1.6.3 .Cơ cấu tổ chức
2.2. Công tác phát triển nguồn lực thông tin
2.2.6. Công tác thanh lọc và thanh lý tài liệu
Thanh lý là một phần trong công tác phát triển nguồn lực thông tin. Những tài liệu cũ nát, khơng cịn giá trị sử dụng sẽ bị loại bỏ để tạo khoảng trống trên giá
Để xây dựng được vốn tài liệu có chất lượng thì bên cạnh việc bổ sung tài liệu có chất lượng cịn phải theo dõi quá trình sử dụng tài liệu của bạn đọc để thanh lý, loại bỏ những tài liệu khơng cịn giá trị sử dụng.
Thanh lý là công việc loại bỏ hoặc chuyển lưu kho những bản thừa, ít được sử dụng và những tài liệu khơng cịn dùng được nữa.
Thanh lọc là loại bỏ chính thức một tài liệu ra khỏi kho, xóa các sổ sách thống kê, những tài liệu không đúng diện, lạc hậu, trùng bản, kể cả những tài liệu bạn đọc mượn khơng trả.
Chính sách thanh lý là một phần của chính sách phát triển vốn tài liệu, do vậy, công tác lựa chọn và thanh lý là những hoạt động như nhau, vì trước hết cả hai đều là những yêu cầu cần thiết trong một chương trình phát triển vốn tài liệu. Chính sách lựa chọn sẽ quyết định cơ sở cho việc thanh lý.
Công tác thanh lý tài liệu tại Trung tâm được tiến hành khoảng từ 3-5 năm một lần. Những tài liệu được thanh lý khỏi kho thường là sách, báo cũ nát, mất trang, khơng cịn giá trị thông tin hoặc không thể phục hồi.
Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật mà tuổi thọ của tài liệu ngày càng được rút ngắn, những tài liệu mới ra đời thay thế cho những tài liệu cũ, công tác thanh lý trong trung tâm này càng được chú trọng. Từ năm 2008, Trung tâm đã tiến hành thanh lý tài liệu ở hầu hết các lĩnh vực tài liệu có trong kho. Những tài liệu cũ nát nhưng vẫn cịn giá trị sử dụng thơng tin như sách văn học, lịch sử đã được Trung tâm tiến hành phục chế, sửa chữa hư hỏng. Đối với những tài liệu khơng có khả năng phục hồi, Trung tâm đã chuyển vào kho lưu trữ, đến khi số lượng tài liệu cần thanh lý tăng lên sẽ lập dan sách, thông qua sự đồng ý phê duyệt của giám đốc Trung tâm TT-TV.
Quá trình thanh lý tài liệu sẽ vô cùng phức tạp nếu CBTV không hiểu rõ và thông thạo các khâu nghiệp vụ.
Thanh lý khơng phải là một q trình trong chốc lát, khơng phải là một chức năng có thể thực hiện tách rời khỏi các hoạt động khác nhau trong quá trình phát triển vốn tài liệu.
- Bản trùng
- Những quà tặng không mong muốn - Sách lỗi thời đặc biệt là sách khoa học - Lần xuất bản thay thế
- Sách in chữ nhỏ, giấy giòn và mất trang
- Các bộ sưu tập không cần thiết, không được sử dụng - Các ấn phẩm định kỳ khơng có bản tra
- Tài liệu khơng phù hợp với diện bổ sung của thư viện. - Tài hiệu hư hỏng, rách nát không sử dụng được nữa.
- Tài liệu xuất bản bằng ngôn ngữ không thông dụng và khơng có người sử dụng. - Tài liệu lỗi thời, khơng cịn giá trị sử dụng hoặc tần suất sử dụng thấp trong nhiều năm liên tục.
Các tiêu chí cụ thể:
- Tiêu chí về nội dung và thời gian xuất bản của tài liệu
+ Sách có nội dung lạc hậu, khơng cịn giá trị lịch sử, văn hóa, khao học, các tài liệu sách giáo khoa, giáo trình, tài liệu tham khảo dùng trong nhà trường và các cơ sở giáo dục đã bị sửa đổi thay thế.
+ Báo, tạp chí phổ thơng, khoa học thường thức sau hai năm.
+ Tài liệu điện tử có phiên bản mới thay thế được sản xuất bằng các cơng nghệ cao hơn.
+ Tài liệu có giá trị nhưng khơng đúng diện phục vụ của thư viện. - Tiêu chí về tình trạng tài liệu
+ Tài liệu cịn có giá trị về mặt nội dung nhưng đã hư hỏng, mục nát, trong quá trình bảo quản, sử dụng khơng cịn khả năng phục chế.
+ Tài liệu bị mất mát, hư hại do thiên tai, bão lụt, hư hại trong quá trình luân chuyển về cơ sở hoặc do côn trùng xâm hại nặng nề, không thể phục hồi được.
+ Băng đĩa ghi âm, ghi hình bị hỏng trong quá trình sử dụng, chất lượng khơng cịn đảm bảo.
- Tiêu chí về ngơn ngữ tài liệu: Tài liệu được xuất bản bằng ngôn ngữ không thông dụng, bạn đọc tại Trung tâm, khơng có nhu cầu sử dụng.
Khi thanh lý cần đạt được mục đích và yêu cầu sau:
- Rà soát lại vốn tài liệu cho phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm trong giai đoạn hiện nay.
- Loại bỏ kho những tài liệu khơng phù hợp về nội dung hoặc khơng có khả năng phục vụ về mặt hình thức.
- Tài liệu được thanh lọc phải phù hợp với các tiêu chí thanh lý tài liệu của Trung tâm đưa ra.
- Việc thanh lý được tiến hành dứt điểm từng kho, đảm bảo chính xác, đúng diện, đúng nguyên tắc của việc thanh lý để tránh việc nhầm lẫn gây lãng phí.
Việc thanh lý tài liệu được căn cứ vào kết quả theo dõi quá trình sử dụng của bạn đọc Trung tâm trong một thời gian dài. Việc theo dõi quá trình này được thực hiện thơng qua thu thập, phân tích tần suất sử dụng tài liệu, phân tích các phiếu yêu cầu được đáp ứng và bị từ chối. Từ việc phân tích các số liệu phục vụ độc giả ở các phòng đọc của Trung tâm, CBTV có thể nắm bắt được những loại tài liệu thuộc những chun ngành nào có nhiều người đọc. Thơng qua các con số thống kê, cán bộ bổ sung có thể điều chỉnh lại việc lựa chọn tài liệu để phục vụ tốt hơn nhu cầu tin của người dùng tin.
Trong quá trình theo dõi việc sử dụng tài liệu của bạn đọc trong Trung tâm sẽ giúp cho cán bộ bổ sung phát hiện những tài liệu khơng có giá trị sử dụng và cần phải thanh lý.
Bên cạnh việc tiến hành thanh lý tài liệu, Trung tâm cũng cần lập danh sách các tài liệu mới cần bổ sung cho lần kế tiếp, chỉ có như vậy mới đảm bảo cho Trung tâm luôn sẵn sàng phục vụ bạn đọc.