3.1. Nhận xét khái quát về lưu trữ chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh Chí Minh
Có thể nói kể từ khi Luật Lưu trữ được Quốc hội thông qua ngày 11/11/2011 và Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số:14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 quy định về quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn,hoạt động lưu trữ của thành phố Hồ Chí Minh nói chung và chính quyền phường, xã nói riêng đã đạt được những kết quả rõ rệt. Công tác tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ của Ủy ban nhân dân các phường, xã đang dần đi vào nề nếp, các khâu nghiệp vụ lưu trữ: phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ... đồng thời được triển khai. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác lưu trữ của Thành phố nói chung, đặc biệt đối với công tác lưu trữ của các phường, xã vẫn còn những hạn chế dưới đây:
Thứ nhất, các văn bản quy phạm pháp luật như Luật Lưu trữ được Quốc hội thông qua năm 2011 và Thông tư số:14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 là 2 văn bản có giá trị pháp lý cao nhưng chưa quy định rõ ràng, đầy đủ về tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ tại các phường, xã. Khoản 1 Điều 14 Luật Lưu trữ quy định: Tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND, UBND, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tại Văn phòng UBND xã, phường, thị trấn. Như vậy, Luật Lưu trữ quy định bộ phận Lưu trữ Ủy ban nhân dân xã, phường không phải là lưu trữ lịch sử mà là lưu trữ cơ quan với nhiều điểm khác biệt so với các lưu trữ cơ quan thuần túy. Cũng theo Luật Lưu trữ, Lưu trữ Ủy ban nhân dân xã, phường không thuộc diện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
Thứ hai, theo Khoản 1 Điều 13 Thông tư 14/2011/TT-BNV quy định về các nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào bộ phận Lưu trữ Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bao gồm cả tài liệu của các tổ chức Đoàn thể cấp xã, phường (vốn thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam mà theo quy định có hệ thống tổ chức riêng). Sự thiếu thống nhất này đã tạo ra những khó khăn, lúng túng cho UBND phường, xã trong việc chỉ đạo, hướng dẫn và tiến hành các nghiệp vụ lưu trữ cụ thể như: bố trí cán bộ, viên chức làm lưu trữ, tổ chức thu thập, chỉnh lý, bảo quản tài liệu...
Thứ ba: Tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND các phường, xã nhìn chung chưa được lập hồ sơ hiện hành và giao nộp đúng hạn, đầy đủ vào lưu trữ UBND phường, xã.
Thứ tư: Tài liệu lưu trữ của các phường, xã đa phần chưa được phân loại, xác định giá trị một cách khoa học theo hướng dẫn của các cơ quan lưu trữ cấp trên.
Thứ năm: cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ cho bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu còn nhiều hạn chế.
Thứ sáu: Do tài liệu lưu trữ của chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh nhìn chung chưa được thu thập đầy đủ và tổ chức khoa học, bảo quản hoàn chỉnh nên việc tổ chức khai thác sử dụng và phát huy giá trị còn nhiều hạn chế...
Từ những hạn chế nêu trên, chúng tôi mạnh dạn đề xuất tổng thể các giải pháp để công tác lưu trữ tại xã, phường thành phố Hồ Chí Minh đi vào nề nếp, phục vụ hoạt động quản lý chính quyền địa phương đạt hiệu quả hơn.