- Thiết bị kiểm soát vào/ra: Hiện thư viện được đầu tư lắp đặt 03 camera
Hình 2.3: Màn hình giao diện chính phần mềm ILIB
2.2.2.4 Thực trạng triển khai ứng dụng Module Quản lý kho:
Hình 2.7 Màn hình Module Quản lý Kho Chức năng hệ thống lưu trữ:
Với chức năng hệ thống lưu trữ (kho sách) hiện nay tại Thư viện của Trung tâm bao gồm 7 kho: Kho Tổng hợp, Kho Trung tâm, Kho luận văn – luận án, Kho báo tạp chí, Kho tra cứu, Kho ảnh tư liệu, Kho CD. Thư viện tạo sẵn cho 5 cấp kho để quản lý theo các loại tài liệu hiện có trong thư viện, cấu trúc kho này được tạo ra trước khi tiến hành nhập dữ liệu vào chương trình, vì nó liên thơng tới tồn bộ các module khác có trong hệ thống. Ở module Bổ sung tài liệu, khi CBTV nhập tài liệu
vào phần mềm và ĐKCB cho tài liệu phải chọn kho tài liệu tương ứng với số ĐKCB đó.
Từ hệ thống lưu trữ cán bộ quản lý kho có thể biết được tổng số tài liệu hiện có trong kho sách, số tài liệu đang mượn, tài liệu mất, tài liệu sẵn sàng cho mượn, tài liệu chưa sẵn sàng cho mượn,…Qua khảo sát thực tế việc quản lý kho tài liệu tại Thư viện của Trung tâm ngày 30/01/2012 có thể thấy như sau:
Với hệ thống lưu trữ của kho tổng hợp hiện tại của thư viện có thể thấy số lượng tài liệu đang mượn là 91 quyển, số tài liệu sẵn sàng cho mượn là 6399 quyển, tổng số kho tổng hợp hiện có là 6490 quyển tương đương với 6490 số ĐKCB đã được mã hoá bằng mã vạch.
Với hệ thống lưu trữ kho trung tâm hiện tại số lượng tài liệu đang mượn là 12, trong kho sẵn sàng cho mượn là 1195 quyển, trong kho chưa sẵn sàng cho mượn là 7, tổng số tài liệu hiện có là 1214 quyển đã được ĐKCB mã hoá bằng mã vạch.
Với hệ thống lưu trữ kho Luận văn – luận án: số lượng tài liệu đang mượn là 1, trong kho sẵn sàng cho mượn là 36 quyển, trong kho chưa sẵn sàng cho mượn là 3, tổng số tài liệu hiện có là 40 quyển đã được ĐKCB mã hoá bằng mã vạch.
Với hệ thống lưu trữ kho Báo tạp chí: tài liệu trong kho sẵn sàng cho mượn là 1, tổng số là 1 tạp chí đã được ĐKCB và mã hoá bằng mã vạch.
Với hệ thống lưu trữ kho tra cứu: số lượng tài liệu đang mượn là 2, trong kho sẵn sàng cho mượn là 317 quyển, trong kho chưa sẵn sàng cho mượn là 5, tổng số tài liệu hiện có là 324 quyển đã được ĐKCB mã hoá bằng mã vạch.
Với hệ thống lưu trữ kho CD: số lượng tài liệu đang mượn là 5, trong kho sẵn sàng cho mượn là 842 quyển, trong kho chưa sẵn sàng cho mượn là 6, tổng số tài liệu hiện có là 853 quyển đã được ĐKCB mã hoá bằng mã vạch.
Với hệ thống lưu trữ kho ảnh tư liệu: trong kho sẵn sàng cho mượn là 2 quyển, trong kho chưa sẵn sàng cho mượn là 6, tổng số tài liệu hiện có là 8 quyển đã được ĐKCB mã hoá bằng mã vạch.
Chức năng xếp giá thường xuyên được cán bộ quản lý kho sử dụng đến, khi tài liệu được bổ sung về thư viện, cán bộ bổ sung và biên mục đã nhập vào màn hình bổ sung và biên mục nội dung cho tài liệu mới về, sau khi xử lý kỹ thuật về nội dung và hình thức cho tài liệu xong sẽ chuyển số tài liệu này xuống các kho để quản lý. Dựa và danh sách tài liệu ở phòng biên tập chuyển kèm với tài liệu đã dán số ĐKCB, cán bộ thủ thư sẽ xếp các tài liệu này lên các giá ở trong kho. Trên phần mềm ở chức năng xếp giá, cán bộ thủ thư phải tìm kiếm danh sách tài liệu đó ra và tích chọn xếp giá cho tài liệu này. Trường hợp nếu chưa được xếp giá thì tài liệu sẽ chưa thể lưu thơng được. Sau khi xếp giá tài liệu sẽ chuyển từ trạng thái chưa sẵn sàng sang trạng thái sẵn sàng lưu thơng, khi đó bạn đọc mới có thể tra cứu và mượn được tài liệu này. (Phụ lục 6)
Chức năng đánh lại số ĐKCB và hồi cố dữ liệu:
Các biểu ghi dữ liệu sau khi được chuyển đổi từ phần mềm cũ sang phần mềm ILIB có thể phải chỉnh sửa và đánh lại số ĐKCB theo cấu trúc mới. CBTV cũng tiến hành in hàng loạt nhãn ĐKCB của từng kho tương ứng với số tài liệu có trong kho, sau đó dán lại cho các tài liệu này, đồng thời vào màn hình đánh lại số ĐKCB hoặc màn hình hồi cố để tìm kiếm biểu ghi và gán thêm mới số ĐKCB tương ứng với tài liệu. Quá trình làm hồi cố cho các kho sách tại thư viện, CBTV thường sử dụng chức năng hồi cố để tìm kiếm và đánh lại số ĐKCB cho tài liệu theo cấu trúc số ĐKCB mới, đồng thời hiệu chỉnh lại những trường dữ liệu bị sai chính tả hoặc sai nhãn trường khi chuyển đổi sang ILIB. (Phụ lục 6)
Chức năng thống kê sách:
Đây là tính năng mà cán bộ quản lý kho tài liệu ở thư viện rất hay sử dụng, khi muốn biết tình trạng tài liệu hiện có trong kho, hoặc muốn biết tổng số các tài liệu theo phân loại hoặc theo ngơn ngữ thì chỉ việc vào chức năng thống kê sau đó tích chọn vào điều kiện cần thống kê kết hợp với nơi lưu trữ và nhấn nút thống kê.
Ở Thư viện thường thống kê sách theo tình trạng tài liệu vì đến cuối năm cần báo cáo tổng hợp sách trong kho để biết tình trạnh sách có bị mất hay đủ (xem Phụ lục 6).
Đây là chức năng để in lại các nhãn tài liệu bị hỏng hoặc bị mờ mã vạch trong quá trình sử dụng, thực tế thư viện cũng chưa sử dụng in lại nhãn mã vạch mà chỉ sử dụng để in sổ ĐKCB hồi cố. Sau khi thực hiện việc hồi cố dữ liệu xong, CBTV đã in lại cuốn sổ ĐKCB mới theo cấu trúc từ phần mềm ILIB. Sổ ĐKCB này cũng tuân thủ theo mẫu của Thư viện Quốc gia Việt Nam, trên một trang in khổ A4 in được 25 số ĐKCB tương ứng với 25 cuốn tài liệu, cách 5 cuốn lại có một đường kẻ đậm để dễ phân biệt và dễ kiểm soát số lượng tài liệu.
Module quản lý kho mới được các CBTV sử dụng những tính năng như: tạo cấu trúc kho, xếp giá tài liệu, hồi cố dữ liệu, thống kê tài liệu và in sổ ĐKCB hồi cố. Các tính năng này được triển khai và sử dụng rất tốt, trong việc thống kê số lượng tài liệu cán bộ quản lý kho nhanh chóng biết được số lượng thực tế có trong kho mình quản lý để làm báo cáo liên quan. Trong việc làm hồi cố dữ liệu, cũng rất tiện lợi và nhanh chóng khi hiệu chỉnh và gán số ĐKCB cho tài liệu, đồng thời in ra được danh mục sổ ĐKCB hồi cố hình thức đẹp và rõ ràng, giảm được công sức cho cán bộ quản lý kho trong công việc thống kê làm báo cáo hàng năm.
Nhưng chức năng quản lý kho chưa được sử dụng hết các tính năng do việc làm hồi cố sách cũ vẫn chưa hoàn thành xong các kho. Việc làm báo cáo và thống kê sách triển khai làm không thường xuyên nên nhiều khi cán bộ quản lý kho thao tác vào phần mềm vẫn hay bị quên.