Hoạt động của chính quyền phường, xã cả nước nói chung và chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh nói riêng là hoạt động của “Chính phủ thu nhỏ”. Theo Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và qua thực tế khảo sát công tác văn thư tại chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh, chúng tôi nhận thấy: Thành phần và nội dung của tài liệu thuộc chính quyền phường, xã tại thành phố Hồ Chí Minh đa dạng về thể loại và phong phú về nội dung. Tài liệu chủ yếu gồm: văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan nhà nước cấp trên và do chính quyền phường, xã trực tiếp ban hành theo luật định, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành và văn bản khác do HĐND, UBND và các tổ chức đoàn thể phường, xã ban hành. Thành phần tài liệu bao gồm các nhóm lớn sau đây:
1.4.1.1.Tài liệu của Hội đồng nhân dân cấp xã
Tài liệu hình thành ở Hội đồng nhân dân xã gồm có:
Tài liệu của Trung ương: gồm tài liệu của Đảng, Quốc hội, Chính phủ, các bộ, ngành là các bản sao do Văn phòng HĐND huyện, quận gửi xuống;
- Tài liệu của Thành ủy, UBND Thành phố là các bản sao do các cơ quan cấp huyện, quận gửi xuống;
- Tài liệu của Hội đồng bầu cử Trung ương hướng dẫn về công tác bầu cử và hướng dẫn về hoạt động của HĐND các cấp;
- Tài liệu của Thường trực Hội đồng nhân dân Thành phố hướng dẫn về hoạt động của Hội đồng nhân dân cấp xã, gồm các loại văn bản:
+ Tài liệu của Đảng ủy xã về tổ chức và hoạt động của HĐND xã;
+ Chương trình, kế hoạch hoạt động hàng năm, hoạt động theo nhiệm kỳ của Hội đồng nhân xã;
+ Các tài liệu hướng dẫn về tổ chức bầu cử đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân Thành phố;
+ Tài liệu hướng dẫn về hoạt động giám sát của Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân;
- Tài liệu thống kê số lượng, chất lượng đại biểu Hội đồng nhân dân; - Tài liệu về công tác tiếp dân, tiếp xúc cử tri;
- Tài liệu hội nghị tổng kết, sơ kết định kỳ và theo chuyên đề; - Báo cáo của UBND xã tại các kỳ họp của HĐND;
- Nghị quyết các kỳ họp của Hội đồng nhân dân; - Sổ biên bản họp Thường trực Hội đồng nhân dân.