Ủy ban nhân dân xã và Ủy ban nhân dân phường cùng thực hiện chức năng quản lý hành chính nhà nước ở địa phương trên các lĩnh vực: chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học, an ninh, quốc phòng.... nên về cơ bản tương đồng. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, do điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội giữa các phường và xã tại thành phố Hồ Chí Minh có những điểm khác biệt (về vị trí địa lý, thương nghiệp, công nghiệp, nông nghiệp, giao thông, dịch vụ, thủy lợi, dân cư, cơ sở hạ tầng...) nên chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy giữa Ủy ban nhân dân phường và Ủy ban nhân dân xã cũng không hoàn toàn giống nhau.
Qua nghiên cứu và khảo sát thực tiễn, chúng tôi nhận thấy giữa Ủy ban nhân dân phường và Ủy ban nhân dân xã của thành phố hồ Chí Minh có những điểm khác biệt cơ bản như sau:
Ủy ban nhân dân phường:
- Thực hiện các biện pháp bảo đảm quy hoạch đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, trật tự công cộng và cảnh quan đô thị, quản lý dân cư đô thị trên địa bàn;
- Thanh tra, kiểm tra việc sử dụng đất của tổ chức, cá nhân trên địa bàn phường theo quy định của pháp luật;
- Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn phường theo phân cấp; ngăn chặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ sở hạ tầng kỹ thuật theo quy định của pháp luật;
- Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn phường, lập biên bản, đình chỉ những công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo không có giấy phép, trái với quy định của giấy phép, báo cáo cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem xét, quyết định.
Ủy ban nhân dân xã:
- Tổ chức và hướng dẫn thực hiện Nghị quyết của HĐND cùng cấp đưa ra; - Tổ chức xây dựng các công trình thủy lợi vừa và nhỏ, thực hiện bảo vệ rừng;
Tóm lại, sự khác biệt rõ nét nhất về chức năng, nhiệm vụ giữa UBND phường và UBND xã của thành phố Hồ Chí Minh là chính quyền phường nặng về quản lý đô thị, công thương nghiệp và dịch vụ còn chính quyền xã nặng về quản lý sản xuất nông nghiệp, ruộng đất, trồng trọt, chăn nuôi, thủy lợi và phát triển các ngành, nghề truyền thống.
Ngoài ra, theo Nghị quyết số: 724/2009/NQ-UBTVQH13 ngày 16/01/2009 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, kể từ ngày 01/4/2009 các phường (259 phường) của Thành phố không tổ chức Hội đồng nhân dân. Hội đồng nhân dân chỉ được tổ chức tại các xã (58 xã) của Thành phố Hồ Chí Minh. Sự khác biệt nói trên dẫn đến thành phần, nội dung của tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân phường và Ủy ban nhân dân xã có sự khác nhau nhất định:
- Ủy ban nhân dân xã là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân cùng cấp, do vậy, các quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội của Ủy ban nhân dân xã do Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua. Đối với Ủy ban nhân dân phường do Ủy ban nhân dân quận thông qua;
- Dự toán ngân sách phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương do Ủy ban nhân dân xã lập được Hội đồng nhân dân xã thông qua trên cơ sở phân bổ của Ủy ban nhân dân huyện, còn đối với các phường thì do Ủy ban nhân dân quận trực tiếp phân bổ;
- Ủy ban nhân dân quận phê duyệt cơ cấu nhân sự và trực tiếp bổ nhiệm các chức danh lãnh đạo đối với Ủy ban nhân dân phường. Đối với Ủy ban nhân dân xã, Hội đồng nhân dân xã bầu cử các chức danh lãnh đạo và cơ cấu nhân sự của Ủy ban nhân dân xã sau đó trình Ủy ban nhân dân Huyện phê duyệt.
- Tài liệu lưu trữ của chính quyền phường không có tài liệu của HĐND phường. Nắm bắt được vấn đề này, đòi hỏi trong quá trình xây dựng các văn bản quản lý công tác lưu trữ tại phường, xã như: phương án phân loại tài liệu, hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị trong chỉnh lý tài liệu... phải có nội dung phù hợp với đặc điểm tình hình của phường, xã.