a/ Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam
Tên tiếng Việt: Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam Tên tiếng Anh: Vietnam Technological and Commercial Joint- Stock Bank
Tên giao dịch viết tắt: Techcombank
Trụ sở: Techcombank Tower số191 Bà Triệu, P. Lê Đại Hành, Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội.
Tel: +84 (24) 3944 6368; Fax: +84 (24) 3944 6395 Website: https://techcombank.com.vn
Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam hay còn được gọi là Techcombank là một trong những ngân hàng thương mại cổ phần đầu tiên được thành lập tại Việt Nam. Techcombank được thành lập vào ngày 27 tháng 9 năm 1993 với số vốn điều lệ là 20 tỷ đồng và trụ sở chính đặt ở số 24 Lý Thường Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Sau 25 năm phát triển mạnh mẽ, Techcombank hiện nay đã trở thành một trong những ngân hàng thương mại cổ phần lớn nhất Việt Nam. Ngày 14/6/2018, Đại hội đồng cổ đông bất thường của Ngân hàng đã chính thức thông qua phương án bổ sung vốn điều lệ lên mức 34.965 tỷ đồng. Sau đợt tăng vốn này Techcombank đã nằm trong tốp 3 ngân hàng niêm yết có quy mô vốn điều lệ lớn nhất Việt Nam, vượt qua BIDV và chỉ đứng sau Vietcombank. Theo số liệu từ Báo cáo thường niên năm 2017, tổng tài sản của Techcombank là 269.392 tỷ đồng, nằm trong tốp 5 năm ngân hàng tư nhân có quy mô tổng tài sản lớn nhất; lợi nhuận trước thuế của Techcombank đạt 8.766 tỷ đồng, đứng vị trí thứ 2 trong tốp các ngân hàng tư nhân có lợi nhuận trước thuế cao nhất. Ngân hàng hiện đang cung cấp
các dịch vụ và sản phẩm tài chính đa dạng cho hơn 5,4 triệu khách hàng cá nhân và hơn 114 nghìn doanh nghiệp ở Việt Nam thông qua mạng lưới 315 chi nhánh/phòng giao dịch và 1.117 cây ATM trên cả nước. Đội ngũ cán bộ nhân viên trên toàn hệ thống tính đến hết năm 2017 là 8.766 người, riêng trong năm 2017, Techcombank đã tuyển mới gần 2.000 cán bộ để đáp ứng nhu cầu phát triển kinh doanh của ngân hàng.
Trong vòng 25 năm hoạt động, Techcombank đã đạt được rất nhiều giải thưởng và danh hiệu từ các đơn vị trong nước cũng như quốc tế. Techcombank đã được vinh danh Thương hiệu quốc gia do Bộ Công thương trao trong các năm 2010, 2014; đạt giải thưởng “Sao vàng đất Việt” do Hội doanh nghiệp trẻ trao trong các năm 2010, 2013, 2015. Ngân hàng đã có mặt trong danh sách VNR500-Top 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam của Bộ Thông tin và Truyền thông. Techcombank cũng nhận được rất nhiều danh hiệu từ các tổ chức quốc tế như Alpha Southeast Asia, The Asian Banker, Global Finance,… Trong suốt các năm từ 2007 đến 2016, Techcombank liên tục được Alpha Southeast Asia trao cho các danh hiệu như Ngân hàng tốt nhất Việt Nam, Ngân hàng tài trợ thương mại tốt nhất Việt Nam,… Tổ chức the Asian Banker đã xếp hạng Techcombank vào tốp những ngân hàng hàng đầu của Việt Nam trong danh sách 500 ngân hàng có bảng cân đối lành mạnh nhất khu vực Châu Á - Thái Bình Dương trong năm 2017. Ngoài ra trong danh sách tốp 100 nơi làm việc tốt nhất Việt Nam trong năm 2016 do Alphabe công bố, Techcombank nằm trong tốp 2 ngân hàng thương mại cổ phần.
Khởi đầu là một ngân hàng quy mô nhỏ, nhưng sau 25 năm hoạt động và phát triển, Techcombank đã trở thành ngân hàng dẫn đầu với khát vọng xây dựng thành công doanh nghiệp Việt có giá trị và đẳng cấp quốc tế, qua đó mang lại lợi ích lớn hơn cho cộng đồng và xã hội.
Cơ cấu quản trị và điều hành của Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam (Techcombank):
Hình 2. 1. Cơ cấu quản trị - điều hành của Techcombank
(Nguồn: Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam) b/ Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam
Ngày 17 tháng 09 năm 2012, Techcombank đã chính thức khai trương Hội sở mới mang tên Techcombank Tower tại 191 Bà Triệu, Hà Nội (Khu văn phòng tòa tháp B Vincom trước đây). Đây là một sự kiện quan trọng đánh dấu sự phát triển không ngừng của Techcombank. Hiện nay tòa nhà Hội sở
Tổng giám đốc/ Ban điều hành
Các công ty con Các Hội đồng/ Cấp điều hành
Các Khối kinh doanh Đại hội đồng
cổ đông
Hội đồng quản trị
với sức chứa hơn 2.000 người là nơi làm việc của nhân viên các Khối trong ngân hàng và phòng giao dịch Hội sở.
Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam là đơn vị hạch toán phụ thuộc của Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam, thực hiện kinh doanh tiền tệ, tín dụng và các dịch vụ ngân hàng theo các quy định của pháp luật và của Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam. Hội sở hoạt động có con dấu, được mở tài khoản tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và các tổ chức tín dụng theo quy định của pháp luật, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế theo quy định của Ngân hàng Nhà nước và Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Hội sở
Theo Điều lệ tổ chức và hoạt động của ngân hàng cùng với Nghị quyết số 2206/NQ-UBTTHĐQQT của Ủy ban thường trực HĐQT ngày 16/12/2013 và Quyết định số 1342/QĐ-HĐQT của Hội đồng quản trị đã quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Hội sở Ngân hàng Techcombank như sau:
- Huy động vốn, nhận tiền gửi kỳ hạn và không kỳ hạn bằng VNĐ, phát hành chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu, kỳ phiếu, tiếp nhận vốn đầu tư, ủy thác do ngân hàng phân bổ;
- Tiếp nhận vốn ủy thác đầu tư và phát triển các tổ chức trong nước; - Cho vay bằng VNĐ và ngoại tệ đối với tổ chức kinh tế theo thời hạn; - Vay vốn của Ngân hàng nhà nước và các tổ chức tín dụng khác; - Bảo lãnh và tái bảo lãnh của các tổ chức doanh nghiệp;
- Thực hiện thanh toán quốc tế và các dịch vụ liên quan đến thanh toán quốc tế;
- Kinh doanh ngoại tệ;
- Nhờ thu, bao thanh toán ngoại tệ;
- Mua bán, trao đổi tiền tệ, vàng bạc, đá quý VNĐ, triết khấu giấy tờ có giá;
- Tổ chức hoạt động, lập kế hoạch, kinh doanh và thực hiện báo cáo, kiểm tra, kiểm soát theo quy định của Ngân hàng.
2.1.3. Bộ máy tổ chức của Hội sở
Bộ máy tổ chức của Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam bao gồm (khái quát ở hình 2.2):
Hình 2. 2. Cơ cấu tổ chức của Hội sở Ngân hàng TMCP phần Kỹ Thương Việt Nam
2.1.4. Chức năng, nhiệm vụ của khối Vận hành và công nghệ thuộc Hội sở
Khối Vận hành và công nghệ được thành lập trên cơ sở tổ chức thành một khối thống nhất giữa các đơn vị vận hành nghiệp vụ của Techcombank. Khối Vận hành và công nghệ bao gồm các phòng nghiệp vụ, trung tâm: Trung tâm vận hành và hỗ trợ công nghệ; Quản lý và cải tiến chất lượng; Phát triển giải pháp công nghệ; Quản lý kiến trúc công nghệ; Quản lý dự án và chiến lược công nghệ; An ninh thông tin và rủi ro công nghệ; Trung tâm Hành chính văn phòng; Trung tâm Tài trợ Thương mại, Phòng Hỗ trợ tín dụng, Trung tâm Thanh toán, các Trung tâm Quản lý tiền mặt, Phòng Thanh quyết toán vốn kinh doanh, Phòng Tiền tệ kho quỹ, Phòng Quản lý Hệ thống và Hỗ trợ kinh doanh, Trung tâm Dịch vụ khách hàng (Contact Center).
Về chức năng, nhiệm vụ:
- Khối Vận hành và công nghệ có chức năng xây dựng, triển khai, duy trì, quản lý và kiểm soát hạ tầng công nghệ thông tin cũng như các giải pháp công nghệ thông tin phục vụ cho hoạt động của toàn hệ thống Techcombank và khách hàng;
- Xây dựng, triển khai, quản lý và kiểm soát các hoạt động vận hành và xử lý nghiệp vụ tập trung tại Hội sở cho các mảng nghiệp vụ về thanh toán và tài trợ thương mại; kiếm soát và hỗ trợ tín dụng, vận hành thẻ và dịch vụ tài khoản cá nhân; vận hành, xử lý các giao dịch của khối Nguồn vốn; quản lý và kiểm soát các hoạt động vận hành tại chi nhánh;
- Tổ chức xây dựng và giám sát việc triển khai khung quản lý chất lượng cho toàn hàng, thực hiện các hoạt động phân tích và cải tiến chất lượng hỗ trợ các đơn vị để không ngừng nâng chất lượng sản phẩm dịch vụ;
- Tổ chức, triển khai, quản lý và xử lý tập trung các giao dịch của tất cả các nghiệp vụ ngân hàng;
- Vận hành về nghiệp vụ các hệ thống công nghệ xử lý giao dịch nhằm đảm bảo thực thi chính xác, hiệu quả các quy trình nghiệp vụ, giao dịch của Techcombank;
- Giảm thiểu tối đa rủi ro và tối ưu hóa chất lượng dịch vụ. Đây đều là những công việc cần cải tiến liên tục để nâng cao chất lượng hoạt động.
2.1.5. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Hành chính văn phòng thuộc khối Vận hành và công nghệ chính văn phòng thuộc khối Vận hành và công nghệ
Trung tâm Hành chính văn phòng của Hội sở Techcombank có sự khác biệt so với văn phòng các cơ quan khác, vì chỉ bao gồm các bộ phận: văn thư lưu trữ; hành chính chi tiêu; lễ tân khánh tiết; dịch vụ văn phòng. Trước khi Techcombank thực hiện chuyển đổi cơ cấu vào năm 2017, Trung tâm Hành chính văn phòng còn bao gồm cả bộ phận quản lý tài sản và an ninh nội bộ. Tuy nhiên, để có thể cung cấp dịch vụ hỗ trợ tốt nhất cho toàn hệ thống, bộ phận quản lý tài sản (nay thuộc Khối Vận hành và Công nghệ) và an ninh bảo vệ (nay thuộc bộ phận An ninh nội bộ của Ngân hàng) đã tách ra thành các bộ phận độc lập.
Hiện nay, Trung tâm Hành chính văn phòng có chức năng, nhiệm vụ sau:
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo trong việc tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu; hướng dẫn lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu; soạn thảo và ban hành các văn bản quy định và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu trên toàn hệ thống;
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo Hội sở Techcombank trong việc tổ chức quản lý công tác chi tiêu hành chính, soạn thảo và ban hành các quy định, quy chế thực hiện công tác chi tiêu;
- Quản lý và thực hiện các khoản chi tiêu nội bộ theo yêu cầu của Ban lãnh đạo căn cứ vào phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của Trung tâm; chi tiếp khách, chi phục vụ Ban lãnh đạo;
- Kiểm soát, theo dõi, quản lý chi mua giấy tờ, tài liệu phục vụ công việc, mua sắm quà tặng phục vụ hội nghị, khách hàng theo yêu cầu của Ban lãnh đạo;
- Kiểm soát, tập hợp chứng từ làm thanh toán cho các hoạt động chi tiêu văn phòng, Ban lãnh đạo;
- Tiếp nhận và kiểm soát các chứng từ cho các hoạt động chi tiêu chung của Hội sở như: thanh toán chi mua tài liệu, quà tặng, thanh toán điện nước, bãi đỗ xe các tòa nhà Hội sở;
- Thực hiện công tác cấp phát đồng phục/văn phòng phẩm, làm thẻ tên nhân viên bằng đồng (dành cho bộ phận giao dịch), in danh thiếp, làm dấu (dấu chuyên dụng, dấu tên, dấu chức danh), làm thẻ taxi, đăng ký sim điện thoại,…
- Nhận đặt bố trí phòng họp và các dịch vụ cung cấp cho phòng họp (nước uống, hoa quả) phục vụ nhu cầu họp, đào tạo, hội thảo của các đơn vị tại Hội sở;
- Thực hiện công tác lễ tân tại tòa nhà Hội sở;
- Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu tại Hội sở;
- Cung cấp dịch vụ gửi thư/bưu phẩm, dịch vụ đặt báo/tạp chí;
- Cung cấp các dịch vụ trong tòa nhà Hội sở như dịch vụ vệ sinh, dịch vụ điện kỹ thuật, cung cấp cây cảnh, cải tạo/sửa chữa/bố trí chỗ ngồi,…
Qua những chức năng, nhiệm vụ nêu trên, có thể thấy, Trung tâm Hành chính văn phòng thuộc Khối Vận hành và công nghệ chính là Bộ phận được giao triển khai và tổ chức thực hiện nhiều hoạt động văn phòng, trong đó chủ yếu là công tác văn thư, lưu trữ; công tác lễ tân; công tác chi tiêu nội bộ và
đảm bảo văn phòng phẩm, bố trí và cung cấp các dịch vụ phòng họp, hội nghị tại Hội sở…Với chức năng trên, Trung tâm cũng chính là đơn vị có trách nhiệm tham mưu và soạn thảo các quy chế, quy định (chuẩn mực) về các hoạt động trên để trình lãnh đạo ban hành; đồng thời tổ chức triển khai và kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các quy chế, quy định thuộc các lĩnh vực nói trên.
2.2. Nhận thức và quan điểm của lãnh đạo Techcombank và Hội sở về chuẩn hóa hoạt động văn phòng. về chuẩn hóa hoạt động văn phòng.
Công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng trong các doanh nghiệp nói chung và từng doanh nghiệp nói riêng thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào nhận thức của lãnh đạo doanh nghiệp.
Liên hệ vào thực tế, chúng tôi thấy, Ban điều hành Ngân hàng Techcombank đã có nhận thức về Quản trị văn phòng nói chung và chuẩn hóa hoạt động văn phòng nói riêng. Cụ thể, ban lãnh đạo đã thường xuyên yêu cầu các đơn vị, bộ phận và Trung tâm Hành chính văn phòng tập trung vào việc tham mưu cho lãnh đạo để ban hành các quy chế, chính sác, quy định hoặc các tiêu chuẩn, quy chuẩn nói chung và trong lĩnh vực văn phòng nói riêng. Tuy nhiên, vấn đề trên mới dừng lại ở nhận thức của lãnh đạo, được thể hiện qua việc chỉ đạo trực tiếp hàng ngày, nhưng chưa cụ thể hóa vào các văn bản hay chiến lược phát triển của Ngân hàng.
Để đảm bảo các hoạt động hành chính văn phòng, lãnh đạo Ngân hàng cũng đã giao nhiệm vụ tham mưu, tổ chức thực hiện vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng cho Trung tâm Hành chính văn phòng thuộc Khối Vận hành và công nghệ tại văn bản Quyết định số 0451/QĐ-TGĐ, ngày 18/6/2014 của Tổng Giám đốc. Tuy nhiên, hàng năm Lãnh đạo TCB chưa yêu cầu Trung tâm Hành chính văn phòng báo cáo, đánh giá hiệu quả hoạt động văn phòng, cũng như việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở Ngân hàng. Do vậy,
theo chúng tôi, sự quan tâm, chỉ đạo của Lãnh đạo Ngân hàng Techcombank vẫn chưa đây đủ và đồng bộ.
2.3. Ban hành các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng
Với mục tiêu đưa Techcombank trở thành ngân hàng số một và doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam, Ban lãnh đạo Ngân hàng hiểu được tầm quan trọng và luôn quan tâm, chỉ đạo việc chuẩn hóa các hoạt động quản lý hành chính trong Ngân hàng bằng hình thức ban hành các quy chế, quy định.
Việc ban hành các quy chế, quy định nói chung và trong lĩnh vực hoạt động văn phòng nói riêng ở Ngân hàng Techcombank được tiến hành theo trình tự thủ tục như sau:
- Bước 1: Lập kế hoạch xây dựng quy chế; quy định - Bước 2: Biên soạn dự thảo quy chế; quy định
- Bước 3: Tổ chức lấy ý kiến cho dự thảo quy chế; quy định
- Bước 4: Tổ chức hội nghị chuyên đề về dự thảo quy chế; quy định - Bước 5: Xử lý ý kiến và hoàn chỉnh dự thảo quy chế; quy định - Bước 6: Lập hồ sơ dự thảo quy chế; quy định
- Bước 7: Thẩm tra dự thảo quy chế; quy định - Bước 8: Ban hành và in ấn quy chế; quy định
Theo kết quả khảo sát của chúng tôi, trong 5 năm qua (từ năm 2013 - đến năm 2017), Techcombank đã xây dựng và áp dụng một số quy định/quy trình/hướng dẫn liên quan đến hoạt động văn phòng. Cụ thể như sau:
2.3.1. Về công tác văn thư, lưu trữ
Căn cứ Điều 29, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ và Luật Lưu trữ năm 2011, Lãnh đạo ngân hàng Techcombank đã thành lập bộ phận Văn thư - Lưu trữ chuyên trách trực thuộc Trung tâm hành chính