2.1.1. Khái niệm về tổ chức
Theo Từ điển tiếng Việt của tác giả Hoàng Phê, (nhà xuất bản Đà Nẵng năm 2009), tổ chức là: “sắp xếp, bố trí cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và một chức năng chung nhất định. Tổ chức thường gắn liền với tổ chức bộ máy hành chính hay tổ chức lại đội ngũ cán bộ”. Cũng theo tác giả Hoàng Phê, tổ chức còn có nghĩa là: “làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được hiệu quả tốt nhất”. Trong trường hợp này, thuật ngữ tổ chức gắn liền với tổ chức mít tinh hay tổ chức hội nghị. {49, tr.30}
Từ điển Lạc Việt EVA, năm 2013 định nghĩa tổ chức là: “sắp xếp, làm cho thành một chỉnh thể, một cơ cấu thống nhất”, ví dụ: Tổ chức thương mại. Tổ chức còn có nghĩa là: “đưa vào cho có trật tự, làm những gì cần thiết để đạt hiệu quả tốt nhất”, ví dụ: Tổ chức nề nếp gia đình. {73, tr.25}
Còn tác giả Nguyễn Hiến Lê trong cuốn sách Tổ chức công việc theo khoa học, đã giải thích: tổ chức là một môn khoa học dạy ta tìm kiếm những phương pháp chính xác hợp với khoa học để làm một công việc nào đó, nhỏ hoặc lớn, một cách mau chóng nhất, không mệt, có lợi cho mọi người. {30, tr. 22, 23}
Từ các định nghĩa về tổ chức nói trên, chúng tôi hiểu khái niệm này theo nghĩa chung nhất như sau:
Tổ chức là việc sắp xếp, bố trí cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và một chức năng chung nhất định để thực hiện mục tiêu cụ thể.
Tổ chức là việc làm cho sự vật, hiện tượng và con người trở lên có trật tự, làm những công việc cần thiết để đạt hiệu quả tốt nhất đảm bảo thực hiện mục tiêu.
Từ cách tiếp cận trên, đối với công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, thuật ngữ “tổ chức” được hiểu là:
Thứ nhất: Tổ chức bộ máy lưu trữ, bao gồm tổ chức hệ thống cơ quan từ trung ương tới địa phương để thực hiện chức năng quản lý đối với công tác lưu trữ và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.
Thứ hai: Tổ chức là việc sử dụng các biện pháp nghiệp vụ để tổ chức khoa học, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
2.1.2. Khái niệm về quản lý
Bản thân khái niệm quản lý có tính đa nghĩa nên có sự khác biệt giữa nghĩa rộng và nghĩa hẹp. Hơn nữa, do sự khác biệt về thời đại, xã hội, chế độ, nghề nghiệp nên “quản lý” cũng có nhiều cách giải thích, lý giải khác nhau. Cùng với sự phát triển của phương thức xã hội hoá sản xuất và sự mở rộng trong nhận thức của con người thì sự khác biệt về nhận thức và lý giải khái niệm quản lý càng trở nên rõ rệt.
Theo Từ điển tiếng Việt của tác giả Hoàng Phê: “quản lý là việc trông coi, giữ gìn theo những yêu cầu nhất định”, theo cách định nghĩa này, thuật ngữ quản lý thường gắn liền với quản lý sổ sách, quản lý hồ sơ, tài liệu. Cũng theo tác giả Hoàng Phê, quản lý còn được hiểu là: “tổ chức và điều khiển các hoạt động theo những yêu cầu nhất định”, theo cách định nghĩa này, hoạt động quản lý thường gắn liền với quản lý nhân sự, quản lý dự án. {49, tr.31}
Theo từ điển Lạc Việt EVA, năm 2013, có 02 cách hiểu về quản lý. Theo cách hiểu thứ nhất: “quản lý là chăm nom, giữ gìn và sắp xếp”. Ví dụ: quản lý sổ sách, quản lý thư viện. Theo cách hiểu thứ hai, quản lý là: “chăm nom và điều khiển các hoạt động trong một tổ chức”. Ví dụ: quản lý nhân sự, quản lý hành chính. {73, tr. 36}
Theo giáo trình “Thư ký lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức” của Học viện Hành chính quốc gia, quản lý là: “định hướng, dẫn đường và là tổ chức để đạt mục tiêu nhất định. Quản lý không phải là một hành vi đơn lẻ mà là một quá trình có tính công nghệ, nghĩa là trong đó bao gồm nhiều khâu có sự liên kết chặt chẽ với nhau”. Theo đó, bản chất của quản lý bao gồm: “sự kết hợp giữa lao động và tri thức nhằm điều khiển đối tượng theo mục tiêu đã định do đó quản lý vừa là một khoa học vừa là một nghệ thuật”. {26, tr.15}
Từ các định nghĩa về quản lý nói trên, chúng tôi hiểu khái niệm này theo nghĩa chung nhất như sau:
Quản lý là quá trình tổ chức và điều khiển các hoạt động theo những yêu cầu nhất định đối với hoạt động trong một tổ chức.
Từ hướng tiếp cận nêu trên, thuật ngữ “quản lý” lưu trữ trong đề tài này được hiểu là: quản lý công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ, (bao gồm các công việc như: ban hành các quy định, phổ biến, hướng dẫn việc thực hiện, kiểm
tra, đôn đốc trong việc triển khai...) phục vụ hoạt động quản lý, tổ chức và điều hành của chính quyền cấp phường, xã thành phố Hồ Chí Minh và các nhu cầu của xã hội.