phường, xã thành phố Hồ Chí Minh
Đối với các cơ quan nhà nước ở Trung ương: Các cơ quan chức năng cần hoàn thiện các cơ chế đã có, ban hành mới và thống nhất triển khai các văn bản quy phạm pháp luật về tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ tại chính quyền cấp phường, xã; trong đó cần chú trọng về sự phù hợp, tính thống nhất trong các quy định. Theo chúng tôi, để làm tốt vấn đề này, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần tham mưu để Bộ Nội vụ trực tiếp ban hành hoặc Bộ Nội vụ tham mưu để Chính phủ ban hành các văn bản nghiệp vụ quy định, hướng dẫn công tác lưu trữ tới cấp phường, xã. Cần xác định tài liệu lưu trữ của chính quyền địa phương cấp phường, xã là bộ phận hợp thành Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, do đó,
tài liệu lưu trữ của chính quyền cấp phường, xã cần được tổ chức, bảo quản, bảo vệ và lưu giữ lâu dài như là một nguồn sử liệu.
Đối với thành phố Hồ Chí Minh: Sở Nội vụ và Phòng Nội vụ các quận, huyệnphải là cầu nối triển khai các văn bản chuyên môn nghiệp vụ từ các cơ quan Trung ương và Ủy ban nhân dân Thành phố đến chính quyền phường, xã, đồng thời, chủ động hướng dẫn, ban hành văn bản nghiệp vụ quy định trực tiếp về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ của chính quyền phường, xã.
Các văn bản do Sở Nội vụ và Phòng Nội vụ các quận, huyện của Thành phố ban hành cần quy định cụ thể về trách nhiệm của Ủy ban nhân dân xã, phường đối với công tác lưu trữ, trách nhiệm của cán bộ chuyên trách, công chức và cán bộ không chuyên trách cấp xã, phường đối với công tác lập hồ sơ, lập Danh mục hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào bộ phận Lưu trữ thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân phường, xã.
Theo chúng tôi, Sở Nội vụ Thành phố có thể ban hành một số văn bản hướng dẫn nghiệp vụ sau đây:
- Danh mục hồ sơ mẫu tài liệu của chính quyền phường, xã;
- Phương án phân loại mẫu tài liệu Phông lưu trữ HĐND và Phông lưu trữ UBND phường, xã;
- Văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu.
Để các phường, xã có thể thực hiện, các văn bản hướng dẫn này cần được viết một cách cụ thể, tỉ mỉ.
Đối với Ủy ban nhân dân các xã, phường: Cần xây dựng một số văn bản nghiệp vụ về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trên cơ sở các văn bản hướng dẫn của các cơ quan nhà nước cấp trên như Hướng dẫn số: 1529/HD-SNV ngày 22/10/2010 của Sở Nội vụ Thành phố về công tác văn thư lưu trữ, Hướng dẫn số: 686/HD-SNV ngày 02/3/2015 của Sở Nội vụ Thành phố Hướng dẫn xây dựng Quy chế văn thư lưu trữ. Cụ thể, Ủy ban nhân dân các phường, xã của Thành phố cần ban hành các văn bản dưới đây:
- Quy định về lập hồ sơ và lập Danh mục hồ sơ, tài liệu chính quyền phường, xã; - Danh mục hồ sơ, tài liệu của HĐND và UBND phường, xã;
- Danh mục đơn vị là nguồn nộp lưu tài liệu và các loại tài liệu phải giao nộp vào bộ phận Lưu trữ thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân phường, xã;
Các văn bản trên nếu được ban hành sẽ góp phần đưa công tác lưu trữ các xã, phường của Thành phố sớm đi vào nề nếp.