quản lý tài liệu lưu trữ tại chính quyền phường, xã
2.2.1. Quy định của Nhà nước
Hiện nay, công tác tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ tại chính quyền cấp phường, xã được thực hiện bởi những văn bản chủ yếu sau đây:
- Luật Lưu trữ được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 11/11/2011;
- Nghị định số: 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;
- Thông tư số: 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
- Thông tư số: 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
- Thông tư số: 14/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn về việc xây dựng Quy chế văn thư lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức;
- Thông tư số: 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn;
- Thông tư số: 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp.
Quy định về tổ chức lưu trữ:
Luật Lưu trữ được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 11/11/2011 (Luật Lưu trữ 2011) và Thông tư số:14/2011/TT- BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn là hai văn bản pháp lý cao nhất về việc tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ tại các phường, xã. Khoản 1 Điều 14 Luật Lưu trữ quy định: “Tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND, UBND, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tại Văn phòng UBND xã, phường, thị trấn”. Về trách nhiệm quản lý công tác lưu trữ tại
Ủy ban nhân dân xã, phường, thực hiện theo Nghị định số:121/2003/NĐ-CP ngày 21/10/2003 Quy định về chế độ, chính sách cán bộ xã, phường, thị trấn và Nghị định số: 107/2004/NĐ-CP ngày 01/4/2004 của Chính phủ quy định về cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân các cấp. Theo đó, tại chính quyền phường, xã, thị trấn, bao gồm các đối tượng cán bộ: cán bộ chuyên trách cấp xã, công chức cấp xã và cán bộ không chuyên trách cấp xã. Mỗi xã, phường, thị trấn được bố trí 01 công chức Văn phòng-Thống kê để thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và một cán bộ không chuyên trách Thủ quỹ-Văn thư-Lưu trữ trực tiếp tổ chức, thực hiện công tác lưu trữ. Như vậy, theo quy định, hiện nay tại các Ủy ban nhân dân xã, phường được bố trí cán bộ tổ chức và thực hiện công tác lưu trữ đó là: công chức Văn phòng-Thống kê và cán bộ Thủ quỹ-Văn thư-Lưu trữ.
Về trách nhiệm tổ chức và thực hiện công tác lưu trữ tại chính quyền cấp phường, xã, Thông tư 14/2011/TT-BNV quy định: Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp phường, xã chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành thông qua hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, chỉ đạo việc thực hiện các quy định của nhà nước về công tác lưu trữ tại địa phương. (Khoản 1, Điều 4, Thông tư 14/2011/TT-BNV)
Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ: Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường trong công tác tham mưu thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ đảm bảo sự thống nhất theo lĩnh vực chuyên môn. Cán bộ Thủ quỹ-Văn thư-Lưu trữ có trách nhiệm quản lý văn bản đi, đến, quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ và các nhiệm vụ khác khi được giao. (Khoản 1, Điều 4, Thông tư 14/2011/TT-BNV)
Quy định về chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ:
Thông tư 14/2011/TT-BNV là văn bản quy định tương đối đầy đủ về chuyên môn nghiệp vụ công tác lưu trữ của chính quyền cấp phường, xã. Trong đó, mục 2 của Thông tư quy định về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Ủy ban nhân dân xã, phường. Mục 3 quy định về thu thập, bổ sung, bảo quản và chế độ báo cáo thống kê, kiểm kê trong lưu trữ xã, phường. Mục 4 của Thông tư quy định về chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị, thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Ủy ban nhân dân xã, phường.... Mục 5 của Thông tư quy định về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Có thể nói, trong hoạt động quản lý nhà nước về lưu trữ, Thông tư 14/2011/TT-BNV là văn bản quy phạm pháp luật đầu tiên quy định, hướng dẫn
tương đối đầy đủ, cụ thể về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ tại chính quyền cấp phường, xã. Điều này, tạo cơ sở pháp lý cũng như xây dựng nền tảng nghiệp vụ để Ủy ban nhân dân các phường, xã cả nước nói chung và thành phố Hồ Chí Minh nói riêng tổ chức, thực hiện tốt công tác lưu trữ, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ vào hoạt động quản lý chính quyền địa phương, góp phần thực hiện công cuộc công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước.
Tổ chức thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan là cơ sở để tiến hành các khâu nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ. Trên cơ sở đó, Thông tư 14/2011/TT-BNV quy định cụ thể về nguồn tài liệu thu thập và bổ sung vào Lưu trữ Ủy ban nhân dân xã, phường: “Tài liệu các cơ quan cấp trên; Lãnh đạo Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã là Chủ tịch các Phó Chủ tịch; các bộ phận, cán bộ, công chức phụ trách các lĩnh vực chuyên môn và các tổ chức đoàn thể cấp xã”. (Khoản 1, Điều 13, Thông tư 14/2011/TT-BNV).
Về kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ của Ủy ban nhân dân xã, phường được quy định: Tài liệu lưu trữ hình thành thông qua hoạt động của chính quyền cấp phường, xã được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ công tác quản lý, điều hành của Ủy ban nhân dân. Kho lưu trữ của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn phải được bố trí độc lập trong trụ sở Ủy ban nhân dân xã, phường với diện tích tối thiểu là: 20 m2. Trong kho phải được trang bị đầy đủ các thiết bị bảo quản tài liệu như: bìa, cặp, hộp, quạt thông gió và các phương tiện phòng cháy, chữa cháy. (Điều 14, Thông tư 14/2011/TT-BNV).
2.2.2. Quy định của thành phố Hồ Chí Minh:
Nhận thức được vai trò của tài liệu lưu trữ trong hoạt động tổ chức và quản lý chính quyền phường, xã, ngày 24/9/2010, Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh đã ban hành Chỉ thị số: 19/2010/CT-UBND về tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn Thành phố. Chỉ thị nêu ra thực trạng quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại một số cơ quan, tổ chức chưa được quan tâm đúng mức; tài liệu lưu trữ còn phân tán, chưa được thu thập đầy đủ; hồ sơ, tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý, sắp xếp, có nguy cơ hư hỏng nặng; việc tra tìm , khai thác, sử dụng tài liệu chưa đáp ứng kịp thời ; cơ sở vật chất, trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin cho công tác văn thư , lưu trữ còn hạn chế. Nguyên nhân chủ yếu là do thủ trưởng một số cơ quan, tổ chức buông lỏng quản lý về hoạt động lưu trữ ; đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ trên địa bàn thiếu về số lượng, chưa đáp ứng yêu cầu về trình độ chuyên môn; nhiều hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ và chế độ thông tin báo cáo chậm được thực hiện. Trong đó, Ủy ban nhân dân Thành phố yêu cầu Ủy ban nhân
dân các quận, huyện khẩn trương xây dựng kho lưu trữ tập trung để bảo quản tài liệu thuộc nguồn nộp lưu theo quy định, đồng thời, hướng dẫn Ủy ban nhân dân phường, xã thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương theo quy định của pháp luật hiện hành.
Bên cạnh Chỉ thị 19/2010/CT-UBND, thời gian qua, thành phố Hồ Chí Minh đã ban hành một số văn bản khác nhằm chỉ đạo, tổ chức, quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đối với chính quyền cấp phường, xã như sau:
- Quyết định số: 59/2010/QĐ-UBND ngày 31/8/2010 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh về số lượng, chức danh và chế độ chính sách đối với cán bộ không chuyên trách xã, phường, thị trấn. Quyết định này quy định cụ thể về chức trách, tiêu chuẩn nghiệp vụ đối với chức danh cán bộ không chuyên trách Thủ quỹ-Văn thư-Lưu trữ của các xã, phường, thị trấn trên địa bàn Thành phố;
- Hướng dẫn số: 1529/HD-SNV ngày 22/10/2010 của Sở Nội vụ hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn trên địa bàn Thành phố (Hướng dẫn 1529/2010). Theo đó, Sở Nội vụ Thành phố đã hướng dẫn cụ thể các xã, phường, thị trấn về nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân, trách nhiệm quản lý công tác lưu trữ và hoạt động lưu trữ tại Ủy ban nhân dân, một số nội dung nghiệp vụ cụ thể về lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn trên địa bàn Thành phố..., đồng thời, ban hành kèm theo Hướng dẫn 1529/HD-SNV là Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu thuộc Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.
Có thể nói, Hướng dẫn 1529/HD-SNV là văn bản định hướng tương đối cụ thể về hoạt động lưu trữ của Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. Tuy nhiên, do các văn bản nói trên ban hành trước Luật Lưu trữ nên một số vấn đề về tổ chức lưu trữ phường, xã chưa được đề cập. Gần đây, UBND Thành phố đã ban hành Quyết định số: 18/2015/QĐ- UBND ngày 07/4/2015 về tổ chức hoạt động các đơn vị chuyên môn thuộc UBND xã, phường, thị trấn trên địa bàn Thành phố.
Về công tác lưu trữ, thành phố Hồ Chí Minh đã có những quy định cơ bản như sau:
Về chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ:
Quy định về kho tàng trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ của Ủy ban nhân dân xã, phường:
Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của chính quyền cấp phường, xã được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ công tác quản lý, điều
hành của Ủy ban nhân dân. Kho lưu trữ của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn phải được bố trí độc lập trong trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã, phường với diện tích tối thiểu là: 20 m2. Trong kho phải được trang bị đầy đủ các thiết bị bảo quản tài liệu như: bìa, cặp, hộp, quạt thông gió và các phương tiện phòng cháy, chữa cháy. {Hướng dẫn số:1529/HD-SNV ngày 22/10/2010 của Sở Nội vụ thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn trên địa bàn thành phố}
Về thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ được quy định: Bộ phận Lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường thu thập và bổ sung tài liệu hàng năm từ các nguồn: Các cơ quan cấp trên; Lãnh đạo Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường, xã là Chủ tịch các Phó Chủ tịch, các bộ phận, cán bộ, công chức phụ trách các lĩnh vực chuyên môn và các tổ chức đoàn thể cấp xã.
{Hướng dẫn số:1529/HD-SNV ngày 22/10/2010 của Sở Nội vụ thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn trên địa bàn thành phố}
Về công tác xác định giá trị tài liệu, tại Hướng dẫn số:1529/HD-SNV, Sở Nội vụ Thành phố đã ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu thuộc Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn. Trong đó, hướng dẫn cụ thể thời hạn bảo quản đối với các nhóm, loại tài liệu thuộc phông lưu trữ Ủy ban nhân dân các xã, phường thị trấn trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
Về tổ chức lưu trữ:
Bộ phận Lưu trữ thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường thực hiện chức năng tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ hình hành thông qua hoạt động của chính quyền phường, xã. Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường do công chức Văn phòng-Thống kê và cán bộ Thủ quỹ-Văn thư-Lưu trữ phụ trách dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường.
Tiêu chuẩn nghiệp vụ, chức trách chuyên môn của cán bộ thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường được quy định như sau:
- Công chức Văn phòng - Thống kê có trình độ chuyên môn thuộc các ngành đào tạo phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ của chức danh công chức đang đảm nhiệm, sau khi được tuyển dụng phải hoàn thành lớp đào tạo, bồi dưỡng về quản lý hành chính nhà nước và lớp đào tạo, bồi dưỡng lý luận chính trị theo chương trình đối với chức danh hiện đảm nhiệm;
- Trình độ ngoại ngữ, tin học đạt trình độ A theo quy định về kiến thức ngoại ngữ, tin học do Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh quy định;
- Công chức Văn phòng-Thống kê của Ủy ban nhân dân phường khi tuyển dụng phải có trình độ đại học các chuyên ngành có liên quan đến nhiệm vụ công tác chuyên môn, phù hợp với chức danh công chức Văn phòng - Thống kê: Văn thư, lưu trữ, hành chính, quản lý nhà nước, quản lý nhân sự, luật, xã hội học, thống kê, kế toán, kiểm toán, công nghệ thông tin (tin học), quản trị học, quản trị nhân sự, quản trị nguồn nhân lực, quản trị văn phòng.
- Công chức Văn phòng-Thống kê của Ủy ban nhân dân xã ưu tiên tuyển dụng trình độ đại học, trường hợp sau khi thông báo tuyển dụng không có người có trình độ đại học đăng ký thi tuyển thì áp dụng tuyển trình độ trung cấp;
- Cán bộ Thủ quỹ-Văn thư-Lưu trữ có tiêu chuẩn trình độ nghiệp vụ chuyên môn các ngành phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ của công việc đảm nhiệm, có trình độ ngoại ngữ, tin học đạt trình độ A theo quy định về kiến thức ngoại ngữ, tin học do Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh quy định. Cán bộ Thủ quỹ-Văn thư-Lưu trữ phải đạt trình độ trung cấp các chuyên ngành: Văn thư, lưu trữ, hành chính, quản lý nhân sự, thống kê, kế toán, kiểm toán, công nghệ thông tin (tin học), quản trị văn phòng.