Tài liệu hình thành ở Ủy ban nhân dân phường, xã gồm có:
- Tài liệu của Trung ương: gồm tài liệu của Đảng, Quốc hội, Chính phủ, các bộ, ngành là các bản sao do cơ quan cấp huyện, quận gửi xuống;
- Tài liệu của Thành ủy, UBND Thành phố là các bản sao do các cơ quan cấp huyện, quận gửi xuống;
- Tài liệu của UBND quận, huyện gửi xuống; - Tài liệu của Đảng ủy phường, xã gửi đến;
- Tài liệu của UBND xã, phường: đây là bộ phận tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của UBND phường, xã phản ánh trực tiếp tình hình các mặt của phường, xã. Cụ thể như sau:
1. Tài liệu tổng hợp về công tác lãnh đạo, chỉ đạo chung:
- Nghị quyết của BCH Đảng bộ phường, xã về phát triển kinh tế-xã hội ở địa phương phường, xã;
- Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác tổng hợp của Ủy ban nhân dân phường, xã;
- Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác của Ủy ban nhân dân phường, xã về công tác phát triển kinh tế-xã hội, công tác quy hoạch tổng thể của phường, xã; - Tài liệu về kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội dài hạn và hàng năm của phường, xã;
2. Tài liệu về thống kê - cải cách hành chính - thủ quỹ - văn thư lưu trữ: - Tài liệu về thống kê, điều tra xã hội học trên địa bàn phường, xã;
- Tài liệu về địa giới hành chính và tình hình dân cư trên địa bàn phường, xã; - Tài liệu, báo cáo về tình hình cư trú, sinh hoạt của các cụm dân cư trên địa bàn phường, xã;
- Tài liệu về công tác tôn giáo trên địa bàn phường, xã; - Tài liệu về tổng điều tra dân số trên địa bàn phường, xã;
- Tài liệu về thống kê dân số trong độ tuổi lao động trên địa bàn phường, xã; - Tài liệu về thống kê dân số ngoài độ tuổi lao động trên địa bàn phường, xã; - Tài liệu về thống kê dân số trong độ tuổi lao động có việc làm trên địa bàn phường, xã;
- Tổng hợp tài liệu thống kê dân số trong độ tuổi lao động chưa có việc làm trên địa bàn phường, xã;
- Tài liệu thống kê diện tích đất nông nghiệp trên địa bàn phường, xã; - Tài liệu thống kê diện tích nhà ở trên địa bàn phường, xã;
- Tài liệu điều tra tổng hợp về tình hình sản xuất, kinh doanh trên địa bàn; - Các biểu mẫu thống kê định kỳ hàng năm;
- Tài liệu của Ủy ban nhân dân quận, huyện chỉ đạo trực tiếp về công tác cải cách hành chính trên địa bàn phường, xã;
- Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác cải cách hành chính dài hạn, hàng năm của phường, xã;
- Tập lưu Quyết định, Chỉ thị quy phạm pháp luật do Ủy ban nhân dân phường, xã ban hành.
3. Tài liệu về an ninh, trật tự, xã hội:
- Kế hoạch, báo cáo về công tác an ninh chính trị, giữ gìn trật tự, an toàn xã hội dài hạn và hàng năm trên địa bàn phường xã;
- Văn bản chỉ đạo của Ủy ban nhân dân quận huyện về an ninh chính trị, bảo vệ trật tự an toàn xã hội;
- Tài liệu về hội nghị tổng kết và Hội nghị chuyên ngành về công tác an ninh trật tự;
- Tài liệu về công tác bảo vệ chính quyền trên địa bàn phường xã;
- Tài liệu về công tác đảm bảo anh ninh, trật tự trên địa bàn phường, xã. 4. Tài liệu quân sự-quốc phòng:
- Văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác quân sự, quốc phòng trên địa bàn phường, xã;
- Kế hoạch, báo cáo về công tác xây dựng và củng cố quốc phòng của Ủy ban nhân phường xã;
- Tài liệu về công tác tuyển quân dự bị hàng năm; - Tài liệu về công tác tuyển quân hàng năm; - Tài liệu về chính sách hậu phương quân đội.
5. Tài liệu tư pháp - hộ tịch:
- Văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác tư pháp trên địa bàn phường xã; - Kế hoạch, báo cáo về công tác tư pháp dài hạn và hàng năm;
- Tài liệu về cải cách tư pháp ở phường xã;
- Tài liệu về công tác tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật của UBND phường, xã;
- Tài liệu về hoạt động sao y, chứng thực, xác nhận... - Tài liệu về công tác hộ tịch, khai sinh, khai tử.
6. Tài liệu địa chính-nông nghiệp-đô thị-xây dựng - môi trường:
- Văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của các cơ quan Trung ương, UBND thành phố, Ủy ban nhân dân các quận, huyện về công tác địa giới hành chính trên địa bàn phường, xã;
- Chương trình, kế hoạch công tác địa giới hành chính dài hạn và hàng năm của phường xã;
- Tài liệu về xây dựng đề án phân vạch, điều chỉnh địa giới hành chính phường, xã;
- Tài liệu về vị trí mốc giới hành chính;
- Tài liệu về thanh toán, quyết toán, hoàn công các công trình xây dựng thuộc thẩm quyền của chính quyền cấp phường, xã;
- Tài liệu về hội nghị tổng kết và hội nghị chuyên đề về công tác quản lý và sử dụng nhà đất trên địa bàn phường, xã;
- Tài liệu chỉ đạo trực tiếp của huyện về công tác nông nghiệp trên địa bàn xã;
(tài liệu này chỉ có tại UBND xã)
- Chương trình, báo cáo về lĩnh vực nông nghiệp trên địa bàn; (tài liệu này chỉ có tại UBND xã)
- Quy hoạch và thực trạng phát triển các vùng trồng trọt, chăn nuôi, giống cây, giống con, cơ giới hóa và vật tư nông nghiệp trên địa bàn xã; (tài liệu này chỉ có tại UBND xã)
- Sổ sách theo dõi, thống kê, biến động về lĩnh vực nông nghiệp trên địa bàn;
(tài liệu này chỉ có tại UBND xã)
- Tài liệu chỉ đạo trực tiếp của quận, huyện về công tác môi trường trên địa bàn phường, xã; (tài liệu này chỉ có tại UBND xã)
- Chương trình, báo cáo về lĩnh vực môi trường trên địa bàn phường, xã; - Tài liệu xử lý ô nhiễm môi trường trên địa bàn phường, xã;
- Tài liệu về phòng chống thảm họa bão lụt, động đất trên địa bàn phường, xã; - Tài liệu về nghị tổng kết và hội nghị chuyên đề về công tác bảo vệ môi trường trên địa bàn phường, xã.
- Văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác quản lý đô thị, quản lý dân cư đô thị trên địa bàn phường; (tài liệu này chỉ có tại UBND phường)
- Tài liệu về việc thanh tra, kiểm tra, việc sử dụng đất của tổ chức, cá nhân trên địa bàn phường; (tài liệu này chỉ có tại UBND phường)
- Tài liệu về thống kê nhà đất theo chỉ đạo của Ủy ban nhân dân quận;
(tài liệu này chỉ có tại UBND phường)
- Danh mục các công trình hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn phường đã được Thành phố phê duyệt; (tài liệu này chỉ có tại UBND phường)
- Tài liệu về xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn phường; (tài liệu này chỉ có tại UBND phường)
- Tài liệu về những công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo vi phạm quy định về xây dựng và sửa chữa; (tài liệu này chỉ có tại UBND phường)
- Lưu quyết định xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực xây dựng và sửa chữa các công trình xây dựng.(tài liệu này chỉ có tại UBND phường)
7. Tài liệu giao thông - thủy lợi
- Tài liệu về quy hoạch và phát triển mạng lưới giao thông vận tải trên địa bàn phường, xã;
- Kế hoạch, báo cáo công tác giao thông vận tải của phường, xã;
- Tài liệu về quản lý giao thông đường thủy, đường bộ, đường sắt trên địa bàn phường, xã;
- Tài liệu về quản lý giao thông đô thị; (tài liệu này chỉ có tại UBND phường)
- Tài liệu về thanh tra, bảo vệ các công trình giao thông; (tài liệu này chỉ có tại UBND phường)
- Tài liệu về quản lý hệ thống chiếu sáng đô thị; (tài liệu này chỉ có tại UBND phường)
- Tài liệu về quy hoạch hệ thống cấp, thoát nước đô thị; (tài liệu này chỉ có tại UBND phường)
- Tài liệu về xây dựng và cải tạo hệ thống cấp, thoát nước đô thị; (tài liệu này chỉ có tại UBND phường)
- Tài liệu về dự án cấp, thoát nước đô thị trên địa bàn phường, xã; - Tài liệu về dự án nước sạch trên địa bàn phường, xã;
- Tài liệu hướng dẫn, chỉ đạo về công tác thủy lợi trên địa bàn phường, xã; - Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thủy lợi hàng năm;
- Tài liệu về quản lý hệ thống đê điều;
- Tài liệu theo dõi tình hình biến động mực nước trong các năm; - Tài liệu về xây dựng, tu bổ các công trình thủy lợi;
8 Tài liệu tài chính - kế toán:
- Văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác tài chính trên địa bàn phường xã; - Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính tháng, quý, 6 tháng, một năm của Ủy ban nhân dân phường, xã;
- Tài liệu về thu chi ngân sách;
- Tài liệu về thanh toán, quyết toán, hoàn công các công trình xây dựng; - Tài liệu về nội quy, quy định và chế độ kế toán;
- Tài liệu về thanh lí tài sản cố định. 9. Tài liệu văn hóa - xã hội;
- Văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn hóa, xã hội của quận, huyện; - Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác văn hóa, xã hội 3 tháng, 6 tháng và hàng năm của Ủy ban nhân phường, xã;
- Tài liệu về thanh tra các hoạt động văn hóa trên địa bàn phường, xã; - Tài liệu về quy hoạch mạng lưới nhà văn hóa phường, xã;
- Chương trình, dự án chăm sóc thương, bệnh binh trên địa bàn phường, xã; - Tài liệu quản lý đài, bia tưởng niệm, chăm sóc, quy tập mộ liệt sĩ trên địa bàn phường, xã;
- Tài liệu về các chương trình xóa đói giảm nghèo, chăm sóc hộ nghèo, cận nghèo, thoát nghèo trên địa bàn phường, xã;
- Tài liệu về giải quyết các chế độ, chính sách xã hội trên địa bàn phường, xã; - Kế hoạch, báo cáo thực hiện các chính sách về văn hóa, giáo dục, y tế;
10. Các loại sổ sách đăng bộ về ruộng đất, khai sinh, khai tử, giá thú, thương binh, liệt sỹ, bảo hiểm xã hội, thống kê đối tượng được hưởng trợ cấp xã hội, trật tự, trị an... đây là bộ phận tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của UBND phường, xã phản ánh trực tiếp tình hình quản lý hành chính nhà nước ở địa phương.
11. Văn bản, giấy tờ, đơn thư của cán bộ, nhân dân gửi tới chính quyền phường, xã bao gồm các loại như: đơn thư khiếu nại, tố cáo, giấy xác nhận chữ ký, giấy chứng nhận, giấy xác nhận cho tặng tài sản, giấy xác nhận gia đình văn hóa, giấy xác nhận hộ nghèo...