2.2. Yếu tố ảnh hƣởng đến hiệu quả công tác phục vụ ngƣời dùng tin tạ
2.2.1. Vốn tài liệu
Hoạt động của cơ quan thông tin thư viện dựa trên các yếu tố cơ bản: vốn tài liệu, đội ngũ cán bộ, cơ sở vật chất kỹ thuật và NDT. Các yếu tố này có vai trò quan trọng và có mối quan hệ chặt chẽ, chi phối đến hiệu quả mọi hoạt động của thư viện, trong đó có công tác phục vụ NDT. Vốn tài liệu là yếu tố nguyên liệu đầu vào, là cơ sở để từ đó phát triển các sản phẩm và dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin của NDT. Với ý nghĩa đó vốn tài liệu tại thư viện bao gồm : tài liệu truyền thống và tài liệu hiện đại.
Tài liệu truyền thống
Sau hơn 50 năm hình thành và phát triển, đến nay vốn tài liệu truyền thống chủ yếu là sách, báo tạp chí của TVHN không ngừng tăng lên. Hiện nay, theo số tài liệu dạng sách của thư viện có 457.323 bản sách. Công tác bổ sung vốn tài liệu những năm gần đây tập trung vào vác tài liệu nghiên cứu về kinh tế, tài liệu tham khảo, tra cứu, tài liệu về các văn bản pháp luật thuộc các lĩnh vực khác nhau.
Chuyên ngành khoa học Số lƣợng Tỷ lệ (%)
Khoa học kỹ thuật 44.404 13
Khoa học xã hội và văn học 98.676 29
Khoa học thường thức 51.613 15
Tài liệu địa chí 25.000 7
Sách thiếu nhi 95.863 28
Sách ngoại văn 28.595 8
Ngoài vốn tài liệu tiếng Việt là chủ yếu (85%), thư viện rất quan tâm đến tài liệu ngoại văn. Mặc dù kinh phí ngân sách dành cho tài liệu ngoại văn không nhiều. TVHN đã khắc phục bằng cách tìm các nguồn tài trợ liên kết với các đại sứ quán như Đại Sứ quán Nga, Pháp, Mỹ ..để tăng cường vốn tài liệu cho Thư viện.
Bên cạnh nguồn tài liệu là sách, hàng năm TVHN bổ sung trên 450 tên báo – tạp chí trong nước và nước ngoài. Nội dung đề cập tới các chủ đề: Nhà nước, pháp luật, chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, giáo dục...mang tính chất thông tin nhanh, cập nhật hàng ngày. Đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, giải trí của đông đảo NDT đến thư viện.
Đặc biệt nguồn vốn tài liệu của TVHN có những loại hình tài liệu chuyên biệt như: sách chữ nổi dành cho người khiếm thị, sách, sách cổ như: bản thác văn bia, hương ước, thần tích, thần sắc của kho địa chí. Những tài liệu này giữ một vị trí vô cùng quan trọng trong tổng số vốn tài liệu của thư viện và được thư viện chú trọng, quan tâm phát triển và gìn giữ, bảo quản.
Stt Kho Số lƣợng(cuốn) Tỷ lệ(%) 1 Phòng Đọc tổng hợp 126286 22,1 2 Phòng Đọc tự chọn 22817 4 3 Phòng Mượn 143687 25,2 4 Phòng Ngoại văn 29751 5,2 5 Phòng Báo – Tạp chí 114321 20 6 Phòng Thiếu nhi 115000 20,2 7 Phòng Địa chí 15501 2,7 8 Phòng Khiếm thị 2708 0,48 Tổng cộng 570071 100
Có được vốn tài liệu phong phú như trên, trong những năm qua TVHN đã rất chú trọng đến việc dành kinh phí vào việc bổ sung vốn tài liệu cho thư viện. Thực hiện nghị định số 72/2002/NĐ-CP ngày 06 tháng 8 năm 2002 của chính phủ ban hành về việc quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Thư viện “ thư viện cấp tỉnh, cấp huyện hoạt động bằng ngân sách nhà nước”, là một đơn vị sự nghiệp có thu TVHN đã cân đối chi tiêu hợp lý, đảm bảo vốn tài liệu thường xuyên được cập nhật, đáp ứng nhu cầu tin của NDT. Trong 5 năm qua Thư viện đã thực hiện công việc bổ sung đạt chỉ tiêu kế hoạch đặt ra trong từng năm đã bổ sung vốn tài liệu tuân theo nguyên tắc khoa học, kế hoạch định hướng phù hợp với đặc điểm, tính chất và nhiệm vụ của TVHN.
Năm Kinh phí Số lƣợng sách Tên báo tạp chí Sách chữ nổi/sách nói 2010 800.000.000 1274 9874 3200 trang 2011 1.102.704.736 15586 377 5763 trang 257 đĩa 2012 1.832.977.269 29613 419 8498 trang 362 đĩa 2013 2.000.000.000 25082 388 8692 trang 362 đĩa 10/2014 1.325.000.000 12403 298 8700 trang
Bảng 2.5: Số lượng sách bổ sung từ năm 2010-2014
Ngoài nguồn kinh phí nhà nước cấp để mua tài liệu, TVHN còn được nhận chế độ nộp lưu chiểu do các nhà xuất bản, các tổ chức và cá nhân tặng trực tiếp tại TVHN hoặc thông qua Sở văn hóa Thể thao và Du lịch Hà Nội.
Bên cạnh đó, Thư viện còn sử dụng kinh phí từ chi phí quản lý hành chính, chi phí từ các hoạt động nghiệp vụ, đồng thời còn chủ động trong việc xin tài trợ, đầu tư, đặt các mối quan hệ với các cơ quan, tổ chức, cá nhân, cơ quan doanh nghiệp trong và ngoài nước trong việc trao đổi cũng như nhận tặng tài liệu, số lượng nhận từ nguồn này cũng tăng đáng kể, nội dung tài liệu phong phú, đa dạng. Do vậy, vốn tài liệu của TVHN đã không ngừng tăng lên cả về số lượng và chất lượng.
* Tài liệu hiện đại
Ngoài các tài liệu dạng sách báo tạp chí, TVHN còn có dạng tài liệu điện tử bao giồm các ấn phẩm đa phương tiện như băng, đĩa CD-ROM, cơ sở dữ liệu. Nguồn vốn tài liệu điện tử giúp công tác phục vụ NDT có thêm nhiều loại hình tài liệu mới, hiện đại phù hợp với xu thế phát triển của xã hội thông tin hiện nay.
Hiện nay thư viện có 4 máy chủ dùng để nhập tin và tìm kiếm, hiệu đính biểu ghi, thư viện sử dụng phần mềm Libol 6.0 phục vụ công tác chuyên môn của thư viện. Thư viện có 2.500 băng đĩa CD_ROOM, từ năm 2000 thư viện bắt đầu thu thập các tài liệu điện tử, tuy nhiên số tài liệu tiếng Việt vẫn còn ít chỉ có số ít đĩa CD: Toàn tập Hồ Chí Minh, CSDL luật Việt Nam tài liệu bằng tiếng Anh chiếm đa số với 380 đĩa, nội dung chủ yếu về tin học và kinh tế. Băng đĩa CD-ROOM phục vụ cho người khiếm thị 2.000 băng đĩa.
TVHN hiện đang lưu trữ được nguồn thông tin tư liệu đa dạng và phong phú, thể hiện được nội dung và hình thức lưu trữ. Ngoài nguồn tư liệu trên giấy còn có các loại tài liệu điện tử, các văn bản toàn văn được số hóa, sách điện tử, các đĩa CD -ROM chứa hàng trăn ngàn trang thông tin.
Thư viện được trang bị các trang thiết bị hiện đại, nối mạng LAN và mạng Internet, có phòng đọc đa phương tiện, trang web điện tử , đội ngũ cán bộ có trình độ tin học. Qua đó nâng cao năng lực hoạt động của thư viện,
giảm thiểu công sức lao động của cán bộ thư viện, tăng hiệu quả phục vụ NDT cả về số lượng và chất lượng. Các nguồn thông tin điện tử được khai thác và truy cập thường xuyên qua hệ thống mạng và máy tính.