Tài liệu hình thành trong hoạt động của chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh có một số đặc điểm nổi bật sau:
Đa dạng về loại hình tài liệu:
Là cơ quan quản lý hành chính nhà nước ở địa phương, trong quá trình quản lý và điều hành, chính quyền phường, xã đã hình thành nên khối tài liệu gồm nhiều loại hình khác nhau như: Văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành của cơ quan nhà nước cấp trên gửi xuống, văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên môn-kỹ thuật do Ủy ban nhân dân phường, xã trực tiếp ban hành;
- Văn bản hành chính là thành phần chủ yếu, có khối lượng nhiều nhất được hình thành trong quá trình hoạt động của chính quyền phường, xã. Loại tài liệu này do Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân trực tiếp sản sinh ra và do các cơ quan quận, huyện và Thành phố gửi tới.
- Tài liệu khoa học kỹ thuật: tại chính quyền cấp phường, xã tài liệu khoa học kỹ thuật không nhiều. Nội dung của tài liệu khoa học kỹ thuật ở cấp phường, xã chủ yếu là những bản vẽ kỹ thuật về các công trình như xây dựng trụ sở Ủy ban nhân dân, xây dựng trạm y tế, xây dựng các công trình nhà trẻ, mẫu giáo, xây dựng nhà văn hóa, xây dựng và tu bổ các công trình di tích lịch sử, các công trình văn hóa tại địa phương, xây dựng và tu bổ nghĩa trang liệt sỹ, xây dựng các trường tiểu học và một số công trình khác phục vụ nhân dân địa phương;
- Tài liệu nghe-nhìn: tại chính quyền cấp phường, xã tài liệu nghe - nhìn có rất ít, chủ yếu là các cuốn băng video, các tài liệu ảnh (dương bản) ghi lại các sự kiện mang tính lễ hội truyền thống của địa phương, các kỳ họp Hội đồng nhân dân, các chuyến đi thăm của các đồng chí lãnh đạo Đảng và nhà nước, lãnh đạo Thành phố và lãnh đạo các quận, huyện đối với địa phương.
Ngoài ba thành phần tài liệu chủ yếu kể trên, trong quá trình hoạt động của chính quyền cấp phường, xã Thành phố còn có các tài liệu đặc thù khác như: các loại sổ đăng bộ về hộ tịch, hộ khẩu, sổ đăng ký khai sinh, sổ khai tử, sổ ghi chép các loại thuế, sổ đăng ký tạm trú, sổ đăng ký kết hôn, sổ đăng ký nghĩa vụ quân sự...ngoài ra còn có các loại bản đồ quy hoạch xây dựng, bản đồ quản lý đất nông nghiệp, bản đồ giao thông đô thị, địa giới hành chính, bản đồ lưới điện và cấp thoát nước...
Nội dung của tài liệu phản ánh toàn diện các mặt hoạt động của chính quyền cơ sở:
Với chức năng, nhiệm vụ là cơ quan quản lý, điều hành toàn diện các mặt hoạt động của đời sống xã hội ở địa phương. Trong quá trình quản lý và điều hành, chính quyền cấp phường, xã đã hình thành nên khối tài liệu phong phú về loại hình, đa dạng về nội dung. Tài liệu của chính quyền phường, xã phản ánh toàn diện các mặt hoạt động của đời sống xã hội cấp cơ sở như: quản lý kinh tế, tài liệu phản ánh về lĩnh vực thương nghiệp, dịch vụ, nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ công nghiệp, xây dựng, giao thông vận tải, giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật, lĩnh vực dân tộc và chính sách tôn giáo. Bên cạnh đó, đối với các Ủy ban nhân dân phường, còn có nhóm tài liệu có nội dung phản ánh về hoạt động quản lý đô thị, cơ sở hạ tầng kỹ thuật, bảo đảm giao thông và cảnh quan đô thị, thanh kiểm tra công tác xây dựng và sửa chữa các công trình của nhà nước và tư nhân, bảo đảm đúng quy định của pháp luật.
Tài liệu hình thành trong hoạt động của chính quyền cấp phường, xã