giấy A4 theo các quy định hiện hành của nhà nước về kỹ thuật trình bày văn bản. Bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động, chính quyền cấp phường, xã cũng đã hình thành nên các dương bản của tài liệu nghe-nhìn, tuy nhiên, số lượng tài liệu này không nhiều.
Thành phần và nội dung tài liệu của chính quyền cấp cơ sở thành phố Hồ Chí Minh có một số khác biệt giữa tài liệu của Ủy ban nhân dân phường và tài liệu của chính quyền cấp xã do các nguyên nhân khách quan như: Thành phố Hồ Chí Minh là đơn vị thí điểm không tổ chức Hội đồng nhân dân tại các phường; nhiệm vụ quản lý hành chính của Ủy ban nhân dân cấp phường được mở rộng như: quản lý đô thị, quản lý giao thông và cảnh quan đô thị, thanh kiểm tra trong lĩnh vực xây dựng và sửa chữa các công trình của nhà nước và tư nhân, quản lý danh mục các cơ sở hạ tầng kỹ thuật...
1.5. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ đối với chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh Hồ Chí Minh
Tài liệu hình thành trong hoạt động của chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử. Giá trị thực tiễn của tài liệu thể hiện thông qua việc hàng ngày, các cán bộ, công chức xã, phường phải thường xuyên khai thác và sử dụng những thông tin trong tài liệu để hoạch định các chương trình, kế hoạch và ban hành các quyết định quản lý cho phù hợp. Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ là bằng chứng và là căn cứ giúp các cơ quan, tổ chức trong việc thanh tra, kiểm tra và xử lý những vi phạm trong quá trình hoạt động.
Giá trị thực tiễn của tài liệu là giá trị thông tin của tài liệu phục vụ cho việc tổ chức, quản lý, điều hành các công việc của chính quyền cấp phường, xã thành phố Hồ Chí Minh và phục vụ các nhu cầu của nhân dân.
Trong lĩnh vực kinh tế, tài liệu lưu trữ được sử dụng để xây dựng các đề án, kế hoạch phát triển kinh tế phù hợp với điều kiện của từng địa phương, từng vùng. Chẳng hạn, để quy hoạch phát triển các vùng kinh tế trọng điểm, chính quyền cấp xã, phường khai thác các hồ sơ, tài liệu lưu trữ có số liệu thống kê về tình hình kinh tế, xã hội của địa phương, số liệu về dân số và đặc điểm, điều kiện về thổ nhưỡng... nhằm đưa ra những đề án, quy hoạch phù hợp với thực tiễn và mang tính khả thi.
Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ công nghiệp, xây dựng, giao thông vận tải, giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao, quốc phòng, an ninh, quản lý đô thị...chính quyền cấp phường, xã sử dụng tài liệu lưu trữ để xây dựng các chương trình, kế hoạch dài hạn, ngắn hạn phục vụ cho hoạt động quản lý, giúp chính quyền phường, xã rút ngắn được thời gian khảo sát và tìm kiếm thông tin trong thực tế, tiết kiệm thời gian, công sức và kinh phí. Từ đó, các chính sách quản lý và cơ chế phục vụ nhân dân sẽ phù hợp với tình hình thực tế hơn.
Trong lĩnh vực quản lý đô thị, xây dựng, sửa chữa các công trình xây dựng, quản lý giao thông và cảnh quan đô thị, hồ sơ, tài liệu lưu trữ hành chính, tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật giúp chính quyền cấp phường, xã ban hành các chương trình, kế hoạch công tác phù hợp. Các bản vẽ, tài liệu hoàn công, các tài liệu lưu trữ có nội dung liên quan...giúp cán bộ, công chức Địa chính-Xây dựng- Đô thị-Môi trường cấp xã, phường thu thập thông tin, đối chiếu, phân tích, đánh
giá từ đó phát hiện ra các dấu hiệu vi phạm pháp luật về các lĩnh vực được giao phụ trách, đảm bảo hiệu quả quản lý nhà nước ở địa phương.
Hiện nay, tại thành phố Hồ Chí Minh nói riêng và cả nước nói chung, xuất hiện tình trạng các công trình xây dựng của nhà nước, tư nhân có dấu hiệu vi phạm pháp luật về xây dựng như: thi công vượt quá mức độ cho phép của giấy phép, thi công không đủ giấy phép, thi công thiếu giấy phép, thi công không niêm yết biển báo công trình... Trong các trường hợp này, nếu công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường được tổ chức và quản lý tốt, các hồ sơ tài liệu về xây dựng và cấp phép xây dựng sẽ là công cụ, phương tiện để cán bộ, công chức của phường đối chiếu, đánh giá phục vụ thanh kiểm tra, sẽ tạo được lòng tin lớn trong nhân dân và đảm bảo hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước.
Thực hiện Đề án của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh về cải cách thủ tục hành chính tại chính quyền cấp cơ sở, hiện nay, tại Ủy ban nhân dân các phường, xã của Thành phố công bố công khai 3 lĩnh vực cải cách thủ tục, bao gồm: Tư pháp-hộ tịch; Địa chính-xây dựng và sao y chứng thực. Theo đó, đối với lĩnh vực Tư pháp-hộ tịch các yêu cầu về chứng thực, khai sinh, khai tử, giá thú, nhân thân... đều được giải quyết và trả kết quả trong ngày; thủ tục Địa chính-xây dựng trả kết quả vào ngày làm việc tiếp theo. Như vậy, hồ sơ, tài liệu lưu trữ về Tư pháp-hộ tịch, Địa chính-xây dựng tại Ủy ban nhân dân các phường, xã phải tổ chức và quản lý khoa học để đáp ứng tiêu chí về thời gian trả kết quả cho nhân dân. Việc niêm yết công khai các thủ tục hành chính khi thực hiện dịch vụ hành chính tại xã, phường đã đem lại sự hài lòng cho nhân dân, tính hiệu quả về mặt thời gian, không gian và sự chính xác về văn bản cho thấy vai trò và tính hiệu quả của việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại chính quyền cấp phường, xã thành phố Hồ Chí Minh.
Trong lĩnh vực quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh và phát triển ngành nghề truyền thống tại địa phương, hồ sơ, tài liệu lưu trữ giúp chính quyền cấp phường, xã xây dựng các kế hoạch, quy hoạch phát triển sản xuất kinh doanh theo thế mạnh của từng địa phương. Các hồ sơ, tài liệu về phân bố dân cư, các ngành nghề truyền thống, tài liệu về thống kê kinh tế giúp chính quyền địa phương cấp phường, xã thành phố Hồ Chí Minh xây dựng các quy hoạch phát triển sản xuất kinh doanh, phát triển các ngành, nghề và dịch vụ phù hợp với đặc điểm phân bố dân cư, điều kiện địa lý tự nhiên, điều kiện xã hội... Ví dụ tại
quận 5, quận 11 của thành phố Hồ Chí Minh là khu vực tập trung đông đảo bà con Hoa kiều, chính quyền địa phương các phường ở đây đã quy hoạch, xây dựng các khu phố kinh doanh, phát triển kinh tế truyền thống hộ gia đình phù hợp với văn hóa, phong tục tập quán được nhân dân địa phương và chính quyền Thành phố đánh giá cao, nhân dân tin tưởng ủng hộ.
Khai thác và sử dụng các thông tin trong tài liệu lưu trữ đã giúp cho các cơ quan, tổ chức và nhân dân tiết kiệm thời gian, công sức nâng cao hiệu quả công việc. Hiện nay, trong bối cảnh đất nước hội nhập kinh tế quốc tế và bước vào nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp có thể sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu, tham khảo và áp dụng những kinh nghiệm quản lý để đẩy mạnh phát triển sản xuất, kinh doanh. Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong công tác tìm hiểu và đánh giá thị trường, đánh giá nhu cầu nhân dân thông qua các hồ sơ, tài liệu lưu trữ về thống kê xã hội học trên địa bàn phường, xã giúp các doanh nghiệp rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin, tiết kiệm chi phí, đem lại hiệu quả kinh tế cho nhà nước cũng như doanh nghiệp.
Có thể nói, hiện nay, tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ của chính quyền cấp phường, xã thành phố Hồ Chí Minh đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý kinh tế-xã hội, an ninh quốc phòng và các lĩnh vực khác ở địa phương. Nhận thức được điều đó, tại thành phố Hồ Chí Minh các cơ quan chức năng và chính quyền địa phương đang sử dụng nhiều biện pháp để tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Theo đó, Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh phối hợp với Ủy ban nhân dân các quận, huyện của Thành phố hỗ trợ 100% kinh phí cho Ủy ban nhân dân phường, xã chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu có thời gian trước năm 1976.
1.5.2. Ý nghĩa lịch sử
Hoạt động của chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh đã hình thành nên những tài liệu lưu trữ có ý nghĩa lịch sử, qua nhóm tài liệu này, chúng ta biết được lịch sử hình thành, xây dựng và phát triển Thành phố nói chung, các phường, xã nói riêng, cụ thể hơn là lịch sử phát triển kinh tế-xã hội của các phường, xã qua các giai đoạn lịch sử khác nhau.
Thông qua tài liệu lưu trữ chúng ta biết được các sự kiện kinh tế, văn hóa, khoa học và lịch sử của Thành phố cũng như lịch sử các lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội và nhân dân tại các phường, xã thành phố Hồ Chí Minh;
Những thông tin có giá trị lịch sử của tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin tư liệu quý báu để phát huy những giá trị truyền thống của các xã, phường trong việc phát triển ngành nghề thủ công, những kinh nghiệm trong lao động và sản xuất, đồng thời những thông tin tư liệu này còn là công cụ để chính quyền cấp phường, xã thành phố Hồ Chí Minh tuyên truyền, giáo dục thế hệ trẻ truyền thống anh hùng cách mạng trong đấu tranh bảo vệ, xây dựng đất nước. Đồng thời, qua nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ, chính quyền phường, xã giáo dục thế hệ trẻ truyền thống văn hóa, đạo đức, tinh thần tương thân tương ái của nhân dân thành phố Hồ Chí Minh trong lịch sử cũng như trong giai đoạn xây dựng và phát triển đất nước.
Tiểu kết Chương 1
Thành phố Hồ Chí Minh là đơn vị hành chính cấp tỉnh lớn nhất cả nước, có vị trí, vai trò quan trọng trong việc xây dựng và phát triển kinh tế-xã hội của đất nước.
Chính quyền phường, xã cả nước nói chung và thành phố Hồ Chí Minh nói riêng là nơi trực tiếp thực hiện nhiệm vụ quản lý hành chính nhà nước trên các lĩnh vực chính trị, an ninh, quốc phòng, kinh tế, văn hóa, xã hội, đảm bảo các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước đi vào cuộc sống, góp phần nâng cao chất lượng đời sống cho nhân dân. Chính quyền phường, xã của thành phố Hồ Chí Minh được tổ chức theo quy định của Hiến pháp năm 2013, có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, hoạt động ổn định.
Tài liệu hình thành trong hoạt động của chính quyền cấp phường, xã thành phố Hồ Chí Minh có nội dung đa dạng, phong phú, có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử phục vụ cho hoạt động tổ chức và quản lý của chính quyền phường, xã cũng như các nhu cầu của nhân dân.
Thành phần tài liệu hình thành trong hoạt động của chính quyền cấp phường, xã thành phố Hồ Chí Minh tương đối đa dạng về thể loại, song chủ yếu bao gồm: văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan nhà nước cấp trên và do chính quyền phường, xã trực tiếp ban hành theo luật định, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành và văn bản khác do HĐND, UBND và các tổ chức đoàn thể phường, xã ban hành.
Với những đặc điểm về tài liệu của chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh, chúng tôi xin được trình bày về thực tế hoạt động tổ chức và quản lý tài liệu của cấp chính quyền này tại Chương 2 của Luận văn.
Chương 2