1.6.3 .Cơ cấu tổ chức
2.2. Công tác phát triển nguồn lực thông tin
2.2.3. Nguồn bổ sung
Vốn tài liệu giàu có, phong phú khơng chỉ là niềm tự hào của mỗi thư viện mà còn là cơ sở giúp cho các hoạt động trong và ngoài thư viện. Các thư viện đều cố gắng tạo nguồn tài liệu phong phú về nội dung, đa dạng về hình thức nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của người dùng tin
Trung tâm TT-TV trường ĐHSPTN là một trung tâm lớn với số tài liệu phong phú, chủ yếu được bổ sung từ nhiều nguồn khác nhau:
Nguồn mua
Mua tài liệu là phương thức phát triển NLTT chủ yếu của Trung tâm TT-TV trường Đại học Sư phạm, Đại học Thái Nguyên thông qua các nguồn cung cấp từ các nhà xuất bản như nhà xuất bản Chính trị quốc gia, Khoa học Xã hội, Kim Đồng,
hành sách Việt Nam, các công ty phát hành sách ở địa phương, tổng cơng ty xuất nhập khẩu sách báo. Kinh phí mua được cấp từ nguồn ngân sách của Nhà trường.
Trung tâm TT-TV trường ĐHSPTN luôn quan tâm tới việc bổ sung sách, báo bằng việc mua trực tiếp theo chương trình mục tiêu quốc gia của Đại học Thái Nguyên và của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Hiện nay, Trung tâm đang tập trung mua bổ sung những tài liệu in ấn như sách, báo, tạp chí nhằm đảm bảo thơng tin nhanh chóng, chính xác, phục vụ cho công tác nghiên cứu, học tập của cán bộ, giảng viên, học viên và sinh viên trong Nhà trường.
Khi tiến hành mua tài liệu, Trung tâm luôn đảm bảo việc bổ sung một cách tiết kiệm nhất, tránh bổ sung trùng lặp số bản, bổ sung phải đúng với nhu cầu tin của bạn đọc.
Nội dung tài liệu được bổ sung thường phân bổ ở các lĩnh vực trong kho, và được chú trọng hơn ở các lĩnh vực sách văn học, lịch sử, chính trị, sách kỹ thuật. Đây là những tài liệu có giá trị đặc biệt quan trọng và có giá trị sử dụng cao nhất.
Khi tiến hành bổ sung bằng phương pháp mua tài liệu sẽ giúp cho Trung tâm có thể chủ động tiến hàng cơng tác bổ sung một cách thuận lợi nhất. Trung tâm có thể thu thập tài liệu vào bất cứ thời điểm nào hoàn toàn theo ý muốn của mình. Ngồi ra, Trung tâm cũng có thể thu thập tài liệu ở địa phương hoặc các tỉnh, thành phố khác nếu nơi đó thỏa mãn yêu cầu tài liệu. Việc bổ sung những tài liệu thuộc những lĩnh vực nào được Trung tâm lựa chọn dựa trên cơ sở đã nghiên cứu thành phần vốn tài liệu.
Bổ sung bằng phương pháp mua tài liệu, Trung tâm không bị ràng buộc về không gian và thời gian, được lựa chọn hoàn toàn theo ý muốn. Tuy nhiên, do ngân sách hạn chế nên Trung tâm cũng gặp rất nhiều khó khăn trong việc lựa chọn tài liệu , quyết định số bản, tên tài liệu, loại hình, ngơn ngữ tài liệu.
Nguồn tặng biếu
Nguồn tặng biếu là một nguồn bổ sung khá quan trọng đối với Trung tâm TT-TV trường ĐHSP, ĐHTN. Những tài liệu được tặng biếu trong Trung tâm chủ
Trung tâm Học Liệu Thái Ngun. Ngồi ra, Trung tâm cịn được tặng sách từ Quỹ Châu Á, Hội văn hóa dân gian Việt Nam, sách dự án phát triển giáo viên trung học phổ thông và trung học chuyên nghiệp, ngân hàng Word Bank (Ngân hàng thế giới). Dù số lượng tài liệu tặng biếu chiếm một số lượng không phải là quá lớn nhưng có giá trị và ý nghĩa vơ cùng quan trọng. Nhờ đó mà Trung tâm có thể hồn thiện hơn, đầy đủ hơn vốn tài liệu của mình.
Việc sử dụng phương pháp bổ sung các tài liệu tặng biếu đã giúp cho Trung tâm tiết kiệm được chi phí cho việc mua tài liệu. Phương pháp này cũng giúp cho việc thu thập những tài liệu quý giá mà không thể tiến hành các phương thức khác như: tài liệu xám, tài liệu cổ.
Nguồn trao đổi
Đây là nguồn bổ sung đã được các thư viện khai thác để tăng cường nguồn tài liệu của mình. Qua con đường trao đổi, các thư viện có thể thu được những tài liệu q hiếm khơng có bán trên thị trường và đem lại hiệu quả khá cao về mặt kinh tế. Có những tài liệu nhận được qua con đường trao đổi không phù hợp với thư viện này nhưng lại được trao đổi tiếp đến thư viện khác và đã phát huy được tác dụng. Với những lợi ích thiết thực như vậy nên từ lâu các thư viện đã rất chú trọng tiến hành trao đổi tài liệu sách báo. Việc trao đổi có thể tiến hành giữa các thư viện trong nước hoặc giữa các thư viện của các quốc gia.
Trao đổi trong nước là hình thức phân phối lại sách báo trong phạm vi mỗi quốc gia nhằm khắc phục hàng rào ngăn cách có tính chất cơ quan, địa phương. Thực chất là động viên các thư viện chuyển giao cho nhau những tài liệu mà không phải trả tiền. Để tiến hành trao đổi, các thư viện cần tiến hành xây đựng kho dự trữ - trao đổi tài liệu đăng nhập vào những nguồn khác nhau. Sách báo được sàng lọc trong quá trình sử dụng khơng phù hợp với mơi trường, đặc điểm kinh tế - xã hội của mỗi vùng, những ấn phẩm trùng lặp hoặc khơng đúng với tính chất, nhiệm vụ của thư viện đã thay đổi. Thông tin về nội dung sách báo trong kho trao đổi là công việc rất quan trọng trong công tác trao đổi sách báo. Phương pháp phổ biến là biên soạn danh mục tài liệu cần trao đổi để chuyển tới các đối tác.
Đây cũng là nguồn bổ sung được Trung tâm TT-TV trường ĐHSPTN rất quan tâm, thông qua trao đổi tài liệu, Trung tâm đã bổ sung được nhiều tài liệu quý hiếm phù hợp với nhu cầu tin của bạn đọc
Hàng năm, công tác trao đổi tài liệu giữa Trung tâm và thư viện các trường thành viên thuộc Đại học Thái Nguyên được tiến hành thường xuyên, liên tục, những tài liệu trùng bản sẽ được trao đổi với các thư viện khác, đồng thời bổ sung thêm những tài liệu mà Trung tâm cịn thiếu thơng qua danh mục tài liệu trao đổi với thư viện các trường.
Nhờ việc thực hiện tốt công tác trao đổi tài liệu với các thư viện mà Trung tâm đã bổ sung được nhiều tài liệu mới, giải phóng ra khỏi kho những tài liệu trùng bản, tiết kiệm chi phí bảo quản, tiết kiệm diện tích kho và chi phí bổ sung tài liệu mới, làm phong phú hơn kho tài liệu của Trung tâm.
Như vậy, có thể thấy công tác bổ sung vốn tài liệu là khâu rất quan trọng không chỉ trong Trung tâm TT-TV trường ĐHSPTN mà ở hầu hết các thư viện, phục vụ cho công tác học tập, nâng cao trình độ cho bạn đọc. Trong điều kiện kinh phí hạn hẹp như hiện nay, những nguồn bổ sung trên đã giúp cho Trung tâm hồn thiện hơn vốn tài liệu của mình, thỏa mãn nhu cầu cao nhất của bạn đọc.
Nguồn lưu chiểu
Đây là chính là nguồn bổ sung tài liệu nội sinh vô cùng quan trọng được Trung tâm TT-TV trường ĐHSPTN khai thác để tăng cường nguồn tài liệu của mình. Nguồn lưu chiểu có được là do sinh viên năm cuối, học viên, nghiên cứu sinh nộp lại khóa luận, luân án, luận văn. Ngồi ra, nguồn lưu chiểu cịn nhận được từ cơng trình nghiên cứu khoa học và sách của các giáo sư, phó giáo sư, tiến sĩ và các gảng viên của Nhà trường nộp về Trung tâm. Từ năm học 2010-2011, Nhà trường đã triển khai và yêu cầu cán bộ, giảng viên trong quá trình viết sách, soạn bài giảng, sau khi được kiểm duyệt tại khoa, bộ môn sẽ tiến hành in va nộp lại tại TTTT-TV. Hiên nay, Trung tâm có 18.865 đầu tài liệu là khóa luận, luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học. Trung tâm cịn khuyến khích và u cầu sinh viên, học viên sau khi bảo vệ hoàn thành đề tài tốt nghiệp sẽ có thể nộp lại để Trung tâm lưu giữ,
làm tài liệu tham khảo cho sinh viên các khóa sau. Bên cạnh đó,Trung tâm cũng nhận được các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ, Ngành và các kỷ yếu khoa học.
Theo thống kê năm học 2013-2014, Trung tâm đã tiếp nhận và lưu trữ các cơng trình nghiên cứu khoa học: 18 luận án tiến sĩ, 265 luận văn thạc sĩ, 874 khóa luận tốt nghiệp. Ngồi ra cịn có các đề tài cấp bộ, cấp nhà nước của cán bộ giáo viên trong toàn trường.
Với nguồn bổ sung vốn tài liệu này đã giúp cho Trung tâm có vốn tài liệu này càng lớn mạnh và phong phú, đa dạng, đáp ứng những yêu cầu, đòi hỏi ngày càng cao của người dùng tin.
Sao chụp tài liệu
Việc sao chụp, nhân bản tài liệu thông qua photocopy hay chụp microfilm những tài liệu Trung tâm TT-TV khơng có hoặc thiếu bản sẽ giúp Trung tâm đáp ứng nhu cầu tin của NDT. Tuy nhiên, từ khi công ước Berne và Luật Bản quyền có hiệu lực tại Việt Nam thì Trung tâm TT-TV trường Đại học Sư phạm, Đại học Thái Nguyên nói riêng và các thư viện trong cả nước nói chung đều đang gặp khó khăn khi áp dụng phương thức này. Có chăng, chỉ là những dịch vụ nhỏ lẻ cho NDT khi họ có nhu cầu sao chụp tài liệu.