2.1.3 .Bô ̣ máy tổ chức của Hội sở
2.5. Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các quy chế, quy định về hoạt động
văn phòng và xử lý vi phạm.
2.5.1. Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các quy chế, quy định
Ban lãnh đạo Ngân hàng Techcombank xác định và phân công cho Trung tâm hành chính Văn phòng kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng. Khi tiến hành kiểm tra, các bộ phận cần xác định rõ nguyên tắc, yêu cầu, nội dung và phương pháp kiểm tra, đánh giá.
Ví dụ, kiểm tra việc thực hiện Quy định ban hành văn bản nội bộ của
* Nguyên tắc kiểm tra: Bảo đảm tính toàn diện, kịp thời, khách quan,
công khai, minh bạch; đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục; kết hợp giữa việc kiểm tra của Ngân hàng, người có thẩm quyền với việc tự kiểm tra của bộ phận, người ban hành văn bản; bảo đảm sự phối hợp giữa các bộ phận có liên quan; Không lợi dụng việc kiểm tra, xử lý văn bản vì mục đích vụ lợi, gây khó khăn cho hoạt động của Ngân hàng, người có thẩm quyền ban hành văn bản và can thiệp vào quá trình xử lý văn bản trái pháp luật. Bộ phận văn phòng, người có thẩm quyền kiểm tra, xử lý văn bản chịu trách nhiệm về kết luận kiểm tra và quyết định xử lý văn bản.
* Nội dung kiểm tra:
Kiểm tra về thẩm quyền ban hành văn bản gồm kiểm tra thẩm quyền về hình thức và kiểm tra thẩm quyền về nội dung;
- Kiểm tra về nội dung của văn bản;
- Kiểm tra về căn cứ ban hành; thể thức, kỹ thuật trình bày; trình tự, thủ tục xây dựng, ban hành văn bản.
* Phương thức kiểm tra:
Hoạt động kiểm tra văn bản được tiến hành bằng các phương thức sau: - Tự kiểm tra văn bản.
- Kiểm tra văn bản theo thẩm quyền: Kiểm tra văn bản do đơn vị, người được phân quyền/ủy quyền ký ban hành hoặc xử lý văn bản.
2.5.2. Xử lý kỷ luật vi phạm quy chế, quy định
Ban lãnh đạo ngân hàng TCB đã chỉ đạo việc xây dựng và ban hành
Quy định xử lý kỷ luật số 0186A/2015/QĐ-TGĐ ngày 14/8/2015 của Tổng
Giám đốc về quy định nội quy lao động. Việc ban hành Nội quy lao động và xử lý vi phạm của Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam nhằm mục đích:
- Đảm bảo việc tuân thủ các quy định về kỷ luật lao động tại Techcombank, nâng cao hiệu quả hoạt động của Techcombank, đồng thời bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cán bộ nhân viên làm việc tại Techcombank, cụ thể:
- Bảo đảm việc tuân thủ các quy định về thời gian làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, trật tự tại Techcombank, an toàn và vệ sinh lao động, bảo vệ tài sản và bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh trong Techcombank;
- Làm căn cứ để xử lý những hành vi vi phạm kỷ luật đối với các đối tượng áp dụng quy định này.
Văn bản cũng quy định các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và các hình thức xử lý kỷ luật.
Ví dụ:
- Các hành vi vi phạm kỷ luật như: Vi phạm quy định, quy trình về tín dụng; Vi phạm quy định, quy trình về quản lý ngoại hối; Vi phạm quy định, quy trình về nhận tiền gửi, dịch vụ thanh toán, kế toán giao dịch và kho quỹ; Vi phạm quy định, quy trình khi thực hiện cung cấp các sản phẩm đầu tư; Vi phạm quy định, quy trình về an ninh thông tin và quản lý thông tin khách hàng; Vi phạm các quy định, quy trình nhân sự; Các hành vi vi phạm khác như vi phạm quy định về lưu trữ, quản lý chứng từ và con dấu; vi phạm quy định về kiểm tra, kiểm soát nội bộ; kiểm toán nội bộ...
- Các hình thức xử lý kỷ luật như:
+ Hình thức khiển trách, là hình thức kỷ luật mà cán bộ nhân viên vi phạm sẽ bị nhắc nhở, cảnh cáo bằng văn bản, phải làm bản kiểm điểm và cam kết sửa chữa/khắc phục gửi lên Giám đốc Khối và Khối Quản trị nguồn nhân lực trong đó có ý kiến đánh giá, đề xuất của lãnh đạo trực tiếp;
+ Hình thức kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng; cách chức: là hình thức kỷ luật mà cán bộ, nhân viên vi phạm sẽ bị kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng hoặc cách chức;
+ Hình thức sa thải: là hình thức kỷ luật theo đó cán bộ, nhân viên vi phạm sẽ bị Tehcombank chấm dứt hợp đồng lao động.
Hội đồng xử lý kỷ luật của Techcombank có thể quyết định các hình thức xử lý kỷ luật khác phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành đối với từng vụ việc cụ thể.
Qua quy định trên có thể thấy, trong quy định xử lý kỷ luật, Ngân hàng TCB chú trọng nhiều đến các vi phạm trong hoạt động kinh doanh hơn các vi phạm trong hoạt động văn phòng. Việc cán bộ nhân viên vi phạm quy định, quy chế về hoạt động kinh doanh đã được Ngân hàng xử lý triệt để, thường xuyên, liên tục nhưng với những vi phạm trong hoạt động văn phòng, việc xử lý vi phạm còn chưa được chặt chẽ.
Ví dụ, Hoạt động lễ tân; Hoạt động hội, họp, sự kiện chưa có quy định chặt chẽ theo quy định của pháp luật và quy định nội bộ của Techcombank. Vì chưa chuẩn hóa, chưa quy định được thế nào là đúng thế nào là sai nên việc xử lý kỷ luật rất khó.
Ví dụ, sau 6 năm làm việc tại Techcombank tôi mới chứng kiến một lần cán bộ nhân viên văn phòng bị xử lý kỷ luật vì hành vi vi phạm quy định. Đó là cán bộ tại Phòng giao dịch được giao kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ đã vi phạm việc quản lý và sử dụng con dấu (không tự tay kiểm soát văn bản và trực tiếp đóng dấu vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền mà giao dấu cho Giám đốc Phòng giao dịch cầm dấu đóng vào văn bản và đã có rủi ro xảy ra trong giao dịch).