8. Kết cấu của luận văn
1.4. Trách nhiệm trong việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng
Chuẩn hóa các hoạt động trong các cơ quan, doanh nghiệp nói chung và chuẩn hóa hoạt động văn phòng nói riêng là trách nhiệm của toàn cơ quan, từ lãnh đạo đến nhân viên. Tuy nhiên, tùy theo từng chức danh và vị trí, trách nhiệm của mỗi người được xác định khác nhau.
1.4.1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, doanh nghiệp
Việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng cũng như việc chuẩn hóa các hoạt động nói chúng là trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, doanh nghiệp. Việc tạo ra, xây dựng, ban hành các chuẩn mực cũng như việc phổ biến, hướng dẫn và kiểm tra, đánh giá phải được và do người đứng đầu quyết định. Vì vậy, người đứng đầu cần nhận thức đúng vai trò và sự cần thiết của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng, từ đó có các biện pháp chỉ đạo cấp dưới và các bộ phận, cá nhân trong việc triển khai, thực hiện.
Ngược lại, nếu ở đâu người lãnh đạo không nhận thức đúng hoặc không quan tâm, chỉ đạo sát sao, thì hoạt động văn phòng của cơ quan đó thường
không có nền nếp, thiếu thống nhất và sẽ xảy ra nhiều xung đột trong quá trình triển khai, thực hiện.
1.4.2. Trách nhiệm của người/ hoặc bộ phận được giao quyền
Trong một cơ quan, doanh nghiệp, người đứng đầu luôn là người có trách nhiệm cao nhất về tất cả các vấn đề, trong đó có việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng. Tuy nhiên, do phải quan tâm, định hướng và chỉ đạo tất cả các vấn đề, nên người đứng đầu không thể trực tiếp tổ chức triển khai thực hiện từng công việc. Vì thế, đối với các cơ quan, doanh nghiệp có quy mô vừa hoặc lớn, người đứng đầu chỉ giữ vai trò quyết định, còn việc tham mưu, tổ chức triển khai thực hiện cần được giao quyền, ủy quyền cho cấp dưới.
Đối với vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng, những người đứng đầu thường giao quyền, ủy quyền cho người phụ trách bộ phận văn phòng với chức danh Chánh văn phòng (đối với các cơ quan lớn) hoặc Trưởng phòng Hành chính (đối với các cơ quan, doanh nghiệp vừa và nhỏ).
Những người được giao quyền, ủy quyền trong việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng sẽ có trách nhiệm:
- Tham mưu cho người đứng đầu về những hoạt động văn phòng cần được chuẩn hóa bằng các quy chế, quy định
- Sau khi được người đứng đầu đồng ý, những người được giao quyền, ủy quyền có trách nhiệm tổ chức việc nghiên cứu, khảo sát và xây dựng các quy chế, quy định, lấy ý kiến đóng góp, chỉnh sửa, hoàn thiện để trình người đứng đầu xem xét, quyết định ban hành.
- Tiếp đó, người được giao quyền, ủy quyền có trách nhiệm tổ chức việc phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các quy chế, quy định trong thực tế; báo cáo, đề xuất với người đứng đầu việc xử lý những vi phạm (nếu có) và những vấn đề cần tiếp tục chuẩn hóa.
1.4.3. Trách nhiệm của người/ bộ phận thực hiện
Để cho các hoạt động văn phòng được chuẩn hóa, vai trò của các bộ phận, cá nhân trực tiếp thực hiện rất quan trọng. Cho dù người đứng đầu có chỉ đạo, yêu cầu, người được giao quyền có phổ biến, hướng dẫn, nhưng bản thân những người có trách nhiệm thực hiện vẫn không chịu tuân thủ thì việc chuẩn hóa các hoạt động văn phòng vẫn không đạt được kết quả.
Trong cơ quan, doanh nghiệp, những người trực tiếp thực hiện các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng chính là các cán bộ, nhân viên trong bộ phận văn phòng và các cán bộ, nhân viên của những đơn vị, bộ phận có liên quan.
Ví dụ: Để chuẩn hóa việc quản lý văn bản trong cơ quan, cán bộ văn thư là người cần tuân thủ các quy định như: chỉ đóng dấu và phát hành các văn bản đã đầy đủ và đúng về thể thức, lưu 1 bản gốc tại văn thư…Cùng với đó, các cán bộ tham gia soạn thảo văn bản cũng phải nắm vững và tuân thủ những quy định trên. Nếu người soạn thảo văn bản và nhân viên văn thư không thực hiện tốt các chuẩn mực trên thì văn bản ban hành ra ngoài sẽ không chuẩn về thể thức, không có giá trị pháp lý hoặc không được coi là hợp lệ. Tương tự như vậy, nhân viên văn thư và các cán bộ chuyên môn cần tuân thủ các quy định về quản lý và sử dụng con dấu trong văn bản. Cán bộ chuyên môn không ép nhân viên văn thư đóng dấu vào văn bản khi chưa có chữ ký hoặc các mẫu văn bản chưa có đầy đủ thông tin. Các cán bộ văn thư cũng không chèn số, để chờ số văn bản cho bất cứ trường hợp nào, cho dù đó là yêu cầu của lãnh đạo.
TIẾU KẾT CHƢƠNG 1
Ở chương 1, Luận văn đã đã trình bày những vấn đề lý luận cơ bản nhất về văn phòng và chuẩn hóa hoạt động văn phòng, bao gồm:
- Làm rõ một số khái niệm liên quan;
- Phân tích nội dung, mục đích, ý nghĩa của việc chuẩn hóa trong hoạt động văn phòng;
- Phân tích trách nhiệm trong việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng. Những vấn đề lý luận của chương này sẽ là cơ sở để tác giả tiến hành khảo sát, đánh giá thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam trong chương 2.
Chƣơng 2: THỰC TRẠNG CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI CỔ PHẦN KỸ THƢƠNG
VIỆT NAM