2.1.3 .Bô ̣ máy tổ chức của Hội sở
2.3. Ban hành các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng
2.3.1. Về công tác văn thư, lưu trữ
Căn cứ Điều 29, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ và Luật Lưu trữ năm 2011, Lãnh đạo ngân hàng Techcombank đã thành lập bộ phận Văn thư - Lưu trữ chuyên trách trực thuộc Trung tâm hành chính
Văn phòng và quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư, lưu trữ trong cơ cấu tổ chức của Ngân hàng, cụ thể như sau:
* Chức năng của bộ phận văn thư, lưu trữ: Tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ của Ngân hàng;
* Nhiệm vụ của của bộ phận văn thư, lưu trữ:
- Tham mưu cho lãnh đạo Ngân hàng về việc tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của ngân hàng;
- Giúp Chủ tịch Hội đồng quản trị/Tổng giám đốc phổ biến, tập huấn cho các cán bộ trong ngân hàng phương pháp soạn thảo văn bản và phương pháp quản lý văn bản, tài liệu; lập và quản lý hồ sơ lưu trữ;
- Quản lý văn bản đi, đến của ngân hàng;
- Hướng dẫn lập Danh mục hồ sơ cho ngân hàng và các đơn vị;
- Tham mưu giúp lãnh đạo ngân hàng và Giám đốc Trung tâm Hành chính Văn phòng quy định và ban hành kế hoạch giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
- Tổ chức tốt quá trình cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý; - Tổ chức quản lý, sử dụng con dấu đúng quy định nội bộ và quy định của pháp luật;
- Tham gia phục vụ các hội nghị kinh doanh của ngân hàng, bao gồm các công việc chuẩn bị cho hội nghị (gửi giấy mời họp, tài liệu hội nghị, lập danh sách đại biểu tham dự hội nghị);
- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ nhân viên khi đi công tác;
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ (Xây dựng phần mềm quản lý văn bản đi/đến; lưu trữ tài liệu);
- Giúp lãnh đạo ngân hàng soạn thảo và ban hành các văn bản quy định/Hướng dẫn về thực hiện công tác văn thư lưu trữ trong ngân hàng.
Để chuẩn hóa các hoạt động văn thư, lưu trữ, Ngân hàng Techcombank đã căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn của nhà nước, đồng thời căn cứ vào điều kiện cụ thể của một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực ngân hàng.
Những văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn của nhà nước được Ngân hàng Techcombank sử dụng làm căn cứ cho việc chuẩn hóa công tác văn thư, lưu trữ, bao gồm:
- Luật Lưu trữ năm 2011 và các văn bản hướng dẫn thực hiện;
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của
Chính phủ sửa đổi , bổ sung một số điều của Nghi ̣ đi ̣ nh số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 quy đi ̣nh về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
- Thông tư số 07/ 2012/ TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn quản lý văn bản và lập hồ sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan…
Trên cơ sở thực hiện các quy định và hướng dẫn của Nhà nước, trong thời gian qua, Trung tâm Hành chính văn phòng đã tham mưu cho lãnh đạo
Ngân hàng Techcombank ban hành một số quy định và hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ như sau:
- Quy định số 0042/2011/QĐ ngày 18/10/2011 của Chủ tịch Hội đồng quản trị về lập hồ sơ và quản lý hồ sơ của Techcombank;
- Quy trình số 0173/2013/QT ngày 17/12/2013 về việc đăng ký chữ ký mẫu để giao dịch của cán bộ nhân viên thuộc Ngân hàng Techcombank;
- Quy định số 0009/2016/QĐ ngày 13 tháng 4 năm 2016 của Chủ tịch Hội đồng quản trị về hệ thống văn bản nội bộ;
- Quy định số 0003/2016/QĐ ngày 28 tháng 01 năm 2016 về chứng từ kế toán và lưu trữ tài liệu kế toán tại Techcombank bank;
- Quy định số 0017/2017/QĐ-HĐQT ngày 17 tháng 6 năm 2017 của Chủ tịch Hội đồng quản trị về công tác văn thư lưu trữ;
- Hướng dẫn số 0074/2017/HD ngày 19 tháng 6 năm 2017 về công tác văn thư lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu của Tổng Giám đốc.
Những văn bản trên đây là những căn cứ, cơ sở, chuẩn mực cho việc thực hiện thống nhất công tác văn thư, lưu trữ trong tất cả các đơn vị thuộc Techcombank. Ví dụ:
- Trong Quy định về hệ thống văn bản nội bộ Techcombank số 0009/2016/QĐ - CT HĐQT, ngày 13/4/2016 của Chủ tịch Hội đồng quản trị đã xác định: nguyên tắc, thẩm quyền phê duyệt, ban hành và nội dung đối với từng loại văn bản; Đảm bảo tính nhất quán trong công tác ban hành và quản lý văn bản nội bộ của Ngân hàng; Thiết lập hệ thống văn bản nội bộ đạt chất lượng, hiệu quả, đảm bảo sự đồng nhất thực hiện nghiệp vụ trên toàn Ngân hàng, là cơ sở cho quản lý, kiểm soát và cải tiến. Văn bản này cũng quy định về trách nhiệm và quy trình soạn thảo, ban hành văn bản.
- Quy định số 0017/2017/QĐ – CT HĐQT, ngày 17/6/2017 của Chủ tịch
Hội đồng quản trị về công tác văn thư lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu. Văn bản này quy định thống nhất về công tác văn thư, lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu tại Ngân hàng Techcombank; Quy định nguyên tắc, yêu cầu, quy trình, phương pháp, thủ tục, minh chứng về quản lý văn bản đi, văn bản đến và quản lý sử dụng con dấu pháp nhân của Ngân hàng.
- Quy định quản lý hồ sơ của Techcombank số 0042/2011/QĐ – CT
HĐQT, ngày 18/10/2011 của Chủ tịch Hội đồng quản trị đã chuẩn hóa việc quản lý hồ sơ như sau: quy định rõ trách nhiệm của tất cả các cán bộ, nhân viên trong việc lập hồ sơ để minh chứng về các công việc đã làm, đã giải quyết; Hướng dẫn nguyên tắc, yêu cầu, quy trình và phương pháp lập hồ sơ cho cán bộ, nhân viên; quy định Trung tâm Hành chính văn phòng có trách nhiệm tham mưu, hướng dẫn lập Danh mục hồ sơ, kiểm tra hồ sơ của các đơn vị, cá nhân; quy định các đơn vị lập Danh mục hồ sơ cần lập và Danh mục hồ sơ thực tế để gửi Trung tâm Hành chính văn phòng.