17.1. Tài liệu hướng dẫn chung
17.2.Tài liệu phát động phong trào thể dục thể thao
17.3.Tài liệu về tổ chức thi đấu các loại hình thể dục thể thao
3.2.3.3. Giải pháp về phát huy giá trị tài liệu
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ là những chứng cứ chính xác, tin cậy để nghiên cứu, đánh giá các mặt hoạt động của đời sống xã hội, tài liệu lưu trữ phản ánh trung thực quá trình xây dựng các quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội của phường, xã trong mỗi giai đoạn lịch sử, đồng thời, tài liệu lưu trữ cũng là phương tiện để xây dựng các quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội ở địa phương. Vì vậy, yêu cầu mọi cán bộ, viên chức
giải quyết công việc được giao phải dựa trên chứng cứ pháp lý. Có nghĩa là khi giải quyết công việc cụ thể phải tra cứu tài liệu có liên quan để tìm bằng chứng.
Theo chúng tôi, biện pháp tuyên truyền nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của chính quyền phường, xã hiện nay nên được lồng ghép trong các chương trình tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ dành cho cán bộ, công chức các phường, xã của Thành phố.
Bên cạnh đó, bộ phận Tư pháp-Hộ tịch của các phường, xã, trong các chương trình phổ biến, giáo dục pháp luật định kỳ, cần có kế hoạch cụ thể về phổ biến Luật Lưu trữ; Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định về quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND xã, phường, thị trấn.
3.2.3.4. Giải pháp về bảo quản:
Xây dựng kho tàng:
Như đã đề cập ở chương 2, hiện nhiều xã, phường của thành phố Hồ Chí Minh chưa xây dựng phòng, kho lưu trữ đủ điều kiện để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định. Để công tác lưu trữ dần đi vào nề nếp, chính quyền các xã, phường cần nhanh chóng triển khai xây dựng kho lưu trữ theo quy định, cần trang bị các thiết bị như: giá, tủ, cặp, hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ lưu trữ và một số trang thiết bị cần thiết khác nhằm bảo vệ an toàn tài liệu. Đồng thời, ban hành các văn bản nghiệp vụ nhằm thu thập, bổ sung khối tài liệu của chính quyền phường, xã để tổ chức khoa học, bảo quản an toàn, phát huy hiệu quả giá trị của tài liệu.
Về vấn đề này, theo chúng tôi, Sở Nội vụ thành phố Hồ Chí Minh cần ban hành định mức kinh tế-kỹ thuật hoặc có hướng dẫn chung và cụ thể để Ủy ban nhân dân các xã, phường thống nhất thực hiện.
Bảo vệ an toàn tài liệu:
Phòng, kho bảo quản tài liệu đảm bảo chắc chắn theo các tiêu chuẩn của ngành lưu trữ; không bị tác động bởi mưa bão, ngập lụt; không bị các loại côn trùng phá hoại; Kho bảo quản đảm bảo sạch sẽ, thoáng mát, nên trang bị quạt thông gió; có đủ giá (kệ), bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu và được trang bị đủ các phương tiện, thiết bị phòng cháy, chữa cháy. Chế độ vệ sinh kho được triển khai định kỳ, duy trì các biện pháp phòng chống nấm mốc và côn trùng phá hoại tài liệu.
Tiểu kết chương 3
Có thể nói, để công tác lưu trữ các xã, phường thành phố Hồ Chí Minh đi vào nề nếp đòi hỏi các cơ quan có thẩm quyền và chính quyền cấp phường, xã cần triển khai đồng thời nhiều giải pháp và có cơ chế phối hợp cụ thể. Theo đó, các cơ quan có thẩm quyền quản lý về công tác lưu trữ cần sớm ban hành cơ chế pháp lý đối với công tác lưu trữ, đồng thời các cấp chính quyền tại Thành phố cần có cơ chế phối hợp đồng bộ.
Đối với chính quyền cấp phường, xã của Thành phố, trước mắt cần tiến hành một số giải pháp, gồm: giải pháp về tổ chức; giải pháp về triển khai các nghiệp vụ trọng tâm (lập và nộp lưu hồ sơ, chỉnh lý tài liệu); giải pháp về xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị; giải pháp về phát huy giá trị tài liệu...
Các nội dung trên nếu được tổ chức và triển khai đồng bộ, công tác lưu trữ của các phường, xã Thành phố sẽ sớm đi vào nề nếp. Tuy nhiên, với khối lượng công việc tương đối lớn, đòi hỏi sự đầu tư về chuyên môn nghiệp vụ cao nên sẽ khó trở thành hiện thực nếu giao nhiệm vụ này cho cán bộ văn thư, lưu trữ của UBND các phường, xã. Vì vậy, UBND các phường, xã của thành phố Hồ Chí Minh cần chủ động nghiên cứu xây dựng cơ chế phối hợp với các cơ quan chức năng của Thành phố cũng như phối hợp với các chuyên gia trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ để thực hiện các mặt công tác này.
KẾT LUẬN
Phường, xã của cả nước nói chung, thành phố Hồ Chí Minh nói riêng là đơn vị hành chính cơ sở, là nơi tổ chức và thực thi chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước trên nhiều lĩnh vực kinh tế, văn hóa, trị an, quốc phòng... Hoạt động của Ủy ban nhân dân xã, phường, cả nước nói chung và thành phố Hồ Chí Minh nói riêng là hoạt động của mô hình “Chính phủ thu nhỏ”. Bởi vậy, lĩnh vực quản lý, đối tượng quản lý rất phong phú, đa dạng và phức tạp.
Từ những hoạt động quản lý mang tính chất đa dạng đã hình thành nên khối lượng lớn tài liệu, đa dạng về thể loại và phong phú về nội dung. Tài liệu chủ yếu gồm: văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan nhà nước cấp trên và do chính quyền phường, xã trực tiếp ban hành theo luật định, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành và văn bản khác do HĐND, UBND và các tổ chức đoàn thể phường, xã ban hành. Việc tổ chức lưu trữ khối tài liệu này ở các phường, xã là đòi hỏi tất yếu của thực tiễn nhằm bảo quản an toàn và phát huy hiệu quả giá trị của những tài liệu phục vụ hoạt động quản lý của chính quyền cấp cơ sở và các nhu cầu khác của người dân. Thế nhưng tại các phường, xã của thành phố Hồ Chí Minh, nhìn chung công tác lưu trữ còn có những hạn chế nhất định.
Với các giải pháp của đề tài như: giải pháp về tổ chức; giải pháp về triển khai các nghiệp vụ trọng tâm (lập và nộp lưu hồ sơ, chỉnh lý tài liệu); giải pháp về xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị; giải pháp về phát huy giá trị tài liệu...nếu được thực thi sẽ tạo cơ sở để công tác lưu trữ dần ổn định, đi vào nề nếp góp phần phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ công tác điều hành hoạt động của chính quyền phường, xã cũng như các nhu cầu chính đáng của nhân dân địa phương.