến 12h, chiều từ 13h30 đến 17h. Tại phòng đọc tự chọn cán bộ phục vụ rất vất vả, căng thẳng do phải thường xuyên quan sát NDT và sắp xếp tài liệu lên giá, kiểm tra tài liệu sai vị trí và trả lời các yêu cầu của NDT. Vì vậy phòng đọc tự chọn được bố trí 2 cán bộ thư viện để đáp ứng tốt nhất, nhanh nhất những yêu cầu của NDT.
Quy trình sử dụng tài liệu tại phòng đọc tự chọn như sau: NDT xuất trình thẻ thư viện khi vào phòng, cán bộ thư viện kiểm tra thẻ và cho NDT mượn chìa khóa tử gửi đồ. Sau khi tra tìm tài liệu qua chỉ số cutter để xác định vị trí của tài liệu trên giá hoặc qua hệ thống thư mục giới thiệu sách mới, NDT xác định được vị trí của tài liệu trên giá. Sau đó NDT trực tiếp vào giá sách để lựa chọn tài liệu phù hợp với lĩnh vực tri thức mà mình cần tìm. Mỗi lần chỉ được sử dụng tối đa 2 tài liệu. Cán bộ thư viện theo dõi quá trình mượn/ trả tài liệu của NDT thông qua phiếu hoặc nhật kí theo dõi NDT hàng ngày. Việc thống kê lượt tài liệu luân chuyển được thực hiện thông qua thống kê tài liệu khi cất sách lên giá.
Sắp xếp tài liệu trong kho: tài liệu NDT trả sau khi sử dụng được thư viện qui định trả tại bàn cán bộ thư viện. Việc phân chia, sắp xếp tài liệu lên giá được cán bộ thư viện thực hiện. Trong ngày cán bộ thư viện thường xuyên cất sách và sắp xếp tài liệu khi NDT trả sách. Cách làm này mang tính linh hoạt, sách được sắp xếp trở lại vị trí trên giá nhanh hơn, đáp ứng tốt hơn nhu cầu thường xuyên của NDT và lượt tài liệu luân chuyển sẽ cao hơn.
Phương thức phục vụ theo hình thức kho mở cho phép NDT tiếp xúc trực tiếp với kho tài liệu, xem lướt nội dung tài liệu và tự chọn tài liệu thỏa mãn nhu cầu của mình. Với phương thức phục vụ theo dạng kho mở, số lượng NDT đến thư viện đông hơn, hiệu quả phục vụ tốt hơn và vòng quay của tài liệu cũng đồng thời tăng lên. Tuy nhiên để phục vụ kho đọc mở được tốt, Thư viện Hà Nội đề ra những nội quy, quy định hướng dẫn cụ thể đối với NDT và tăng cường công tác quản lý, kiểm soát, sắp xếp tài liệu trong kho đọc mở.
Phục vụ tại phòng Mƣợn tự chọn
Mượn tài liệu về nhà là một hình thức không thể thiếu đối với bất kì thư viện nào vì không phải lúc nào NDT cũng có thời gian, điều kiện đến thư viện mượn sách, tìm tài liệu phục vụ cho quá trình học tập, nghiên cứu của mình. NDT có thể tranh thủ thời gian rảnh vào các buổi tối để đọc sách, báo hoặc tài
liệu nghiên cứu. Chính hình thức mượn về nhà là điều kiện thuận lợi đối với họ, với mục đích ấy, Thư viện Hà Nội đã tổ chức phòng mượn tự chọn dành cho NDT.
Phòng mượn tự chọn tại thư viện Hà Nội được thành lập rất sớm. Đến nay vốn tài liệu của phòng mượn có 219.721 cuốn. Thành phần kho sách rất phong phú, thu hút được gần 5000 NDT thường xuyên đến mượn sách. Để phát huy hiệu quả tích cực của kho sách và tạo điều kiện cho NDT trực tiếp tiếp cận với tài liệu, lựa chọn tài liệu thích hợp nhất, kho sách phòng mượn được tổ chức theo hình thức kho mở.
Để tạo điều kiện cho NDT phòng mượn được mở cửa thông tầm từ 8h đến 19h30' hàng ngày. Số tên sách của kho phòng mượn thường ít hơn kho đọc tổng hợp nhưng số lượng bản ứng với mỗi tên sách lại nhiều hơn. Tỉ lệ các môn loại trong kho sách phòng mượn như sau:
Biểu đồ 2.1: Tỷ lệ các môn loại sách trong phòng Mượn tự chọn
Nhìn vào biểu đồ cho thấy, sách văn học nghệ thuật chiếm đến 40%, sách khoa học tự nhiên chiếm 15%, sách khoa học kỹ thuật - ứng dụng chiếm 20%. sách chính trị xã hội chiếm 15%, sách thuộc các môn loại khác chiếm 10%.
40%
15% 20%
10%
Tỷ lệ các môn loại sách trong phòng Mƣợn tự chọn
Sách Văn học nghệ thuật Sách khoa học tự nhiên Sách khoa học kỹ thuật - Ứng dụng Sách thuộc các môn loại khác
Các tài liệu phòng mượn tự chọn chiếm phần lớn là các tác phẩm văn học, sách khoa học thường thức, sách tham khảo, học tập. Sách phòng mượn phục vụ chủ yếu cho nhu cầu học tập và giải trí tại nhà nên đã đáp ứng được nhu cầu của đông đảo đối tượng NDT. Việc lựa chọn sách dựa trên nhu cầu và thị hiếu của NDT. Phòng mượn có sổ yêu cầu ghi lại những tên sách NDT quan tâm để bổ sung sách sát với yêu cầu của NDT. Qua thống kê cho thấy sách văn học nghệ thuật và tài liệu học tập thường được mượn nhiều nhất.
Bên cạnh đó , cơ sở vật chất phòng mượn rất tốt, p òng được trang bị hệ thống đèn chiếu sáng phù hợp, điều hòa nhiệt độ, giá sách mới, camera...Nên mỗi ngày phòng mượn thu hút từ 300 đến 400 người đến mượn sách. Phòng mượn được bố trí theo phương thức kho mở nên NDT được trực tiếp tiếp cận tài liệu và lựa chọn theo ý muốn chủ quan của họ, mà không phải qua cán bộ thư viện. Cán bộ phòng mượn tự chọn rất vất vả, vì họ vừa phải quan sát NDT, vừa phải ghi sách cho NDT mượn, sau đó phải liên tục sắp xếp sách trả lên giá và sách NDT để xáo trộn khi tìm tài liệu và ngoài ra cán bộ thư viện còn phải trả lời thông tin khi NDT yêu cầu.
Vốn tài liệu trong kho được thể hiện qua CSDL máy tính và thư mục giới thiệu sách mới, nhưng thực tế NDT ít sử dụng, họ thường hỏi cán bộ thư viện và chọn sách trực tiếp trong kho. Với phương thức kho mở, phòng mượn được tổ chức sắp xếp theo môn loại tri thức đúng trật tự khung phân loại.
Hiện nay, phòng mượn đang áp dụng phần mềm Libol6.0 vào việc phục vụ NDT. Quy trình sử dụng dịch vụ đều thông qua phân hệ lưu thông của phần mềm. Mỗi cuốn sách có gắn một mã vạch quét thẻ và mã vạch trên sách, số đăng ký cá biệt của cuốn sách được lưu trên máy, màn hình sẽ thông báo những thông tin về cá nhân như: tên NDT, số thẻ, địa chỉ, tên, số sách đã mượn...sau đó, máy in phiếu sẽ tự động in ra một phiếu ghi đầy đủ thông tin đó, cán bộ thư viện đưa cho NDT ký nhận. Khi trả, NDT xuất trình thẻ, cán bộ thư viện vào mục ghi trả và đọc mã vạch trên sách và kết thúc việc trả tài
liệu. Trên máy tính sẽ báo tình trạng mượn trả tài liệu của NDT. Qua đó, cho thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong phương thức phục vụ NDT sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức, hạn chế tình trạng nhầm lẫn khi mượn trả tài liệu.
2.1.3. Tổ chức phục vụ người dùng tin theo hình thức kho bán kín, bán mở
Hiện nay, TVHN áp dụng tổ chức phục vụ NDT tại phòng Báo - Tạp chí và phòng đọc - mượn thiếu nhi theo phương thức kho bán kín, bán mở dựa vào các yếu tố sau:
- Bản chất của loại hình tài liệu mang tính cập nhật hay có tính lịch sử (phải lưu trữ lâu dài).
- Quy mô vốn tài liệu và mặt bằng lưu trữ
- Bảo quản tài liệu: hạn chế việc hư hại tài liệu do cầm nắm, mang xách và giảm bớt những phí tổn đóng lại bìa tài liệu, cũng như những khó khăn khi phải phô tô thay thế lại tài liệu.
- Đáp ứng đủ nhân sự để phục vụ NDT
Phục vụ ngƣời dùng tin tại phòng Báo - Tạp chí.
Phòng Báo - Tạp chí tại TVHN được hình thành từ ngày đầu thành lập đến nay, thường xuyên thu hút sự quan tâm tìm đọc của NDT Thủ đô. Báo, tạp chí là loại tài liệu mang tính thông tin nhanh, có tính thời sự cao và được xuất bản định kỳ. Nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ và đáp ứng nhu cầu tin, TVHN đã tổ chức phục vụ N DT tại phòng Báo - Tạp chí theo hình thức kho bán kín, bán mở.
Phòng Báo - tạp chí được tổ chức dưới dạng kho mở cho tất cả báo, tạp chí nhập trong năm. Hiện nay, kho báo được bổ sung bằng nhiều nguồn khác nhau: mua qua bưu điện, tặng biếu, nộp lưu chiểu và trao đổi. Ngôn ngữ chủ yếu bằng tiếng Việt, một số ít là tiếng Anh, Pháp, Nga, Trung Quốc...
Báo, tạp chí nhập vào thư viện bằng nguồn kinh phí ngân sách là chủ yếu. Hàng năm, thư viện đặt mua hơn 450 tên báo và tạp chí. Gồm nhiều loại:
báo, tạp chí ra hàng ngày, tuần san, nguyệt san, tạp chí xuất bản theo quý, năm. Hiện nay, ngành phát hành báo chí rất phát triển, ngoài tên báo chính họ xuất bản rất nhiều loại báo, tạp chí phụ san, đặc san chủ yếu xoay quanh nội dung làm đẹp, thời trang, ẩm thực, mỹ thuật...đòi hỏi người cán bộ bổ sung phải thận trọng khi đặt mua báo, tạp chí hạn chế sự trùng lặp về nội dung.
Kho mở báo, tạp chí được chia theo ngôn ngữ tài liệu: Tiếng Việt và ngoại văn. Trong đó lại xếp theo loại hình tài liệu: Báo và tạp chí. Để phục vụ nhu cầu cập nhật thông tin nhanh hàng ngày, phòng Báo tổ chức sắp xếp báo phát hành hàng ngày một giá riêng cho NDT tiện sử dụng. NDT được tiếp cận trực tiếp với vốn tài liệu phong phú, đa dạng, cơ sở vật chất tốt, phòng có máy điều hòa không khí, ánh sáng tốt nên phòng Báo - tạp chí luôn thu hút đông đảo NDT đến Thư viện. Đây là một trong những phòng có lượt NDT cao nhất Thư viện. Qua kết quả điều tra cho thấy phòng báo, tạp chí đã đáp ứng tốt nhu cầu tin của NDT tại thư viện.
Đối tượng đến đọc báo - tạp chí rất đa dạng. Ngoài cán bộ, công nhân viên chức và các cụ hưu trí còn có các em học sinh, sinh viên sau những giờ học, nghiên cứu tài liệu từ phòng đọc, phòng ngoại văn đã tìm đến phòng Báo - tạp chí để đọc báo, tạp trí để giải trí, tìm kiếm thêm những thông tin thời sự mang tính cập nhật, bổ sung kiến thức về nhiều lĩnh vực khác. Vì vậy, lượt báo tạp chí luân chuyển là rất lớn. Theo thống kê từ số phiếu điều tra thì thành