2.1.3 .Bô ̣ máy tổ chức của Hội sở
2.7. Đánh giá chung về chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở Ngân
2.7.2. Hạn chế và nguyên nhân
a/ Hạn chế
Bên cạnh những kết quả đã đạt được trong chuẩn hóa hoạt động văn phòng thì Hội sở Techcombank cũng còn có những hạn chế cần được khắc phục để nâng cao hơn nữa hiệu quả của hoạt động này, cụ thể đó là:
- Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở Techcombank chưa được chú trọng triệt để và quan tâm sát sao mà mới chỉ tập chung vào công tác ban hành quy chế/quy định;
- Việc xác định nhu cầu công việc của nhân viên và phân tích công việc chưa được thực hiện kỹ càng dẫn đến xây dựng quy chế/quy định trong công việc gặp khó khăn, Hội sở Techcombank chưa nắm bắt được kịp thời các thông tin về nhu cầu, mong muốn và sự hài lòng của người lao động về công việc và các quy định nói chung,...
- Hệ thống các quy chế, quy định, tiêu chuẩn của Techcombank chưa có sự đồng bộ, dẫn đến sự chồng chéo giữa các tiêu chuẩn. Việc ban hành nhiều các quy chế, quy định, tiêu chuẩn cũng gây ra tâm lý gò bó và tạo nhiều áp lực cho người lao động. Bên cạnh đó, các các quy chế, quy định, tiêu chuẩn cũng chưa thực sự rõ ràng, nhiều điều khoản còn khó hiểu khiến quá trình thực thi còn lúng túng và nhân viên thường xuyên phải xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên trực thuộc dẫn đến mất nhiều thời gian;
- Hội sở Techcombank chưa xem xét và thực hiện đánh giá một cách toàn diện cả quá trình, chưa cho thấy rõ chất lượng thực sự của chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại đây;
- Quá trình giám sát chuẩn hóa hoạt động văn phòng của Hội sở Techcombank còn lỏng lẻo dẫn đến tình trạng kỹ năng thực hiện của người cán bộ Văn phòng và khối Pháp chế và Kiểm soát tuân thủ chưa tốt. Các bộ phận này đã không giải thích cho các nhân viên khác mục đích của hoạt động
chuẩn hóa và lợi ích mà các nhân viên đó nhận được khi áp dụng các tiêu chuẩn mới nên họ không biết rõ về những quyền lợi có thể được hưởng cũng như những điều kiện cần có để có thể áp dụng tiêu chuẩn một cách hiệu quả nhất.
b/ Nguyên nhân của những hạn chế
- Ban lãnh đạo ngân hàng vẫn chưa coi việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng là một nhiệm vụ trong chiến lược và kế hoạch phát triển chung của Techcombank;
- Lãnh đạo Trung tâm Hành chính Văn phòng cũng chưa xác định việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng là một nhiệm vụ quan trọng trong kế hoạch công tác hàng năm;
- Chuẩn hóa hoạt động văn phòng là lĩnh vực mới nên trong quá trình thực hiện còn nhiều tồn tại và gặp nhiều khó khăn, kinh nghiệm chỉ đạo còn hạn chế, đặc biệt là nội dung tham mưu, lấy ý kiến nhân viên trong công tác xây dựng các quy chế, quy định, tiêu chuẩn gần như chưa được quan tâm. Từ đó, việc nhận thức, cũng như thực hiện hoạt động này ở tại Hội sở Techcombank còn mang nặng tính hình thức;
- Các cán bộ Văn phòng và khối Pháp chế và Kiểm soát tuân thủ chưa chủ động trực tiếp trao đổi với các nhân viên trong từng khối cụ thể về nhu cầu trong công việc của họ cũng như về hoạt động chuẩn hóa tại Hội sở Techcombank nói chung;
- Nhận thức của các nhân viên còn hạn chế. Phần lớn họ chỉ quan tâm đến việc cố gắng làm sao làm việc thật tốt mà không chú ý đến quyền được tham mưu, đóng góp ý kiến.