1.6.3 .Cơ cấu tổ chức
2.2. Công tác phát triển nguồn lực thông tin
2.2.4. Hình thức bổ sung
Bổ sung vốn tài liệu trong thư viện đòi hỏi phải tiến hành thường xuyên, được bắt đầu từ một thời điểm nào đó và khơng kết thúc đến khi thư viện vẫn cịn tồn tại. Trong quá trình hình thành và phát triển vốn tài liệu, thư viện đã sử dụng hai hình thức bổ sung: Bổ sung hồi cố và bổ sung hiện tại.
Bổ sung hồi cố
Bổ sung hồi cố là quá trình nhập vào Trung tâm những tài liệu đã xuất bản trong thời gian trước. Mục đích của bổ sug hồi cố là để xây dựng vốn tài liệu khi Trung tâm mới thành lập và để lấp khoảng trống của kho tài liệu khi Trung tâm đang tiến hành hoạt động. Ngay từ khi mới thành lập, Trung tâm TT-TV trường ĐHSPTN đã tiến hành áp dụng hình thức bổ sung này.
Bổ sung hồi cố thường tiến hành với hai hình thức bổ sung là bổ sung khởi đầu và bổ sung hồn bị.
Bổ sung khởi đầu là hình thức bổ sung tài liệu đầu tiên được áp dụng khi Nhà trường bắt đầu thành lập Trung tâm TT-TV. Công tác này được xây dựng dựa vào chức năng, nhiệm vụ, loại hình và đối tượng bạn đọc của Trung tâm.
Bổ sung khởi đầu nhằm xây dựng kho tài liệu hạt nhân cho Trung tâm bao gồm những tài liệu có giá trị nội dung và hình thức, về khoa học và nghệ thuật, phù hợp với đặc điểm của Trung tâm và nhu cầu tin của bạn đọc.
Bổ sung khởi đầu sẽ được Trung tâm tiến hành theo hai cách:
- Tự bỏ tiền mua tài liệu: Trung tâm phải đến các nhà xuất bản, các cơ quan phát hành sách hay các cửa hàng sách để mua tài liệu. Cách này giúp cho Trung tâm bổ sung được những tài liệu đúng với yêu cầu đề ra, chủ động về thời gian cũng như hình thức, nội dung tài liệu. Tuy nhiên, do kinh phí đầu tư cho Trung tâm cịn hạn hẹp, nên cán bộ thư viện phải tính tốn chi tiết kế hoạch bổ sung, sao cho với số tiền ít nhất có thể bổ sung được nhiều tài liệu chất lượng phù hợp với Trung tâm.
- Cách thứ hai đó là nhờ sự giúp đỡ của Trung tâm học liệu – Đại học Thái Nguyên và thư viện các trường thành viên trong toàn Đại học. Nhờ vậy mà Trung tâm có thể xây dựng được vốn tài liệu ban đầu một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, số lượng và chất lượng của tài liệu cũng sẽ bị hạn chế do sách cũ, lạc hậu, nhiều khi không đúng với yêu cầu, không đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin.
Khi tiến hành bổ sung, Trung tâm thường kết hợp cả hai cách bổ sung khởi đầu trên để có thể xây dựng được vốn tài liệu ban đầu.
Thời kỳ mới thành lập, Trung tâm TT-TV đã gặp rất nhiều khó khăn trong công tác bổ sung vốn tài liệu, chủ yếu dựa vào sự tích cực của cán bộ, giảng viên trong tồn trường. Thành lập khi đất nước cịn khó khăn, kinh phí cịn hạn hẹp, đầu tư của nhà nước cịn ít, tài liệu nhập về thư viện lúc bấy giờ chủ yếu nhờ vào sự vận động mua và xin sách của các giảng viên trong trường. Nhờ đó, dần dần Trung tâm có điều kiện mua với số lượng lớn tạo nên một nguồn quen, thuận lợi hơn cho công tác bổ sung sau này.
Bằng sự nỗ lực của cán bộ thư viện lúc đó, vốn tài liệu hạt nhân của Trung tâm đã được bổ sung đạt được là: 21.465
- Sách ngoại văn: 3057 cuốn chiếm 24.23%
Tuy vốn tài liệu này không phải là nhiều, nhưng đối với hồn cảnh lúc đó, thì đây là một sự cố gắng khơng ngừng nghỉ của cán bộ thư viện và giảng viên trong toàn trường. Với khối lượng vốn tài liệu hạt nhân như vậy, nó cũng đã đáp ứng một phần đáng kể nhu cầu nghiên cứu và học tập của độc giả. Quá trình bổ sung ban đầu kết thúc khi Trung tâm bắt đầu chính thức mở cửa phục vụ độc giả.
Trong quá trình đưa vào hoạt động, Trung tâm đã nhận thấy những thiếu sót của mình trong quá trình bổ sung khởi đầu và tiến hành bổ sung hoàn bị.
Bổ sung hoàn bị là tiến hành lựa chọn, thu thập những tài liệu còn thiếu hoặc xuất bản từ trước mà vì lý do nào đó chưa có trong thành phần vốn tài liệu của thư viện. Bổ sung hồn bị nhằm bổ sung những tài liệu cịn sót, bị thiếu trong q trình bổ sung trước đây hoặc thay thế cho những tài liệu bị hư hỏng.
Nguyên nhân chủ yếu là do:
- Do công tác bổ sung khởi đầu chưa chính xác, kho tài liệu hạt nhân còn khiếm khuyết, do chưa xác định được chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm.
- Bổ sung hiện tại chưa đầy đủ, không kịp thời, đúng lúc.
- Do tính chất và nhiệm vụ trong giai đoạn hiện tại của Trung tâm đã thay đổi so với thời kỳ đầu thành lập.
Để xây dựng vốn tài liệu trong đợt bổ sung hồn bị có chất lượng tốt, Trung tâm đã tiến hành nghiên cứu, lựa chọn ít nhất là hai lần. Lựa chọn lần đầu bắt đầu khi vốn tài liệu được đưa ra sử dụng và cùng đồng thời diễn ra với quá trình bổ sung hoàn bị nhằm nghiên cứu mức độ sử dụng vốn tài liệu và tiến hành thanh lọc kho. Để làm được điều đó, Trung tâm cần phải định hướng tốt khâu bổ sung tài liệu, nắm được yêu cầu của bạn đọc, nắm vững phương pháp phân tích tài liệu.
Q trình tiến hành lựa chọn lần hai sẽ quyết định những tài liệu nào sẽ được lựa chọn đưa vào kho, những tài liệu nào ít được sử dụng và những tài liệu nào cần phải thanh lý, thanh lọc ra khỏi Trung tâm. Công việc này không chỉ tiến hành theo từng đợt mà còn được cán bộ thư viện tiến hành ngay trên cơ sở làm quen với nội dung vốn tài liệu và mức độ phù hợp với nhu cầu bạn đọc.
Không nhất thiết phải tiến hành nghiên cứu tài liệu khi muốn xác định những tài liệu nào còn giá trị sử dụng và những tài liệu nào cần phải thanh lý. Cán bộ trong Trung tâm cũng có thể áp dụng một số phương pháp như:
- Xem xét nội dung tri thức trong các tài liệu. Nếu tài liệu nào có giá trị sử dụng cao mà thiếu thì cần bổ sung những tài liệu cần thiết.
- Dựa vào số liệu thống kê hằng ngày của Trung tâm để biết được lượng tài liệu luân chuyển và lượt bạn đọc sử dụng nó.
- Trung tâm cũng đã tiến hành điều tra bạn đọc để biết được nhu cầu sử dụng. - Phương pháp nghiên cứu trực tiếp tại nhà xuất bản và các cửa hàng sách. Trước khi tiến hành bổ sung hồn bị thì cần đối chiếu với danh mục các tài liệu của các đợt bổ sung trước xem trong Trung tâm đã có tài liệu chưa. Mặt khác, Trung tâm cũng đã xem xét kỹ lưỡng từng cuốn sách trước khi đặt mua vì nhiều khi những cuốn sách có nội dung giống nhau nhưng được thể hiện dưới nhiều tên gọi, hình thức khác nhau, hoặc những tài liệu có tên giống nhau nhưng nội dung lại không đồng nhất.
Bổ sung hiện tại
Đây là hình thức bổ sung được Trung tâm thường xuyên tiến hành, tính từ khi bắt đầu đi vào phục vụ độc giả đến nay. Tài liệu được lựa chọn là những tài liệu mới xuất bản. Bổ sung hiện tại thường được thực hiện thông qua các kênh mua, trao đổi, nhận lưu chiểu hoặc tặng biếu.
Từ khi bắt đầu đi vào công tác phục vụ bạn đọc, Trung tâm tiến hành bổ sung hiện tại là chủ yếu. Trung tâm vừa thường xuyên tăng cường tài liệu mới, vừa tiến hành thanh lý những tài liệu cũ, rách nát hoặc khơng có giá trị thơng tin. Ngồi việc mua tài liệu, Trung tâm còn nhận được tặng biếu, lưu chiểu từ các dự án giáo dục, các cá nhân, tổ chức, trao đổi tài liệu với các thư viện trong Đại học Thái Nguyên.
Khi tiến hành bổ sung hiện tại, các cán bộ trong trung tâm TT-TV đã thực hiện theo những yêu cầu cơ bản như:
- Trung tâm đã cố gắng bổ sung đầy đủ những loại tài liệu có giá trị, phù hợp với đặc điểm, tính chất và đối tượng phục vụ.
- Khi bổ sung, Trung tâm cũng đảm bảo được đầy đủ số lượng cần thiết, khơng để sảy ra tình trạng bổ sung q ít hay q nhiều.
- Ngồi ra, Trung tâm cũng đã tiến hành bổ sung tương đối, đúng lúc và kịp thời. Bởi lẽ, vốn tài liệu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, nhất là những tài liệu mang tính chất thời sự, tài liệu phục vụ cho mục đích và các nhiệm vụ kinh tế, chính trị, xã hội, văn hóa của Nhà trường.
- Trung tâm cũng đã bổ sung thường xuyên, liên tục để có thể phản ánh được những chuyển biến mới trong đời sống xã hội, những thành tựu mới trong khoa học kỹ thuật.
Công tác bổ sung hiện tại ở Trung tâm luôn được quan tâm phát triển một cách đúng mực. Dù trong mọi hồn cảnh thì cơng tác bổ sung cũng được tiến hành một cách đều đặn và liên tục. Vốn tài liệu trong Trung tâm qua các thời kỳ đều có sự tăng lên cả về giá cả, số lượng và chất lượng.