- Thiết bị kiểm soát vào/ra: Hiện thư viện được đầu tư lắp đặt 03 camera
Hình 2.3: Màn hình giao diện chính phần mềm ILIB
2.2.2.2 Thực trạng triển khai ứng dụng Module bổ sung:
Cùng với sự phát triển vượt bậc của CNTT và truyền thơng, nhiều loại hình tài liệu xuất hiện dẫn đến nguồn lực thông tin trong thư viện ngày một phong phú và đa dạng. Ngoài các loại dưới dạng giấy in truyền thống, cịn có các loại tài liệu điện tử, các nguồn thông tin điện tử được khai thác truy cập thông qua các thiết bị truyền tin hiện đại đang ngày một phát triển và chiếm ưu thế. Các loại tài liệu điện tử như: Sách điện tử ( E- book), tạp chí điện tử ( E-juornal), và các cơ sở dữ liệu trực tuyến (online).
- Hiện nay Thư viện Trung tâm thực hiện việc bổ sung theo 3 nguồn chủ yếu là: nguồn mua, nguồn nộp lưu chiểu, và nguồn tặng biếu, tài trợ. Các tài liệu thuộc diện bổ sung của Thư viện là tài liệu về các ngành khoa học cơ bản, sách học tiếng, tài liệu tra cứu, luận văn - luận án, NCKH,… phục vụ công tác nghiên cứu khoa học của đơn vị.
+ Nguồn mua: Là nguồn bổ sung chủ yếu chiếm phần lớn kinh phí bổ sung của Thư viện. Việc mua báo, tạp chí do phòng nghiệp vụ đặt mua hàng năm, làm theo phương pháp truyền thống không sử dụng đơn đặt của phần mềm. Việc bổ sung tài liệu nước ngoài hầu như chưa có.
+ Nguồn lưu chiểu: Thư viện được quyền thu nhận những ấn phẩm do Trung tâm xuất bản, cũng như các luận văn, luận án, đề tài NCKH được bảo vệ tại Trung tâm được thực hiện theo quyết định số 582 QĐ-NĐ của TTNĐViệt - Nga Về việc ban hành Quy chế quản lý các xuất bản phẩm và tài liệu khoa
học kỹ thuật của Trung tâm nhiệt đới Việt – Nga (Xem phụ lục 2).
+ Nguồn biếu tặng, tài trợ: Hầu hết sách nước ngồi có trong thư viện được nhận từ nguồn này. Các nguồn tài trợ chính là: các chuyên gia Nga làm việc tại Trung tâm, các cán bộ nghiên cứu khoa học tâm huyết với thư viện, quỹ châu Á… Với nguồn đặt mua: trước khi đặt mua cán bộ bổ sung thường lập danh mục sách cần đặt mua, sau đó kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem có bị trùng với danh mục cần bổ sung không. Thường CBTV vào chức năng bổ sung của phần mềm ILIB và tra trùng tài liệu. Nếu quá trình tra trùng tài liệu khơng thấy có tài liệu đó thì mới lập danh sách đặt mua, cịn nếu thấy có trùng rồi thì khơng đặt mua nữa.
Với việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quy trình bổ sung giúp cho cơng tác này được tiến hành một cách thuận lợi và nhanh chóng. Nhờ sự hỗ trợ của các công cụ phần mềm thư viện và giao dịch thương mại điện tử đã rút ngắn thời gian cơng sức chi phí trong q trình bổ sung, giảm được cơng sức đi lại cho cán bộ bổ sung.
Tuy nhiên việc ứng dụng Module này trong thực tế tại Thư viện chưa được thực hiện triệt để do phần mềm được cài đặt trên mạng LAN nhằm đảm bảo cho công tác bảo mật cho nên không ứng dụng được việc mua bán, đặt và thanh toán qua điện tử. Phương thức bổ sung tài liệu vẫn theo phương pháp truyền thống.
Khi tài liệu được bổ sung vào thư viện theo các nguồn khác nhau, cán bộ sẽ tiến hành nhập đơn nhận tại module bổ sung. Nhờ việc xử lý nhập tài liệu quản lý trong phần mềm ở chức năng bổ sung tài liệu, danh sách tài liệu được quản lý trong CSDL rất chi tiết: danh mục mã đơn, tên đơn, ngày nhận tài liệu, nguồn nhận, nguồn quỹ, nhà cung cấp. Phần hiển thị chi tiết của đơn nhận bao gồm: tên sách, tác giả, số lượng, giá tiền, tổng tiền và số ĐKCB cho mỗi đầu tên sách.
Các tài liệu sẽ được nhập biểu ghi, xử lý hình thức, xử lý nội dung như nhập nhan đề tài liệu, tác giả, nhà xuất bản, nơi xuất bản, phân loại… Trong quá trình nhập dữ liệu nếu có ấn phẩm nào trùng thì hệ thống sẽ báo trùng để cán bộ được biết, nếu vẫn bổ sung thêm tài liệu thì cán bộ có thể thêm bản cho tài liệu ấy mà khơng tăng số lượng biểu ghi trong CSDL. Sau khi nhập xong dữ liệu cán bộ tiến hành đánh chỉ mục và ghi đặt sách. Việc đánh chỉ mục giúp cho việc tra cứu tài liệu đã bổ sung về thư viện. Q trình bổ sung vào phần mềm cũng chính là q trình biên mục thơ cho các tài liệu sau này. Bạn đọc có thể tìm kiếm được tài liệu mới bổ sung về thư viện ngay khi CBTV nhập vào phần mềm và xử lý kỹ thuật xong.
Hình 2.4: Màn hình chính cửa sổ đơn nhận
Sau khi hoàn thành đơn nhận, cán bộ tiến hành ĐKCB cho từng cuốn. Đối với sách nhiều bản, module này cũng cho phép ĐKCB theo lô giúp giảm được thời gian nhập máy cho cán bộ vì chỉ với một vài thao tác nhỏ là có thể đăng ký cho nhiều bản sách.
Kết thúc quá trình nhập tài liệu vào đơn nhận của phần mềm, CBTV tra cứu và in ra các báo cáo liên quan tới việc bổ sung tài liệu. Các báo cáo có trong phần mềm: báo cáo danh mục sách bổ sung, báo cáo danh mục sách phân bổ theo kho, sổ ĐKCB, sổ ĐKTQ, thư mục giới thiệu sách mới, nhãn môn loại được in ra một cách nhanh chóng và đơn giản. Việc dán nhãn ĐKCB theo mã vạch sẽ phục vụ đắc lực cho khâu mượn trả tài liệu của bạn đọc. Hạn chế của việc xuất báo cáo ở chức năng bổ sung là do các mẫu báo cáo được làm theo form mẫu cứng trong phần mềm, CBTV muốn can thiệp để chỉnh sửa theo yêu cầu khơng được. Nên q trình in ấn ra sản phẩm phải phụ thuộc vào biểu mẫu báo cáo hiện có trên phần mềm.
Chức năng in báo cáo đơn nhận có rất nhiều tiêu chí tìm kiếm: có thể xuất báo cáo theo mã số đơn nhận, ngày nhận, nhà cung cấp, số ĐKCB của từng kho. Nhờ chức năng báo cáo này, CBTV có thể thống kê được số lượng tài liệu được bổ sung về thư viện của từng đợt, số lượng tài liệu được phân bổ về các kho, tổng số tiền bổ sung của từng đợt mua tài liệu.
Ví dụ: để in ra sổ ĐKCB, thư mục thông báo sách mới của kho Tổng hợp trong đợt bổ sung vừa qua, CBTV chỉ việc vào chức năng đơn nhận, tìm tới phần Tra cứu – Báo cáo và tìm kiếm theo tiêu chí mã đơn nhận kết hợp với nơi lưu trữ, sau đó nhấn chọn báo cáo sổ ĐKCB và in ra (Xem phụ lục 3) .
Nhờ chức năng này mà công việc của cán bộ bổ sung được giản lược rất nhiều, tiết kiệm thời gian và công sức cho cán bộ trong việc: quản lý việc bổ sung tài liệu, in sổ đăng ký tổng quát, sổ đăng ký cá biệt, thư mục sách mới, in nhãn… thay vì phải ghi chép thủ cơng thì giờ đây cán bộ bổ sung chỉ việc in trực tiếp từ phần mềm. Nhờ đó việc quản lý tài liệu đầu vào của thư viện được thực hiện khá tốt.
Tuy nhiên, việc tra cứu dữ liệu những tài liệu ngoại văn qua cổng Z39.50 từ phần mềm không thực hiện được. Do TTNĐViệt - Nga là cơ quan hoạt động trong lĩnh vực quân sự, việc truy cập ra internet bị hạn chế vì tính bảo mật thơng tin. Do đó khi những tài liệu và tạp chí bổ sung từ nước ngồi về sẽ khơng tận dụng được biểu ghi tra cứu qua địa chỉ Z39.50 ở các thư viện khác. Việc nhập dữ liệu bổ sung tiếng Anh, tiếng Nga rất vất vả cho cán bộ nghiệp vụ.