- Máy chủ dữ liệu số: Do hệ thống thông tin thư viện cần lưu trữ rất nhiều
học tại Trung tâm Nhiệt đới Việt – Nga
2.1 Giai đoạn hình thành nền tảng đầu tiên 1 Áp dụng Phần mềm Smilib:
2.1.1 Áp dụng Phần mềm Smilib:
Trong thời đại của công nghệ thông tin, việc ứng dụng máy tính và cơng nghệ số vào tất cả các mặt hoạt động trong đời sống ngày càng trở nên rộng rãi. Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động thông tin thư viện cũng đã dần trở nên quen thuộc và có nhiều hiệu quả. Nhận thức rõ được vai trò của CNTT TTNĐ Việt - Nga cũng đã có những ứng dụng CNTT vào hoạt động thông tin thư viện từ năm 2006 bằng việc đầu tư phần mềm Smilib của Công ty truyền thông CMC vào việc quản lý thư viện.
Phần mềm SmiLib là giải pháp thư viện điện tử cho các thư viện mơ hình vừa và nhỏ tại Việt Nam. SmiLib đáp ứng đầy đủ các chức năng nghiệp vụ của một thư viện hiện đại, bên cạnh đó kế thừa và phát triển các yếu tố truyền thống và đặc thù của các thư viện Việt Nam. SmiLib có khả năng tích hợp với các hệ thống thơng tin thư viện khác để khai thác và trao đổi dữ liệu, từng bước đưa thư viện Việt Nam dần hịa nhập với hệ thống thơng tin thư viện thế giới [3].
Các đặc tính nổi bật của chƣơng trình SMILIB:
Có đầy đủ các tính năng phục vụ cho thư viện vừa và nhỏ.
Áp dụng các công nghệ hiện đại vào lĩnh vực quản trị thư viện truyền thống, biến thư viện thực sự trở thành trung tâm thông tin.
Dễ sử dụng và dễ quản trị.
Công cụ tìm kiếm và tra cứu mạnh qua mạng LAN, WAN và Internet.
Cho phép xem nội dung tài liệu (ảnh, nhạc, phim, văn bản) từ xa.
Hỗ trợ đa ngôn ngữ (Unicode).
Biên mục thuận tiện, linh hoạt theo chuẩn MARC21, hiển thị dưới dạng MARC21 hoặc ISBD.
Tích hợp mã vạch nhằm hỗ trợ lưu thông, quản lý bạn đọc, biên mục.
Sử dụng tất cả các khung phân loại hiện có.
Nhập biểu ghi theo MARC21, CDS/ISIS.
Với việc áp dụng phần mềm Smilib Thư viện Trung tâm đã tiến hành nhập CSDL hồi cố cho sách và xây dựng các cơ sở dữ liệu. Một số khâu nghiệp vụ truyền thống đã được giảm bớt như là viết phích, viết nhãn sách... vì phần mềm cũng đã hỗ trợ cho việc in nhãn sách, in phích mục lục trên máy. Phần mềm cũng cho phép in mã vạch cho sách để phục vụ cho việc quản lý tài liệu và cho mượn bằng mã vạch. Như vậy có thể nói, khi áp dụng phần mềm thì một số khâu nghiệp vụ của chu trình này đã được hiện đại hóa vì vậy đã giảm bớt thời gian và cơng sức của cán bộ thư viện.
Tuy nhiên việc sử dụng phần mềm cũng chưa thực sự hiệu quả do phần mềm Smilib của Cơng ty CMC chưa tích hợp được các công đoạn nghiệp vụ, việc bổ sung tài liệu được triển khai song song với việc biên mục chính vì vậy mà cán bộ ở đây chủ yếu chỉ áp dụng module Biên mục mà chưa khai thác tính năng của module bổ sung
Hạn chế của phần mềm là ở khâu bổ sung tài liệu. Với yêu cầu của một phần mềm thư viện hiện đại cho phép thư viện có thể liên hệ với nhà xuất bản qua mạng để tiến hành bổ sung tài liệu mà cán bộ không phải trực tiếp đi chọn lựa và bổ sung sách trực tiếp tại nhà xuất bản. Có thể nói nếu việc này có thể thực hiện được thì sẽ giảm được rất nhiều thời gian, công sức cũng như kinh phí của cán bộ và của chính thư viện. Việc lựa chọn phần Smilib của Công ty CMC với một thư viện vừa và nhỏ như Thư viện TTNĐ Việt – Nga là một phù hợp, tuy nhiên vì là phần mềm nhỏ nên nó cũng có một số hạn chế ở Module Bổ sung: đó là chưa cho phép thư viện bổ sung qua mạng và quản lý các đơn đặt. Chính vì vậy mà khi cần bổ sung tài liệu các cán bộ ở đây vẫn phải trực tiếp đi chọn sách để bổ sung theo phương thức truyền thống.
Năm 2005, thư viện đã được đầu tư xây dựng hạ tầng cơ sở thông tin. Lúc này với nguồn kinh phí cịn hạn hẹp Trung tâm đầu tư một máy chủ của hãng IBM dành cho việc lưu trữ thông tin, chạy các ứng dụng phục vụ cho tồn bộ hệ thống như tìm kiếm, cập nhật, chạy phần mềm tin học hoá hoạt động nghiệp vụ thư viện tích hợp. Ngồi ra cịn có 4 máy trạm để cán bộ làm việc mà chưa có hệ thống tra cứu trên máy cho bạn đọc. Việc ứng dụng tin học này đã đẩy mạnh hoạt động của thư viện trong việc quản lý tài liệu và phục vụ bạn đọc, thư viện đã xây dựng được các CSDL thư mục như CSDL sách, bài trích, luận án luận văn, báo cáo khoa học... với tổng số gần 5.000 biểu ghi.
+ Kết quả đạt được trong giai đoạn này:
Những CSDL thư viện đã làm được trong giai đoạn này gồm:
Stt Tên CSDL ĐVT 2006 2007 2008 2009 Ghi chú 1 CSDL thư mục sách Biểu ghi 2748 2899 3502 4235 2 CSDL thư mục bài trích Biểu ghi 52 64 182 184 3 CSDL BCKH, LA-LV Biểu ghi 70 235 280 310 4 CSDL thư mục CD-ROM Biểu ghi 27 50 180 431
Bảng 2.1: Các CSDL xây dựng trong giai đoạn từ 2006 đến năm 2009