- Ứng dụng chức năng quản lý truy cập
Người cán bộ quản lý phải có năng lực chun mơn trong lĩnh vực mình phụ
3.4 Tăng cƣờng xây dựng nguồn lực thông tin điện tử
Bất cứ một cơ quan, tổ chức hay một trung tâm nào hoạt động trong lĩnh vực thông tin muốn hồn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình và tạo ra được nhiều sản phẩm, dịch vụ thơng tin thì bên cạnh nhân lực, cơ sở vật chất trang thiết bị, nguồn lực thông tin là yếu tố không thể thiếu. Nghĩa là mỗi cơ quan, tổ chức, trung tâm này phải quan tâm trước hết đến việc xây dựng cho mình một vốn tài liệu đa dạng, phong phú, hàm lượng tri thức có trong các tài liệu phải cao, phải thoả mãn nhu cầu của chính mình và của người dùng. Bởi lẽ, nguồn lực thơng tin chính là phần thơng tin có cấu trúc được kiểm sốt, có giá trị cho hoạt động của con người mà ta có thể khai thác, truy cập và sử dụng được trong hoạt động thực tiễn của mình. Nói một cách khác, nguồn lực thông tin là phần sản phẩm, là kết quả lao động trí óc của con người, nó đặc trưng cho sản phẩm thời đại của nền kinh tế tri thức.
Nhận thức được tầm quan trọng của nguồn lực thông tin, Thư viện TTNĐ Việt – Nga xây dựng chính sách tăng cường nguồn lực thông tin theo hướng chú trọng phát triển nguồn thơng tin điện tử vì tài liệu điện tử có ưu điểm dễ dàng truy cập, chia sẻ và có thể khai thác ở mọi nơi mọi lúc. Do yêu cầu của NDT đặt ra là
thư viện phải cập nhật những thông tin KHCN theo 3 hướng nghiên cứu của đơn vị, những thơng tin kỹ thuật qn sự có tính mới, nên hiện tại nguồn thông tin chủ yếu của Thư viện là thơng tin trên báo, tạp chí, cụ thể hơn là những bài trích báo và tạp chí về các lĩnh vực khoa học kỹ thuật quân sự, khoa học cơng nghệ, sinh thái, mơi trường từ các tạp chí chuyên ngành trong và ngoài nước.
Ngoài việc xây dựng nguồn tin điện tử, tạp chí điện tử,…Thư viện cần quan tâm đến xây dựng và quản lý kho tài liệu số về luận văn, luận án, các cơng trình nghiên cứu khoa học, các báo cáo khoa học hiện có trong Trung tâm. Nguồn tài liệu xám này đặc biệt có giá trị đối với đơn vị, vì đó là những sản phẩm trí tuệ, những tri thức khoa học được nghiên cứu sáng tạo và ghi nhận trong đó. Do vậy, nhiệm vụ của Thư viện là phải tiến hành xây dựng, tổ chức kho tài liệu này và số hoá chuyển sang tài liệu điện tử để phục vụ các đối tượng NDT của đơn vị cũng như các đối tượng NDT khác trong hệ thống quân đội thông qua mạng MISTEN. Việc xây dựng kho tài liệu điện tử cần phải thu thập, xử lý, tổ chức các nguồn tài liệu điện tử thành kho thông tin số được lưu trữ và khai thác qua hệ thống thơng tin tự động hố của thư viện.
Cùng với việc tăng cường nguồn tin điện tử, các tạp chí điện tử mới, quản lý tài liệu số về luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học, Thư viện cũng cần có chiến lược và chính sách ưu tiên cho việc số hố tài liệu hiện có trong thư viện.
Trong điều kiện của sự phát triển CNTT và công nghệ số hiện nay, việc chuyển đổi những thông tin dạng văn bản sang thông tin dạng số được thực hiện một cách dễ dàng. Để có thể số hố được những tài liệu văn bản, cần phải có một cơng cụ phần mềm chuyên dụng để số hoá dữ liệu. Phần mềm này cho phép chuyển đổi tất cả những dữ liệu dạng văn bản TEXT sang dạng HTML hoặc PDF. Để số hoá những tài liệu dưới dạng in trên giấy cần phải sử dụng máy quét Scaner để nhập dữ liệu vào máy tính điện tử, sau đó mới tiến hành chuyển đổi. Để tiến hành việc quét các tài liệu văn bản vào máy tính thường tốn rất nhiều thời gian, cơng sức và chi phí. Các tài liệu sau khi được số hố sẽ được tổ chức trong các CSDL tồn văn và được phân quyền truy cập cho từng đối tượng bạn đọc sử dụng.
Việc số hoá tài liệu khơng nhất thiết phải số hố tất cả tài liệu có trong thư viện, mà cần căn cứ vào các tiêu chí khác nhau của giá trị tài liệu, lĩnh vực nghiên cứu chun mơn để số hố. Mặt khác trong chính sách cần đưa ra chuẩn nhất định thống nhất để cán bộ xử lý thông tin được dễ dàng, bạn đọc tìm kiếm thơng tin nhanh chóng. Việc số hố thể hiện ở chuyển tài liệu từ dạng giấy sang tài liệu điện tử thơng qua các máy móc thiết bị chun dụng.
Ngoài ra, với những CSDL toàn văn của nước ngoài Thư viện cũng cần lên kế hoạch và đầu tư ngân sách để có thể bổ sung trong thời gian tới phục vụ cho NDT đặc biệt là những CSDL sách điện tử, tạp chí chuyên ngành phù hợp với chuyên ngành nghiên cứu của cán bộ tại Trung tâm. Giải pháp đưa ra cho vấn đề này là tăng cường công tác chia sẻ nguồn lực thông tin với các đơn vị trong và ngồi qn đội để có thể tận dụng nguồn CSDL tồn văn từ nước ngoài này.
Bên cạnh, việc xây dựng kho tài liệu số thì một vấn đề quan trọng khác mà thư viện cũng phải tính đến là bảo quản đảm bảo làm sao các thông tin số truy cập được một cách lâu dài. Đây là vấn đề cần được quan tâm chú ý bởi “tính lỗi thời kỹ thuật”. Sự phát triển nhanh chóng của CNTT là do kỹ thuật đang sử dụng có thể bị lỗi thời rất nhanh trong một thời gian ngắn, chính vì vậy có thể xem việc lỗi thời kỹ thuật lưu trữ trong thời đại số hoá cũng giống như sự tự huỷ hoại của giấy trong thời đại giấy. Vì vậy bảo quản tài liệu số trong thời đại số có ảnh hưởng bởi sự xuất hiện các công nghệ và giải pháp mới lưu trữ tài liệu số.
Trước hết cần quan tâm đến môi trường lưu trữ: Chưa ai có thể khẳng định rằng băng từ, đĩa mềm, đĩa cứng thậm chí là CD – Rom có thời gian sống là bao nhiêu lâu. Tuy nhiên với sự phát triển của cơng nghệ thì thời gian sống của chúng lại càng ngắn đi. Vì vậy dữ liệu lưu trên chúng phải được làm mới lại bởi môi trường lưu trữ dữ liệu số có thể sẽ bị lạc hậu và thay thế bởi công nghệ mới và tốt hơn. Thư viện cần phải liên tục sao chuyển thông tin số từ môi trường mang tin này sang môi trường mang tin khác. Tuy nhiên đây cũng sẽ là vấn đề khó khăn khi khối lượng tài liệu số gia tăng theo thời gian.
Tiếp theo là việc chuyển đổi dữ liệu cần đảm bảo khả năng truy cập tài liệu: khi cơng nghệ thường xun thay đổi, địi hỏi thư viện cần quan tâm đến nhiều vấn đề. Hiện nay, thư viện trong các đơn vị thuộc Bộ Quốc Phòng đang xây dựng CSDL điện tử và thường lưu trữ dưới dạng file DOC và file PDF. Tuy nhiên, do sự phát triển mạnh của CNTT có thể một lúc nào đó sẽ bị lỗi thời. Việc xác định thường xuyên phải chuyển đổi dữ liệu cũng cần được đưa ra trong bảo quản tài liệu điện tử. Đây được xác định là công việc thường xuyên ở thư viện. Do đó nguồn tài chính cho cơng tác số hố và bảo quản tài liệu điện tử cũng tương đối lớn và cần được xác định ngay trong chính sách của Thư viện.