2.1.3 .Bô ̣ máy tổ chức của Hội sở
2.8. So sánh vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở Ngân
hàng TMCP Kỹ thƣơng Việt Nam với một số tổ chức tín dụng khác.
Để có cái nhìn toàn diện và khách quan về vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng. Ngoài phạm vi nghiên cứu tại Hội sở Ngân hàng Techcombank, tác giả đã khảo sát và so sánh thêm một số tổ chức tín dụng khác như Ngân hàng Việt Nam Thịnh Vượng (viết tắt VPbank), Ngân hàng TMCP Quân đội (viết tắt MBbank) để so sánh và khẳng định việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng hiện nay đang được thực hiện như thế nào.
Sự phát triển toàn diện và tăng trưởng lợi nhuận của các ngân hàng những năm gần đây ngày càng khốc liệt vì thế việc chuẩn hóa các hoạt động ở mỗi ngân hàng là cần thiết. Trong đó việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng đã được quan tâm và thực hiện ở một số ngân hàng. Cụ thể như sau:
Nội dung
Techcombank VPBank MBBank
Lịch sử hình thành
Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam (Techcombank) được thành lập vào ngày 27 tháng 9 năm 1993 Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) được thành lập ngày 12/8/1993 Ngân hàng TMCP Quân đội được thành lập ngày 14 tháng 9 năm 1994 Nhận thức và quan điểm Ban điều hành Ngân hàng Techcombank đã có nhận thức về Quản trị
Ban điều hành Ngân hàng VPBank chưa nhận thức đúng về Quản trị văn phòng nói
Ban điều hành Ngân hàng MBbank đã có nhận thức về Quản trị văn phòng nói
của lãnh đạo về chuẩn hóa HĐVP
văn phòng nói chung và chuẩn hóa hoạt động văn phòng nói riêng.
chung và chuẩn hóa hoạt động văn phòng nói riêng.
chung và chuẩn hóa hoạt động văn phòng nói riêng. Ban hành các QC, quy định về HĐVP Techcombank đã ban hành được các Quy chế, quy định về hoạt động Văn thư, lưu trữ; hoạt động Lễ tân; hoạt động hội, họp, sự kiện; hoạt động quản lý tài sản, cơ sở vật chất và các trang thiết bị văn phòng; hoạt động thiết kết không gian giao dịch.
Ngân hang VPbank ban hành chưa đầy được các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng. Ví dụ mới ban hành được quy định về Công tác Văn thư lưu trữ, quy định quản lý tài sản; chưa ban hành được quy định lễ tân khánh tiết/quy định về không gian làm việc…Các hoạt động văn phòng chưa ban hành được quy định/quy chế thì vẫn thực hiện theo ý kiến chủ quan và sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng từng thời kỳ.
Ngân hang MBbank đã ban hành được một số quy chế, quy định về hoạt động văn phòng như Quy định về công tác văn thư lưu trữ: quy định về Lễ tân khánh tiết; quy định về không gian văn phòng
Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các quy chế, quy định về HĐVP
Ban lãnh đạo Ngân hàng Techcombank xác định và phân công cho Trung tâm hành chính Văn phòng kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng. Khi tiến hành kiểm tra, các bộ phận xác định rõ nguyên tắc, yêu cầu, nội dung và phương pháp kiểm tra, đánh giá.
Ban lãnh đạo Ngân hàng VPbank chưa xác định và phân công cho một bộ phận nào đó để kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng.
Ban lãnh đạo Ngân hàng MBbank xác định và phân công cho bộ phận Văn phòng kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng.
TIỂU KẾT CHƢƠNG 2
Trên cơ sở hệ thống lý luận ở Chương 1, trong Chương 2, chúng tôi đã tiến hành khảo sát, đánh giá thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam qua những vấn đề chính như sau:
Nhận thức của lãnh đạo Ngân hàng và Hội sở Techcombank về chuẩn hóa hoạt động văn phòng
Việc ban hành các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng Việc phổ biến, hướng dẫn các quy chế, quy định về hoạt động
văn phòng
Việc kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện các các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng
Việc đổi mới, cải tiến các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng
Bên cạnh đó, luận văn cũng đã chỉ ra được một số hạn chế và các nguyên nhân cơ bản của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng. Đây sẽ là những căn cứ để tác giả đưa ra được các giải pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam trong chương 3.
Chƣơng 3. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI CỔ PHẦN
KỸ THƢƠNG VIỆT NAM
Trên cơ sở khảo sát, đánh giá ở chương 2, có thể thấy, mặc dù đã có những kết quả nhất định, nhưng vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng ở Hội sở TCB vẫn còn một số hạn chế. Để khắc phục và tiếp tục đẩy mạnh việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng ở Hội sở TCB, chúng tôi đề xuất một số giải pháp sau:
3.1. Nâng cao nhận thức về chuẩn hóa hoạt động văn phòng ở Hội sở và trong toàn hệ thống
Để nâng cao nhận thức về chuẩn hóa hoạt động văn phòng ở Hội sở và trong toàn hệ thống thì trước hết phải nâng cao nhận thức về vai trò, trách nhiệm và tầm quan trọng của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng trong đội ngũ lãnh đạo và nhân viên, đặc biệt phải quán triệt nhận thức coi việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng là trách nhiệm chung của cả Hội sở và toàn hệ thống.
Hai là tăng cường năng lực của lãnh đạo và nhân viên trong việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng. Trước mắt, đề nghị Văn phòng Hội sở ngân hàng Techcombank lập Đề án nâng cao năng lực đội ngũ văn phòng toàn ngân hàng Techcombank, trong đó quy hoạch tổng thể, điều tra, khảo sát, đánh giá các vị trí xem mức độ đáp ứng công việc của đội ngũ cán bộ, trên cơ sở đó có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng.
Ba là tăng cường kiểm tra, kiểm soát và có chế tài thưởng phạt phù hợp. Liên quan đến giải pháp này, đề nghị Trung tâm Hành chính Văn phòng ngân hàng Techcombank xây dựng quy trình xử lý văn bản với sự phân công trách nhiệm cụ thể, xây dựng cơ chế phối hợp hoạt động giữa Trung tâm Hành chính Văn phòng ngân hàng Techcombank và các đơn vị trong và ngoài
ngân hàng. Đối với công tác tổng hợp, thư ký, Trung tâm hành chính Văn phòng Ngân hàng Techcombank là đầu mối chỉ đạo chuẩn hoá hệ thống mẫu văn bản thống kê trong toàn ngân hàng.
Bốn là, cần sớm xây dựng và triển khai đề án nâng cao hiệu quả sử dụng của các nguồn lực chung tạo môi trường cảnh quan đẹp, phù hợp với điều kiện, vị thế và yêu cầu nhiệm vụ của ngân hàng Techcombank. Theo quy hoạch đó, các mối quan hệ phối hợp trong hoạt động dịch vụ cần quy về một đầu mối; chuyên nghiệp hoá dịch vụ; thống nhất trong việc phối hợp hoạt động giữa các đơn vị trong ngân hàng Techcombank liên quan đến vấn đề môi trường cảnh quan, an ninh, dịch vụ…