3.2.3.1. Giải pháp về lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu
Công tác lập hồ sơ có vai trò quan trọng đối với hoạt động của chính quyền phường, xã cũng như đối với công tác lưu trữ. Vì làm tốt việc lập hồ sơ hiện hành, tài liệu của chính quyền phường, xã sẽ được phân loại theo từng vấn đề, từng sự việc, trên cơ sở đó, các bộ phận của Ủy ban nhân dân dễ dàng chọn ra những hồ sơ, tài liệu có giá trị thực tiễn, giá trị lịch sử để giao nộp đầy đủ và đúng hạn vào bộ phận Lưu trữ, đồng thời việc tra tìm thông tin phục vụ hoạt động thực tiễn của chính quyền cũng nhanh chóng, thuận lợi.
Để làm tốt công tác lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu vào bộ phận lưu trữ, cần tham mưu để chính quyền cấp phường, xã sớm ban hành Danh mục hồ sơ, đồng thời bộ phận Văn phòng-Thống kê thường xuyên hướng dẫn cán bộ, viên chức của UBND trong công tác lập hồ sơ hiện hành. Hàng năm, có thể phối hợp với các cơ sở đào tạo mở các lớp tập huấn về quy trình, phương pháp lập hồ sơ hiện hành cho cán bộ đương chức thuộc Ủy ban nhân dân xã, phường của Thành phố. Mặt khác, để xác định rõ nguồn nộp lưu tài liệu, chính quyền cấp phường, xã cần khẩn trương ban hành Danh mục các đơn vị là nguồn nộp lưu và các nhóm, loại tài liệu phải giao nộp vào Lưu trữ Ủy ban nhân dân. Theo nghiên cứu của chúng tôi, nguồn nộp lưu vào lưu trữ UBND phường, xã trước hết phải là các đơn vị, tổ chức trực thuộc HĐND và UBND phường, xã và các lãnh đạo chủ chốt của chính quyền như Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND phường, xã. Trên cơ sở Danh mục này, hàng năm Bộ phận Văn phòng-Thống kê phối hợp với các bộ phận chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân phường, xã xác định
hồ sơ, tài liệu cần giao nộp, hướng dẫn công tác chuẩn bị giao nộp tài liệu theo các quy định của nhà nước.
3.2.3.2. Giải pháp về tổ chức khoa học tài liệu
Chỉnh lý tài liệu
Để công tác lưu trữ đi vào nề nếp, phục vụ có hiệu quả hoạt động của chính quyền phường, xã, cần chỉnh lý dứt điểm khối tài liệu tồn đọng mà hầu hết các phường, xã đang bảo quản trong tình trạng bó gói, tích đống. Chúng tôi cho rằng, nếu nhận được sự quan tâm của lãnh đạo chính quyền địa phương, việc chỉnh lý dứt điểm khối tài liệu này là hoàn toàn có thể thực hiện.
Theo chúng tôi, nếu nhìn nhận một cách khoa học, khối tài liệu của chính quyền phường, xã hiện nay ở những nơi có tổ chức HĐND thì khi chỉnh lý tài liệu phải chia làm 2 phông: phông lưu trữ UBND xã, phường và phông lưu trữ HĐND xã. Sở dĩ như vậy là vì đó là hai loại cơ quan có chức năng, nhiệm vụ khác nhau. HĐND xã tuy khối lượng tài liệu hình thành không nhiều nhưng là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, có con dấu riêng và hệ thống văn bản riêng. Còn UBND phường, xã là cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương. Có phân chia như vậy, mới xây dựng được phương án phân loại hợp lý hay nói rộng hơn mới có thể tổ chức tài liệu của chính quyền phường, xã được khoa học.
Với đặc điểm của chính quyền phường, xã cả nước nói chung, thành phố Hồ Chí Minh nói riêng có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tương đối giống nhau (đã được luật hóa-Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003 nay là Luật Tổ chức chính quyền địa phương). Trên phạm vi quản lý vĩ mô, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước nên xây dựng phương án phân loại tài liệu mẫu cho các phường, xã, trên cơ sở này, các phường, xã trong cả nước dựa vào đó xây dựng phương án phân loại tài liệu cụ thể cho mình. Hiện tại, cơ quan quản lý lưu trữ nhà nước chưa ban hành phương án này, nên các xã, phường thành phố Hồ Chí Minh đành phải tự mình xây dựng.
Trước khi chỉnh lý tài liệu, Ủy ban nhân dân phường, xã cần chuẩn bị các văn bản nghiệp vụ như: phương án phân loại, hướng dẫn phân loại, hướng dẫn lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu; các loại vật tư như: giấy, ghim, kẹp, bìa, hộp, dây, kéo...
Ở giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý, việc chuẩn bị phương án phân loại tài liệu có vai trò quan trọng, vì phương án phân loại tài liệu là văn bản mang tính định hướng công tác thu thập tài liệu, lập hồ sơ, sắp xếp hồ sơ, tài liệu khoa học... Do vậy, về phương án phân loại phông lưu trữ UBND phường, xã, theo chúng tôi,
nên thống nhất phương án Thời gian-Mặt hoạt động. Vì rằng, về cơ bản các bộ phận công tác của chính quyền phường, xã được tổ chức theo mặt hoạt động, tuy có một số bộ phận không hẳn như vậy.
Cơ sở để chọn phương án:
Ủy ban nhân dân xã, phường là cơ quan tương đối ổn định về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn: Ủy ban nhân phường, xã nói chung và Ủy ban nhân dân phường, xã tại thành phố Hồ Chí Minh nói riêng là cơ quan quản lý hành chính nhà nước ở địa phương, trực tiếp thực hiện nhiệm vụ quản lý hành chính nhà nước trên các lĩnh vực chính trị, an ninh, quốc phòng, kinh tế, văn hóa, xã hội ở địa phương nhằm đảm bảo các chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của nhà nước đi vào cuộc sống.
Lĩnh vực quản lý của Ủy ban nhân dân xã, phường tuy đa dạng và phong phú, phức tạp, song, các lĩnh vực quản lý nhà nước đã được quy định tại Nghị định số: 114/2003/NĐ-CP ngày 10/10/2003 của Chính phủ quy định về cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn và Thông tư số: 03/2004/TT-BNV ngày 16/01/2004 của Bội Nội vụ hướng dẫn thực hiện Nghị định số:114/2003/NĐ-CP. Theo đó, các lĩnh vực hoạt động của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bao gồm:
- Văn phòng-Thống kê; - Tư pháp-Hộ tịch;
- Địa chính-Xây dựng-Đô thị-Môi trường; (đối với phường và thị trấn) - Địa chính-Xây dựng-Nông nghiệp-Môi trường; (đối với xã)
- Văn hóa-Xã hội; - Kinh tế-Ngân sách; - Công an;
- Quân sự.
Xin nêu khái quát mang tính ví dụ về phương án phân loại tài liệu của chính quyền phường, xã như sau:
Phông lưu trữ Hội đồng nhân dân xã-năm 2000
1. Những vấn đề chung
1.1. Tài liệu của Đảng ủy xã về tổ chức, hoạt động của HĐND 2. Bầu cử HĐND
2.2. Hội nghị, kỳ họp thường kỳ và bất thường 2.3. Tiếp xúc cử tri, tiếp dân
2.4. Kiểm tra, giám sát hoạt động của HĐND và đại biểu HĐND 2.5. Giải quyết khiếu nại, tố cáo, dân sự
2.6. Các hoạt động khác
Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân phường, xã-năm 2000 1.Tổng hợp
1.1. Những vấn đề chung về các mặt hoạt động của UBND
1.1.1. Nghị quyết của BCH Đảng bộ phường, xã về phát triển kinh tế-xã hội 1.2. Chương trình, kế hoạch, báo cáo tổng hợp
1.2.1. Hồ sơ, tài liệu về quy hoạch các ngành, nghề của phường, xã 1.2.2. Hồ sơ, tài liệu về quy hoạch tổng thể các ngành, nghề
1.2.3. Hồ sơ, tài liệu về quy hoạch chi tiết các ngành, nghề, khu vực 1.3. Hồ sơ, tài liệu về triển khai dự án phát triển kinh tế-xã hội
1.3.1.Tập văn bản quản lý, chỉ đạo về lĩnh vực phát triển kinh tế-xã hội 1.3.2. Các chương trình, kế hoạch, báo cáo.
1.3.3. Chỉ tiêu, kế hoạch cấp trên giao
1.3.4. Tài liệu về xây dựng, thực hiện các chỉ tiêu phát triển kinh tế - xã hội 1.3.4.1. Ngắn hạn
1.3.4.2. Dài hạn
1.4. Hồ sơ thẩm định, đấu thấu, phê duyệt các dự án đầu tư trên địa bàn phường, xã
1.5. Hồ sơ các dự án theo chương trình mục tiêu
2. Thống kê
2.1. Tài liệu thống kê tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội của địa phương 2. 2. Tài liệu về tổng điều tra dân số
2.3. Tài liệu thống kê thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, xã hội 2.4. Tài liệu thống kê các lĩnh vực khác