3.2.2.1. Tổ chức cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ
Cơ sở vật chất trong công tác lưu trữ bao gồm: kho lưu trữ, các phương tiện để tổ chức khoa học, bảo quản an toàn và phương tiện để tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Đối với thành phố Hồ Chí Minh để trang bị đầy đủ làm thỏa mãn các yêu cầu về xây dựng cơ sở vật chất cho lưu trữ các xã, phường như đã nêu trên, đòi hỏi ngân sách nhà nước phải chi một nguồn kinh phí chắc chắn là không nhỏ. Trong thời điểm hiện nay, khi các phường, xã chưa đủ điều kiện để xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng theo quy định tại Thông tư số: 09/2007/TT-BNV của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, thì nơi bảo quản tài liệu lưu trữ của chính quyền phường, xã Thành phố cũng cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Mỗi phường, xã phải dành một phần diện tích để làm kho lưu trữ theo Hướng dẫn số: 1529/HD-SNV ngày 22/10/2010 của Sở Nội vụ Thành phố về công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn. Diện tích kho phải đảm bảo đủ để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và tiến hành các khâu nghiệp vụ. Theo quy định hiện hành, tối thiểu là 20 m2. Kho lưu trữ phải được trang bị các vật dụng cần thiết để bảo quản tài liệu như giá, kệ, hộp đựng tài liệu... Các vật dụng đảm bảo đúng quy định, dễ sử dụng. Cần trang bị các thiết bị phòng chống cháy, nổ, tránh mất mát, hư hỏng tài liệu. Địa điểm bảo quản tài liệu cần bố trí ở nơi khô thoáng, không ngập úng hoặc mất an toàn. Tùy đặc điểm, điều kiện và kinh phí của cơ quan, có thể trang bị hệ thống báo động, thiết bị thông gió, chống nóng, chống ẩm và các các dụng cụ cần thiết cho bảo quản khác.
3.2.2.2. Đảm bảo chất lượng đội ngũ cán bộ
Chất lượng của đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ tại các phường, xã được đánh giá dựa trên phẩm chất đạo đức, trình độ, năng lực chuyên môn phù hợp với vị trí công tác và khả năng hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Về phẩm chất đạo đức: Cán bộ làm công tác lưu trữ trước hết cần có phẩm chất đạo đức tốt. Luôn có tinh thần trách nhiệm cao, tích cực trong công tác, chú ý học hỏi, chủ động nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn để hoàn thành thành tốt nhiệm vụ được giao.
Đối với cán bộ làm công tác lưu trữ tại chính quyền phường, xã về năng lực chuyên môn cần hiểu chính sách, pháp luật của Nhà nước về công tác lưu trữ; thành thạo nghiệp vụ về lập hồ sơ, phân loại, thống kê, xác định giá trị, bảo quản tài liệu lưu trữ; có khả năng soạn thảo văn bản, kỹ năng tin học, khả năng thu thập và xử lý thông tin...để giải quyết các vấn đề đặt ra trong công tác lưu trữ. Cụ thể:
Thứ nhất về trình độ chuyên môn: Cán bộ làm công tác lưu trữ phải được trang bị kiến thức nền tảng về nghiệp vụ lưu trữ, tối thiểu đạt trình độ trung cấp chuyên nghiệp trở lên. Đây là điều kiện cần để tạo cơ sở cho việc đào tạo, tuyển dụng, từng bước tiến tới việc chuẩn hóa đội ngũ cán bộ lưu trữ cấp phường, xã cả nước nói chung và của thành phố Hồ Chí Minh nói riêng.
Thứ hai về kỹ năng nghề nghiệp: Trong xu thế phát triển của xã hội, cán bộ lưu trữ không chỉ là những người làm công tác bảo quản tài liệu lưu trữ mà phải có khả năng soạn thảo văn bản để tổ chức và triển khai công tác lưu trữ tại chính quyền cấp phường, xã. Cán bộ làm công tác lưu trữ phải biết lập hồ sơ và hướng dẫn được cán bộ, viên chức phường, xã lập được hồ sơ hiện hành, biết cách xây dựng danh mục hồ sơ. Bên cạnh đó, cán bộ lưu trữ xã, phường cần nắm vững tin học văn phòng, có khả năng ứng dụng tin học vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ.
Thứ ba về đào tạo, tuyển dụng cán bộ lưu trữ:
Để có được cán bộ, viên chức làm công tác lưu trữ đạt chất lượng như đã nêu trên, cần thực hiện các biện pháp sau:
- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ đương nhiệm:
Song song với việc đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho các chức danh công chức Văn phòng - Thống kê, Thủ quỹ - Văn thư - Lưu trữ, cần tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ chuyên trách, công chức và cán bộ không chuyên trách cấp xã. Đây là những cán bộ trực tiếp và gián tiếp hình thành nên tài liệu. Những cán bộ này, ngoài việc nắm vững nghiệp vụ chuyên môn, thì việc hiểu biết các kiến thức cần thiết về lưu trữ sẽ giúp cho việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ chính quyền phường, xã được tốt.
Trong vấn đề này, UBND phường, xã cần chủ động đề xuất, phối hợp với Phòng Nội vụ của UBND quận, huyện và các cơ sở đào tạo trên địa bàn Thành phố tổ chức các lớp tập huấn ngắn hạn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nói chung hoặc mở các lớp tập huấn theo từng chuyên đề. Chúng tôi cho rằng việc bồi
dưỡng nghiệp vụ lưu trữ nên được tiến hành định kỳ mỗi năm một lần để cập nhật các kiến thức mới, các quy định mới về nghiệp vụ chuyên môn.
- Tuyển dụng cán bộ, viên chức lưu trữ:
Bên cạnh việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức cấp xã, UBND các phường, xã cần chú ý đến việc tuyển dụng công chức Văn phòng-Thống kê có năng lực tổ chức và thực hiện công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã. Việc tuyển dụng công chức Văn phòng-Thống kê cần được thực hiện nghiêm túc, đảm bảo trình tự theo nội dung Nghị định số:112/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ và Thông tư số: 06/2012/TT-BNV ngày 30/10/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về tiêu chuẩn tuyển dụng công chức cấp xã, phường, thị trấn.