phường, xã thành phố Hồ Chí Minh
2.3.1. Tổ chức lưu trữ của các phường, xã thành phố Hồ Chí Minh
Hiện nay, tại Ủy ban nhân dân các xã, phường của thành phố Hồ Chí Minh bố trí 01 công chức Văn phòng-Thống kê và một cán bộ Thủ quỹ-Văn thư- Lưu trữ phụ trách công tác văn thư, lưu trữ. Đây là hai cán bộ kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ. Như vậy, cùng với cả nước, tại các xã, phường của thành phố Hồ Chí Minh không có chỉ tiêu biên chế cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ.
Qua kết quả khảo sát (thông qua hình thức phát phiếu khảo sát. Số phiếu phát ra: 322. Số đơn vị thực hiện khảo sát: 319. Các đơn vị không thực hiện khảo sát: 03, là phường 13 quận 6; phường Đông Hưng Thuận quận 12 và phường Hiệp Bình Chánh quận Thủ Đức) về công tác văn thư lưu trữ tại UBND phường, xã, thị trấn tại thành phố Hồ Chí Minh do Chi Cục Văn thư-Lưu trữ thực hiện, cho thấy: công chức Văn phòng - Thống kê đang công tác tại Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn của Thành phố về trình độ văn hóa có 30% đại học; 60% trung cấp chuyên nghiệp; 10% sơ cấp. Trong đó, 10% trình độ đại học và 30% trình độ trung cấp chuyên nghiệp về văn thư, lưu trữ. {Báo cáo kết quả tổng hợp phiếu khảo sát văn thư, lưu trữ của UBND phường, xã, thị trấn thành phố Hồ Chí Minh của Chi Cục Văn thư Lưu trữ, năm 2015}
Về trình độ ngoại ngữ, tin học của công chức Văn phòng - Thống kê đang công tác tại các Ủy ban nhân dân xã, phường của Thành phố đều đạt chứng chỉ A trở lên và đã tham gia lớp bồi dưỡng kiến thức về quản lý nhà nước ngạch cán sự và các lớp bồi dưỡng khác như: quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ, kỹ năng lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu...do Chi Cục Văn thư Lưu trữ, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn thành phố Hồ Chí Minh, Đại học Nội vụ cơ sở thành phố Hồ Chí Minh phối hợp tổ chức.
Trong quá trình nghiên cứu và khảo sát thực tế, bằng các phương pháp điều tra xã hội học như: phỏng vấn, sử dụng Phiếu khảo sát, chúng tôi nhận thấy lưu trữ các xã, phường thuộc Thành phố có một số đặc điểm sau:
Thứ nhất: Khối lượng tài liệu hình thành ở các xã, phường chênh lệch nhau. Ví dụ: UBND phường 10, quận 4 có khối lượng văn bản hình thành trong một năm văn thư là 2.569 văn bản; UBND phường 17 quận Gò Vấp là 3.113 văn bản. Trong khi đó, khối lượng văn bản hình thành ở UBND xã Trung An, huyện Củ Chi là 826 văn bản, xã Nhị Bình, huyện Hóc Môn là 1475 văn bản. Sở dĩ có sự chênh lệch này, theo chúng tôi là vì:
Khối lượng công việc của chính quyền phường lớn hơn chính quyền cấp xã, do các phường có nhiều thành phần kinh tế, dân cư đông và đa dạng, tốc độ đô thị hóa nhanh...
Bên cạnh đó, từ ngày 1/7/2007, việc công chứng giấy tờ được chuyển từ quận, huyện về cho các phường, xã được xem là bước cải tiến đáng kể trong hoạt động tư pháp. Việc này tạo thuận lợi cho người dân, đồng thời cán bộ phường, xã tiếp nhận và giải quyết khối lượng công việc lớn, dẫn tới khối lượng hồ sơ, tài liệu nhiều đòi hỏi chính quyền phường, xã (nhất là cấp phường) phải tăng cường các biện pháp để tổ chức khoa học, quản quản an toàn cho tài liệu.
Thứ hai: Tại các Ủy ban nhân dân phường, xã hiệu quả công tác lưu trữ chưa cao, nguyên nhân chính là do cán bộ phải kiêm nhiệm nhiều việc với khối lượng lớn, tính chất công việc đòi hỏi phải nắm hiểu chuyên môn nghiệp. Theo quy định của chính quyền Thành phố, chức danh cán bộ không chuyên trách tại các UBND xã, phường là chức danh Thủ quỹ-Văn thư-Lưu trữ phải đảm nhiệm 21 đầu công việc dẫn đến tình trạng “quá tải” đối với cán bộ này.
Thứ ba: cán bộ phụ trách công tác lưu trữ phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau
Thực tế, đội ngũ cán bộ không chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ, tại Ủy ban nhân dân các phường, xã của thành phố Hồ Chí Minh, ngoài thực hiện các công việc thuộc chuyên môn còn phải đảm nhận nhiều công việc do cán
bộ chuyên trách chuyển đến hoặc theo yêu cầu của lãnh đạo nên khối lượng công việc rất lớn, thậm chí, công việc phải thực hiện còn nhiều hơn cả cán bộ, công chức phường, xã của Thành phố.
Từ thực trạng nêu trên, để công tác lưu trữ các phường, xã của thành phố Hồ Chí Minh được tổ chức và thực hiện tốt, chúng tôi thiết nghĩ cần có sự phối hợp đồng bộ của nhiều cơ quan có thẩm quyền của Trung ương cũng như của thành phố Hồ Chí Minh. Về vấn đề này, chúng tôi xin được đưa ra các giải pháp cụ thể ở chương 3 của luận văn.
2.3.2. Thực tế công tác chuyên môn nghiệp vụ: 2.3.2.1. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
Công tác lập hồ sơ có vai trò quan trọng đối với hoạt động của chính quyền phường, xã cũng như đối với công tác lưu trữ. Vì làm tốt việc lập hồ sơ hiện hành, tài liệu của chính quyền phường, xã sẽ được phân loại theo từng vấn đề, từng sự việc; trên cơ sở đó, các bộ phận của Ủy ban nhân dân dễ dàng chọn ra những hồ sơ, tài liệu có giá trị thực tiễn, giá trị lịch sử để giao nộp đầy đủ và đúng hạn vào bộ phận Lưu trữ, tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Tại Ủy ban nhân dân một số xã, phường của thành phố Hồ Chí Minh, có một số đơn vị, cán bộ, viên chức đã lập được hồ sơ hiện hành sau khi giải quyết xong công việc. Đó là: Văn phòng-Thống kê; Địa chính-Xây dựng; Tư pháp-Hộ tịch. Bên cạnh đó, không ít bộ phận chưa làm tốt công tác này là: Công an, Quân sự và Văn hóa-Xã hội. Việc biên mục hồ sơ chưa được thực hiện đầy đủ theo các hướng dẫn hiện hành của nhà nước. Việc lập hồ sơ của các xã, phường thuộc Thành phố được tiến hành theo quy trình dưới đây:
Mở hồ sơ: Hầu hết các hồ sơ của Ủy ban nhân dân xã, phường đều lập
trong trường hợp không có Danh mục hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ được dự kiến trên cơ sở kinh nghiệm công tác của cán bộ, công chức được phân công phụ trách theo từng lĩnh vực chuyên môn cụ thể do Ủy ban nhân dân giao. Trên cơ sở đó, cán bộ, công chức chuẩn bị sẵn các bìa hồ sơ, cặp ba dây và tiến hành ghi tiêu đề hồ sơ dựa trên các công việc mà cán bộ, công chức được giao phụ trách. Ví dụ, tại Ủy ban nhân dân phường 10, quận 4, năm 2013, công chức Văn phòng-Thống kê đã lập: “Hồ sơ về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng, năm 2013”; cán bộ Tư pháp-Hộ tịch đã lập: “Hồ sơ về việc phổ biến pháp luật, năm 2013”; “Hồ sơ khai sinh, khai tử, năm 2013”; “Hồ sơ cho nhận con nuôi, năm 2013”; cán bộ Địa chính-Xây dựng đã lập: “Hồ sơ về việc thống kê quỹ đất của phường, năm 2013”; “Tổng hợp tài liệu về thống kê và cấp đổi số nhà, năm
2013”; “Quyết định xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực xây dựng và sửa chữa nhà trên địa bàn, năm 2013”...
Thu thập và sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ: Văn bản, tài liệu
hình thành trong hoạt động của các bộ phận: Văn phòng-Thống kê; Địa chính- Xây dựng; Tư pháp-Hộ tịch; Kinh tế-Ngân sách; Văn hóa-Xã hội; An ninh và Quốc phòng được tập hợp đưa vào hồ sơ theo các đặc trưng: vấn đề, thời gian, tên gọi văn bản hoặc theo số và ký hiệu văn bản, địa giới hành chính...
Kết thúc hồ sơ: Hầu hết hồ sơ không được biên mục bên trong, kể cả hồ
sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn mà chỉ biên mục bên ngoài, gồm các công đoạn: ghi tiêu đề hồ sơ, xác định và ghi thời hạn bảo quản. Tuy nhiên, có một số xã, phường làm tốt công tác biên mục hồ sơ như: Ủy ban nhân dân phường 17 quận Gò vấp, Ủy ban nhân dân phường 10, quận 4, xã Thới Tam Thôn, huyện Hóc Môn, xã Trung An huyện Củ Chi. Ở các xã, phường này hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được biên mục cả bên trong và bên ngoài, các hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài và tạm thời chỉ biên mục bên ngoài.
Một số Ủy ban nhân dân xã, phường đã tổ chức và thực hiện tốt công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào bộ phận lưu trữ cơ quan như Ủy ban nhân dân xã Tân Hiệp, huyện Hóc Môn, Ủy ban nhân dân phường 7 quận 1, Ủy ban nhân dân phường 10, quận 4... Cán bộ văn thư lưu trữ đã hướng dẫn phương pháp lập hồ sơ cho các cán bộ, công chức để sau đó cán bộ, công chức chủ động thu thập, phân loại và sắp xếp văn bản đồng thời tiến hành biên mục hồ sơ hoàn chỉnh rồi nộp vào lưu trữ xã, phường theo quy định hiện hành.
Nhiều Ủy ban nhân dân xã, phường tài liệu được bảo quản trong tình trạng bó gói, tích đống do cán bộ, công chức chuyên môn không tiến hành lập hồ sơ công việc theo quy định, mà khi giải quyết xong công việc thường bó gói tài liệu, ghi tiêu đề hồ sơ theo kinh nghiệm công tác...và nộp vào kho của Ủy ban nhân dân. Các cán bộ, công chức ở đây thường coi việc thu thập, phân loại, sắp xếp tài liệu sau khi giải quyết xong công việc là trách nhiệm của bộ phận Văn phòng, dẫn đến tình trạng nhiều năm liên tục không tiến hành thu thập, phân loại và tổ chức khoa học tài liệu. Tài liệu được bảo quản trong tình trạng bó gói, tích đống, thiếu an toàn... điển hình như: Ủy ban nhân dân phường 16, quận Gò Vấp, Ủy ban nhân dân phường 2, quận 4, Ủy ban nhân dân xã Nhị Bình, huyện Hóc Môn... (Phiếu khảo sát)
Hồ sơ công việc của UBND xã, phường chủ yếu được hình thành thông qua hoạt động của các bộ phận: Văn phòng-Thống kê, Tư pháp-Hộ tịch, Địa chính-Xây dựng, Văn hóa-Xã hội, Kinh tế-Ngân sách. Các bộ phận còn lại như:
An ninh trật tự, Quốc phòng rất ít tài liệu. Thực tế cho thấy, nhìn chung hồ sơ công việc của HĐND và UBND các phường, xã được lập khá sơ sài, đơn giản, văn bản không được thu thập, sắp xếp và biên mục hoàn chỉnh theo các hướng dẫn hiện hành. Cách lập hồ sơ thường được cán bộ, công chức tiến hành bằng việc chuẩn bị bìa hồ sơ, viết tiêu đề lên bìa, sau đó thu thập văn bản đưa vào hồ sơ. Hồ sơ, tài liệu lập xong không tiến hành nộp lưu mà được bảo quản ngay tại nơi làm việc của các bộ phận hoặc bó gói, tích đống rồi chuyển vào kho lưu trữ của UBND. {Phiếu khảo sát}
Tóm lại, công tác lập hồ sơ tại các xã, phường phần lớn chưa được chú ý đúng mức. Nguyên nhân chủ yếu do chưa có sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, bên cạnh đó phải kể đến khó khăn trong việc bố trí cán bộ, do những quy định của Nhà nước về phân bổ cán bộ, dẫn đến việc thiếu cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan của bộ máy chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh. Cán bộ phần lớn phải ưu tiên giải quyết những công việc có tính cấp bách của địa phương như vấn đề giải quyết các hồ sơ về cấp giấy phép xây dựng nhà ở; chuyển nhượng đất, chuyển đổi quyền sử dụng đất; các thủ tục khai sinh, nhận con nuôi, khai tử, đăng ký kết hôn, đặc biệt hoạt động sao y chứng thực. Tại thành phố Hồ Chí Minh, số lượng các giao dịch về sao y chứng thực rất lớn chiếm nhiều thời gian của bộ phận Văn phòng-Thống kê.
2.3.2.2. Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Có thể nói công tác thu thập và bổ sung tài liệu có vai trò quan trọng đối với công tác lưu trữ, bởi việc lưu trữ có tài liệu hoàn chỉnh hay không để thực hiện các khâu nghiệp vụ phụ thuộc vào hoạt động này.
Như trên đã nêu, tại Ủy ban nhân dân các phường, xã trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, hầu hết cán bộ, công chức sau khi giải quyết xong công việc thường không lập hồ sơ công việc mà tổ hợp tài liệu ở dạng bó gói, tích đống theo thói quen. Hơn thế nữa, có khá nhiều phường, xã cán bộ, viên chức đã không giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ của Ủy ban nhân dân phường, xã.
Khảo sát của Chi cục Văn thư Lưu trữ Thành phố cho kết quả là có tới 275 trong tổng số 319 UBND phường, xã của Thành phố đã có kho lưu trữ nhưng chỉ có 91 phường, xã tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho. Như vậy có nghĩa 44 phường, xã chưa có kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu và 184 chính quyền phường, xã tuy đã có kho lưu trữ nhưng còn để trống chưa có tài liệu giao nộp. {1; tr.2}
Qua điều tra, khảo sát của chúng tôi gần đây cũng cho thấy, đến nay, hầu hết chính quyền phường, xã của Thành phố đã lập kho lưu trữ, nhưng đa phần
chưa đưa tài liệu vào bảo quản hoặc đã có kho lưu trữ nhưng là kho tạm, kho đa dụng...Mặc dù tại Hướng dẫn số: 1529/HD-SNV ngày 22/10/2010 hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ, Sở Nội vụ thành phố Hồ Chí Minh đã yêu cầu Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn bố trí kho lưu trữ độc lập trong trụ sở Ủy ban nhân dân với diện tích tối thiểu là 20m2.
Có thể nói, hầu hết kho lưu trữ của các xã, phường chưa đạt được các yêu cầu theo hướng dẫn của Sở Nội vụ Thành phố, như diện tích bé, chưa phải là kho chuyên dụng, thiếu an toàn...
Cho đến nay, chưa có xã, phường nào của thành phố Hồ Chí Minh ban hành được Danh mục các đơn vị, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ thuộc Ủy ban nhân dân.
Nhìn chung công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ tại chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh còn nhiều hạn chế. Nguyên nhân của vấn đề này có nhiều, song cơ bản, công tác lưu trữ tại tại đây chưa được quan tâm đúng mức, chính quyền chưa thường xuyên đôn đốc và hướng dẫn các bộ phận giao nộp tài liệu. Theo điều tra, khảo sát của chúng tôi, ở các xã, phường nào lưu trữ được kiện toàn do có sự quan tâm kịp thời của lãnh đạo UBND thì đã ban hành được văn bản nghiệp vụ như: Quy định về công tác văn thư, lưu trữ, trong đó có quy định về thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu.
2.3.2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là một biện pháp tổng hợp nhằm tổ chức kho tài liệu của một phông lưu trữ, trong đó có lập mới, phục hồi, bổ sung, chỉnh sửa các hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu, lập công cụ tra tìm tài liệu.
Trước đòi hỏi của thực tiễn, Ủy ban nhân dân Thành phố đã chỉ đạo Ủy ban nhân dân các phường, xã, thị trấn quyết tâm chỉnh lý dứt điểm khối tài liệu lưu trữ bó gói, tích đống . Theo đó, tài liệu có thời gian trước năm 1976, Ủy ban nhân dân Thành phố hỗ trợ 100% kinh phí chỉnh lý, còn tài liệu hình thành từ năm 1976 đến năm 2000, Ủy ban nhân dân các quận, huyện hỗ trợ 50% kinh phí chỉnh lý, đồng thời Ủy ban nhân dân các quận, huyện giao Phòng Nội vụ trực tiếp hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn, đôn đốc chính quyền các phường, xã. {54; tr.3}
Qua báo cáo của Chi cục Văn thư-Lưu trữ Thành phố năm 2015 và điều