1.6.3 .Cơ cấu tổ chức
2.2. Công tác phát triển nguồn lực thông tin
2.2.5. Chính sách bổ sung
Các cơ quan thơng tin thư viện muốn hồn thiện được chức năng của mình thì phải đảm bảo đầy đủ về số lượng và phong phú về nội dung, thỏa mãn nhu cầu người dùng tin.
Chính sách bổ sung là một tài liệu quan trọng hàng đầu đối với bất kỳ thư viện hoặc trung tâm thư viện nào. Nó là văn bản trình bày một cách hệ thống và chặt chẽ các nguyên tắc chi phối các hoạt động xây dựng vốn tài liệu hay nói cụ thể hơn văn bản này xác định chức năng nhiệm vụ của cơ quan thông tin thư viện, xác định rõ đối tượng phục vụ của cơ quan, xác định phương hướng xây dựng vốn tài liệu của cơ quan cùng các quy định, quy chế, thủ tục lựa chọn tài liệu, lựa chọn nhà cung cấp tài liệu, phù hợp với khả năng tài chính cũng như cơ cấu tổ chức của từng thư viện hoặc cơ quan thông tin, khẳng định phương trâm bổ sung tài liệu, các diện chủ đề mà thư viện quan tâm thu thập cũng như các thủ tục thanh lọc tài liệu.
Mọi cơ quan thơng tin thư viện nếu muốn hồn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, muốn đạt hiệu quả phục vụ tốt nhất thì điều quan tâm trước tiên là phải xây dựng cho mình một kho vốn tài liệu đủ về số lượng, phong phú về hình
thức và chất lượng, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của thư viện và phù hợp với nhu cầu tin của bạn đọc.
Muốn xây dựng được chính sách bổ sung hợp lý, các cơ quan thông tin – thư viện không thể bổ sung hàng loạt các tài liệu trên thị trường mà phải tiến hành lựa chọn, cân nhắc kỹ càng trước mỗi loại tài liệu và thư viện có ý định bổ sung. Chính vì vậy, mỗi thư viện cần xây dựng cho mình một chính sách bổ sung phù hợp, dựa trên cơ sở khoa học cụ thể nhằm đảm bảo chất lượng, hiệu quả cao.
Xây dựng chính sách bổ sung là giai đoạn đầu tiên của q trình bổ sung tài liệu nhưng có ý nghĩa quyết định chất lượng vốn tài liệu thư viện cũng như khả năng thỏa mãn nhu cầu tin của bạn đọc.
Đối với Trung tâm TT-TV trường ĐHSPTN, chính sách bổ sung tài liệu chiếm một vai trị vơ cùng quan trọng, là văn bản giúp cho việc xác định phương hướng, là kim chỉ nam cho công tác phát triển vốn tài liệu cùng các quy định, thủ tục lựa chọn tài liệu, nhà cung cấp tài liệu, phù hợp với khả năng kinh tế cũng như cơ cấu của Trung tâm.
Để xây dựng chính sách bổ sung, Trung tâm đã xác định các yếu tố ảnh hưởng đến chính sách này.
Yếu tố ảnh hưởng đến chính sách bổ sung
Trung tâm TT-TV trường ĐHSPTN là một trong những thư viện lớn trong Đại học Thái Nguyên, với chức năng, nhiệm vụ là đào tạo đội ngũ cán bộ giáo viên các cấp học, ngành học, chuyên gia giáo dục và cán bộ kỹ thuật chất lượng cao.
Hiện nay, Nhà trường đã có 13 Khoa chun mơn, 02 Bộ môn trực thuộc trường với 16 ngành cử nhân Sư phạm (25 chương trình đào tạo bậc đại học ngành sư phạm), nhiều chương trình đào tạo Cao đẳng. Quy mơ đào tạo sau đại học của trường không ngừng tăng lên.
Đây chính là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách bổ sung, nó quy định nội dung của chính sách bổ sung bởi các chính sách này được xây dụng trên cơ sở khung, chương trình đào tạo của Nhà trường, bám vào các chuyên ngành đào tạo của Nhà trường.
Vốn tài liệu cũng là yếu tố rất quan trọng ảnh hưởng đến chính sách bổ sung. Với chức năng là cơ quan cung cấp thông tin, phục vụ cho nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu và giải trí của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong toàn trường nên vốn tài liệu của Trung tâm cũng rất phong phú về nội dung, đa dạng về hình thức như: giáo trình, sách tham khảo, tạp chí khoa học. Hiện tại, bạn đọc đến Trung tâm có thể tra cứu trực tiếp bằng máy tính các nguồn tin; cơ sở dữ liệu thư mục sách, cơ sở dữ liệu tồn văn. Ngồi ra, bạn đọc có thể tra cứu thơng tin ở các cơ sở dữ liệu thông qua hệ thống mạng internet hoặc qua hệ thống phiếu của tủ mục lục truyền thống.
Trường ĐHSPTN là một trường đại học đào tạo đa ngành, có quy mơ lớn với hàng chục ngàn sinh viên, bên cạnh đó cịn có một số lượng khơng nhỏ các cán bộ, giảng viên, học viên cao học,.. cho nên nhu cầu tin của bạn đọc cũng rất phong phú và đa dạng. Chính vì vậy, trước khi bổ sung, cán bộ bổ sung phải tìm hiểu thật kỹ người dùng tin ở các khía cạnh như: NCT, trình độ, chun mơn, lứa tuổi, giới tính để xây dựng được một chính sách bổ sung khoa học thỏa mãn cao nhất nhu cầu của người dùng tin.
Để có thể đáp ứng tối đa nhu cầu tin của người dùng tin thì kinh phí cho cơng tác bổ sung là một yếu tố vô cùng quan trọng. Yếu tố này không những ảnh hưởng mà đôi khi cịn quyết định chính sách bổ sung. Nhận thức rõ điều này nên mỗi năm Nhà trường đều dành cho Trung tâm khoảng 250 - 280 triệu đồng cho công tác bổ sung.
CBTV phụ trách công tác bổ sung cũng là một trong những yêu tố rất quan trọng, ảnh hương trực tiếp đến chính sách bổ sung. Trình độ của cán bộ thư viện quyết định chất lượng của chính sách bổ sung. Nếu như cán bộ thư viện không nắm vững chuyên môn nghiệp vụ, không nắm được chương trình đào tạo của Nhà trường, yêu cầu của cán bộ giảng dạy và sinh viên thì chất lượng bổ sung tài liệu sẽ không cao, ảnh hưởng rất nhiều đến vốn tài liệu. Do một phần hạn chế về trình độ ngoại ngữ và trình độ tin học nên số lượng tài liệu ngoại văn và tài liệu điện tử còn chiếm một khối lượng không cao. Đây chính là một vấn đề quan trọng mà Trung
tâm cần chú ý. Để khắc phục hạn chế này, Trung tâm đã giao cho một số cán bộ chuyên trách đảm nhiệm.
Những cán bộ chuyên trách này, ngoài việc được đào tạo cử nhân ngành thư viện – thông tin đã được đào tạo, bồi dưỡng thêm kiến thức tin học và ngoại ngữ, cũng như những lĩnh vực liên quan đến chuyên ngành đào tạo của Nhà trường. Trung tâm cũng đã nhận những cán bộ tốt nghiệp chuyên ngành ngoại ngữ để hỗ trợ công tác bổ sung và xử lý tài liệu ngoại văn. Nhờ vậy, hiện nay Trung tâm đã có một kho tài liệu ngoại văn khá phong phú, đa dạng và có khả năng đáp ưng nhu cầu ngày càng tăng cao của bạn đọc. Ngoài ra, Trung tâm cũng đã xây dựng được nguồn lực thơng tin khá mạnh, có khả năng đáp ứng nhu cầu của bạn đọc và đảm bảo cho việc khai thác tối đa cơng dụng của máy tính và trang thiết bị trong Trung tâm.
Thông qua việc xác định một số yếu tố ảnh hưởng đến việc xây dựng chính sách bổ sung, có thể nhận thấy Trung tâm TT-TV cũng đã có khá nhiều thuận lợi cũng như khơng ít những vấn đề cần giải quyết khi xây dựng chính sách cho mình.
Nội dung của chính sách bổ sung của Trung tâm TT-TV trường ĐHSPTN - Đảm bảo mối tương quan hợp lý thể hiện ở cơ cấu khoa học và được xét dưới nhiều phương diện khoa học.
- Về nội dung: Giữa các môn ngành, các lĩnh vực có tỷ lệ bổ sung hợp lý, đã hạn chế được tình trạng có những ngành, lĩnh vực quá nhiều tài liệu trong khi những ngành khác, lĩnh vực khác lại q ít, gây ra tình trạng mất cân đối kho tài liệu. Khi tiến hành bổ sung, Trung tâm cũng đã tham khảo ý kiến của các khoa, bộ mơn và khối các phịng ban trong Nhà trường.
- Về ngôn ngữ: Trong quá trình bổ sung, Trung tâm đã ưu tiên bổ sung những tài liệu được viết bằng ngôn ngữ thông dụng, bổ sung những tài liệu theo ngơn ngữ mà ngành tri thức đó được xuất bản nhiều nhất, có chất lượng khoa học, có ý nghĩa thực tiễn cao nhất, đồng thời có nhiều người sử dụng nhất. Tài liệu ngoại văn rất cần được bổ sung thường xuyên về Trung tâm do những giá trị về nội dung của loại hình tài liệu này mang lại. Tuy nhiên, việc bổ sung tài liệu ngoại văn vẫn còn gặp một số hạn chế do nhiều nguyên nhân khác nhau. Có thể kể đến như là
chức năng đào tạo của Nhà trường. Đồng thời, cũng do trình độ ngoại ngữ của bạn đọc cịn hạn chế nên tài liệu chủ yếu được bổ sung về Trung tâm chủ yếu là các sách tiếng Việt, còn sách tiếng Anh hay những sách được viết bằng các ngôn ngữ khác được bổ sung khơng nhiều.
- Về loại hình tài liệu: Khi xây dựng chính sách bổ sung, Trung tâm đã rất chú ý đến tỷ lệ tài liệu là sách, báo, tạp chí, đặc biệt là sách vẫn là phổ biến nhất, chiếm gần như toàn bộ vốn tài liệu. Ngoài ra, Trung tâm cũng chú trọng việc bổ sung các CSDL trên đĩa CD-ROM, song số lượng tài liệu này còn chưa nhiều.
- Về thời gian xuất bản của tài liệu, Trung tâm cũng đã cố gắng đảm bảo mối tương quan giữa tài liệu mới và tà liệu cũ. Là một trung tâm TT-TV của trường đại học, nên tài liệu bổ sung trong Trung tâm chủ yếu là những tài liệu mới, chứa đựng những thơng tin phản ánh về trình độ phát triển của các lĩnh vực mà Nhà trường đào tạo. Những tài liệu cũ được bổ sung là những tài liệu thuộc nhóm ngành khoa học xã hội và nhân văn.
Diện bổ sung hay kế hoạch – đề tài chính là một văn bản quan trọng chi phối tồn bộ q trình bổ sung của Trung tâm từ khi thành lập đến nay. Đây chính là tài liệu quan trọng, quy định nội dung của vốn tài liệu từ quan điểm bổ sung những tài liệu thuộc các đề mục phù hợp với mục đích, chức năng, nhiệm vụ và người dùng tin của Trung tâm. Diện bổ sung gồm 2 phần:
- Phần 1: Gồm những thông tin về Trung tâm, đặc điểm hình thành vốn tài liệu, thành phần bạn đọc, điều kiện kinh tế, văn hóa, xã hội của địa phương.
- Phần 2: Là một bản gồm những đề mục tri thức và những loại hình tài liệu cùng với số lượng bản cần bổ sung, dưới mỗi đề mục lớn, Trung tâm cũng đã liệt kê các đề mục nhỏ theo cấp bậc gồm loại hình tài liệu, ngơn ngữ.
Diện bổ sung của Trung tâm được xây dựng bởi các cán bộ chuyên môn, các ngành, bạn đọc, dựa vào bảng phân loại. Trong quá trình bổ sung, các cán bộ này cũng đã dự kiến số lượng bản cần bổ sung cho từng tên tài liệu, nó được căn cứ dựa trên việc tổ chức kho, thành phần và khối lượng bạn đọc, khả năng tài chính của Trung tâm.
Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ, căn cứ vào quá trình hoạt động xây dựng và phát triển vốn tài liệu, Trung tâm TT-TV trường ĐHSPTN cũng đã xác định được diện bổ sung của mình.
- Sách: Trung tâm đã tiến hành bổ sung thêm sách dùng trong Nhà trường, bao gồm: sách tham khảo, sách giáo trình, sách văn học, phục vụ cho đối tượng bạn đọc là sinh viên. Đây là thành phần bạn đoc quan trọng và chiếm số lượng đông đảo nhất trong Trung tâm. Bổ sung các sách về khoa học kỹ thuật, sách về văn hóa, nghệ thuật. Đây là những sách có ít bản nhưng lại có nhu cầu sử dụng cao.
- Báo - tạp chí: Những năm gần đây, do sự phát triển của khoa học kỹ thuật nên tính thời sự và cập nhật của thông tin là vấn đề then chốt quyết định chất lượng tài liệu của Trung tâm. Trong đó, báo – tạp chí là phương tiện thuận tiện và hữu ích nhất đối với bạn đọc trong việc tiếp nhận những thành tựu khoa học.
Do nhận thức được tầm quan trọng của báo - tạp chí nên Trung tâm TT-TV trường ĐHSPTN đã tiến hành bổ sung thường xuyên những tài liệu này bằng cách đặt mua tài liệu theo số, theo tuần, theo quý để cung cấp kịp thời và đầy đủ thông tin cho bạn đọc.
Trung tâm thường bổ sung báo – tạp chí ở các lĩnh vực chính trị, văn hóa, xã hội, kinh tế, cập nhật những thông tin mới nhất nhằm đáp ứng một cách nhanh nhất nhu cầu của người dùng tin.
Bên cạnh việc đảm bảo mối tương quan trong thành phần vốn tài liệu, một yếu tố cũng cần phải xác định trong chính sách bổ sung, đó chính là tiêu chuẩn thanh lý tài liệu. Trung tâm cũng đã áp dụng tiêu chuẩn chung của ngành thông tin – thư viện, tuân thủ theo quy luật tập trung và phân tán thông tin và quy luật lỗi thời thông tin để tiến hành thanh lý những tài liệu trùng bản, thừa bản và những tài liệu khơng cịn giá trị sử dụng, không phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm, ít sử dụng hoặc khơng thể sử dụng được nữa.