1.6.3 .Cơ cấu tổ chức
2.3. Các yếu tố tác động
2.3.1. Chính sách phát triển
Trung tâm Thơng tin – thư viện trường Đại học Sư phạm, Đại học Thái Nguyên với sứ mệnh phục vụ công cuộc đổi mới trong công tác dạy và học và chức năng chính là hỗ trợ hoạt động giảng dạy, nghiên cứu, học tập của cán bộ, giảng
viên và sinh viên trong tồn trường. Vì vậy, hoạt động phát triển nguồn lực thơng tin có ý nghĩa vơ cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả phục vụ của Trung tâm. Để có thể phát triển nguồn tin đi đúng hướng, trước hết cán bộ bổ sung cần phải nắm được những thuận lợi và khó khăn của Trung tâm trong giai đoạn hiện nay để có thể có những chính sách hợp lý.
Ban giám hiệu Nhà trường và lãnh đạo Trung tâm do nhận thức được vai trị, tầm quan trọng của nguồn lực thơng tin trong công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học nên đã quan tâm sát sao và kịp thời đến các hoạt động của thư viện. Nhà trường và Trung tâm cũng đã xây dựng chính sách phát triển thư viện hợp lý như tiếp tục đầu tư cơ sở vật chất – trang thiết bị, khoa học công nghệ, đầu tư về con người và đầu tư về nguồn lực thông tin. Trong thời gian tới, Trung tâm sẽ phát triển nguồn lực thông tin đúng hướng, kịp thời, đáp ứng đủ nhu cầu tin của bạn đọc.
Chính sách phát triển NLTT là yếu tố quan trọng giúp Trung tâm phát triển NLTT đúng hướng và khoa học trên cơ sở xác định rõ những tiêu chí như: loại hình tài liệu cần bổ sung; tỷ lệ kinh phí cho từng loại tài liệu; nội dung chủ đề, ngôn ngữ tài liệu; số lượng, chất lượng của tài liệu; thanh lý tài liệu, mức độ phổ biến của tài liệu để có thể phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm, nhu cầu hiện tại cũng như lâu dài của NDT.
2.3.2. Nguồn nhân lực
Bổ sung tài liệu là một công việc tương đối phức tạp, bao gồm các khâu: Xây dựng chính sách bổ sung, tìm chọn tài lệu, tìm nhà cung cấp, đàm phán, thương thảo hợp đồng mua tài liệu, thu thập và xử lý tài liệu.
Để thức hiện được các công việc trên, cán bộ thư viện phải có kiến thức chung về chủ trương, đường lối phát triển kinh tế xã hội của đất nước, chức năng, nhiệm vụ của mình, kiến thức về nghiệp vụ thư viện, hiểu biết công tác xuất bản và thị trường tài liệu, có hiểu biết về các khía cạnh pháp lý trong kinh doanh, nhất là về luật thương mại, các thủ tục ký kết hợp đồng mua tài liệu, các vấn đề liên quan đến bản quyền, sở hữu trí tuệ.
cách hiệu quả. Cán bộ trực tiếp làm công tác phát triển NLTT nếu có nhận thức đúng đắn, kiến thức vững vàng, kỹ năng thành thạo sẽ góp phần hạn chế ở mức tối đa tài liệu được nhập vào Trung tâm theo cảm tính, chất lượng khơng đảm bảo, chưa đáp ứng nhu cầu NDT thông qua các kế hoạch, chương trình bổ sung, phối hợp hoạt động hoặc ngược lại.
Hiện nay, ở Trung tâm TT-TV trường ĐHSPTN cũng đặt ra yêu cầu về cán bộ bổ sung cần phải có kiến thức về các lĩnh vực cơng nghệ, nắm được xu hướng phát triển của các ngành mà Nhà trường đang đào tạo để có thể lựa chọn chính xác tài liệu, đáp ứng nhu cầu thơng tin của người dùng tin.
Trung tâm cũng đang ứng dụng CNTT, sử dụng hệ quản trị tích hợp để quản lý vốn tài liệu, trong đó có phân hệ bổ sung để quản lý đặt tài liệu. Do vậy, những cán bộ bổ sung của Trung tâm đều phải trải qua chương trình tập huấn về kỹ năng về CNTT, biết cách sử dụng máy tính điện tử, biết cách sử dụng modul để xây dựng và quản lý đơn đặt tài liệu, biết cách khai thác nguồn thông tin trên internet, biết truy cập vào các website của các nhà xuất bản, nhà cung cấp tài liệu để tìm và đặt mua tài liệu qua mạng. Tất cả các kỹ năng này các cán bộ bổ sung của Trung tâm đã được tập huấn hàng năm tại Trung tâm Học Liệu Thái Nguyên.
Các nhà xuất bản hiện nay đều có xu hướng tăng cường xuất bản tài liệu dưới dạng điện tử. Trong xu thế chung, việc bổ sung loại hình tài liệu này vào Trung tâm là điều thiết yếu. Để có thể bổ sung được nguồn tin điện tử, cán bộ bổ sung của Trung tâm đã phải tìm hiểu, kiểm tra những nguồn tài liệu này có phù hợp với yêu cầu và diện bổ sung của mình hay khơng cũng như là nắm vững cách khai thác nguồn tin điện tử để hướng dẫn đồng nghiệp và người dùng tin.
2.3.3. Nguồn kinh phí
Kinh phí bổ sung là một trong những yếu tố quan trọng, có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng và số lượng tài liệu, đảm bảo cho hệ thống phát triển NLTT cả về lượng và chất theo hướng bền vững, quyết định sự đa dạng, phong phú, chất lượng NLTT cũng như tính khả thi của chính sách phát triển NLTT. Nếu nguồn kinh phí bổ sung lớn, điều đó sẽ giúp cho Trung tâm TT-TV nâng cao chất lượng bổ sung, tài
dành cho hoạt động phát triển NLTT hạn hẹp thì khả năng đáp ưng nhu cầu tin của NDT cũng như vai trò, vị thế xã hội của Trung tâm sẽ bị giảm sút, thậm chí có thể khiến cho hoạt động của Trung tâm bị đình trệ.
Theo pháp lệnh thư viện: kinh phí là một trong bốn điều kiện để thành lập thư viện bao gồm vốn tài liệu, cơ sở vật chất – kỹ thuật, cán bộ thư viện và kinh phí hoạt động.
Hàng năm, kinh phí Nhà trường cấp cho Trung tâm TT-TV hoạt động khoảng 250 - 280 triệu đồng. Với nguồn kinh phí này, Trung tâm có thể giải quyết được phần lớn những tồn đọng, hạn chế trong công tác bổ sung và phục vụ bạn đọc. Nguồn kinh phí càng tăng, Trung tâm sẽ càng có điều kiện nâng cao chất lượng nguồn tin, đáp ứng tốt hơn nhu cầu tin
Bảng 2.2: Kinh phí bổ sung từ 2008 đến 2014
STT Năm Số tiền (triệu đồng)
1 2010 195 2 2011 230 3 2012 255 4 2013 270 5 2014 285 Tổng 1538
Như vậy chúng ta có thể thấy được rằng, trung bình trong giai đoạn 2010 – 2014, mỗi năm Trung tâm được cấp 247 triệu đồng cho công tác xây dựng và phát triển vốn tài liệu. Số tiền trên không phải là lớn nếu như so sánh với tỷ lệ cán bộ, giảng viên và sinh viên trong Nhà trường. Mặc dù hàng năm, ban giám hiệu Nhà trường cũng đã phê duyệt kinh phí dựa trên kế hoạch bổ sung của Trung tâm TT- TV. Tuy nhiên, khi đi vào các bước bổ sung cụ thể, cán bộ bổ sung cũng không tránh khỏi những khó khăn, vấn đề đặt mua tài liệu vẫn cịn mang tính bị động, phụ thuộc. Vấn đề bổ sung tài liệu ngoại văn và các tài liệu tham khảo và tài liệu điện tử còn nhiều hạn chế, những tài liệu này thường có giá cao hơn sách giáo trình và các
Hơn nữa, số lượng đầu sách được duyệt mua nhìn chung cịn chưa cao, nhu cầu bạn đọc vì thế khơng được thỏa mãn. Kinh phí giành cho Trung tâm TT-TV cịn bị phụ thuộc vào điều kiện tài chính của Nhà trường.
Nguồn kinh phí hạn hẹp cũng ảnh hưởng rất lớn đến số lượng và chất lượng của tài liệu trong kho. Nhiều giáo trình có số bản ít, chưa đáp ứng được nhu cầu ngày càng tăng của bạn đọc. Trung tâm cũng chưa đảm bảo được chất lượng tốt cho các yêu cầu về hình thức in ấn, giá trị nội dung tài liệu
Tuy kinh phí chưa phải là nhiều nhưng cũng có thể đáp ứng tạm đủ cho kinh phí bổ sung cho Trung tâm, góp phần làm phong phú hơn nội dung kho tài liệu, đáp ứng được nhu cầu tin của bạn đọc.
2.3.4. Cơ sở vật chất trang thiết bị
Là một trong những yếu tố cấu thành nên thư viện, cũng là yếu tố quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả phục vụ độc giả. Trung tâm hiện nay có trụ sở là một tịa nhà 5 tầng với hệ thống các phòng khang trang, hiện đại. Trung tâm có hệ thống dịch vụ in ấn photo lớn và hiện đại, đặt tại tầng 1 của tòa nhà. Tuy nhiên, cách bố trí các phịng ban của Trung tâm đôi khi cũng chưa thực sự phù hợp.
Trung tâm cũng được trang bị hệ thống trang thiết bị hiện đại như: máy photocopy phục vụ độc giả, máy scanner chuyên dụng để số hóa học liệu, máy in thẻ nhựa cao cấp để làm thẻ độc giả. Ngoài ra, hệ thống điện thoại nội bộ trong toàn nhà thư viện cũng được trung tâm phát triển.
Mặt khác, trang thiết bị của Trung tâm cũng chưa được đồng bộ, do vậy việc quản lý độc giả, lưu thông kho sách trong việc mượn trả theo hướng kho mở chưa thực hiện được. Trung tâm cần được tiếp tục trang bị hệ thống phương tiện phục vụ theo mơ hình kho mở như: thêm giá sách kho mở, máy in mã vạch, thẻ từ, máy định vị, cổng từ để có thể nâng cao chất lượng phục vụ.
2.3.5. Ứng dụng công nghệ thông tin
Thời đại ngày nay, CNTT đã xâm nhập vào tất cả các lĩnh vực trong đời sống xã hội, xu hướng tin học hóa đang diễn ra mạnh mẽ và đem lại hiệu quả cao. Việc ứng dụng tin học vào trong các hoạt động của thư viện cũng trở thành một điều tất
triển vượt bậc. Để góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của thư viện nói chung, và hiệu quả của cơng tác phát triển nguồn lực thơng tin nói riêng, các cơ quan TT-TV đã sử dụng các phần mềm quản trị thư viện tích hợp.
Phát triển NLTT hiệu quả, có chất lượng, đáp ứng nhu cầu NDT và duy trì hoạt động bền vững sẽ tỷ lệ thuận hoặc nghịch với mức độ ứng dụng CNTT trong hoạt động TT-TV. Mức độ ứng dụng CNTT được thể hiện thông qua lượng và chất của NLTT số (CSDL toàn văn, CSDL dữ kiện, CSDL thư mục), hệ thống các sản phẩm và dịch vụ TT-TV, thiết bị ngoại vi hiện đại.
Trung tâm Thông tin – Thư viện đã được Nhà trường đầu tư hệ thống máy tính phục vụ tra cứu và đọc tài liệu gồm 50 bộ, hệ thống trang thiết bị phục vụ kho mở gồm máy in mã vạch, thẻ từ, máy định vị. Ngoài ra, Trung tâm cũng thực hiện phân phối acount cho độc giả để quản lý và thương mại hóa học liệu trên mạng.
Hiện nay, Trung tâm TT-TV trường ĐHSPTN đã được trang bị hệ thống máy tính hiện đại có nối mạng internet, ứng dụng CNTT vào các khâu xử lý nghiệp vụ, quản lý bạn đọc thông qua hệ thống phần mềm quản trị thư viện tích hợp Ilib. Phần mềm Ilib đã được ứng dụng trong nhiều khâu của hoạt động thư viện tại Trung tâm như: tra cứu thông tin, biên mục, quản lý bạn đọc, quản lý tình hình lưu thơng vốn tài liệu. Đặc biệt là trong khâu bổ sung vốn tài liệu. Nhua vậy, việc ứng dụng CNTT trong công tác bổ sung không những làm giảm thời gian và công sức bỏ ra của cán bộ bổ sung mà còn giúp cho việc tăng cường các hoạt động trong dây chuyền thông tin tư liệu. Từ đó góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ bạn đọc của Trung tâm. Tuy nhiên, việc cập nhật thơng tin phần mềm cịn hạn chế, phần mềm Ilib mới triển khai nên kinh nghiệm sử dụng chưa cao. Phiên bản Ilib chỉ mới ở dạng basic nên thiếu nhiều modul xử lý, công ty CMS hỗ trợ rất hạn chế. Trung tâm mới chỉ mua được một phần, chưa hoàn thiện được toàn bộ phần mềm Ilib nên việc ứng dụng và tăng hiệu quả bổ sung và phục vụ bạn đọc chưa đạt được hiệu quả tối đa.
2.3.6. Nhu cầu tin của người dùng tin
Tác động mạnh mẽ đến công tác phát triển NLTT, là một trong những cơ sở quan trọng để xây dựng và điều chỉnh chính sách phát triển NLTT. Ở góc độ khác,
đặc điểm nhu cầu tin của NDT thúc đẩy việc ứng dụng CNTT, nâng cao trình độ cán bộ, phát triển cơ sở hạ tầng và chất lượng hoạt động của Trung tâm. Đồng thời, khi đặc điểm nhu cầu tin của NDT thay đổi thì chính sách phát triển NLTT cũng phải điều chỉnh cho phù hợp.
Nhu cầu tin (NCT) của người dùng tin (NDT) đóng vai trị là cơ sở quyết định chức năng, nhiệm vụ cũng như định hướng hoạt động của Trung tâm. Nghiên cứu NCT của NDT là nhiệm vụ vô cùng quan trọng, giúp Trung tâm không ngừng nâng cao chất lượng đáp ứng yêu cầu của bạn đọc. NCT của NDT là một trong những cơ sở thiết yếu, giúp cho Trung tâm định hưỡng cho hoạt động của mình, đặc biệt là trong công tác bổ sung vốn tài liệu. Muốn bổ sung vốn tài liệu một cách hiệu quả nhất thì cán bộ bổ sung cần nắm vững NCT của NDT để bổ sung tài liệu phù hợp với yêu cầu của họ.
Trường Đại học Sư phạm, Đại học Thái Nguyên là một ngôi trường lớn, đào tạo các thế hệ sinh viên trở thành các thầy cô giáo, mang kiến thức truyền đạt cho học sinh trên khắp mọi miền đất nước. Trung tâm TT-TV của trường với sự đa dạng về trình độ NDT từ cán bộ, giảng viên đến học viên, sinh viên địi hỏi cơng tác bổ sung cần phải cẩn trọng, chính xác. Thơng qua hệ thống mục lục trực tuyến, danh mục tài liệu, các thư mục thông báo sách mới, các CSDL sẽ giúp cho cán bộ bổ sung có thể dễ dàng tiếp cận đến nguồn tin và có thể bổ sung một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác nhất.
2.3.7. Nhận thức của lãnh đạo Trung tâm
Nhận thức đúng đắn của lãnh đạo Trung tâm TT-TV về tầm quan trọng của phát triển NLTT có tác động trực tiếp, quyết định sự tồn tại và phát triển của Trung tâm, thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo về khâu công tác này. Ở chiều ngược lại, nếu lãnh đạo Trung tâm nhận thức chưa đầy đủ về tầm quan trọng của phát triển NLTT thì những nhận thức đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới các quan điểm, đường lối chính sách mà Trung tâm đưa ra.
Nhận thức của lãnh đạo Trung tâm về tầm quan trọng của phát triển NLTT cũng sẽ tỷ lệ thuận hoặc tỷ lệ nghịch với việc tăng cường đầu tư các nguồn lực, định hướng hoạt động, tăng cường hiệu lực quản lý, chất lượng NLTT và khả năng đáp ứng nhu cầu NDT.
Trên cơ sở xác định rõ NLTT là cơ sở để duy trì và phát triển Trung tâm bền vững, đảm bảo quyền sử dụng, truy cập tới các nguồn thông tin khác nhau, đáp ứng nhu cầu NDT và nâng cao vị thế xã hội nên Trung tâm đã tiến hành xây dựng chính sách phát triển NLTT và luôn quan tâm, tạo điều kiện thuận lợi về kinh phí, nhân lực, cơ sở vật chất để công tác phát triển NLTT ngày càng phát triển.
2.4. Chất lƣợng nguồn lực thông tin
2.4.1. Mức độ phù hợp về nội dung tài liệu
Để có thể nâng cao hiệu quả hoạt động, Trung tâm Thông tin – Thư viện cần xây dựng cho mình những sản phẩm và dịch vụ thơng tin có chất lượng, nguồn lực thông tin dồi dào. Bởi lẽ, thư viện lơi cuốn và hấp dẫn bạn đọc vì giá trị của thơng tin.
Nhu cầu thông tin của NDT tại Trung tâm TT-TV trương ĐHSPTN tập chung chủ yếu vào các ngành nghề thuộc các lĩnh vực mà Nhà trường đang đào tạo. Trường ĐHSPTN là mộ ngôi trường đào tạo đa ngành, với 13 khoa và 2 bộ mơn trực thuộc với hàng chục nghìn sinh viên đã trở thành ngơi trường trọng điểm đào tạo đội ngũ giáo viên cho các trường phổ thông khu vực miền núi phía Bắc. Với số lượng sinh viên đông và nhiêu ngành đào tạo khác nhau đã khiến cho NCT của NDT tại Trung tâm TT-TV trường ĐHSP Thái Nguyên trở nên đa dạng và phong phú. Trung tâm đã xây dựng được một nguồn lực thơng tin có khả năng đáp ứng