1.6.3 .Cơ cấu tổ chức
3.2. Đẩy mạnh chia sẻ, phối hợp phát triển nguồn lực thông tin
3.2.1. Chia sẻ nguồn lực thông tin
Lượng thông tin trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay là quá lớn mà không một cơ quan thông tin nào có thể thu thập được hết, kể cả những thư viện lớn
nguồn kinh phí bị giới hạn là thách thức địi hỏi các thư viện phải vượt qua. Chính vì vậy, việc bổ sung, chia sẻ nguồn lực thông tin là việc làm hết sức cần thiết, nhờ đó giúp Trung tâm nâng cao chất lượng bổ sung tài liệu, giảm chi phí nhưng vẫn có thể đáp ứng tốt nhu cầu của bạn đọc.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc chia sẻ và phối hợp bổ sung, Trung tâm TT-TV trường ĐHSP Thái Nguyên luôn nỗ lực trong công tác phối hợp bổ sung, chia sẻ nguồn lực thông tin với Trung tâm Học liệu và thư viện các trường thành viên trong toàn Đại học để khai thác nguồn thông tin chất lượng, cập nhật và tiết kiệm kinh phí.
Trung tâm cũng tiến hành tăng cường trao đổi danh mục với các đơn vị cung cấp tài liệu đã giúp hạn chế tới mức tối đa việc bổ sung trùng lặp tài liệu. Ngoài ra, Trung tâm cũng tăng cường tiến hành trao đổi CSDL hoàn thành mục lục truy cập trực tuyến (OPAC) để chia sẻ nguồn lực thông tin với các thư viện khác.
Ưu tiên phát triển nguồn lực thông tin điện tử và nâng cấp hệ thống mạng để việc trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin trên mạng internet đạt hiệu quả tốt là một bước đột phá mới của Trung tâm. Để đạt việc chia sẻ và phối hợp bổ sung đạt được hiệu quả cao, Trung tâm cũng tăng cường sự hợp tác, liên kết với các tổ chức đào tạo, các đơn vị trên mọi phạm vi, mọi lĩnh vực.
Để khắc phục vấn đề thiếu thông tin phục vụ nhu cầu bạn đọc thì việc chia sẻ là giải pháp nhất thiết phải thực hiện trong giai đoạn hiện nay. Khi tiến hành chia sẻ nguồn tin, vấn đề đặt ra là phải lựa chọn những cơ quan thông tin hoặc tổ chức có nguồn tin phù hợp với nhu cầu của Trung tâm để phối hợp hoạt động.
Khi Trung tâm TT-TV tiến hành phối hợp bổ sung với các thư viện khác trong vùng sẽ mang lại những lợi ích vơ cùng to lớn. Trong xu thế tồn cầu hóa như hiện nay, Trung tâm cần phối hợp với các thư viện thành viên của Đại học Thái Nguyên, đẩy mạnh việc xây dựng các trang web của mình và kết nối internet để xây dựng các cổng thông tin điện tử giúp hội nhập nhanh chóng và rộng rãi với cộng đồng thư viện nói chung. Trung tâm cũng cần phải tham gia các tổ chức khu vực về thư viện trường đại học. Điều này sẽ mở ra nhiều triển vọng tốt đẹp trong việc trao đổi thông tin và kinh nghiệm hoạt động.
Qua đây ta có thể thấy được việc phối hợp bổ sung, chia sẻ nguồn lực thông tin là công việc đặc biệt quan trọng của Trung tâm TT-TV trường ĐHSP Thái Nguyên. Từ đó, Trung tâm cần xây dựng diện đề tài ngày một chuẩn và đa lĩnh vực hơn.
3.2.2. Thực hiện phối hợp trong việc phát triển nguồn lực thơng tin
Một hình thức phối hợp bổ sung hay được sử dụng là trao đổi tài liệu giữa các thư viện trước khi mua. Trong quá trình chọn tài liệu, không thể tránh khỏi việc một vài thư viện trên cùng một địa bàn hay cùng một ngành cùng muốn đặt mua một bộ sách, một tạp chí hay một cơ sở dữ liệu đắt tiền. Việc trao đổi danh mục trước khi mua sẽ giúp hạn chế mức thấp nhất việc đặt mua trùng lặp.
Phối hợp bổ sung tài liệu còn được thực hiện thông qua việc trao đổi và chia sẻ thông tin giữa các cơ quan thông tin thư viện, trao đổi cơ sở dữ liệu hoặc cho phép truy cập cơ sở dữ liệu thơng qua mạng máy tính.
Việc phối hợp bố sung và chia sẻ nguồn lực thông tin phải được xem xét và tiến hành với sự thống nhất cao giữa các thư viện tham gia. Thông thường các thư viện tham gia phối hợp bổ sung và chia sẻ thông tin phải ký kết một văn bản quy định những nghĩa vụ và quyền lợi của thư viện tham gia.
Liên kết bổ sung là hình thức đơn giản nhất, là mức độ đơn giản nhất của phối hợp bổ sung. Cho phép các thư viện sử dụng vốn tài liệu của nhau, chưa có sự phối hợp và hợp tác. Hình thức liên kết này giúp cho thư viện tránh được tình trạng biệt lập, khép kín.
Hình thức phối hợp là hình thức này cũng ở mức độ đơn giản và tương đối phổ biến. Ở hình thức phối hợp này có sự phân chia về giới hạn và trách nhiệm trong công tác bổ sung. Có thể phân chia theo nhiều dạng khác nhau: Theo loại hình, theo nội dung, theo ngơn ngữ tài liệu, theo chất liệu mang tin, theo vần chữ cái của tên sách, theo khu vực địa lý.
Hình thức hợp tác cần có sự thống nhất cao về lao động, thời gian, kinh phí để đạt được mục tiêu. Trong hợp tác, người ta có thể đề ra những giao ước. Giao ước là cơ chế của hợp tác và các mối liên hệ giữa chúng. Phối hợp và hợp tác phân biệt với nhau bằng pháp lý. Cần có sự thống nhất cao về lao động, thời gian, kinh phí để đạt được mục tiêu. Trong hợp tác, người ta có thể đề ra những giao ước. Giao
ước là cơ chế của hợp tác và các mối liên hệ giữa chúng. Phối hợp và hợp tác phân biệt với nhau bằng pháp lý.
Hình thức tập trung hóa là hình thức mà vốn và quá trình hình thành vốn được tập trung trong một tổ chức thống nhất để có được sự mới mẻ.
Hình thức liên hợp thư viện (consortium) là hình thức phối hợp bổ sung mới xuất hiện trên thế giới. Trong mua bán tài liệu, ban đầu, các consortium bao gồm các loại cơ quan khác nhau như thư viện, viện bảo tàng, các nhà nghiên cứu, các hội nghề nghiệp tập hợp lại với mục đích liên kết với nhau, đưa ra yêu sách đối với các nhà xuất bản để tiết kiệm chi phí và làm tang sức mua của họ. Tuy nhiên, sau đó chính các nhà xuất bản cũng vào cuộc và họ cũng liên kết với nhau, tạo thành Consortium của các nhà xuất bản với mục đích là làm sao bán được nhiều tài liệu cho các thư viện.
Thư viện là một cơ quan có chức năng, nhiệm vụ đảm bảo đầy đủ nguồn lực thông tin phục vụ hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà trường. Trong khi đó, nguồn lực thơng tin của từng thư viện đơn lẻ khơng tránh khỏi cịn những điểm hạn chế, cần được củng cố và phát triển để đáp ứng kịp thời quy mô đào tạo của các trường thành viên trong Đại học Thái Nguyên. Tuy nhiên, kinh phí đầu tư cho việc phát triển nguồn tin cũng cần được Trung tâm tính tốn hợp lý để phù hợp với điều kiện thực tế.
Trước yêu cầu ngày càng cao về chất lượng đào tạo của xã hội đối với sinh viên ngành sư phạm, địi hỏi các thầy cơ giáo tương lai khi ra trường cần có một nền tảng kiến thức vững chắc để cạnh tranh với các trường đại học sư phạm khác trong cả nước. Để đạt được kết quả này, sinh viên trong Nhà trường cần nỗ lực tự học, tự nghiên cứu, tranh thủ các nguồn lực thông tin trong Trung tâm TT-TV để tích lũy kiến thức cho bản thân. Chính vì yêu cầu lớn từ sinh viên về nguồn lực thông tin của sinh viên thì việc tiến hành phối hợp bổ sung giữa Trung tâm với các thư viện khác là quan trọng và cần thiế hơn bao giờ hết, giúp Trung tâm hoàn thành nhiệm vụ được Nhà trường giao phó.
Trong thời đại CNTT phát triển như vũ bão hiện nay, tài liệu và thơng tin trong đó nhanh chóng trở nên lỗi thời, tuổi thọ tài liệu ngày càng rút ngắn thì việc
phối hợp bổ sung giữa Trung tâm và các thư viện khác là vô cùng cần thiết. Yêu cầu đặt ra đối với Trung tâm là phải luôn tự đổi mới để có thể bắt kịp sự phát triển chung của hệ thống giáo dục chuyên nghiệp.
Để có thể tiến hành phối hợp bổ sung giữa Trung tâm và các thư viện trên địa bàn thì việc đầu tiên là cần phải xây dựng được chính sách, kế hoạch bổ sung hợp lý cũng như nhận được sự ủng hộ từ phía Ban giám hiệu, sự quyết tâm từ các cán bộ trong Trung tâm. Đây sẽ là một trong những biện pháp phát triển nguồn lực thông tin quan trọng trong điều kiện gia tăng nguồn tin điện tử cả về giá cả và số lượng như hiện nay. Việc bổ sung các tài liệu điện tử sẽ là một hoạt động nhằm giảm bớt sự trùng lặp trong công tác bổ sung tài liệu.
Qua đây, chúng ta có thể thấy, nếu như Trung tâm TT-TV trường ĐHSP Thái Nguyên có thể tiến hành tốt các hình thức phối hợp bổ sung tài liệu với các thư viện đại học thành viên sẽ giúp tăng cường nguồn lực thông tin, đồng thời giúp Trung tâm tiết kiệm kinh phí, nhân lực cho cơng tác bổ sung, nâng cao chất lượng nguồn tin.
3.3. Nâng cao số lƣợng và chất lƣợng nguồn lực thông tin
3.3.1. Tăng cường chất lượng nội dung thông tin
Hiện nay, thành phần vốn tài liệu trong Trung tâm TT-TV trường ĐHSP Thái Nguyên chủ yếu là tài liệu in trên giấy. Tài liệu điện tử và các tài liệu khác chỉ chiếm một số lượng không lớn. Xu thế tất yếu của các cơ quan TT-TV hiện nay đang hướng tới là tăng cường vốn tài liệu điện tử nhằm đáp ứng NCT của bạn đọc. Chính vì vậy, việc bổ sung các tài liệu điện tử cần phải được quan tâm và có kế hoạch cụ thể. Trung tâm có thể tiến hành đặt mua tài liệu điện tử phù hợp với NCT của NDT, lên phương án mua tài liệu giấy kèm theo tài liệu điện tử.
Đối với các nguồn tài liệu truyền thống, Trung tâm cần bổ sung hơn nữa các tài liệu tham khảo, sách giáo trình, sách chuyên khảo, từ điển. Ngồi ra, có thể tăng cường thêm một số tạp chí chun ngành phục vụ cơng tác chun mơn của cán bộ bổ sung.
Theo định hướng phát triển của Trung tâm trong thời gian gần đây, cơ cấu các loại hình tài liệu được cơ cấu hợp lý, với nguồn tài liệu chủ yếu là sách giáo trình, tiếp đến là sách tham khảo, tạo chí và tài liệu điện tử.
Ngôn ngữ của tài liệu trong Trung tâm cũng là một trong những yếu tố được quan tâm hàng đầu. Thứ tự ngôn ngữ được ưu tiên theo thứ tự sau: tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Trung. Ngoài việc bổ sung tài liệu trọng tâm là những tài liệu viết bằng tiếng Việt, Trung tâm cũng đã chú trọng và có kế hoạch phát triển và bổ sung thêm những tài liệu ngoại văn, nhất là tiếng Anh và tiếng Trung Quốc. Tuy nhiên, đến nay có thể thấy rằng số lượng tài liệu ngoại văn vẫn còn thấp so với nhu cầu thực tế của NDT.
Trên thực tế, ngoài nguồn tài liệu ngoại văn được tặng biếu bởi Trung tâm học Liệu, Khoa Ngoại ngữ, Khoa Quốc tế của Đại học Thái Nguyên, Trung tâm cũng đã dành từ 15% - 20% kinh phí bổ sung tài liệu hàng năm cho cơng tác bổ sung tài liệu nước ngoài.
Trung tâm cũng đã tiến hành bổ sung nhiều loại tài liệu khác bên cạnh các tài liệu về giáo dục, đào tạo, nhất là những tài liệu cho những mã ngành mới trong kế hoạch đào tạo của Nhà trường. Thậm chí, một số ngành cịn chưa hồn thiện được bộ giáo trình giảng dạy. Đây là một số những lĩnh vực cần bổ sung thêm tài liệu để có thể đáp ứng tốt hơn NCT của bạn đọc. Trung tâm cần nắm được xu hướng đào tạo của Nhà trường để có thể xây dựng một kế hoạch bổ sung hoàn chỉnh nhất.
Bên cạnh việc bổ sung vốn tài liệu, Trung tâm cũng cần lên kế hoạch thanh lý, thanh lọc những tài liệu bị hư hỏng, cũ nát, mất số trang, khơng cịn giá trị sư dụng, đồng thời bổ sung những tài liệu khác thay thế. Những tài liệu có nội dung khơng phù hợp với chương trình đào tạo của Nhà trường, Trung tâm có thể trao đổi hoặc chia sẻ với các đơn vị khác trên cùng địa bàn.
Đối với công tác bổ sung, vấn đề bổ sung hợp lý số lượng bản tài liệu là rất quan trọng. Đối với sách giáo trình, cần căn cứ vào số lượng sinh viên trên thực tế để mua với số bản phù hợp, tránh để sảy ra tình trạng thừa hoặc thiếu giáo trình. Sách giáo trình chuyên ngành cần bổ sung tăng lên về số lượng, đáp ứng đầy đủ và
3.3.2. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin
Ứng dụng CNTT trong việc xây dựng và khai thác nguông lực thông tin của Trung tâm TT-TV trường ĐHSP Thái Nguyên đã được chú ý và thực hiện ngay từ khi bắt đầu thành lập Trung tâm và ngày càng chứng tỏ được vai trò quan trọng. Kết quả ứng dụng CNTT vào công tác xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin của Trung tâm được thể hiện trong cơng tác bổ sung, biên mục, các cán bộ có thể tạo đơn và đặt đơn nhận để kiểm soát việc bổ sung tài liệu. Tài liệu được biên mục theo khổ mẫu MARC21 để đưa ra phục vụ bạn đọc và tạo cơ sở cho việc trao đổi giữa Trung tâm và các thư viện khác.
Bên cạnh việc tiếp tục bổ sung bằng tài liệu ở dạng truyền thống, để đáp ứng tối đa NCT của NDT ngày càng đa dạng và phong phú, thậm chí là cả phức tạp, Trung tâm đã tiến hành số hóa tài liệu luận văn, luận án, giáo trình bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh. Ngồi ra cịn tiến hành tạo lập các CSDL bài báo – tạp chí bằng tiếng nước ngồi được in bằng ngoại ngữ thơng dụng hiện nay.
Số hóa tài liệu trên giấy là phương pháp chuyển dạng tài liệu từ dạng truyền thống sang dạng tài liệu hiện đại bằng phương pháp quét tài liệu. Để công tác này đạt hiệu quả cao, yêu cầu Trung tâm phải có một nguồn kinh phí nhất định. Các cán bộ bổ sung phải tiến hành lựa chọn tài liệu để số hóa theo thứ tự ưu tiên. Mục đích của việc số hóa tài liệu nhằm mục đích chia sẻ nguồn lực thông tin với tác dụng tăng cường khả năng truy cập thông tin, giúp cho bạn đọc chỉ cần sử dụng máy tính nối mạng có thể tiếp cận tới nguồn tin của Trung tâm. Ngồi ra, số hóa tài liệu cũng giúp cho việc hạn chế số lần sử dụng tài liệu gốc, giúp bảo quản được tốt hơn.
Với sự phát triển của kỹ thuật nhân bản, việc sao chụp tài liệu cũng có vị trí xứng đáng trong các nguồn bổ sung. Cũng như nhu cầu về vật chất, tinh thần, nhu cầu về tài liệu cũng tăng trưởng không ngừng. Giờ đây việc học tập, nghiên cứu, sản xuất, kinh doanh đòi hỏi những tài liệu chứa đựng những thơng tin có giá trị cao. Trong thực tế cũng có những tài liệu quý hiếm, khó có thể mua được, gặp những trường hợp này chỉ có thể giải quyết bằng con đường sao chụp.
những tài liệu có giá trị nội dung thông tin, hàm lượng chất xám cao, sau đó là những tài liệu có tần suất sử dụng cao, bạn đọc thường xuyên bị từ chối do không đủ số lượng bản phục vụ.
Tuy nhiên, việc sao chụp cũng gặp một số vấn đề khó khăn vì vi phạm luật bản quyền và sở hữu trí tuệ, nhất là khi sao chụp với số lượng lớn, song nhiều thư viện vẫn dùng hình thức này để tăng cường vốn tài liệu, nhất là những tài liệu có giá trị cao. Trung tâm khơng được quyền tự do số hóa các tài liệu giấy và tự do cung cấp khả năng không hạn chế với các tài liệu được bảo hộ bản quyền.